SEKTOR JAMINAN KUALITI

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI JOHOR

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK)

PK12

PENGURUSAN
KAWALAN DOKUMEN
Negeri Johor

DAN REKOD KUALITI

http://spsk.firdz.net

01 Februari 2017 : Keluaran 04 : Pindaan 00

Page | 1
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi
memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan dalam sistem pengurusan
dokumen dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur
ini. Prosedur ini juga bertujuan supaya rekod kualiti dikendalikan dengan baik, dapat
dibaca, mudah dikenal dan mudah diperolehi semula. Prosedur yang diwujudkan bertujuan
untuk mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan
rekod kualiti.

2. SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh sekolah-sekolah negeri Johor bermula dari proses
penyediaan hingga pelupusan dokumen dan rekod berkenaan.

3. RUJUKAN
3.1 Manual Kualiti;
3.2 Prosedur Kualiti;
3.3 Lampiran Kualiti;
3.4 Dokumen Sokongan;
3.5 Arahan Perbendaharaan;
3.6 Arahan Perkhidmatan;
3.7 Panduan Sistem Fail Bagi Agensi-agensi Kerajaan.

4. DEFINISI
Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK)

4.1 Dokumen Kualiti :

Dokumen rujukan semasa melaksanakan aktiviti dan didokumenkan dalam

Sistem Pengurusan Kualiti. Dokumen itu ialah:

a. Manual Kualiti

b. Prosedur Kualiti

c. Dokumen Sokongan menyokong pelaksanaan Sistem Pengurusan

Kualiti. Ia terdiri daripada :
i. Lampiran Kualiti
ii. Akta-akta berkaitan
iii. Pekeliling-pekeliling yang sedang berkuatkuasa
iv. Surat-surat Siaran

d. Rekod kualiti yang diwujud dan disenggarakan sebagai bukti kepada

pematuhan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 2
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

4.2 Dokumen Terkawal :

Semua Dokumen Kualiti sama ada dalam bentuk bercetak atau bentuk
softcopy dan diberi nombor salinan terkawal.

4.3 Pengurus Kualiti Negeri :

Pengurus Kualiti Negeri yang akan menyelenggara dan mengedarkan

dokumen kepada penerima yang didaftar dalam Senarai Edaran. Pengurus
Kualiti Negeri juga akan mengemaskinikan Daftar Dokumen Induk serta
memastikan dokumen yang telah dibatalkan tidak digunakan sebagai
rujukan.

4.4 Ketua Juruaudit Negeri :

Ketua Juruaudit Negeri membantu Pengurus Kualiti Negeri untuk

menyelenggara Dokumen Kualiti pada peringkat JPN dan sekolah-sekolah
negeri Johor.

4.5 Pemegang Dokumen :

Merujuk kepada nama pemegang dokumen seperti yang ada dalam Rekod
Kawalan Dokumen.

4.6 Rekod :

Bermaksud rekod awam yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan
oleh mana-mana pejabat awam dan penjawat awam atau pekerja pejabat
awam dalam menjalankan tugas rasminya. Rekod ini merangkumi segala
jenis surat, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan,
gambar foto, mikrofilem, mikrofis, filem sinematografi, rakaman bunyi, tanpa
mengira bentuk atau media termasuk rekod elektronik

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 3
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PENGURUSAN DOKUMEN KUALITI

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 4
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

1. PENGKELASAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 1.1 Dokumen di Sektor Jaminan Kualiti dan PK12/4 :

PGB / PQS / KJS sekolah-sekolah negeri Johor adalah seperti Senarai Induk
berikut:- Dokumen
a. Manual Kualiti; Kualiti
b. Prosedur Kualiti;
c. Lampiran Kualiti / Dokumen Sokongan;

1.2 Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti

dan Prosedur Kualiti serta Lampiran / Dokumen
Sokongan;

1.3 Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran

akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh
Keluaran;

1.4 Nombor Keluaran adalah nombor yang

digunakan untuk menentukan status penerbitan
bagi keseluruhan dokumen terkawal;

1.5 Nombor keluaran dokumen terkawal akan

berubah sekiranya:-
a. Berlaku perubahan pada Sistem
Pengurusan Kualiti yang digunakan;
b. Berlaku perubahan dalam fungsi utama
organisasi;
c. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar
isi kandungan yang hanya diluluskan oleh
pihak pengurusan atasan.

1.6 Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti

dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran PK12/6 :
Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian Senarai Induk
pelaksanaan prosedur kerja di lokasi; Lampiran
Kualiti
1.7 Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat
Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan
Falsafah Pendidikan Kebangsaan;

1.8 Dokumen Terkawal dalam simpanan Pengarah

Pendidikan Johor, Timbalan Pengarah
Pendidikan, Ketua- Ketua Sektor, Semua PK12/5 :
Pegawai Pendidikan Daerah, KPP, PQN, Akuan
PPQN, KJN, KUQ, Penolong Pengarah Sektor Penerimaan
Jaminan Kualiti, Bilik Dokumentasi Sektor Dokumen
Jaminan Kualiti Jabatan Pendidikan Negeri Kualiti
Johor dan Pengurus Kualiti Sekolah

2. PENYEDIAAN DAN KELULUSAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 2.1 Penyediaan dan kelulusan dokumen kualiti Tandatangan

PGB / PQS / KJS adalah seperti berikut: Penyediaan
Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 5
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

1. PENGKELASAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 1.1 Dokumen di Sektor Jaminan Kualiti dan PK12/4 :

PGB / PQS / KJS sekolah-sekolah negeri Johor adalah seperti Senarai Induk
berikut:- Dokumen
a. Manual Kualiti; Kualiti
b. Prosedur Kualiti;
c. Lampiran Kualiti / Dokumen Sokongan;

1.2 Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti

dan Prosedur Kualiti serta Lampiran / Dokumen
Sokongan;

1.3 Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran

akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh
Keluaran;

1.4 Nombor Keluaran adalah nombor yang

digunakan untuk menentukan status penerbitan
bagi keseluruhan dokumen terkawal;

1.5 Nombor keluaran dokumen terkawal akan

berubah sekiranya:-
a. Berlaku perubahan pada Sistem
Pengurusan Kualiti yang digunakan;
b. Berlaku perubahan dalam fungsi utama
organisasi;
c. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar
isi kandungan yang hanya diluluskan oleh
pihak pengurusan atasan.

1.6 Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti

dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran PK12/6 :
Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian Senarai Induk
pelaksanaan prosedur kerja di lokasi; Lampiran
Kualiti
1.7 Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat
Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan
Falsafah Pendidikan Kebangsaan;

1.8 Dokumen Terkawal dalam simpanan Pengarah

Pendidikan Johor, Timbalan Pengarah
Pendidikan, Ketua- Ketua Sektor, Semua PK12/5 :
Pegawai Pendidikan Daerah, KPP, PQN, Akuan
PPQN, KJN, KUQ, Penolong Pengarah Sektor Penerimaan
Jaminan Kualiti, Bilik Dokumentasi Sektor Dokumen
Jaminan Kualiti Jabatan Pendidikan Negeri Kualiti
Johor dan Pengurus Kualiti Sekolah

2. PENYEDIAAN DAN KELULUSAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 2.1 Penyediaan dan kelulusan dokumen kualiti Tandatangan

PGB / PQS / KJS adalah seperti berikut: Penyediaan
Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 6
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

1. PENGKELASAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 1.1 Dokumen di Sektor Jaminan Kualiti dan PK12/4 :

PGB / PQS / KJS sekolah-sekolah negeri Johor adalah seperti Senarai Induk
berikut:- Dokumen
a. Manual Kualiti; Kualiti
b. Prosedur Kualiti;
c. Lampiran Kualiti / Dokumen Sokongan;

1.2 Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti

dan Prosedur Kualiti serta Lampiran / Dokumen
Sokongan;

1.3 Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran

akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh
Keluaran;

1.4 Nombor Keluaran adalah nombor yang

digunakan untuk menentukan status penerbitan
bagi keseluruhan dokumen terkawal;

1.5 Nombor keluaran dokumen terkawal akan

berubah sekiranya:-
a. Berlaku perubahan pada Sistem
Pengurusan Kualiti yang digunakan;
b. Berlaku perubahan dalam fungsi utama
organisasi;
c. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar
isi kandungan yang hanya diluluskan oleh
pihak pengurusan atasan.

1.6 Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti

dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran PK12/6 :
Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian Senarai Induk
pelaksanaan prosedur kerja di lokasi; Lampiran
Kualiti
1.7 Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat
Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan
Falsafah Pendidikan Kebangsaan;

1.8 Dokumen Terkawal dalam simpanan Pengarah

Pendidikan Johor, Timbalan Pengarah
Pendidikan, Ketua- Ketua Sektor, Semua PK12/5 :
Pegawai Pendidikan Daerah, KPP, PQN, Akuan
PPQN, KJN, KUQ, Penolong Pengarah Sektor Penerimaan
Jaminan Kualiti, Bilik Dokumentasi Sektor Dokumen
Jaminan Kualiti Jabatan Pendidikan Negeri Kualiti
Johor dan Pengurus Kualiti Sekolah

2. PENYEDIAAN DAN KELULUSAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 2.1 Penyediaan dan kelulusan dokumen kualiti Tandatangan

PGB / PQS / KJS adalah seperti berikut: Penyediaan
Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 7
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

1. PENGKELASAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 1.1 Dokumen di Sektor Jaminan Kualiti dan PK12/4 :

PGB / PQS / KJS sekolah-sekolah negeri Johor adalah seperti Senarai Induk
berikut:- Dokumen
a. Manual Kualiti; Kualiti
b. Prosedur Kualiti;
c. Lampiran Kualiti / Dokumen Sokongan;

1.2 Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti

dan Prosedur Kualiti serta Lampiran / Dokumen
Sokongan;

1.3 Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran

akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh
Keluaran;

1.4 Nombor Keluaran adalah nombor yang

digunakan untuk menentukan status penerbitan
bagi keseluruhan dokumen terkawal;

1.5 Nombor keluaran dokumen terkawal akan

berubah sekiranya:-
a. Berlaku perubahan pada Sistem
Pengurusan Kualiti yang digunakan;
b. Berlaku perubahan dalam fungsi utama
organisasi;
c. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar
isi kandungan yang hanya diluluskan oleh
pihak pengurusan atasan.

1.6 Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti

dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran PK12/6 :
Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian Senarai Induk
pelaksanaan prosedur kerja di lokasi; Lampiran
Kualiti
1.7 Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat
Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan
Falsafah Pendidikan Kebangsaan;

1.8 Dokumen Terkawal dalam simpanan Pengarah

Pendidikan Johor, Timbalan Pengarah
Pendidikan, Ketua- Ketua Sektor, Semua PK12/5 :
Pegawai Pendidikan Daerah, KPP, PQN, Akuan
PPQN, KJN, KUQ, Penolong Pengarah Sektor Penerimaan
Jaminan Kualiti, Bilik Dokumentasi Sektor Dokumen
Jaminan Kualiti Jabatan Pendidikan Negeri Kualiti
Johor dan Pengurus Kualiti Sekolah

2. PENYEDIAAN DAN KELULUSAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 2.1 Penyediaan dan kelulusan dokumen kualiti Tandatangan

PGB / PQS / KJS adalah seperti berikut: Penyediaan
Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 8
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

1. PENGKELASAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 1.1 Dokumen di Sektor Jaminan Kualiti dan PK12/4 :

PGB / PQS / KJS sekolah-sekolah negeri Johor adalah seperti Senarai Induk
berikut:- Dokumen
a. Manual Kualiti; Kualiti
b. Prosedur Kualiti;
c. Lampiran Kualiti / Dokumen Sokongan;

1.2 Dokumen Kualiti terdiri daripada Manual Kualiti

dan Prosedur Kualiti serta Lampiran / Dokumen
Sokongan;

1.3 Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Lampiran

akan diberi Nombor Keluaran dan Tarikh
Keluaran;

1.4 Nombor Keluaran adalah nombor yang

digunakan untuk menentukan status penerbitan
bagi keseluruhan dokumen terkawal;

1.5 Nombor keluaran dokumen terkawal akan

berubah sekiranya:-
a. Berlaku perubahan pada Sistem
Pengurusan Kualiti yang digunakan;
b. Berlaku perubahan dalam fungsi utama
organisasi;
c. Berlaku perubahan bagi sebahagian besar
isi kandungan yang hanya diluluskan oleh
pihak pengurusan atasan.

1.6 Lampiran Kualiti terdiri daripada Borang Kualiti

dan Carta Alir. Penggunaan Borang Lampiran PK12/6 :
Kualiti mengikut keperluan dan kesesuaian Senarai Induk
pelaksanaan prosedur kerja di lokasi; Lampiran
Kualiti
1.7 Dokumen Sokongan terdiri daripada Surat
Siaran, Pekeliling, Akta Pendidikan dan
Falsafah Pendidikan Kebangsaan;

1.8 Dokumen Terkawal dalam simpanan Pengarah

Pendidikan Johor, Timbalan Pengarah
Pendidikan, Ketua- Ketua Sektor, Semua PK12/5 :
Pegawai Pendidikan Daerah, KPP, PQN, Akuan
PPQN, KJN, KUQ, Penolong Pengarah Sektor Penerimaan
Jaminan Kualiti, Bilik Dokumentasi Sektor Dokumen
Jaminan Kualiti Jabatan Pendidikan Negeri Kualiti
Johor dan Pengurus Kualiti Sekolah

2. PENYEDIAAN DAN KELULUSAN DOKUMEN

PQN / KJN / WP / 2.1 Penyediaan dan kelulusan dokumen kualiti Tandatangan

PGB / PQS / KJS adalah seperti berikut: Penyediaan
Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat | 9
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PENGURUSAN REKOD KUALITI

TANGGUNG JAWAB TINDAKAN PERANTARA

KS / KPP / KUQ / PQN / 6.1 Rekod Kualiti yang perlu diwujudkan dikenal Manual Kualiti
KJN / PPQN / WP pasti berpandukan kepada Manual Kualiti Prosedur Kualiti
PGB / PQS / KJS dan semua Prosedur Kualiti yang ditetapkan
di bawah sistem pengurusan kualiti sekolah.
Jenis rekod, lokasi dan tempoh simpanan
setiap rekod kualiti dinyatakan dalam setiap
prosedur kualiti.

PQN / KUQ / PGB / 6.2 Rekod Kualiti disimpan dalam fail-fail yang Daftar Fail
GPK / PQS / KJS telah diberi nombor fail dan dinamakan
secara khusus. Jika rekod disimpan dalam
bentuk elektronik dipastikan ada salinan dan
back-up.

6.3 Menyediakan kaedah yang sesuai bagi Kaedah

mengesan pergerakan rekod kualiti. Pergerakan Rekod
Kualiti

PQN / KUQ / PGB / 6.4 Mengurus, menyelenggara, menyimpan, PK12/7:

GPK / PQS / KJS mendapatkan semula dan melupuskan Senarai
Rekod Kualiti Unit Kualiti dan Sekolah Pelupusan
mengikut prosedur dan peraturan terkini. Dokumen / Rekod

Pihak yang memerlukan 6.5 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang

Rekod tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan
pembetulan (Rujuk PK15 : Kawalan Ke Atas
Ketidakakuran Perkhidmatan)

7. DOKUMEN DAN REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI

1. PK12/1 Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

2. PK12/2 Borang Cadangan Pindaan 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

3. PK12/3 Borang Rekod Pindaan 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

4. PK12/4 Senarai Induk Dokumen Kualiti 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat |
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 10
 PK12 Pengurusan Kawalan Dokumen Dan Rekod Kualiti

PK12/5 Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti

5. 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail
Individu
6 PK12/6 Senarai Induk Lampiran Kualiti 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

7 PK12/7 Senarai Pelupusan Dokumen / Rekod 5 tahun Bilik Penyimpanan Fail

8 Buku Daftar Fail 5 tahun Bilik Penyimpanan Fail

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pendidikan Negeri Johor Muka Surat |
| 01 Februari 2017 - Keluaran 04 | Pindaan 00 11