Rujukan Kami: KP 1583/87/Jid.28 ( 25) Tarikh: if ¥ Ogos 2009 “Semua Ketua Bahagian/ Jabatan Kementerian Pelajaran Malaysia Y. Bhg. Datuk/Dato'/Datin/Tuan/Puan, SURAT PEKELILING KEWANGAN BIL 6 TAHUN 2009 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA TUJUAN a. Surat Pekeliling Kewangan (SPK) ini bertujuan untuk menguatkuasakan penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di setiap Bahagian/ Jabatar/ Institusi Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). LATAR BELAKANG 2. Selaras dengan penstrukturan semula KPM pada tahun 2008 dan penguatkuasaan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 maka pengurusan JPKA di semua peringkat Bahagian/Jabatan/ Institusi Pendidikan perlu dikemas kini. 3. JPKA bertujuan untuk mengawal, mengesan dan menilai prestasi pengurusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan mematuhi Akta Prosedur Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan dan SPK yang berkuatkuasa, 4PENUBUHAN DAN PERANAN 4. Semua Bahagian/ Jabatan/ Institusi Pendidikan yang bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTJ) dikehendaki menubuhkan JPKA, Walau bagaimanapun, Institusi. Pendidikan yang bukan bertaraf PTJ adalah digalakkan untuk menubuhkan JPKA masing-masing. 5. Pelantikan keahlian JPKA di peringkat Bahagian/ Jabatan/ Institusi Pendidikan yang bertaraf PTJ adalah seperti di Lampiran A. 6. Setiap peringkat JPKA bertanggungjawab untuk melaksanakan perkara berikut (i) Mengadakan mesyuarat tiga bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku tahun. (ji) Menyediakan Minit Mesyuarat JPKA dalam tempoh 3 hari dari tarikh mesyuarat Menyediakan Laporan JPKA (Lampiran Ill, PP Bil. 10/2008). 7. Ketua Jabatan hendaklah memastikan JPKA dilaksanakan mengikut semua perkara seperti di perenggan 6. Kegagalan melaksanakan perkara tersebut akan menyebabkan Bahagian/Jabatan berkenaan dikenakan teguran audit 8. Ketua Jabatan juga dikehendaki melaksanakan agenda mesyuarat JPKA yang merangkumi perkara-perkara berikut; (i) Pengurusan Bajet (i) Pengurusan Perakaunan (Buku Vot, Akaun Panjar, Pendahuluan Diri/ Pelbagai dan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/ Akaun Deposit) (ii) Pengurusan Pungutan dan Tunggakan Hasil (iv) Pengurusan Perolehan (v) Pengurusan Aset & Stor (vi) Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan-badan Berkanun(vii) Laporan Pertanyaan Jabatan Audit Negara, Audit Dalam dan Audit Sekolah (viii) Latihan Pengurusan Kewangan dan Perakaunan PENYELARASAN JPKA 8. Bahagian Kewangan adalah urus setia bagi pelaksanaan dan pelaporan JPKA di peringkat KPM 40. Penyelaras di peringkat Bahagian/ Jabatan/ Institusi Pendidikan adalah seperti di Lampiran B. 44. Setiap penyelaras bertanggungjawab untuk mengumpul minit mesyuarat dan laporan suku tahun JPKA daripada agensi di bawah kawalannya untuk tujuan pemantauan dan auditan serta menyelesaikan isu-isu berkenaan pengurusan kewangan yang berbangkit di peringkat masing-masing 12. Hanya Minit Mesyuarat dan Laporan Suku Tahun JPKA di peringkat BahagianJJPN sahaja perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan sebelum tarikh seperti berikut; Tempoh Tarikh ‘Suku Tahun Pertama | 15 April ‘Suku Tahun Kedua | 45 Julai ‘Suku Tahun Ketiga 15 Oktober ‘Suku Tahun Keempat i 15 Februari PEMATUHAN 43. Pematuhan kepada PP Bil. 10/2008, SPP Bil. 8/2008 dan SPK Bil. 6/2009 ini diambil kira sebagai salah satu aspek kenaikan pangkat Ketua-ketua Jabatan dan pelaksanaan Star Rating Kementerian.PEMAKAIAN 14. SPK ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan. Sekian, terima kasih. “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, SaaS (DATUK FATIMAH BT. MD. DENI) b.p. Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia sk ksu KPPM TKSU (Pengurusan) Semua TKPPM BENSLampiran & (SPK Bil 6 Tahun 2008) KEAHLIAN JPKA DI SETIAP PERINGKAT KPM 4. Keahlian JPKA Di Peringkat Induk, KPM [ Pengeru Ketua Setiausaha (KSU), KPM / Timbalan KSU (Pembangunan), KPM Setiausaha ‘Setiausaha Bahagian (SUB), Bahagian Kewangan KPM Abii i. Semua SUB / Pengarah Bahagian! Pengarah Negeri ji. Pegawai Kewangan/ Perakaunan Pegawai-pegawai lain yang sesuai 2. Keahlian JPKA Di Peringkat Bahagian Pengerusi ‘SUB/ Pengarah/ Timbaian SUB/ Timbalan | Pengarah Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha (Kew)/ Ketua __Penolong Pengarah (Kew) Anti i. Semua Timbalan SUB/ Timbalan Pengarah ii, Pegawai Kewangan/ Perakaunan iii, Pegawai-pegawai lain yang sesuai 3. Keahlian JPKA Di Peringkat JPN | Pengerusi Pengarah / Timbalan Pengarah | Setiausaha Ketua Sektor (K2P) Abii i. Semua Ketua Sektor i Semua Ketua Aktiviti Ketua Unit ili, Pegawai Kewangan/ Perakaunan iv. _ Ketua Audit Dalam/Ketua Audit SekolahLampiran & (SPK Bil 6 Tahun 2008) 4. Keahlian JPKA Di Peringkat PPD | Pengerusi Pegawai Pelajaran Daerah (PPD) / Timbatan PPD Setiausaha Penolong Akauntan/Pegawai Unit Kewangan Ahii i. Semua Ketua UnitPenolong PPD ii, _ Pegawai-pegawai lain yang sesuai | 5. Keahlian JPKA Di Peringkat Badan Berkanun, KPM Ketua Eksekutiffketua Pengarah / Timbalan Ketua | 6. Keahlian JPKA Di Peringkat Institusi Pendidikan (Kolej Matrikulasi! Institut Pendidikan Guru dan Bahagian Teknologi Pen Pengerusi Eksekutif/Timbalan Ketua Pengarah Setiausaha SUB/ Pengarah (Kew) Anli ‘Semua SUB/ Pengarah il, _ Pegawai Kewangan/ Perakaunan ii, Pegawai-pegawai lain yang sesuai n Negeri) Pengerusi Pengarah/ Timbalan Pengarah Setiausaha Ketua Unit Khidmat Pengurusan/ Penolong Akauntan | Abli i. Semua Ketua Jabatan/Ketua Unit Pegawai Kewangan/ Perakaunan | ji, Pegawai-pegawai lain yang sesuaiLampiran & (SPK Bul 6 Tarun 2009) 7. Keahlian JPKA Di Peringkat Sekolah PTJ Pengerusi " Setiausaha Pengetua/ Guru Besar / Guru Penolong Kanan (Pentadbiran) Ketua Pembantu Tadbir! Pembantu Tadbir | Kewangan__ i, Semua GPK/ Ketua Bidang/ Semua Ketua Panitia ii, Pegawai-pegawai lain yang sesuatLampiran 8 (SPK BiL 6 Tahun 2003) PENYELARAS JPKA DI KPM Penyelaras JPKA di peringkat Bahagian,KPM fonvelara Bahagian 4. | Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan (BKew) Bahagian Akaun (BA) 4 2 3. Bahagian Audit Dalam (BAD) 4 5 Bahagian Audit Sekolah (BAS) Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) 6. Bahagian Hal Ehwal Korporat (BHEK) 7. Bahagian Knidmat Pengurusan (BKP) 8. Bahagian Pembangunan (BP) 8 Bahagian Pembangunan dan Penilaian Kompetensi (BPPK) | | 10. Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) | 11. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) 12. Bahagian Perolenan dan Pengurusan Aset (BPPA) 13. Bahagian Psikolagi dan Kaunseling (BPSK) 44, Bahagian Tajaan Pendidikan (BT) | 15. Bahagian Matrikulas’ (BM) BPPOP Bahagian Buku Teks (887) Bahagian Pembanguran Kuriklum (BPK) Bahagian Teknologi Pendidikan (TP) Lembaga Peperiksaan Malaysia (LPM) 2. | Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP) Bahagian Pendidikan Guru (BPG) BPG Pengurusan institut Pendiikan Guru (IPGM) Institut Aminuddin Baki (IAB) Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti(JNJK) 4, | Bahagian Pengurusan | 1. BPSH | Sekolah Harian (BPSH) | 2. Bahagian Pelalaran Swasta (BPS) 3. Bahagian Pendidikan Islam (BP!) 4. Bahagian Pendidikan Khas (PKhas) 8. Bahagian Pendidikan Teknikal dan Vokasional (PTV) ‘6. Bahagian Pengurusan Sekolah Berasrama PenuhiKiuster (BPSBP) 7. Bahagian Sukan, Seni dan Kokurkulum (BSSK)iran 8 (SPR Bul 6 Tahun 2009) Penyelaras JPKA di peringkat JPN/ Institusi Pendidikan Bil Penyelaras. Jabatan/institusi Pendidikan 1. | BKew Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) 2 | JPN PPD/ Sekolah PTY Harian 3. | BPTV ‘Sekolah Menengah Teknik & Vokasional 4, | BPKhas Sekolah Pendidikan Khas 5. | BSSK ‘Sekolah Sukan dan Seni 6 | BPI ‘Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK) 7, | BPsBP ‘Sekolah Berasrama Penuh (SBP) @ ) 8M Kole] Matrikulasi 9 | BTP Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri 40. | BPG \ Institut Pendidikan Guru