SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN PPSP

MS ISO 9001:2015

KLAUSA BUTIRAN ULASAN SFI/NCR

4 Konteks Organisasi
4.1 Adakah isu luaran dan dalaman yang berkaitan dikenalpasti?

Eg. Rujuk external / internal issue dalam daftar risiko PPSP

atau jabatan terlibat

Apakah proses pemantauan dan kajian semula isu-isu luaran

dan dalaman ini?

Eg. Minit Mesyuarat bersama Jawatankuasa Risiko, Minit

mesyuarat bersama pengurusan tertinggi bagi kes berisiko
tinggi etc
4.2 Memahami Keperluan Dan Jangkaan Pihak Berkepentingan
Adakah keperluan pihak berkepentingan yang berkaitan
dengan SPK dikenalpasti?
Bagaimana maklumat dipantau?

Eg. Pihak berkepentingan luar (KPT, KKM, MQA, Komuniti,

Penaja, Ibubapa, Pembekal etc) dan dalam (TM, Senat,
Pelajar, BPA etc)

Rujukan tambahan: Appendix 14 di Web ISO (eDoc).

4.3 Skop Dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
Adakah skop SPK dan pengecualian dijustifikasi dan
didokumenkan?

Eg: rujuk Manual Kualiti PPSP, Core Prosedure

Jabatan/unit/program

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti Dan Proses

Proses organisasi dikenal pasti?
Input dan output, kriteria, tatacara dan indikator pencapaian
keperluan sumber,risiko dan peIuang,tatacara pemantauan
dan perubahan, peIuang penambahbaikan proses

Eg. Macro Process Map PPSP, proses perubahan kurikulum

perlu melalui JKAHEP dan curriculum review committee,
School board, Jawatankuasa Pengurusan Akademik, Senat

Core Prosedure dan carta alir kerja di Jabatan/unit/program

5 Kepimpinan
5.1 Kepimpinan dan Komitmen
-bertanggungjawab terhadap proses yang dijalankan,
mewujudkan Polisi Kualiti dan objektif kualiti, terlibat/
Senarai Semak Audit Dalaman PPSP, version0322 1
 menyokong keberkesanan proses, mengendaIikan kajian
semula pengurusan, mengenalpasti keperluan pelanggan dan
perundangan

Eg. Polisi atau objektif kualiti PPSP / Jabatan. Agenda ISO

dibincangkan dalam mesyuarat jabatan/pengurusan.
Dikenalpasti dan dipantau, MRM dijalankan ataupun tidak,
siapakah yg bertanggungjawab dalam organisasi Unit Kualiti
(eg penglibatan Dekan, TD, QM, HOD, PK dan PD), Carta
organisasi, terkini dan disahkan, kehadiran dalm mesyuarat
kualiti
5.2 Polisi Kualiti
-diwujudkan, dipamerkan, dihebahkan dan difahami,
didokumenkan, sesuai dan menyokong konteks organisasi.

-berdasarkan temubual dengan staf

5.3 Peranan,Tanggungjawab Dan Bidangkuasa Organisasi

Adakah peranan, tanggungjawab dan akauntabiliti dalam
organisasi dinyatakan?

Eg. Organisasi Unit Kualiti PPSP dan JD masing2. Di peringkat

Jabatan pula, adakah wujud team ISO, PK, PD etc
Ada surat lantikan yang valid.
6 Perancangan SPK
6.1 Perancangan tindakan mengurus risiko dan peluang.
Diwujudkan?

-dibincangkan, diminitkan, penglibatan organisasi

6.2 Kualiti Objektif:
-berkaitan, dipantau, dihebah dan dikemaskini?
-Dianalisis, Disahkan, perancangan untuk mencapai objektif
kualiti?
6.3 Bagaimana anda mengendali perubahan yang dicadangkan
kepada SPK?
- impak dikenalpasti, kecukupan sumber, penetapan semula
tanggungjawab?
-selari dengan misi/visi PPSP
OBE FAIL KURSUS 1,2,3
7 Sokongan
7.1 Adakah sumber dikenaIpasti, disediakan? Dari segi modal
insan: Adakah staf mencukupi?
Sekiranya ada kekangan, ada tak bukti permohonan?
Cth: MRM, Minit mesyuarat jabatan
-Peralatan, Infrastruktur, pengetahuan organisasi
(diselengara, dikaIibrasi,disediakan dan dikongsi)
-dapatkan maklumat berdokumen sebagai bukti.
Sekiranya ada kekangan sumber? Ada perancangan? ada
surat permohonan?

Sosial: Ada diskriminasi?

Senarai Semak Audit Dalaman PPSP, version0322 2
 Psikologi cth Ganguan seksual
Fizikal (suhu dll)
Bukti: laporan keselamatan JKKP? Aduan pelanggan?

Sumber pemantauan dan pengukuran, Kalibrasi, rekod

penyelengaraan dan servis.

7.2 Kompetensi
Staf yang bertanggungjawab:
-berkelayakan, latihan, berpengalaman?
Terdapat kelayakan yang disahkan

Rujukan dokumen (terbuka) – Fail Latihan/kompetensi, APC

staf (Medical based), Expert Directory, LPP ringkas

Rujukan dokumen (individu) - MyCPD, LPP, HCMS

7.3 Kesedaran
-kaedah untuk memastikan pemahaman staf mengenai
keperluan SPK?
Cth: minit mesyuarat jabatan, staf tahu ISO, hebahan di web,
JK Heboh dll

-dapatan dari temubual staf

7.4 Komunikasi
Keperluan komunikasi luaran dan dalaman untuk SPK —
bagaimana ditentukan?
Method komunikasi: Whatsapp, email, virtual meeting,
recording tak semestinya face to face

7.5 Maklumat Didokumentasi

Bagaimana dokumen SPK dikawal?
Bagaimana rekod SPK dikawal?
Perlu ada Manual Kualiti, CP Kawalan Dokumen, CP Kawalan
Rekod, CP Jabatan dan unit.

OBE FAIL KURSUS 6

8 Operasi (Perlu merujuk kepada CP Jabatan / OBE)
8.1 Bagaimana operasi dirancang?
8.2 Penentuan Keperluan Produk Dan Servis
Tentukan bagaimana
-komunikasi dengan pelanggan, pertanyaan, maklumbalas
dan rungutan ditangani?
-kawalan terhadap perubahan berkait dengan produk dan
servis

Eg – maklumbalas pelajar
8.3 Rekabentuk Dan Pembangunan Produk Dan Servis
Tentukan bagaimana
-kawalan rekabentuk dan perkembangan produk dan servis
Senarai Semak Audit Dalaman PPSP, version0322 3
 -Adakah input dan output dikenalpasti? (Merujuk kepada
Kualiti Objektif / Prosidur Kerja)
-kawalan yang digunakan terhadap proses rekabentuk dan
pembangunan?
8.4 Kawalan Terhadap Produk Dan Servis Dari Penyedia Luar
-Cara memilih, menilai dan membuat penilaian semula
penyedia luar?
-Kawalan proses, produk dari penyedia luar
- jenis maklumat yang diberikan kepada penyedia luar
8.5 Penyediaan pengeluaran dan perkhidmatan
Bagaimana dikawal?
-semak pengesahan, mekanisme kawalan atau pemantauan,
kompetensi individu, validasi output yang diperolehi

Harta pelanggan atau pembekal Iuar- semak pengesahan,

kawalan, laporan kerosakan jika ada.

Bagaimana aktiviti selepas perkhidmatan /pengeIuaran

dijalankan?
-semak jika ada: risiko berkait perkhidmatan/produk, maklum
balas pelanggan

Kawalan perubahan kepada perkhidmatan/produk: ada

maklumat berdokumen? kelulusan? Tindakan
pemeliharaan?

Semakan Kurikulum

Ketakakuran output: dikenalpasti? dikawa|? pembetulan?

Makluman kepada pelanggan?
OBE FAIL KURSUS 4,5,7-13
9 Penilaian Prestasi
9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa & Penilaian
Apakah proses dikawal dan dinilai?
Pengukuran - Kepuasan pelanggan, prestasi pembekal luar
Prestasi SPK — bagaimana pihak pengurusan mengkaji
semula prestasi?
Apa dibincang, bagaimana ditambahbaik?

Kepuasan pelanggan
Organisasi hendaklah menentukan kaedah
kaji selidik pelanggan, maklum balas pelanggan (pelajar)
mengenai produk dan perkhidmatan yang dihantar serah,
mesyuarat dengan pelanggan, analisis bahagian pasaran,
pujian, tuntutan waranti dan laporan wakil penjual, e-aduan.
9.2 Audit Dalaman
Perancangan dan implementasi program audit dalaman
Penentuan kriteria dan skop audit, lantikan auditor,
pelaporan
Ada audit dalaman dan secara berkala?
Audit plan, perancangan audit tahunan, kekerapan,
Senarai Semak Audit Dalaman PPSP, version0322 4
 Audit report, Audit findings, perlantikan auditor, pelaporan
dalam KSP, audit check list, Opening/Closing meeting,
NCR/OFI

9.3 Semakan Pengurusan

Bagaimana pihak atasan mengkaji semula prestasi SPK?
Apa yang dibincang dan diputuskan?

Panggilan mesyuarat KSP, Kehadiran KSP, Minit KSP

Input kajian semula pengurusan – memenuhi keperluan

standard

Output kajian semula pengurusan

Tengok rumusan dalam minit KSP. Mesti ada;
a) peluang untuk penambahbaikan;
b) apa-apa keperluan untuk perubahan kepada sistem
pengurusan kualiti;
c) keperluan sumber

OBE FAIL KURSUS 16 & 17

10 Peningkatan
10.1 Bagaimana SPK ditambah baik?
Nilai keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dibuat
-Rujuk kepada minit MRM
10.2 Ketakakuran & tindakan pembetulan
-Semak ketakakuran, tindakan yang diambil, keberkesanan
tindakan
- Rujuk hasil audit dalaman dan luaran yg lepas
10.3 Peningkatan Berterusan
Bagaimana SPK telah ditambahbaik sejak audit lepas?
-Rujuk kepada minit MRM
- Pemantauan berkala cth setiap 3 bulan / 6 bulan
OBE FAIL KURSUS 14 &15

Nota: Senarai semak untuk Audit OBE dilampirkan (Jika berkenaan).

Revised version0322: 10 March 2022

Senarai Semak Audit Dalaman PPSP, version0322 5
Senarai Semak Audit Dalaman PPSP, version0322 6