SKM TAHAP 3

PENYELIAAN PENGURUSAN PEJABAT

C 02 MEETING ARRANGEMENT

SOALAN PENDAHULUAN

1. Di antara berikut apakah tujuan mesyuarat dijalankan.

2. Nyatakan tiga peralatan persembahan untuk menjalankan mesyuarat

3. Huraikan tiga peringkat di dalam perancangan sesuatu mesyuarat

1.0 PENDAHULUAN

1.1 Definisi

Secara amnya, mesyuarat ditakrifkan sebagai perjumpaan

sekumpulan individu dari pelbagai kumpulan/ orgganisasi

untuk membincangkan sesuatu isu atau perkara yang

memerlukan keputusan bersama serta tindakan yang perlu

dilaksanakan. Merujuk kamus dewan, takrifan ini berasal dari

perkataan Arab yang membawa maksudberhimpun, berkumpul

atau berbincang untuk mencapai kata sepakat. Mesyuarat

 dijalankan untuk mendapat buah fikiran daripada ahli

mesyuarat sebelum sesuatu tindakan dilaksanakan. Mesyuarat

dilaksanakan untuk pelbagai tujuan yang antaranya adalah

bagi memenuhi peraturan dan undang-undang sesuatu

organisasi

1.2 Tujuan Mesyuarat

i. Mesyuarat diadakan adalah bagi tujuan mengerakkan

pengurusan dan pentadbiran sesebuah organisasi.

ii. Mesyuarat dapat menentukan samaada program yang

dijalankan dapat berjalan dengan lancer dan mudah.

iii. Mesyuarat adalah untuk menetapkan matlamat kerja dan

halatuju yang perlu dicapai bagi menjayakan sesebuah

projek.

iv. Mesyuarat dapat mempercepatkan persiapan kerja-kerja

yang dirancang bersama dan berjalan dengan licin dan

cekap.

v. Mesyuarat merupakan kaedah yang paling sesuai dan baik

untuk menyampaikan dan berkongsi maklumat dengan

orang lain.
 vi. Mesyuarat merupakan platform bagi mancari jalan

menrungkai dan menyelesaikan segala masalah dan kesulitan

dalam satu-satu organisasi.

2.0 JENIS-JENIS MESYUARAT

 Mesyuarat Tidak Formal

 Mesyuarat Pengurusan

 Mesyuarat Sementara (Adhoc)

 Mesyuarat Lembaga

 Mesyuarat Agung Tahunan

 Mesyuarat Ahong Luar Biasa

 Mesyuarat Unit/Jabatan

2.1 Mesyuarat Tidak Formal (Informal Meeting)

Mesyuarat tidak rasmi dijalankan pada bila-bila masa dengan

menjemput beberapa individu yang berkaitan untuk

 membincang perkara berbangkit dengan segera. Tujuan

mesyuarat tidak rasmi dijalankan adalah untuk memberitahu

atau membincangkan sesuatu perkara yang tidak perlu

didokumenkan dalam minit mesyuarat.

2.2 Mesyuarat Jabatan (Departmental Meeting)

Mesyuarat ini adalah merupakan mesyuarat-mesyuarat biasa

secara berkala bagi memastikan bahagian-bahagian tertentu

dalam syarikat/organisasi mencapai sasaran yang telah

ditetapkan. Contohnya Mesyuarat Kewangan, Pemasaran,

Sumber Manusia, Kebajikan dan Sosial.

2.3 Mesyuarat Pengurusan (Management Meeting)

Mesyuarat Pengurusan adalah perbincangan sesame

pengurus dan anggota pentadbiran seperti pengurusan

Sumber Manusia, pengurusan Kewangan, pengurusan

Operasi dan lain-lain bahagian pengurusan. Perbincangan

berkisar kepada operasi dan penambahbaikkan pentadbiran

syarikat/organisasi.
2.4 Mesyuarat Sementara (Ad-hoc)

Mesyuarat jawatankuasa adhoc, sebagaimana namanya

dikendalikan secara tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini

dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu organisasi, yakni

sebelum tertubunya jawatankuasa tetap yang akan

mengendalikan perjalanan oranisasi seperti mendaftarkannya

dan sebagainya.

2.5 Mesyuarat Lembaga (Board meeting)

Mesyuarat ini biasa dijalankan bagi tujuan melancarkan

perjalanan urusan perniagaan seperti menerima laporan,

membuat keputusan dan mengambil tindakan yang bersesuian

dengan situasi. Mesyuarat ini biasa dijalankan sebulan sekali

atau dijadualkan mengikut penetapan lembaga pengarah.

2.6 Mesyuarat Agung Tahunan (Annual General

Meeting (AGM)

Mesyuarat agung tahunan merupakan satu ketetapan wajib

dilaksanakan oleh sesebuah organisasi bagi membentang dan

 membuat pengumuman perihal Laporan Tahunan, Penyata

Pendapatan, Kunci Kira-kira, Pemilihan Lembaga Pengarah,

pemilihan juruaudit dan beberapa perkara dasar yang

berkaitan.

2.7 Mesyuarat Agung Luar Biasa (Extra-Ordinary General

Meeting (EGM)

Mesyuarat yang diadakan berlandaskan dasar pemberitahuan

perkara-perkara baru, penting, mendesak dan perlu tindakan

segera.

3.0 CIRI-CIRI MESYUARAT

 Panggilan notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha.

 Setiap mesyuarat mempunyai seorang pengurusi yang akan

mengendalikan perjalanan mesyuarat dan mengawasi pengaliran

maklumat.

 Mesyuarat yang diadakan mesti mengikut tatacara yang telah

ditetapkan oleh peraturan/perlembagaan organisasi.

  Mesyuarat mestilah mempunyai seorang setiausaha bagi mencatat

dan merekodkan segala hasil berbincangan.

 Mesyuarat hendaklah mempunyai aturcara mesyuarat yang

dipanggil agenda.

 Kegagalan mesyuarat adalah disebabkan kegagalan setiausaha

menghantar notis kepada setiap orng yang patut hadir dalam

mesyuarat.

 Notis yang dihantar itu mesti tepat dan jelas serta tidak menpunyai

unsure-unsur yang meragukan dan mengelirukan.

 Notis secara rasminya diserahkan dalam tempoh dua minggu

sebelum mesyuarat diadakan. Jika kurang dari seminggu, notis

adalah menyalahi peraturan mesyuarat yang sebenar kecuali jika

ianya adalah mesyuarat tergempar.

 Kehadiran korum mesyuarat mestilah mengikut bilangan ahli yang

telah ditetapkan dalam perlembagaan.

 Jika bilangan korum tidak mencukupi, mesyuarat itu harus

ditangguhkan dan jika berjalan juga mesyuarat itu adalah dikira

tidak sah.

4.0 TATACARA MESYUARAT

Terdapat beberapa peringkat dalam tatacara perjalanan mesyuarat.

4.1 Permulaan

Mesyuarat boleh dimulakan tepat pada waktu yang telah

ditetapkan dengan menyemak kehadiran ahli mesyuarat

(korum) yang mencukupi berdasarkan ketetapan

perlembagaan sesebuah organisasi (biasanya 1/3, ½ atau 2/3

daripada jumlah ahli). Sekiranya, korum yang hadir tidak masih

tidak mencukupi pada waktu mesyuarat sudah patut dimulai,

pengurusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah

jam lagi. Sekiranya masih tidak mencukupi, maka mesyuarat

harus dibatal atau ditunda ke tarikh yang lain.

4.2 Pembukaan

Mesyuarat dimulakan dengan kata-kata aluan pengerusi.

Pengerusi akan menerangkan tujuan memanggil mesyuarat

kepada ahlinya.

4.3 Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas

 Mint mesyuarat lepas yang disediakan oleh setiausaha dan

disahkan oleh pengerusi, harus disemak dan disah terima oleh

ahli mesyuarat sebelum mereka membincangkan perkara-

perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili

segala yang telah dibincangkan dan keputusan oleh ahli pada

mesyuarat yang lalu.

4.4 Perbincangan Menurut Agenda Mesyuarat

Agenda adalah aturan tajuk atau perkara yang menjadi topic

perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Mesyuarat harus

dijalankan mengikut turutan aturan agenda yang telah

ditetapkan oleh pengerusi.

4.5 Pembangkitan Perkara Berbangkit

Perkara berbangkit ilah tajuk perbincangan di luar agenda

khusus yang dibangkitkan melalui minit mesyuarat yang lalu

sewaktu mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi

peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit perkara

selepas melaksanakan kesemua agenda khusus.

4.6 Membuka Perbincangan Lain-Lain Hal

Pengerusi akan membuka ruang untuk ahli-ahli menyuarakan

perkara-perkara selain dari yang telah ditetapkan dalam

agenda. Perkara yang dibincangkan juga harus dicatat dalam

minit mesyuarat jika ianya melibatkan kepentingan organisasi.

4.7 Penutup

Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekiranya

kesemua perkara harus dibincangkan telah dijalankan dengan

sempurna, ataupun jika apabila pengerusi merasakan bahawa

meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan apa-apa

hasil dan keputusan. Bagi penutup mesyuarat itu, pengerusi

akan secara rasmi menangguhkan mesyuarat dengan

menyatakan masa pada ketika itu menangguhkan mesyuarat

untuk terikh akan dating diberitahu kelak.

4.8 Agenda Mesyuarat

Agenda mesyuarat hendaklah disusun mengikut format seperti

berikut:
 Perutusan pengerusi

 Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

 Perkara-perkara berbangkit

 Pembentangan kertas-kertas kerja dan perkara penting

 Hal-hal lain

 Penutup

Agenda ialah program terperinci tentang urusan yang akan

dibincangkan pada mesyuarat yang akan ditetapkan.

Agenda tersebut dihantar kepada semua ahli mesyuarat untuk

memberikan mereka notis yang mencukupi dan bagi

membolehkan mereka memahami tujuan mesyuarat dipanggil.

Tempoh notis yang hendak dikeluarkan telah ditetapkan oleh

perlembagaan organisasi dan biasanya 7-14 hari. Ianya

adalah kewajiban bagi jawatankuasa untuk menguruskan dan

menetapkan satu tarikh mesyuarat akan datang. Agenda

biasanya dimasukkan bersama di dalam natis mesyuarat yang

mengandungi,tarikh, masa dan tempat mesyuarat.

 Setiausaha akan berbincang dengan pengerusi bagi

menyediakan agenda dan melapurkan segala tindakan

termasuk semua urusan yang telah diputuskan dan perlu

diambil tindakan pada mesyuarat sebelum ini telah diambil

kira. Setiausaha hendaklah membuat nota berkaitan perkara-

perkara yang memerlukan perhatian jawatankuasa itu, supaya

ianya dapat dimasukkan di dalam agenda mesyuarat akan

datang.

4.9 Minit Mesyuarat

 Minit adalah rekod prosiding mesyuarat dan disimpan untuk

mengekalkan rekod yang ringkas, tepat dan jelas bagi

menguruskan sebuah organisasi.

 Jenis Minit

o Pada asasnya terdapat tiga (3) jenis utama minit

 Minit naratif

o Ia adalah akuan yang mendalam tentang apa yang berlaku,

ringkasan perbincangan dan menujukkan rakaman

percakapan, sebelum merekodkan apa-apa keputusan untuk

dicapai.

 Minit Resolusi
 o Ia menyediakan rekod mana-mana resolusi yang diluluskan

oleh lembaga mesyuarat dengan cara ringkas dan mencukupi

untuk memenuhi aturan organisasi.

 Minit Tindakan

o Ini jenis minit menyedia akuan yang sangat jelas yang telah

bersetuju untuk mengambil tanggungjawab untuk apa-apa

tindakan yang diputuskan. Format ini amat berguna di mana

jawatankuasa adalah sebahagian daripada rangkaian

jawatankuasa bertindak dimana pembahagian kuasa dengan

jelas menunjukkan tugasan masing-masing.

5.0 JENIS-JENIS TEMPAT MESYUARAT

5.1 Bilik mesyuarat perlu kelihatan ringkas tetapi kemas.

Contohnya peralatan yang sesuai diletakkan di dalam bilik

mesyuarat ialah Liquid Crystal Display (LCD), skin tayangan, alat

audio visual, mikrofon dan sebagainya. Bilik mesyuarat hendakla

dihias dengan gubahan bunga yang sesuai di atas meja dan bunga

hidup di sudut bilik. Dinding bilik mesyuarat biasanya diwarnakan

dengan warna yang cerah dan ceria. Gambar pemimpin, gambar

hiasan, carta organisasi dan jam dinding juga sesuai dijadikan

hiasan.

5.2 Tempahan bilik mesyuarat mestilah dibuat berdasarkan ahli

mesyuarat yang akan menghadiri sesuatu mesyuarat. Jika

mesyuarat yang mempunyai ramai ahli seperti mesyuarat agung

tahunan, bilik mesyuarat biasa tidak sesuai dijadikan tempat

mesyuarat. Setiausaha juga perlu memastikan bilangan ahli

mesyuarat sebelum membuat tempahan bilik bagi mengelakkan

sebarang kesulitan.

5.3 Contoh-Contoh Bilik Mesyuarat

 Bilik konferen

 Bilik Mesyuarat Santai

 Auditorium

5.4 Susunatur Kedudukan Ahli Mesyuarat

  Selain dari keadaan fizikal atau tempat mesyuarat, seseorang

setiausaha juga perlu mengetahui formality susunan

kedudukan mengikut hirarki jawatan dalam organisasi.

 Sekiranya mesyuarat itu adalah mesyuarat dari unit/jabatan

dan menjemput pengurus maka susunan kedudukan hirarki

perlu betul dan tidak melanggar hirarki perjawatan.

 Sebaiknya sebelum mesyuarat berlangsung, setiausaha perlu

menyediakan label tempat duduk bagi setiap ahli mesyuarat.

6.0 PERSIAPAN SEBELUM MESYUARAT BERLANGSUNG

Pemilihan tempat mesyuarat

 Setelah pengurus memaklumkan kepada setiausaha untuk

mengadakan mesyuarat, seseorang perlu peka dan

memahami kehendak mesyuarat yang bakal diadakan.

 Selain mengetahui jenis mesyuarat yang diadakan, beliau juga

perlu mendapat bilangan ahli mesyuarat yang bakal hadir.

 Pemilihan tempat mesyuarat berdasarkan kepada:

 o Jenis mesyuarat

o Bilangan ahli mesyuarat

o Jemputan ahli mesyuarat

o Jangka masa mesyuarat berlangsung

o Keperluan dalam mesyuarat seperti penggunaan bahan

elektronik seperti pembesar suara, LCD Projektor, audio dan

sebagainya.

 Selain dari keperluan mesyuarat, seseorang setiausaha juga

perlu memastikan keadaan bilik mesyuarat bersih, nyaman

dan teratur. Selain daripada itu beliau juga perlu memastikan

bilangan kerusi ahli mesyuarat mencukupi dan dalam keadaan

yang baik (tidak rosak).

 Susunan kerusi ahli mesyuarat hendaklah tidak terlalu rapat

bagi menjamin keselesaan ahli ketika mesyuarat itu

berlangsung.

 Sebaiknya sebelum mengesahkan kepada pengurus atau

jabatan @ unit yang mengarahkan untuk mengadakan

mesyuarat, seorang setiausaha perlu mengadakan lawatan

 tapak ke tempat mesyuarat bagi memastikan prasarana dan

keperluan mesyuarat memenuhi syarat.

 Sekiranya tempat yang dicadangkan tidak bersesuaian, dalam

penyelenggaraan atau telah ditempah, setiausaha perlu

memaklumkan kepada pengurus supaya beliau boleh

mempertimbangkan alternetif lain.

7.0 KEMUDAHAN TEMPAT MESYUARAT

7.1 Penggunaan Alat Persembahan

Jenis-jenis alat perkakasan untuk persembahan mesyuarat

seperti:

 Meja dan kerusi

 Label

 Penghawa dingin/kipas

 Lampu

 White board dan marker

 Skrin LCD
  Wifi/internet

 Mikrofon dan sistem audio

 Komputer, mouse

 LCD Projektor / Overhead Projektor / slides Projektor / Film

Projektor

 Plasma / LCD monitor

 Flip Chart

 Video equipment

 Aplikasi multimedia

 Laser pointer

 Alatulis

7.2 Persediaan Makan & Minum

 Seorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan

untuk ahli mesyuarat sekiranya diminta oleh ketua, pengurus

atau individu yang merancang mesyuarat.

 Sekiranya setiausaha menerima arahan, maka beliau perlu

bijak menguruskan jenis hidangan ringan yang bersesuaian

dengan masa dan bilangan ahli mesyuarat.

 Sekiranya terdapat menu pilihan dari ketua mengendalikan

mesyuarat, setiausaha perlu memastiakn menu tersebut

mampu dihidangkan dengan betul dan tidak mengganggu

perjalanan mesyuarat tersebut.

 Antara yang dititikberatkan oleh setiausaha dalam memilih

hidangan adalah:

o sensitiviti kaum/bangsa/agama

o masa mesyuarat berlangsung sama ada pagi, tengah hari,

petang atau malam.

o Jenis hidangan yang bersesuaian (tidak memerlukan

penggunaan peralatan yang rumit).

o Jenis minuman yang bersesuaian

o Factor kesihatan / alahan pada jenis hidangan. Cotohnya

alahan kepada makanan laut, kekacang dan sebagainya.

o Susunatur dan tempat menghidang juadah.

 Sekiranya pengurus mengarahkan setiausaha untuk

menghidangkan minuman panas, seorang setiausaha perlu

memastikan suhu minuman tersebut tidak terlalu panas dan

dihidangkan dalam kuantiti yang betul. minuman itu hendaklah

dibawa dengan tertib dan tidak tergopoh-gopoh agar tidak

berlaku insiden tertumpah minuman di meja mesyuarat.

  Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan

menggunakan pembantu untuk menghidangkan kepada ahli

mesyuarat.

 Sekiranya makanan disediakan didalam dulang, pastikan ianya

dibalut dengan ‘clear wrap’ agar tidak terdedah dan sediakan

bilangan piring yang mencukup.

7.3 Persediaan Bahan-Bahan Bertulis Mesyuarat

Bahan-bahan bertulis disediakan dalam format bercetal atau

disediakan dalam bentuk softcopy. Jenis-jenis bahan bertulis

mesyuarat adalah seperti:

i. Agenda Mesyuarat hendaklah disusun didalam bentuk atau

format seperti berikut:

 Perutusan Pengurusi

 Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

 Pembentangan kertas-kertas kerja

 Perkara-perkara berbangkit

 Hal-hal lain

 Penutup
 ii. Minit Mesyuarat

 Minit yang telah diluluskan oleh pengurusi diedarkan

kepada ahli mesyuarat.

 Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.

 Format minit mesyuarat disusun mengikut agenda

mesyuarat.

iii. Bahan persembahan

 Bahan persembahan yang akan dipersembahnkan boleh

disediakan dalam bentuk cetakan (hardcopy) atau di

dalam bentuk softcopy. Teknik persembahan dalam

mesyuarat adalah secara manual atau elektronik

termasuk slaid power point, video atau multimedia. Bahan

persembahan secara manual terdiri dari cetakan / bahan

bertulis seperti nota dan laporan.

 Cetakan bertulis boleh dilakukan melalui pelbagai cara

seperti dua muka surat, satu slaid dalam satu muka, dua

slaid dalam satu muka. Bahan persembahan boleh disalin

dalam cakera keras, cakera liut atau secara atas talian.

7.4 Kemudahan Lojistik

 Keselesaan ahli mesyuarat yang dari luar lokasi mesyuarat

adalah penting untuk menjayakan sesuatu tujuan projek.

Kemudahan lojistik yang diperlukan adalah seperti:

 Tempat Tinggal (Hostel, Hotel,dll)

 Pengangkutan

o Udara (Kapal Terbang)

o Laut (Cruise,Feri)

o Jalan (Kereta,Coach,Teksi)

o Landasan (Keretapi)