Pengurusan Mesyuarat

Peranan pengerusi di dalam mesyuarat

Di dalam sesebuah organisasi yang mengadakan mesyuarat,pengerusi
mempunyai peranan utama untuk mengendalikan dan mengawal mesyuarat
dari awal hingga akhir mesyuarat tersebut.Ini dapat menggambarkan betapa
pentingnya seorang pengerusi di dalam sesebuah mesyuarat.Di dalam
mesyuarat,pengerusi perlulah menjadi seorang yang kreatif dan mempunyai
kebolehan membuat perubahan dan bertanggungjawab dalam segala
penyelesaian masalah dan proses membuat keputusan dangan adil dan
berkesan.

Antara peranan pengerusi ialah mempengerusikan semua jenis

mesyuarat,tidak sama ada mesyuarat itu berbentuk mesyuarat yang besar
mahupun mesyusrat yang kecil.Pengerusi perlu bertanggungjawab dan
memastikan kesempurnaan,tatatertib dan perjalanan semua jenis mesyuarat
berjalan lancar dan memenuhi korum ahli yang secukupnya.Pengerusi perlu
memastikan perjalanan mesyuarat mengikut segala agenda yang telah
ditetapkan.Sekiranya haki mesyuarat tidak mengikut perbincangan dalam
agenda yang telah ditetapkan,pengerusi berhak untuk mengawasi dan
menentukan perkara yang dibincangkan itu mesti berdasarkan kepada
agenda yang telah ditetapkan.

Selain itu,pengerusi perlu bersikap adil dan saksama ketika

mempengerusikan sesebuah mesyuarat.Sikap adil dan saksama yang
ditonjolkan oleh pengerusi dapat mewujudkan suasana persekitaran
mesyuarat yang aman sekaligus mendorong kepada proses membuat
keputusan yang tepat dan berkesan.pengerusi yang mempunyai pelbagai
ilmu pengetahuan juga amat diperlukan di dalam sesebuah mesyuarat di
mana ia dapat menyumbang kepada idea-idea yang bernas di dalam
mesyuarat.Selain itu,pengerusi juga perlu memastikan tanggungjawab
tersebut dilaksanakan oleh setiap ahli.
 Bidang tugas pengerusi juga ialah mempunyai kuasa undi pemutus
sekiranya tidak di capai oleh ahli mesyuarat.Ini kerana,pengerusi berhak
membuat keputusan yang bernas dan tepat di dalam sesebuah mesyuarat
berdasarkan pengalamannya.Pengerusi yang baik,bijaksana,adil dan
bertanggungjawab merupakan pengerusi yang mudah dalam membuat
keputusan dan di terima oleh setiap ahli mesyuarat sekiranya tiada jalan
penyelesaian di dalam sesebuah mesyuarat.

Sumber: Omardin Haji Shaari. (2002). Kaedah mengendalikan

mesyuarat. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Peranan setiausaha dalam pengurusan mesyuarat

Seorang setiausaha juga mempunyai peranan penting dalam pengurusan
mesyuarat sesebuah organisasi.Mesyuarat akan berjalan lancar sekiranya
pengerusi,setiausaha dan ahli mesyuarat bekerjasama dalam menjalankan
tugas yang diberikan.Setiausaha berperanan dalam semua urusan mesyuarat
iaitu sebelum,semasa dan selepas mesyuarat.Ini menunjukkan bahawa
seorang setiausaha merupakan tunjang utama dalam proses membentuk
atau melaksanakan mesyuarat.Setiuasaha amat diperlukan ketika sesi
mesyuarat diadakan,kerana setiausahalah individu yang merancang
mesyuarat tersebut.Walaupun kita sedia maklum bahawa pengerusi adalah
seorang yang penting dalam msyuarat,tetapi sebenarnya setiausaha adalah
individu yang menguruskan mesyuarat tersebut bukan pengerusi,ini
bermakna setiausaha juga penting dalam pengurusan mesyuarat.

Sebelum mesyuarat bermula setiausaha perlu berbincang dengan

pengerusi tentang agenda sesuatu mesyuarat,bertanggungjawab
mengedarkan surat-menyuarat,menyimpan, dan mengendalikan sistem
fail,menyediakan agenda yang sempurna untuk diedarkan kepada ahli-ahli
mesyuarat dan menguruskan sesuatu mesyuarat seperti membuat beberapa
penempahan.Tanpa setiausaha,segala urusan sebelum mesyuarat sukar di
lakukan dan segala tugas setiausaha tidak boleh diberikan kepada
pengerusi.Setiausaha sesebuah mesyuarat perlulah seorang yang bijak dan
cepat bertindak,ini kerana pelbagai urusan yang perlu dilakukan oleh
setiausaha terutamanya jika mesyuarat itu terpaksa diadakan tanpa
dirancang.

Semasa mesyuarat dijalankan,tugas setiausaha ialah bertanggungjawab

mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat untuk direkodkan,mencatat
minit mesyuarat dengan ringkas dan tepat.oleh itu,seseorang setiausaha
perlu mempunyai beberapa kemahiran dan kebolehan seperti peka dengan
persekitaran,mahir mencatat dan bertindak.selain itu,setiausaha tidak
seharusnya memberikan pandangan peribadi di dalam mesyuarat tersebut
kerana ia akan menyebabkan urusan mencatat sukar dilakukan dan
perjalanan mesyuarat tergendala.Setiausaha perlu peka terhadap segala isi
yang dibentangkan dan suarakan oleh ahli mesyuarat supaya mudah untuk
dicatat.

Selepas mesyuarat,setiausaha perlu menyiapkan minit tersebut dan

mengemaskinikannya untuk diedarkan kepada ahli selepas berbincang
dengan pengerusi.Segala tugas ini di bawah pengendalian seorang
setiausaha dan segala kesilapan harus ditanggung oleh setiausaha,ini
menunjukkan seorang setiausaha memegang tanggungjawab yang besar
yang harus dipikul.

Proses mengendalikan mesyuarat

Di dalam pengurusan mesyuarat,terdapat tiga proses untuk
mengendalikan mesyuarat iaitu pramesyuarat,pelaksanaan mesyuarat dan
pasca mesyuarat.

Pramesyuarat:
Sebelum sesebuah organisasi memulakan mesyuarat,terdapat beberapa
persediaan yang perlu dibuat seperti mengadakan perbincangan.dalam hal
ini,setiausaha perlu berbincang dengan pengerusi mengenai beberapa
perkara,antaranya menentukan tarikh untuk mengadakan mesyuarat,masa
yang akan berlangsungnya mesyuarat,tempat untuk mengadakan mesyuarat
dan agenda yang akan dibincangkan dalam mesyuarat tersebut.
 Selain itu,sebelum memulakan mesyuarat setiausaha perlu memastikan
persediaan kemudahan yang akan digunakan semasa mesyuarat
bermula.Antaranya seperti tempahan tempat atau lokasi untuk
bermesyuarat.Pastikan bilik yang ditempah berada dalam keadaan yang
baik,kemas dan sedia untuk digunakan.Selain daripada tempahan
bilik,setiausaha perlu membuat tempahan jadual ringan.

Apabila selesai membuat tempahan,setiausaha perlu mengedar surat

panggilan surat kepada ahli-ahli yang terlibat.Dalam hal ini,setiausaha perlu
memastikan ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan dalam tempoh 10
hari sebelum mesyuarat.

Pelaksanaan mesyuarat:
Pengerusi sebagai individu yang memainkan peranan utama dalam
sesuatu mesyuarat.Selain itu,peranan mesyuarat adalah dengan mempunyai
individu-individu seperti setiausaha dan ahli mesyuarat.Ini adalah individu
yang penting dalam sesebuah organisasi yang ingin melaksanaan mesyuarat.

Pasca mesyuarat:
Selepas mesyuarat selesai,tugas setiausaha ialah menyediakan draf minit
mesyuarat untuk kelulusan pengerusi.Draf ini ini hendaklah dikemukakan
tidak lewat dari tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.Selepas itu,minit
mesyuarat yang telah diluluskan oleh pengerusi hendaklah diedarkan kepada
ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat
diadakan.

Tatasusila mesyuarat
Dalam mesyuarat,terdapat beberapa tatasusila yang wajar diketahui iaitu:
i) Jangan datang lewat
-seorang yang berjanggungjawab tidak seharusnya datang lewat sekiranya
terdapat mesyuarat yang akan diadakan ketika itu kerana ia akan memberi
kesan kepada perjalanan mesyuarat tersebut.Ini kerana setiap ahli mesyuarat
mempunyai peranan masing-masing,sekiranya seseorang ahli mesyuarat itu
datang lewat mungkin terdapat kekurangan yang akan berlaku didalam
mesyuarat tersebut.Ia juga akan menyebabkan pembaziran masa mesyuarat
tersebut.

ii)Elakkan gangguan semasa mesyuarat

-Ketika sedang bermesyuarat,setiap ahli perlulah fokus dan tidak membuat
bising kerana ia akan mengganggu perjalanan mesyuarat tersebut.Setiap
maklumat yang diketengahkan harus diberikan perhatian.Sekiranya terdapat
segelintir ahli yang tidak memberi perhatian,sudah tentu maklumat yang
diketengahkan tidak dapat disampaikan secara keseluruhan.

iii)Cuba menjadi ahli yang aktif

-Setiap ahli perlulah aktif dalam menjalankan sesebuah mesyuarat kerana
idea daripada setiap ahli amat dititikberatkan bagi menjamin penghasilan
pelbagai idea dan maklumat.Setiap ahli mesyuarat juga perlulah memberikan
sumbangan idea yang berkesan,mereka perlu berfikir secara logik dan
matang agar maklumat yang diberikan bersebut benar-benar berguna untuk
organisasi.

iv)Fokus kepada objektif mesyuarat

-Setiap mesyuarat mempunyai objektif tersendiri,oleh itu objektif tersebut
harus dicapai bagi membolehkan maklumat tersebut digunakan.Untuk
mencapai objektif tersebut,setiap ahli perlu memberikan idea yang
berkesan.Setiap ahli juga terpulah mencari perkara-perkara yang positif dan
mengelakkan perkara yang negatif,ini bagi memudahkan objektif tersebut
dapat dicapai dengan mudah.

Bahasa dalam pengurusan mesyuarat.

Dalam pengurusan mesyuarat,terdapat beberapa bahasa yang sesuai
digunakan bagi menyesuaikan teknik berbahasa di dalam situasi mesyuarat
tersebut.Bahasa yang biasanya digunakan didalam pengurusan mesyuarat
berbentuk formal,bahasa formal ini merujuk kepada bahasa yang lebih teratur
di dalam proses komunikasi ,lengkap dan memerlukan semua strategi
pertuturan yang memberi gambaran yang beradat hormat dalam konteks
sesebuh komunikasi.Biasanya bahasa formal ini digunakan bagi memastikan
proses mesyuarat berjalan lancar kerana setiap ahli mesyuarat
memahaminya.

Gaya bahasa pengurusan mesyuarat ditandai dengan struktur ayat dan

ungkapan khusus seperti tindakan keatas laporan dan minit
mesyuarat,.Contohnya seperti meminda,mengesahkan,membetulkan dan
lain-lain lagi,di dalam ini gaya bahasa yang boleh digunakan perlulah
berbentuk sopan dan menjaga hati setiap ahli mesyuarat.Selain itu,bahasa
yang digunakan perlulah betul agar tidak berlaku salah faham ketika
mesyuarat dijalankan,ianya perlulah bersesuaian dengan jenis mesyuarat
tersebut.contohnya sekiranya mesyuarat yang dijalankan oleh sesebuah
organisasi perniagaan bagi membincang soal strategi perniagaan,gaya
bahasa yang bersesuaian digunakan perlulah bercorak perniagaan,seperti
menggunakan laras bahasa ekonomi.

Bahasa yang betul dalam mesyuarat adalah amat penting kerana ianya
mencorakkan kematangan serta keberkesanan sesebuah mesyuarat
tersebut.Setiap ahli mesyuarat perlu pandai mengolah bahasa didalam
mesyuarat tersebut.Didalam mesyuarat,ayat keterangan sebab dan musabab
adalah amat penting,kerana didalam mesyuarat akan membincangkan sebab
mengapa mesyuarat tersebut diadakan dan musabab iaitu unsur yang
menerangkan sebab berlakunya sesuatu kejadian atau perbuatan.’

Peranan ahli mesyuarat dalam pengurusan mesyuarat.

Selain pengerusi dan setiausaha,ahli mesyuarat juga memainkan peranan
penting dalam melaksanakan mesyuarat.Pelbagai kepentingan ahli
mesyuarat seperti mereka dapat memberikan pandangan secara ringkas dan
relevan,namun begitu pelbagai pandangan yang dapat di sumbangkan oleh
setiap ahli mesyuarat kerana mereka juga berhak memberikan setiap
pandangannya.Mungkin pandangan yang diberikan oleh setiap ahli
mesyuarat tidak sama dengan pandangan pengerusi,oleh itu setiausaha
boleh mencatatkannya dan dibentangkan kepada pengerusi.Kadang kala
pandangan yang diberikan oleh ahli mesyuarat lebih bernas dari apa yang
difikirkan oleh pengerusi,ini akan menguntungkan sesebuah organisasi dan
mesyuarat diadakan untuk mengumpul sebanyak maklumat daripada setiap
ahli mesyuarat yang terlibat.

Ahli mesyuarat juga hendaklah mencatatkan idea-idea penting apabila ahli

lain memberi pendapat dan hendaklah menghormati masa yang
diperuntukkan oleh pengerusi semasa menyusulkan sesuatu cadangan,ini
bagi memastikan apa yang disampaikan oleh pengerusi di terima dengan
tepat.Ahli mesyuarat juga perlu menyusuli apa yang dibentangkan oleh
pengerusi sebelum memberikan cadangan,ini bagi memastikan cadangan
yang diajukan tidak bercanggah dengan matlamat mesyuarat itu dijalankan.

Ahli mesyuarat terdiri daripada individu yang terlibat dalam organisasi

seperti lembaga pengarah ,pemegang saham,pegawai-pegawai serta
kakitangan organisasi tersebut.Individu inilah yang akan menjalankan tugas
dalam mesyuarat tersebut.Mereka perlu mempunyai semangat bekerjasama
atau berpasukan bagi membentuk atau mencapai matlamat yang diinginkan.

Minit mesyuarat
Apakah yang dimaksudkan dengan minit mesyuarat?minit mesyuarat ialah
satu hal atau perkara yang telah dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat dan
persetujuan telah dicapai terhadap perbincangan tersebut.Ini bermakna
catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan tindakan dapat
dilaksanakan oleh pihak-pihak yang terlibat dengan berkesan.Minit mesyuarat
menjadi panduan perlaksanaan yang terlibat.Tanpa penulisan minit
mesyuarat yang baik dan sempurna perlaksanaan mesyuarat juga tidak akan
sempurna,ini bermakna minit mesyuarat adalah satu perkara yang penting
kerana ianya akan merakamkan segala maklumat yang diajukan dan
dibincangkan didalam mesyuarat tersebut.

Terdapat kaedah dalam menguruskan minit mesyuarat,ia merangkumi

pelbagai cara dalam menulis minit mesyuarat tersebut.Ada yang kelihatan
kemas,rapi,jelas dan ringkas dan ada juga yang berjela-jela dan tidak
mengikut peraturan dan format tertentu walaupun isi penting bagi sesuatu
minit mesyuarat itu terdapat didalamnya.Bagi mewujudkan kesempurnaan
dalam mesyuarat,minit mesyuarat perlulah lengkap dan teratur bagi
memastikan segala maklumat tersebut diperolehi dengan lengkap.

Sesuatu minit mesyuarat perlulah mengandungi tajuk iaitu nama

mesyuarat berkenaan ,bilangan mesyuarat yang biasanya di tulis diatas
sekali,tarikh mesyuarat iaitu bila mesyuarat tersebut akan diadakan,tempat
mesyuarat iaitu dimanakah mesyuarat tersebut akan diadakan,senarai
kehadiran iaitu bilangan ahli yang hadir dan jumlah tersebut perlulah
dicatatkan,agenda mesyuarat,catatan mesyuarat dengan tindakan serta
tandatangan penyelia mesyuarat.

Dalam bahagian hal-hal lain,di catatkan segala perbincangan dan

keputusan yang dicapai berhubungan dengan hal-hal lain yang dikemukakan
oleh anggota yang tidak berkaitan dengan agenda tetapi berkaitan dengan
kepentingan persatuan/pertubuhan dan perjalanan projek secara
keseluruhan.Anggota lain ini juga mempunyai kepentingan dalam mesyuarat
tersebut.Minit mesyuarat juga mempunyai bahagian penutup yang biasanya
dicatatkan tarikh mesyuarat ditangguhkan dan ucapan terima kasih kepada
pengerusi.