TA K L I M A T K H A S P E R S E D I A A N A U D I T D A L A M

S I S T E M P E N G U R U S A N K UA L I T I M S I S O 9 0 0 1 : 2 0 0 8
BPSH/ JPN/ PPW/ PPD
Penyelarasan untuk melaksanakan
 Pra Audit Dalam bagi persediaan Audit
Dalam 2015;
 Taklimat berkenaan dengan kaedah audit
yang berevolusi mengikut seksyen
 Sebagai bimbingan dan pencegahan bagi
mengurangkan teguran-teguran dan
ketidakakuran Audit Dalam 2015; dan
 Persediaan menerima Audit Pensijilan Semula
jika dipilih oleh pihak SIRIM QAS.
 Mengukur dan mengesahkan Sistem Pengurusan Kualiti organisasi
dilaksanakan secara berterusan dan menepati keperluan-keperluan
yang ditetapkan oleh Standard MS ISO 9001:2008 serta keperluan-
keperluan lain dengan berkesan.
 Membuat susulan ke atas penemuan audit yang lepas dan
mengesahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang telah
dilaksanakan.
 Melihat sebarang perubahan kepada organisasi yang memberi kesan
terhadap sistem pengurusan kualiti organisasi.
 Mengenalpasti peluang penambahbaikan dalam sistem pengurusan,
jika perlu.

 Menilai perhatian / komitmen yang diberikan oleh semua wakil

Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan, Pengurus Kualiti Lokasi
dan Juru Audit
 Auditee Berada di Lokasi Semasa Pra Audit
Berlangsung – Komitmen Pengurusan
 Tahap Kesediaan Lokasi - Komitmen Warga JPN
& PPD
 Tahap Kesediaan Auditor - Kompetensi Semua
Juru Audit
 Keakuran proses kepada Prosedur & Standard
 Evolusi dan semakan secara silang berdasarkan
seksyen
 Salah satu lokasi akan dihadiri oleh Timbalan
Dasar
Mengulangkaji :
*Standard Keperluan MS ISO 9001 : 2008
*Manual & Prosedur Kualiti (PK 01 hingga 18)
Bertarikh 1 Februari 2015 Keluaran 07 Pindaan 00
*Peka kepada pindaan-pindaan yang dibuat dalam PK
*Penekanan kepada kaedah pengauditan berasaskan
seksyen
 P R O S E S P E N G A U D I TA N
BERASASKAN SEKSYEN

BIL PERKARA SEKSYEN SEKTOR TERLIBAT

1 Sumber-sumber luar ( outsources )

Khidmat luar melibatkan : SK2P –
keselamatan,kebersi
a) Pembekal keselamatan
han,
b) Pembekal kebersihan
penyelenggaraan,
c) Pembekal perkhidmatan makan
minum 4.1 bekalan &
pembangunan
d) Pembekal penyelenggaraan
e) Pembekal perkhidmatan bekalan
SEMUA SEKTOR –
f) Pembekal pembangunan
makan minum(LO)
 P R O S E S P E N G A U D I TA N
BERASASKAN SEKSYEN
2 Kefahaman warga organisasi tentang Visi dan Misi KPM
serta dasar kualiti.
Visi KPM
Pendidikan Berkualiti Insan Terdidik Negara Sejahtera
Misi KPM
Melestarikan Sistem Pendidikan Yang Berkualiti Untuk SEMUA
Membangunkan Potensi Individu Bagi Memenuhi Aspirasi
Negara
5.3 SEKTOR
Dasar Kualiti
BPSH, JPN, PPW dan PPD komited dalam
meningkatkan kecekapan dan keberkesanan proses
penyampaian perkhidmatan bagi memenuhi kehendak
pelanggan dan aspirasi negara.
 P R O S E S P E N G A U D I TA N
BERASASKAN SEKSYEN
3 Fail meja, SKT, perancangan strategik, carta PPJ
organisasi, manual prosedur kerja organisasi TPPJ
5.5
telah dikemaskini. SEMUA SEKTOR

4 Surat lantikan wakil pengurusan TPPJ – BPSH keluar surat

5.5.2
5 Papan kenyataan, portal sentiasa di kemaskini SEMUA SEKTOR
Mesyuarat pengurusan 5.5.3

6 Penetapan suhu hawa dingin ( 24 celcius) SK2P – penghawa dingin,

Pemadam kebakaran pemadam api, latihan
Perabot kebakaran, perabot,
Ruang kerja – selesa dan selamat 6.3 ruang kerja.
Peralatan hardware & software ICT
Program sokongan ict ( e-SPLG,HRMS, e- SPM - peralatan
gTUKAR) hardware & software ICT
 P R O S E S P E N G A U D I TA N
BERASASKAN SEKSYEN

7 Persekitaran tempat kerja (pelaksanaan 5S) SEMUA SEKTOR

6.4
SK2P - LEAD
8 Peraturan/garis panduan/akta berkuatkuasa
Perjanjian penerimaan
Penyerahan tender SK2P -
Kontrak/perjanjian 7.2 PEMBANGUNAN
Surat akur janji
Surat pelantikan
Spesifikasi/lukisan
9 Nombor inventori peralatan
7.5.3
Cth : kpm/btpn pk12 / h / 07/100 SK2P
 P R O S E S P E N G A U D I TA N
BERASASKAN SEKSYEN

10 Lobi/kaunter- id pelanggan, SK2P – Pentadbiran

Bagaimana kaedah menjaga BRP , HRMIS Am, HRMIS,
7.5.4
supaya harta hakmilik pelanggan tidak Perkhidmatan
hilang/bocor/ rosak
11 Sektor penilaian & peperiksaan – hantar SPP – pengurusan
dokumen peperiksaan, bagaimana peperiksaan
dokumen dibungkus, disimpan, dikendalikan.
Sektor pengurusan maklumat – periksa SPM – emel
penggunaan emel sama ada menggunakan 7.5.5 moe.gov.my atau
emel MOE atau tidak.( dasar keselamatan peribadi
ict)
DKICT – DASAR
L.O( pesanan tempatan ) bagaimana
KESELAMATAN ICT
dihantar kepada pembekal.
 P R O S E S P E N G A U D I TA N
BERASASKAN SEKSYEN
12 Pencapaian objektif kualiti : 6 bulan
sekali SJQ – NCR & OFI
Bilangan ketidakpatuhan dan
pemerhatian semasa audit dalaman :
setiap kali auditan SEMUA SEKTOR –
8.4 Analisis Pembekal
Prestasi pembekal (laporan penilaian) :
6 bulan sekali
SK2P –
Kepuasan pelanggan (luaran) : 1 bulan Pentadbiran Am
sekali
13 Tindakan pembetulan dan
pencegahan 8.5.2 SEMUA SEKTOR.
NCR dan OFI SIRIM – keberkesanan - SJQ LEAD
 SENARAI SEMAK MENGIKUT
P R O S E D U R K UA L I T I

 PROSEDUR YANG MELIBATKAN SEMUA SEKTOR .

 SKOP AUDIT : 1OKTOBER 2013 HINGGA TARIKH AUDIT

 DOKUMEN KUALITI ADA DUA :

 KELUARAN 1 FEB 2013 ( 15 MAC 2013 HINGGA JANUARI 2014 )
 PINDAAN BIL 1/2014 – 1 JANUARI 2014 ( KUATKUASA 1
FEBRUARI 2014 )
 PINDAAN BIL 2/2014 – 1 APRIL 2014 ( KUATKUASA 1 APRIL 2014 )
 SENARAI SEMAK MENGIKUT
P R O S E D U R K UA L I T I

BIL PROSEDUR SENARAI SEMAK

KUALITI (PK)
1 PK03 1. SURAT ARAHAN MEMANTAU DARI PPJ
PENGURUSAN 2. SURAT ARAHAN MEMANTAU DARI KS
PEMANTAUAN 3. TAKWIM
4. KRITERIA PEMILIHAN LOKASI
5. SPESIFIKASI KERJA & PRESTASI KERJA
 DLM TAKWIM BOLEH MASUKKAN TERUS KRITERIA,SPESIFIKASI & PRESTASI KERJA
SEKALI
1. INSTRUMEN PEMANTAUAN ( PERLU DAFTAR DI SJQ – EN IZAD )
2. BORANG PK03-1 ( WAJIB )**
3. BORANG PK03-2 ( JIKA BERKAITAN )**
4. BORANG PK03-3 ( JIKA BERKAITAN )**
** PEMANTAUAN LOKASI SELEPAS 31 JANUARI 2014, SILA GUNAKAN BORANG-
BORANG PINDAAN 1 JANUARI 2014.
1. LAPORAN PEMANTAUAN
2. MINIT MESYUARAT PENGURUSAN ( BUKTI BENTANG )
 PEMANTAUAN PROGRAM SAMA SEPERTI DI ATAS CUMA PERLU ADA SURAT LANTIKAN
PEMANTAU OLEH KS *
 PEMANTAU TERDIRI DARI TKS/KPP/KU DAN BOLEH SILANG UNIT DI DLM SEKTOR YG
SAMA. *
 PEMANTAU TIDAK BOLEH PANTAU PROGRAM SEKTOR LAIN.*
* SELEPAS 31 JANUARI 2014– PEMANTAUAN PROGRAM TELAH DIKELUARKAN DARI
PK03.
 SENARAI SEMAK MENGIKUT
P R O S E D U R K UA L I T I

2 PK06 SEMUA TATACARA KERJA AKAN DIURUS OLEH UNIT LATIHAN

PENGURUSAN CUMA SETIAP SEKTOR PERLU PASTIKAN :
LATIHAN 1. KAD BIRU DAN e SPLG LENGKAP DIISI DAN DIKEMASKINI
PERSONEL 2. MANA PEGAWAI YG TELAH MENGHADIRI KURSUS LUAR
PERLU ISI BORANG PK06-5 ( INSTRUMEN KEBERKESANAN
PROGRAM) SELEPAS 1 BULAN DARI TARIKH KURSUS.
3 PK07 SEMUA TATACARA KERJA AKAN DIURUS OLEH SK2P CUMA
PENGURUSAN SETIAP SEKTOR PERLU PASTIKAN :
PEROLEHAN 1. SEBARANG PERKHIDMATAN PEROLEHAN – PEMBEKAL
PERLU DIDAFTARKAN MENGGUNAKAN BORANG PK07-1
2. BUAT PENILAIAN PEMBEKAL ( PK07-2 ) SETIAP KALI
MENERIMA PERKHIDMATAN…NAK SENANG RUJUK L.O
3. SETIAP 6 BULAN SEKALI ( JUN DAN DISEMBER ) PERLU BUAT
ANALISIS PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL.
 SENARAI SEMAK MENGIKUT
P R O S E D U R K UA L I T I
4 PK15 PROSEDUR YANG MENJADI KEGEMARAN JURUAUDIT
PENGURUSAN SEMUA SEKTOR PERLU PASTIKAN :
MESYUARAT 1. ADA TAKWIM MESYUARAT SEKTOR
2. ADA SURAT /MEMO / EMEL PANGGILAN MESYUARAT
3. SURAT PANGGILAN PERLU ADA :
a) NAMA AHLI MESYUARAT/SENARAI NAMA
b) TARIKH, TEMPAT & MASA
c) AGENDA
d) NAMA PENGERUSI
1. AGENDA MESTI IKUT SUSUNAN BERIKUT :
a) PERUTUSAN PENGERUSI
b) PENGESAHAN MINIT
c) PERKARA BERBANGKIT
d) PEMBENTANGAN KERTAS KERJA/ISU
e) HAL-HAL LAIN
f) PENUTUP
1. SELESAI MESYUARAT, MINIT PERLU DISIAPKAN AN DIEDARKAN DALAM
TEMPOH 1 MINGGU ( 7 HARI )
2. EDAR MINIT DAN BORANG MAKLUMBALAS ( PK15-1)
3. KUMPUL BORANG PK15-1 DLM TEMPOH 2 MINGGU ( 14 HARI)
 SENARAI SEMAK MENGIKUT
P R O S E D U R K UA L I T I
5 PK16 PROSEDUR BAHARU TAHUN 2013
PENGURUSAN SEMUA SEKTOR PERLU PASTIKAN :
DATA 1. SURAT ARAHAN KEPADA PEGAWAI MEJA UNTUK URUS
DATA
2. PEGAWAI MEJA PERLU KUMPUL DATA
3. PEGAWAI DATA AKAN VERIFIKASI DATA DLM SUATU
TEMPOH TERTENTU ( BEBAS – BOLEH SEBULAN 3 BULAN
ATAU 6 BULAN BERGANTUNG KEPADA KEPERLUAN )
4. KS PERLU SAHKAN DATA YANG TELAH DIVERIFIKASI OLEH
PEGAWAI DGN T/TGN HARDCOPY DATA TERSEBUT. DATA
SIMPAN DLM FAIL KERAS
5. PEGAWAI MEJA PERLU ANALISIS DATA SETIAP KALI
SELESAI VERIFIKASI DATA
6. PEGAWAI MEJA PERLU BENTANG LAPORAN ANALISIS
DATA DLM MESYUARAT PENGURUSAN SEKTOR
7. ADA MINIT MESYUARAT BUKTI PEMBENTANGAN
8. PEGAWAI MEJA PERLU BUAT TINDAKAN SUSULAN (
TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN
PENAMBABAIKAN ) BERDASARKAN KEPUTUSAN
MESYUARAT
 SENARAI SEMAK MENGIKUT
P R O S E D U R K UA L I T I

6 PK18 PROSEDUR BAHARU TAHUN 2014

PENGURUSAN SEMUA SEKTOR PERLU KENALPASTI PROGRAM YANG DIRANCANG DALAM SASARAN KERJA
PROGRAM
SEKTOR/UNIT DAN MENYEDIAKAN PERKARA BERIKUT :
1. KERTAS KERJA/ PELAN TINDAKAN YANG MEMPUNYAI KEPERLUAN MINIMUM SEPERTI BERIKUT
:
a) TAJUK,
b) TARIKH, MASA, TEMPAT (TEMPOH PROGRAM)
c) KUMPULAN SASARAN
d) OBJEKTIF (S.M.A.R.T.)
e) KPI (INDIKATOR OUTPUT DAN OUTCOME)
f) IMPLIKASI KEWANGAN (BAJET)
g) JAWATANKUASA PROGRAM
h) STRATEGI PELAKSANAAN / JADUAL / PENGISIAN PROGRAM

1. MENENTUKAN KAEDAH PEMANTAUAN BERDASARKAN SALAH SATU DARI KAEDAH BERIKUT :

a) PELAPORAN JAWATANKUASA
b) INSTRUMEN
c) PENGUMPULAN DATA
d) SOAL SELIDIK
e) TEMU BUAL
f) SEMAKAN DOKUMEN

1. MENDAPATKAN KELULUSAN DARIPADA PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG

DITURUNKAN KUASA

** PROGRAM YANG TELAH DIRANCANG DALAM TAKWIM UNTUK DILAKSANAKAN BERMULA MEI
2014 TIDAK PERLU DISEDIAKAN KERTAS KERJA.
Jadual Audit Dalam 2015
(Sila rujuk lampiran yang diedarkan)
 Penulisan Catatan Audit
(Menggunakan Borang PK09-2 Catatan Audit yang boleh diperolehi
daripada PK09 Pengurusan Audit Dalam bertarikh 1 Februari 2015
Keluaran 07 Pindaan 00)
 Pelaporan :
Mesyuarat Penyelarasan Dapatan Pra Audit
*Tarikh & tempat yang akan dimaklumkan