PEMBANGUNAN DOKUMENTASI

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

MS ISO 9001:2015
 JADUAL PROGRAM DOKUMENTASI

HARI PERTAMA

08.30 pagi - 09.30 pagi Seksyen 1: SPK MS ISO 9001:2015

09.30 pagi – 10.00 pagi Seksyen 2: Kelulusan Dokumentasi & Pernomboran

10.00 pagi - 10.15 pagi Minum Pagi

10.15 pagi - 01.00 ptg Seksyen 3: Teori Dokumentasi & Contoh Dokumen

01.00 ptg - 02.00 ptg Makan Tengahari dan Solat

02.00 ptg - 03.30 ptg Seksyen 4: Penulisan Dokumentasi oleh Kumpulan

Kerja

03.30 ptg - 03.45 ptg Minum Petang

03.45 ptg - 05.00 ptg Penulisan Dokumentasi (samb…)

2
 JADUAL PROGRAM DOKUMENTASI

HARI KEDUA

09.00 pagi - 10.00 pagi Penulisan Dokumentasi (samb…)

10.00 pagi - 10.15 pagi Minum Pagi

10.15 pagi - 01.00 ptg Seksyen 5: Persembahan Dokumentasi

01.00 ptg - 02.00 ptg Makan Tengah hari dan Solat

02.00 ptg - 03.30 ptg Persembahan Dokumentasi (samb…)

03.30 ptg - 03.45 ptg Minum Petang

03.45 ptg - 05.00 ptg Seksyen 6: Kawalan Dokumen

3
 SEKSYEN 1

SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK)

MS ISO 9001:2015

4
 SEKSYEN 2

KELULUSAN DOKUMENTASI DAN PERNOMBORAN

5
 KELULUSAN DOKUMENTASI
Dokumen Pemula Disemak Diluluskan

Ketua Pegawai
Eksekutif / Naib
Tahap 1 Pengurusan Wakil Pengurusan
Presiden / Pengarah
Urusan

Ketua Pegawai
Tahap 2- Prosedur Eksekutif / Naib
Pengurusan Wakil Pengurusan
Umum Presiden /Pengarah
Urusan

Tahap 2 – Prosedur Pengurus Besar / Naib Presiden /

Wakil Pengurusan
Jabatan Ketua Jabatan Pengarah Urusan

Tahap 3 – Arahan Ketua Unit / Ketua Pengurus Besar /

Wakil Pengurusan
Kerja Seksyen Ketua Jabatan
6
PERNOMBORAN DOKUMEN – RUJUK “TOOL
KIT” 9

6.6 Skim Pernomboran Dokumentasi bagi Tahap 1, Tahap 2,

Tahap 3 dan Rekod Kualiti
6.6.1 Tahap 1 – Manual Kualiti (contoh: TNBD-QM-2020)
AAAA – QM – YYYY
Tahun Manual Mula Diguna Pakai

Manual Kualiti

Ringkasan Organisasi / Jabatan

6.6.2 Tahap 2 – Prosidur Kualiti (contoh: HRMD-850-001)

AAAA – NNN – NNN
Nombor Siri Prosidur

Nombor Elemen (elemen 1-10 Piawai ISO

9001:2015)
Ringkasan Jabatan
7
PERNOMBORAN DOKUMEN – RUJUK “TOOL
KIT” 9

6.6 Skim Pernomboran Dokumentasi bagi Tahap 1, Tahap 2,

Tahap 3 dan Rekod Kualiti
6.6.3(a) Tahap 3 – Arahan Kerja
(Contoh: HRMD-850-001-WI01)
AAAA - NNN - NNN - WI - NN

Nombor Siri Arahan Kerja

Arahan Kerja

Nombor Siri Prosidur

Nombor Elemen (elemen

1-10 Piawai ISO
9001:2015)
Ringkasan Jabatan

8
PERNOMBORAN DOKUMEN – RUJUK “TOOL
KIT” 9

6.6 Skim Pernomboran Dokumentasi bagi Tahap 1, Tahap 2,

Tahap 3 dan Rekod Kualiti
6.6.3(b) Tahap 3 – Arahan Kerja Yang Dikongsi
(Contoh: MGMT-HRDM-850-001-WI01)
MGMT-AAAA-NNN NNN-WINN

Nombor Siri Arahan Kerja

Arahan Kerja

Nombor Siri Prosidur

Nombor Elemen (elemen

1-10 Piawai ISO
9001:2015)
Ringkasan Jabatan

Ringkasan Pengurusan
9
PERNOMBORAN DOKUMEN – RUJUK “TOOL
KIT” 9

6.6 Skim Pernomboran Dokumentasi bagi Tahap 1, Tahap 2,

Tahap 3 dan Rekod Kualiti
6.6.4(a) Pernomboran Rekod Kualiti
(Contoh: HRMD-850-001-QR01)
AAAA-NNN-NNN-QRNN
Nombor Siri Rekod Kualiti

Rekod Kualiti

Nombor Siri Prosidur

Nombor Elemen (elemen 1-10 Piawai

ISO 9001:2015)

Ringkasan Jabatan

10
PERNOMBORAN DOKUMEN – RUJUK “TOOL
KIT” 9

6.6 Skim Pernomboran Dokumentasi bagi Tahap 1, Tahap 2,

Tahap 3 dan Rekod Kualiti
6.6.4(b) Pernomboran Rekod Kualiti
(Contoh: HRMD-850-01-WI01-QR01)
AAAA - NNN - NN - WI - NN - QR - NN
Nombor Siri Rekod Kualiti
Rekod Kualiti

Nombor Siri Arahan Kerja

Arahan Kerja

Nombor Siri Prosidur

Nombor Elemen (elemen 1-
10 Piawai ISO 9001:2015)
Ringkasan Jabatan
11
 SEKSYEN 3

TEORI DOKUMENTASI & CONTOH DOKUMENTASI

12
PERTALIAN ANTARA SISTEM PENGURUSAN
KUALITI DAN SISTEM DOKUMENTASI

KEPERLUAN KUALITI
SISTEM PENGURUSAN
PELANGGAN
KUALITI

DOKUMENTASI

• Manual Kualiti
• Prosidur
Didokumenkan
• Arahan Kerja SPK ISO MS 9001: 2015
• Dokumen Sokongan
• Tanggungjawab Dan
Kuasa
• Spesifikasi Tugas

KAWAL KAWAL SEMAK

INPUT
PROSES OUTPUT
(PEMBEKAL)

13
 PROSES BISNES

 Proses Bisnes Teras

 Proses-proses Sokongan

 Proses-proses Bisnes
Bukan Rutin

14
HUBUNGAN PEMBEKAL & PELANGGAN

INPUT OUTPUT

PROSES
PEMBEKAL PELANGGAN
1. 1.
2. 2.
3. 3.
4. 4.

15
 PENGURUSAN PROSES BISNES

KPE

EKSEKUTIF PENGARAH DAN PENGURUS

Keperluan Pelanggan
PROSES

Memenuhi
Keperluan
Pasaran

PROSES TUNAI

PROSES

16
 JAJARAN PROSES KEPADA AKTIVITI DAN
TUGAS

KPE

EKSEKUTIF DIREKTOR DAN PENGURUS

PROSES BISNES TERAS
PROSES SOKONGAN

PROSES
PELUANG
PASARAN

WANG DALAM
ACTIVITI
BANK

TUGAS

17
 DOKUMENTASI SISTEM DAN PROSES

KPE

EKSEKUTIF, PENGARAH DAN PENGURUS

PROSES BISNES
TERAS
DAN MANUAL
PROSES KUALITI
SOKONGAN
PELUANG
PASARAN PROSES

TUNAI
DALAM
BANK
AKTIVITI PROSEDUR

TUGAS ARAHAN KERJA

DOKUMEN DAN REKOD

18
 SISTEM KUALITI

Menerangkan sistem kualiti bersesuaian

Manual
dengan polisi kualiti, objektif-objektif dan
Kualiti
( Tahap 1) polisi-polisi organisasi yang termaktub serta
piawai siri MS ISO 9001:2015.
Prosidur Menerangkan aktiviti-aktiviti setiap
Kualiti fungsi dalam melaksanakan elemen-
( Tahap 2 ) elemen sistem kualiti

Arahan Kerja Memperincikan tatacara bagaimana

( Tahap 3 ) sesuatu kerja perlu dilaksanakan
Rekod-Rekod Kualiti
( Tahap 4 )
Bukti perlaksanaan sistem kualiti

19
 KEPERLUAN PROSES

Tatacara Undang-undang

Input Output
Proses

Kemahiran & Pengalaman Fasiliti & Peralatan

20
 KEPERLUAN PROSES

Input Input

Keperluan
Bahan-bahan Kawalselia
Pelanggan

Apa Yang Apa Yang Keperluan Peraturan Keperluan

Bila
Diguna Nak Diperlukan Perundangan Industri Persekitaran
Dikeluarkan

Kuantiti Jumlah Tarikh Serahan

Spesifikasi Keutamaan Keutamaan

Rekod Spesifikasi

21
 KEPERLUAN PROSES

Tatacara

Langkah-langkah Tindakan Pengendalian

Urutan (Sequence) Tugas-tugas Perlindungan

Kritikal

Boleh Dijejak (Traceable) Verifikasi Tatacara

Rekod

22
 KEPERLUAN PROSES

Undang-undang

Polisi Kawalselia Kawalan

Kos Keselamatan Bila (Dalam

Proses dsb)

Kuasa & Metodologi Ujian

Persekitaran & Peralatan
Tanggungjawab

Ujian-ujian Luar Pemeriksaan

23
 KEPERLUAN PROSES

Kemahiran &
Pengetahuan

Deskripsi Ulangkaji /
Latihan Tugas Semakan
Pengalaman

Latihan Dalam Tanggung Jawab Prestasi Individu Kelayakan

Tugas

Latihan Induksi Kuasa Komunikasi Kekompetenan

Latihan Luar Keperluan Sistem

Pengurusan

Penilaian &
Pemantauan
24
 KEPERLUAN PROSES

Fasiliti &
Peralatan

Peralatan
Loji Perkakas Persekitaran
Ujian

Senggaraan Kegunaan Tentukuran Ruang

Susun Atur Penyimpanan Kawalan Cahaya & Haba

Keupayaan Keselamatan

Kebersihan
ACT_93
2001/1
25
 KEPERLUAN PROSES

Output
Output

Produk Ukuran &

Produk Penghantaran
Sampingan Maklumbalas

Bahan Yang Pengumpulan &

Bilangan Tempat Simpanan
Tidak mematuhi Persembahan
Keperluan Data

Spesifikasi. Bahan Buangan Persiapan Maklumbalas

Pelanggan

Kelulusan Lapuran

Masa Peningkatan

26
PETA PROSES DILUKIS MENGGUNAKAN
CARTA ALIRAN SILANG FUNGSI
LAMPIRAN I: PETA PROSES PUSAT PENGURUSAN PANGGILAN (CMC)

6.1.9
PELANGGAN
PELANGGAN

6.1.1 Terima
Membuat Maklumbalas
Panggilan 15454
· Tiada talian
· “Server” tidak berfungsi

6.1.4 6.1.5 6.1.10

Bekalan / Pancang Web Hantar Maklumat Kerja Maklumkan KG/
Lampu Awam CMC Ke PPB
Tak Siap
KP
COMA-750-01-WI-03
6.1.6
Terima Kasih
6.1.2 6.1.3 Kepada
CSA

Jawab Panggilan Analisa Panggilan

CSA

Pelanggan
COMA-750-01-WI-01 COMA-750-01-WI-02

6.1.7
Pelbagai Rujuk Pihak
Berkenaan
Kerja Siap

6.1.8
Hubungi
Pelanggan

Kerja Siap

6.1.14
KG/KP

Semak Status
KG/KP

6.1.13
6.1.11 6.1.12 Aduan
Pancang Pesanan
Pantau Web CMC Kumpul Aduan COMA-750-01-QR-01
Talian COMA-750-01-QR-02 Kerja
COMA-750-01-QR-03 Tak Siap 6.1.15
Hubungi PT/PPB/
PCMC/PHEK
PT
PT

6.1.17 6.1.18
6.1.16
Pantau Kemajuan Maklumkan
Hubungi PPB
Kerja PCMC/PHEKN
PCMC/

6.1.19
PHEK
PCMC/

6.1.20
PHEK

Maklumkan
Rujuk Prosidur:
kepada PK/PC/
HEKM-750-xx
JUN/PB
27
 SEKSYEN 4

PENULISAN DOKUMENTASI OLEH PASUKAN

KERJA

28
 PENULISAN PROSIDUR

Arahan
 Tugasan Ini Adalah Kerja Secara Berkumpulan
 Laksanakan Percambahan Fikiran Untuk Menyenaraikan Semua
Proses-proses Kritikal Untuk Didokumenkan
 Mengenal Pasti Satu Proses Yang Akan Dokumenkan Sebagai
Latihan
 Pertama, Bina Peta Proses Seperti Tool Kit 6 (Para 11.0, Lampiran 1).
 Kemudian, Tuliskan Prosidur Berdasarkan Peta Proses
 Prosidur Mestilah Ditulis Dalam Format Yang Telah Dipelajari Seperti
Di Tool Kit 6 Dan 10.
 Persembahkan Hasilkerja Kumpulan Kepada Semua Peserta.

29
 MENDOKUMENKAN PROSES

“MENULIS KEPERLUAN KHUSUS

SESUATU ORGANISASI YANG
BERDASARKAN KEPERLUAN UMUM
PIAWAIAN ISO”

30
 PROSES PENULISAN

 Sesi Percambahan Fikiran

 Bina Peta Proses
 Dokumenkan Prosidur / Arahan
Berlandaskan Peta Proses

31
 PROSES PENULISAN

 Dapatkan Input Daripada Pengguna (Anggota Kerja Yang

Melaksanakan Tugas Berkenaan)
 Pastikan Ianya Ringkas Dan Mudah (KISS - Keep It Short And
Simple)
 Jelas – Mudah Difahami
 Jika Menggunakan Singkatan Sediakan Keterangannya
 Gunakan Perkataan/Ayat/Perenggan Yang Ringkas
 Guna Cara Penulisan Resepi Masakan
 Guna Peta Proses / Gambar Rajah / Senarai Semak
 Uji Hasil Penulisan

32
RANTAIAN / JAJARAN SISTEM KUALITI

Objektif
Bisnes

Proses Teras Makro

Perkhidmatan/ Produk dan

Proses Sokongan Mini

Tugas/Kerja Khusus Mikro

33
PRINSIP-PRINSIP PEMETAAN PROSES

• Berdasarkan Objektif, Bukan Fungsi

• Pembabitan Di Semua Peringkat
• Penumpuan Kepada Perincian Di Mana Ia Diperlukan
• Pengukuran Dan Analisa
• Pemodelan Semula

34
MENGAPA MENDOKUMENTASI SISTEM?

 Latihan  Keyakinan
 Rujukan  Mengekalkan
 Keseragaman Pengetahuan Korporat
 Kesesuaian  Pemindahan Teknologi
 Mengenal Pasti Cara  Aktiviti Perbandingan
Terbaik Tanda Aras
 Menyerlahkan Aktiviti- (Benchmarking) & Rangka
aktiviti Utama / Kawasan Kerja bagi Peningkatan
(Memilih Amalan Terbaik
Keputusan Utama
Antara Proses-proses
Serupa)

35
SIAPA YANG SEPATUTNYA MENULIS
PROSIDUR?

 Pemilik Proses
 Pasukan Petugas Ditubuhkan Berdasarkan:
 Jabatan
 Fungsi
 Aktiviti
 Proses
 Silang Fungsi (Cross-Functional) Di Mana Sesuai

36
 PROSIDUR MENERANGKAN

 APA (Tujuan, Skop, Rujukan, dsb.)

 SIAPA (Tanggungjawab, Pembabitan, Pelanggan,
dsb.)
 DI MANA (Rekod, Lokasi, Pemeriksaan, dsb.)
 BILA (Verifikasi, Pemeriksaan, Tindakan Lanjut,
dsb.)
 BAGAIMANA (Cara Sebenar Menjalankan Kerja /
Aktiviti untuk Mencapai Kualiti)
 Rekod-rekod Yang Berkaitan (Rekod-rekod Yang
Perlu Digunakan, Format, dsb.)

37
 FORMAT PROSIDUR

 Format Tajuk
 Nama Syarikat, Logo
 Tahap Dokumen (Tahap 1,2,3 & 4)
 Elemen ISO, Nombor Seksyen
 Nombor Dokumen, Tarikh, Muka Surat
 Kelulusan
 Tajuk Dokumen
 Dan Lain-lain.

38
 FORMAT PROSIDUR

KANDUNGAN PROSIDUR

 OBJEKTIF
 Apa Yang Perlu Di Capai
 SKOP
 Ruang Lingkup Kegunaan Prosidur Tersebut
 RUJUKAN
 Semua Dokumen Sokongan Yang Berkenaan
 DEFINASI
 Keterangan Kepada Singkatan Yang Digunakan
 TANGGUNGJAWAB
 Senarai Anggota Kerja Yang Bertanggungjawab Ke Atas
Prosidur

39
 FORMAT PROSIDUR

KANDUNGAN PROSIDUR (samb…)

 PROSIDUR
 Tatacara Perlaksanaan Kerja/Tugas
 Memastikan Kawalan Yang Cukup Dan Keberkesanan
Untuk Mencapai Kualiti Yang Diperlukan
 INPUT / SUMBER
 OUTPUT / PENERIMA
 REKOD
 Senarai Semua Rekod Yang Berkaitan Dengan Prosidur
 PENUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)
 LAMPIRAN
 Borang-borang, Carta Aliran, Gambar Rajah dll.
40
 CIRI-CIRI PROSIDUR

 Mudah Diguna
 Boleh Difahami
 Memberi Maklumat Yang Cukup
 Profesional
 Memenuhi Keperluan Pengguna

41
MENGULANGKAJI / MENYEMAK PROSES

 Semua Aktiviti Berkenaan

 Mematuhi Amalan-amalan Piawai
 Perantara (Interfacing)
 Praktikal
 Boleh Dilaksanakan

42
 SEKSYEN 5

PERSEMBAHAN OLEH PASUKAN KERJA

43
 SEKSYEN 6

KAWALAN DOKUMEN

44
 KAWALAN DOKUMEN

 Sedia, Semak Dan Kelulusan

 Pengagihan / Penyebaran
 Kawalan Senarai Utama
 Kawalan Salinan
 Kawalan Dokumen Lapuk

45
PERUBAHAN / PEMBETULAN DOKUMEN

 Sebab Untuk Perubahan

 Perincian Perubahan
 Ulangkaji / Semak Draf Oleh Pengguna
 Nombor Salinan / Nombor Edisi
 Disemak Oleh Kuasa-kuasa Yang Berkenaan
 Maklumkan dan Agihkan Salinan Yang Baru
Kepada Pengguna Dan Hapuskan Salinan Yang
Lapuk
 Pengecopan Dokumen
 Kemaskini Senarai Utama

46
 KAWALAN DAN PENGAGIHAN

 Sediakan Senarai Agihan

 Beri Nombor Pengenalan Kepada Pemegang
Dokumen
 Kemaskini Pemegang Dokumen Setiap Kali
Berlaku Perubahan Dokumen
 Sediakan Edisi Terkini Kepada Pemegang
Dokumen
 Simpan Sesalinan Dokumen Lapuk

47
ISU-ISU LAIN KAWALAN DOKUMEN

 Salinan Tidak Terkawal

 Senarai Induk Dokumen dan Pengkemaskiniannya
 Kawalan Salinan / Edisi
 Sistem Pernomboran
 Cop Kawalan

48
ISU-ISU LAIN KAWALAN DOKUMEN

Thank You
49