MESYUARAT Pengenalan dan Jenis-Jenis Mesyuarat

Definisi Mesyuarat

Amnya bermaksud mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan mengumpulkan idea-idea atau penyatuan fikiran bagi mendapat keputusan. Boleh dilakukan secara formal dan informal. Contoh informal; kenduri kahwin. Contoh formal; mesyuarat dilakukan di sekolah atau sebagainya.

Tujuan Mesyuarat

Perkara penting dalam pentadbiran dan pengurusan persatuan atau organisasi. Cara paling berkesan untuk menyelesaikan banyak tugas dan masalah. Mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan atau mendapat kata sepakat. Dapat menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan dari semasa ke semasa. Menyelaraskan dan membincangkan bidang tugas jawatankuasa. Menyebarkan maklumat dan rancangan baru. Mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas dan sambutan sesuatu aktiviti. Membuat keputusan atau mandat penting. Merancang sesuatu aktiviti.

Jenis-Jenis Mesyuarat

Terdapat 5 jenis mesyuarat:1. 2.

3.
4. 5.

Agung Tahunan Agung Luar Biasa / Tergempar Jawatankuasa Kerja Jawatankuasa Kecil / Biro Jawatankuasa Sementara (ad hoc)

Mesyuarat Agung Tahunan

Setiap persatuan perlu mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan. Mengikut undang-undang negara; di bawah Akta Pendaftaran Penubuhan bagi persatuan luar sekolah. Mengikut perlembagaan dan undangundang, sesuatu persatuan perlu mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan.

Mesyuarat Agung Tahunan (samb.)

Perlu dihadiri oleh semua ahli Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli jawatankuasa yang baru. Sekali atau dua kali setahun. Dua kali setahun dikenali Mesyuarat Agung Dwitahunan. Sesetengah persatuan melakukannya sekali tetapi pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan dua kali setahun.

Agenda Mesyuarat Agung

Beberapa agenda:

Ucapan pengerusi Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat agung yg lepas Membentangkan dan menerima penyata tahunan tahun lalu Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahunan lalu Memilih jawatankuasa kerja yg baru Membincangkan dan meluluskan usul atau cadangan Ucapan penangguhan

Agenda Mesyuarat Agung (samb.)

Notis mesyuarat perlu diedarkan 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha. Korum sesuatu mesyuarat ditentukan oleh perlembagaan dan undang-undang persatuan. Kebanyakkan 1/3 atau 1/2 ahli.

Mesyuarat Agung Luar Biasa

Dihadiri oleh semua ahli persatuan. Membincangkan tentang sesuatu isu atau perkara. Hanya membincangkan satu agenda sahaja. Perkara lain tidak boleh dibincangkan. Juga dikenali Mesyuarat Agung Tergempar. Dilakukan apabila:

Pengerusi memikirkan perlu Permintaan bertulis oleh tidak < 8 ahli jawatankuasa kerja Permintaan bertulis oleh 1/3 atau 60 orang ahli atau mana kurang

Notis bergantung kepada persatuan.

Agenda Mesyuarat Agung Luar Biasa

Penerangan atau taklimat ketua atau setiausaha mengenai latarbelakang isu yg dibincangkan. Perbincangan isu berkenaan dan membuat keputusan.

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja

Biasa diadakan bagi menggerakkan persatuan berkenaan. Dihadiri oleh semua jawatankuasa kerja. Agenda:

Aktiviti Perkembangan Pengurusan dan pentadbiran

Agenda ditentukan oleh pengerusi menerusi perbincangan dengan setiausaha dan jawatankuasa lain. Boleh dilakukan beberapa kali dalam setahun. Notis dikeluarkan oleh setiausaha mengikut ketentuan persatuan.

Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa kecil

Ucapan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat lepas Perkara-perkara berbangkit Agenda-agenda lain atau laporan ketua biro atau pengerusi jawatankuasa kecil. Hal-hal lain.

Tenang dan Peramah

Berpengetahuan

Berfikir secara objektif dan jelas

Sifat-Sifat Seorang Pengerusi Mesra

Berupaya mengawal diri

Peraturan Asas Dalam Mempengerusikan Mesyuarat

Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir. Keputusannya adalah muktamad. Mempunyai undi pemutus bila keputusan undi yang menyokong dan yang membangkang adalah sama atau seri. Tidak boleh mempengerusikan mesyuarat pada hari pengundian, jika dia ingin mempertahankan jawatan yang disandang.

Perlu berdiri semasa berucap dalam masyuarat kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa. Setiap persoalan yang dikemukakan dalam mesyuarat mestilah ditujukan kepada pengerusi. Tidak sesiapa yang dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri. Pengerusi memastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya dan ditangguhkan secara rasmi. Pengerusi perlu berhubung dan bekerjasama dengan setiausaha.

Perkara-Perkara Yang Perlu Dilakukan dan Dielakkan Oleh Pengerusi

Bercakap atau berucap dengan ringkas. Hindarkan ketidaksabaran atau menggunakan bahasa yang kasar. Berhati-hati supaya tidak tertidur semasa mendengar ucapan yang membosankan. Berpakaian kemas dan sopan. Jangan tunjukkan kegelisahan Jangan bersandar di meja Jika menggunakan mikrofon, bercakaplah dengan jelas seperti perbualan biasa.

SETIAUSAHA
Penyelenggara serta pegawai tabdir

sesuatu mesyuarat seorang yang bertanggungjawab, berdisiplin serta mampu melakukan tugas dengan jelas.

Bidang tugas:1. Menguruskan sesuatu mesyuarat, 2. Memanggil setiap mesyuarat, 3. Membuat agenda bersama pengerusi, 4. Mencatat minit-minit mesyuarat, 5. Menulis laporan tahunan, 6. Membekalkan maklumat kepada setiap ahli yang memerlukannya,

7. Memanggil setiap mesyuarat

8. Mengirim atau menghantar notis atau memo pemberitahuan berkenaan mesyuarat akan datang kepada semua ahli

Contoh Notis Mesyuarat

KELAB STAF SK ST MARY Jln Abg Haji Openg 96000 Sibu Sarawak Tel: 084-332011 KSSM/M/04/09 Tarikh: 11 Februari 2009 KEPADA SEMUA AHLI KSSM NOTIS MESYUARAT AGUNG PERTAMA KSSM Adalah dimaklumkan bahawa MESYUARAT AGUNG KALI PERTAMA KELAB STAF SK ST MARY (KSSM) akan diadakan pada 2 Mac 2009. 2. Semua ahli KSSM adalah diminta untuk menyampaikan usul-usul sekiranya ada tidak lewat dari 14 hari dari tarikh notis ini dikeluarkan supaya usul-usul tersebut dapat dibincangkan. Sekian terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

(AHMAD BIN KADIR) Setiausaha KSSM s.k. Pendaftar Pertubuhan Malaysia Presiden KSSM

Membuat agenda
Dilakukan bersama-sama pengerusi,

Contoh:- Semua perkara yang bakal

dibincangkan semasa mesyuarat

Mencatat minit mesyuarat

Mencatat segala rekod yang dibincangkan

semasa mesyuarat dengan tepat, padat dan ringkas Ketetapan dan pindaan perlu dicatat sepenuhnya bersama nama pencadang dan penyokong

Menulis laporan tahunan

Menyediakan satu penyata tentang kerja

sepanjang tahun daripada jawatankuasa kerja kepada ahli-ahli di mesyuarat agung tahunan Melaporkan dapatan (laporan) semasa mesyuarat

Peraturan umum sebagai (a)Setiausaha Tidak memberi harus pandangan

peribadi dalam mesyuarat kecuali diminta oleh pengerusi (b) Hak mengundi tidak diberi sekiranya dilantik sebagi setiausaha dalam mesyuarat agung tahunan, (c) Tidak boleh mengambil tempat pengerusi atas ketidakhadirannya kecuali untuk melantik seorang pengganti (bila berlakunya undi tidak percaya terhadap pengerusi)

Tanggungjawab berkaitan tentang hal-hal kewangan bagi sesebuah persatuan.

Tugas-tugas:
1. 2. 3. 4. Mengutip yuran Menyediakan simpan kira Membayar bil-bil Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukan kewangan persatuan 5. Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agung tahunan

Lain-lain peranan BENDAHARI

$ Sediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk pembentangan Setiausaha pada setiap kali mesyuarat jawatankuasa. Beliau tidak perlu hadir pada setiap kali mesyuarat diadakan. Memastikan setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan dan direkod dalam minit. Jika pihak jawatankuasa menjalankan dasar kewangan yang bertentangan dengan kepentingan persatuan, beliau berhak meminta Pengerusi atau yang Dipertua memanggil satu mesyuarat agung dan mengemukakan pendapatnya kepada semua ahli. Satu kunci kira-kira eloklah disediakan pada setiap tiga (3) atau enam (6) bulan sekali bagi menyenangkan kerja menyediakan penyata kira-kira tahunan untuk kegunaan mesyuarat agung tahunan nanti.

PERANAN AHLI JAWATANKUASA / ANGGOTA MESYUARAT

Mengambil bahagian terhadap sebarang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan memberi pandangan sendiri atau menimbulkan pertanyaan untuk penjelasan lanjut. Berhak untuk mengundi jika mesyuarat yang dihadiri melibatkan keputusan.

MEMBENTUK AGENDA

Setiap mesyuarat mestilah ada agenda dan ia sepatutnya diedarkan terlebih awal, jika berkesempatan kepada setiap peserta. Peserta seharunya di beri peluang untuk menyumbangkan agenda sebelum perlaksanaan mesyuarat.

CIRI-CIRI AGENDA

Tidaknya semestinya panjang lebar

Boleh ditulis dengan tangan atau fotostat, ditulis pada papan hitam atau carta.

Boleh diumumkan secara lisan sekiranya terdapat hanya 2 atau 3 butiran sahaja.

PENYUSUNAN AGENDA
Perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti yang berikut:
Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Senarai perkara baru yang hendak dibincangkan Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup

Mesyuarat kakitangan atau ahli jawatankuasa yang kerap dijadualkan biasanya tidak mematuhi keperluan agenda
Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan mengambil lima minit pada permulaan mesyuarat untuk membentuk satu agenda. Jika ada beberapa perkara dalam agenda, susunkannya mengikut keutamaan supaya dapat membincangkan perkara yang lebih penting dalam masa yang ada. Sekiranya ada perkara baru yang muncul semasa bermesyuarat , perkara itu boleh dimasukkan ke dalam agenda mengikut urutan keutamaanya.

CONTOH AGENDA MESYUARAT

Pernyataan pertama sebab kehadiran, matlamat, masa yang diperlukan Masalah dibincangkan Mencadangkan alternatif penyelesaian Memutuskan alternatif Membentuk rancangan untuk penyelesaian masalah Mengagihkan tugas untuk melaksanakan rancangan Menetapkan prosedur susulan Ringkasan dan bersurai

ASAS PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKUALITI

Agenda dan objektif yang jelas Ketepatan masa Kemudahan fizikal yang selesa Notis panggilan mesyuarat yang tepat dan jelas Ahli-ahli yang mahir dan bertanggungjawab Perbincangan yang positif

Peranan pengerusi yang efektif Peranan setiausaha yang efektif Rekod minit mesyuarat yang tepat dan sistematik Tindakan susulan yang efektif

SEMASA

SEBELUM

SELEPAS

PENGENDALIAN MESYUARAT

ASAS PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKUALITI

AGENDA DAN OBJEKTIF MAKLUMAT WAKTU

MESYUARAT
KEPIMPINAN TEMPAT

ORGANISASI

TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT

Urusetia/Setiausaha hendaklah:

Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat Membuat tempahan bilik mesyuarat dan Membuat tempahan jamuan (jika perlu) Menentukan kertas kerja untuk perbincangan semasa mesyuarat Menyediakan memo atau menghantar surat jemputan mesyuarat

Memastikan persediaan bilik dan bahan-bahan untuk mesyuarat Menentukan kehadiran dengan mendapatkan maklum balas dari individu yang berkaitan Mengadakan perbincangan sebelum mesyuarat (di kalangan urusetia sahaja) Menyediakan bahan cetak yang mencukupi (contohnya minit mesyuarat yang terdahulu)

SEMASA MESYUARAT

Catatan untuk minit mesyuarat : Senarai kehadiran Senarai ketidakhadiran & alasan Perkara utama dan penting yang dibincangkan Keputusan yang telah ditetapkan Tindakan susulan dari keputusan yang dibuat

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Urus setia/Setiausaha bertanggung jawab untuk mergambil tindakan berikut

Penyediaan minit Format minit mesyuarat Susunan nama ahli mesyuarat Catatan perbincangan Pengesahan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat Laporan maklum balas oleh urus setia Menentukan format maklum balas

PRINSIP SUSUN ATUR a) Susunan keutamaan ahli Pengerusi orang yang utama memimpin mesyuarat b) Antara ahli yang bergelar (seperti Tun, Tan Sri atau Datuk) mendahului mereka yang tak bergelar c) Penjawat awam mendahului penjawat swasta (dalam hal ini gelaran anugerah tidak diambil kira) d) Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang rendah pangkatnya (walaupun antara mereka menyandang gelaran)

KAEDAH MENENTUKAN KEUTAMAAN AHLI

i) Antara yang bergelar

Kriteria penentuan adalah seperti yang berikut Tarikh menerima anugerah darjah kebesaran (rujuk Bahagian Istiadat JPM) Pemegang pingat bergelar Datuk (Persekutuan) mendahului pemegang pingat Dato Negeri Antara Dato Negeri kekananan berasaskan tarikh kurniaan pingat yang disandang.

ii) Antara pejawat awam dengan swasta

Penjawat awam mendahului penjawat swasta Penjawat swasta yang bergelar dan menyandang gelaran persekutuan mendahului penjawat awam yang tidak bergelar

iii) Antara yang tinggi dengan yang rendah pangkatnya

yang

lebih kanan diutamakan jika yang rendah pangkatnya menyandang gelaran Dato Negeri, asas penentuan masih tertakluk kepada kekananan pangkat

Susunan tempat duduk

Susunan

keutamaan
kekananan

Susunan

Fungsi

ahli

Kriteria penentuan

i) Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi di sebelah kanan (bersetentangan) ii) Kedudukan lain-lain ahli hendaklah diselang-selikan, berasaskan keutamaan dan kekananan mereka

iii) *Ahli yang berfungsi (membuat persembahan) duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan pengerusi sebelah kiri) iv) *Setiausaha duduk di meja khas
* Pengerusi mempunyai kuasa untuk merombak/mengubah kedudukan (iii) dan (iv) Lazimnya ditempatkan di sebelah kiri Pengerusi

Mesyuarat yang jarang diadakan Minit mesyuarat lewat dihantar Agenda tidak ditetapkan terlebih awal Tiada persediaan rapi dalam perancangan mesyuarat Tiada maklum balas terhadap tindakan dalam mesyuarat seterusnya Anggota mesyuarat yang hadir terlalu pasif

Sekian,

Terima kasih