PENULISAN MINIT MESYUARAT

26 MEI 2022, KHAMIS

SECARA DALAM TALIAN

Disampaikan Oleh:
Aneeza Binti Kipol
Penolong Pegawai Pendidikan Daerah
Unit Sumber Teknologi Pendidikan,
Sektor Pembelajaran, Ppd Samarahan
An effective meeting is 80% planning, 20% execution.
Too often people spend most of their time in the
meeting & the least amount of time getting ready for
it. Plan better meetings. They don’t just happen.

Tim A. Lewis

2
CARTA
CARTAPERBATUAN
PERBATUAN
PENGURUSAN
PENGURUSAN
MESYUARAT
MESYUARAT

14
 CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT

TULEN LENGKAP

Ringkas dan padat, tidak direka- Memberi kefahaman kepada ahli

reka, bukan berbentuk laporan yang tidak hadir mesyuarat

TEPAT BEBAS DARIPADA KERAGUAN

Butir-butir perbincangan dicatat Tarikh, nama, nombor, fakta dan

dengan tepat lain-lain

4
PROSES PENULISAN MINIT MESYUARAT

Persediaan Semasa Selepas

Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat

5
PROSES PENULISAN MINIT MESYUARAT

PERSEDIAAN MESYUARAT
1 Mengetahui agenda

2 Mengetahui minit mesyuarat yang lepas jika mesyuarat berkala

3 Membaca kertas-kertas kerja/ pembentangan (jika ada)

4 Mengetahui para hadirin (ahli mesyuarat)

Penguasaan menulis dalam:

5 • Bahasa Malaysia/ Bahasa Inggeris
• Kebolehan menulis cara yang mudah difahami, padat dan ringkas
6 Alat kelengkapan: alat tulis dan pita rakaman (jika perlu)
6
 Agenda Mesyuarat Gerakan Membaca Daerah Samarahan Bil. 2/2021

Tarikh : 16 Disember 2021 (Khamis)

Masa : 2.00 – 4.30 petang
Tempat : Di Stesen Bertugas Masing-masing (secara dalam talian)

Pengerusi : En. Sapawi bin Mahdi

Pegawai Pendidikan Daerah Samarahan
Agenda : i. Perutusan Pengerusi Mesyuarat
ii. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 1/2021
iii. Maklum balas Minit Mesyuarat Bil. 1/2021
iv. Perkara-perkara Berbangkit
v. Pembentangan Kertas
vi. Hal-hal Lain; dan
vii. Penutup

7
 PROSES PENULISAN MINIT MESYUARAT

SEMASA MESYUARAT
1 Mencatat isu-isu yang dibincangkan

2 Catat pandangan ahli yang mengemukakan cadangan alternatif

3 Rekodkan keputusan, tindakan dan agensi/ pegawai yang bertanggungjawab

4 Memberi sepenuh perhatian kepada perbincangan

5 Mengetahui latar belakang perkara yang dibincangkan

6 Pencatat minit perlu sensitif dan bijak membezakan antara isu dan perkara utama yang
dibincangkan
8
 PROSES PENULISAN MINIT MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT
1 Bincang isu-isu penting yang dibangkitkan dalam mesyuarat dengan pegawai urus setia

2 Tentukan keutamaan perkara yang dibincangkan

3 Tentukan tajuk yang sesuai digunakan dalam minit

4 Olah nota perbincangan ikut tajuk, isu dan perkara-perkara bersesuaian

5 Sediakan draf minit mesyuarat dalam tempoh 3 hari bekerja

6 Hantar kepada ahli mesyuarat selewat-lewatnya 7 hari bekerja selepas mesyuarat

9
PANDUAN PENULISAN MINIT MESYUARAT

3. Kertas
2. Minit Mesyuarat yang 4. Ahli (mengetahui latar
1. Agenda Kerja/pembentangan
lepas (jika ada) belakang ahli)
(jika ada)

7. Edarkan Minit
Mesyuarat (selewat-
6. Draf Minit 5. Tumpukan Perhatian
lewatnya 7 hari bekerja
selepas mesyuarat)
NO
 Format
Istilah Selain BM
Teknikal
Jenis Font

• Arial • Italic

Saiz Font Langkau (Spacing)

Kedudukan Teks
• Minimum
• Minimum 1.15
12 • Justified
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT

1. Maklumat Mesyuarat
2. Senarai Kehadiran
3. Perutusan Pengerusi
4. Pengesahan Minit Mesyuarat 1
9
5. Hal-hal Berbangkit

6. Pembentangan Kertas Cadangan/Kerja Untuk Keputusan

7. Pembentangan Kertas Makluman
8. Hal-hal Lain
9. Penutup
Format Minit
Mesyuarat
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)

1. MAKLUMAT MESYUARAT
• Nama dan bilangan mesyuarat, tarikh,masa dan tempat.

Contoh:
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)

2. SENARAI KEHADIRAN
• Ditulis mengikut kekananan.
• Didahului oleh jawatan pegawai kemudian barulah nama penuhnya.
• Bezakan HADIR, HADIR BERSAMA, TIDAK HADIR DENGAN MAAF, dan
URUS SETIA.

Contoh:
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT

3. PERUTUSAN PENGERUSI
▹ Mengandungi catatan tentang perkara penting yang telah
dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat.
22
▹ Biasanya terdiri daripada:
▹ Kata Alu-Aluan;
▹ Ucapan Tahniah/Takziah;
▹ Berita Semasa; dan
▹ Makluman lain.
▹ Ulasan ahli mesyuarat (beserta tindakan)
CONTOH ULASAN AHLI MESYUARAT MENGENAI
PERUTUSAN PENGERUSI

23

Tindakan: Bahagian xxxxx

 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)

4. PENGESAHAN MINIT
MESYUARAT
▹ Mengesahkan minit mesyuarat
lepas.
▹ Boleh diabaikan sekiranya ‘one- 24

off meeting’.
▹ Frasa
‘’Minityang biasa
Mesyuarat digunakan:
Jawatankuasa Kurikulum Daerah Samarahan Bilangan 1 Tahun
2022 pada 26 April 2022 disahkan.”

‘’Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Daerah Samarahan Bilangan 1 Tahun

2022 Pada 26 April 2022 disahkan dengan pindaan seperti berikut:…’’
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)

5.HAL-HAL BERBANGKIT
▹ Kandungan utama minit mesyuarat.
▹ Mengikut turutan agenda secara penulisan 25

(walaupun bukan secara lisannya).

▪ Tajuk utama perkara berbangkit hendaklah
dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan, muka surat, dan perenggan minit
mesyuarat lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.
▪ Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga
agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)

5. HAL-HAL BERBANGKIT (samb.)

▪ Frasa yang biasa digunakan ialah:
 mengusulkan, membahaskan,
dibahaskan; 26

 mencadangkan,
membincangkan, dibincangkan;
 mengesyorkan, disyorkan.
Contohnya:
Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula tawaran yang telah
dikemukakan.
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)
6. PEMBENTANGAN KERTAS CADANGAN/KERJA UNTUK
KEPUTUSAN
▹ Bagi mesyuarat tertentu sahaja.
▹ Maklumat yang perlu direkodkan:
a)tajuk kertas kerja;
b)pihak yang menyediakan kertas kerja;
c) tujuan utama kertas kerja disediakan;
d)isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas kerja;
e)pandangan/komen ahli mesyuarat berkaitan dengan
isu-isu yang dibangkitkan dalam kertas kerja; dan
f) keputusan mesyuarat tentang isu yang dibangkitkan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya.
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)

7. PEMBENTANGAN KERTAS MAKLUMAN

▹ Bagi mesyuarat tertentu sahaja. 28

▹ Maklumat yang perlu direkodkan:
a)tajuk kertas makluman;
b)pihak yang menyediakan kertas
makluman;
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)

8. HAL-HAL LAIN
▹ Bahagian ini merekodkan perkara di luar agenda mesyuarat.
▹ Catatkan tindakan sekiranya perlu. 29
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT (SAMB.)
9. PENUTUP

30
S I S T E M PENOMBORAN D I D A L A M M I N I T
MESYUARAT.
▹ Penomboran senarai kehadiran berturutan daripada
HADIR, TURUT HADIR dan URUS SETIA.
▹ Bagi TIDAK HADIR, ada dua cara: 3
1
▹ Berturutan daripada Urus setia;
atau
▹ Mulakan nombor baharu.
S I S T E M PENOMBORAN D I D A L A M M I N I T
MESYUARAT.
▹ Struktur utama menggunakan
huruf besar Roman.
▹ Pernomboran bermula dengan ‘Perutusan Pengerusi’. 32

▹ Cth: I. PERUTUSAN PENGERUSI

II.PENGESAHAN MINIT
MESYUARAT
III.HAL-HAL BERBANGKIT
S I S T E M PENOMBORAN D I D A L A M M I N I T
MESYUARAT.

▹ Perkara di bawah struktur utama dinomborkan

berturutan secara terus kecuali ‘Pengesahan Minit 33
Mesyuarat’.
▹ Contoh:
CONTO
H:

34

3.
S I S T E M PENOMBORAN D I D A L A M M I N I T
MESYUARAT.

▹ III. HAL-HAL
BERBANGKIT 35

▹ 1.▹Seminar
1.1…. Penerbitan…
▹ (a)….
▹ I.

*Maksimum lima subperkara.

FORMAT MAKLUM BALAS MINIT MESYUARAT

31
CIRI MINIT MESYUARAT BERKUALITI (SAMB.)

▹ Mengikut format yang betul.

▹ Menggunakan laras bahasa
rasmi.
• ▹ Ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat 38
berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat dan bukannya pendapat individu.

▹ Bebas daripada kesalahan

teknikal dan bahasa.
▹ Ringkas, padat dan mudah
difahami.
TIPS
PENULISAN
▹ Ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan
yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota
mesyuarat dan bukannya pendapat individu.
▪ Contoh: Mesyuarat bersetuju, mesyuarat mengambil 39

maklum…
TIPS
PENULISAN
▹ Gunakan perkataan yang jelas untuk menunjukkan
ketetapan/keputusan mesyuarat.
▪ Contoh:
⬝ Bersetuju atau menolak 40

⬝ Meluluskan atau tidak meluluskan

⬝ Memperakukan atau tidak memperakukan
GAYA BAHASA MINIT MESYUARAT
KETETAPAN ATAU KEPUTUSAN
POSITIF
bersetuju, menerima, diterima,
meluluskan, memutuskan,
memperaku, mengambil
perhatian
Contoh 4
bersetuju secara prinsipnya untuk UPM
menjadi tuan rumah International
conference on thinking 2022 tertakluk
kepada pelan pemasaran program dan
peruntukan yang akan disalurkan oleh
Kementerian Pengajian Tinggi
Contoh 1
memutuskan supaya kriteria di atas dipinda
pada tahun hadapan dengan beralih kepada
jurnal ISI sepenuhnya dengan tujuan
meningkatkan lagi potensi UPM khususnya
dalam penyelidikan dan penerbitan berkualiti
C
o
Contoh 2 n
bersetuju supaya laporan dan dapatan t
daripada Jawatankuasa Audit Dalam o
dibentangkan kepada Jawatankuasa h
Pengurusan Fakulti untuk mendapatkan 5
pandangan dan ulasan selanjutnya
bersetuju memperaku
Contoh 3 pelantikan semula Prof.
Azhar Ali ke jawatan Profesor
Gred Khas A (VK5) secara
kontrak sebagaimana dalam
Lampiran 1. Bagaimanapun,
keputusan adalah tertakluk
kepada kelulusan Lembaga
Pengarah Universiti
GAYA BAHASA MINIT MESYUARAT
KETETAPAN ATAU KEPUTUSAN
NEGATIF
Menolak, tidak meluluskan, tidak
memperakukan, menangguhkan,
tertakluk kepada
Contoh 1
mengambil kira pandangan Penasihat Undang-
Undang dan Bursar, YBhg. Naib Canselor bersetuju
tidak memperakukan permohonan Fakulti A untuk
menaikkan kadar yuran pascasiswazah bagi
kemasukan pelajar sesi 2022/2023

Contoh 2
Contoh 3
membincangan dan bersetuju tidak meluluskan
pembayaran kontrak perkhidmatan pembersihan dan
permohonan untuk menggunakan peruntukan belanja
pencucian Syarikat Bebas Bersih bersetuju menangguhkan
mengurus sebanyak RM1.2 juta bagi pembelian peralatan
bagi bulan Mei dan Jun 2021 sehingga syarikat tersebut
dan kelengkapan makmal kerana permohonan tidak
mengemukakan semua dokumen yang ditetapkan dalam
menepati syarat-syarat yang ditetapkan seperti berikut:
kontrak perjanjian seperti berikut:
(a) xxxx
(a) xxxx
(b) xxxx
(b) xxxx
(c) xxxx
PENULISAN
MINIT MESYUARAT BERKUALITI

37
 PERKARA YANG DIREKODKAN

Lazimnya dibahagikan kepada 2 bahagian yang jelas bagi

merekodkan butir perbincangan dan keputusan seperti berikut:

(a) mengambil (butir

maklum: perbincangan)
Mesyuarat:
(b) bersetuju: (keputusan)
38
KETERANGAN?

Suatu bentuk pernyataan yang mengandungi fakta dan

maklumat yang menerangkan perkara yang dibincangkan.
Boleh terjadi di mana fakta yang dinyatakan adalah tidak
tepat dan perlu disemak oleh penulis minit.

39
 KETERANGAN?

Mesyuarat mengambil
“I was informed that maklum bahawa SJK
SJK (C) Teluk Intan (C) Teluk Intan
raised RM50,000 from telahpun menerima
public. This is good bantuan tunai daripada
and will lessen the orang awam sebanyak
Government’s burden, RM50,000. Ini boleh
you know.” meringankan beban
kewangan Kerajaan.
40
PANDANGAN?

Suatu bentuk pernyataan yang mengandungi idea ahli mesyuarat dan

berbentuk gesaan tertentu yang menjurus kepada perkara yang
dibincangkan.
Ia memerlukan tindakan susulan sekiranya dipersetujui mesyuarat.
Ada kalanya sesuatu pandangan direkod sahaja tanpa sebarang
tindakan susulan kerana ia tidak dipersetujui ataupun telah diberi
penjelasan tertentu mengenainya ketika mesyuarat.
41
 PANDANGAN?
“Kalau nak anjur
Program Touch A Dog
tu, bila dia libatkan
orang Islam kena lah
sensitif sikit. Teliti
betul-betul. Ini dah jadi
kacau dalam
masyarakat. Masing-
masing ada setuju,
ada tak setuju. Susah
kita.”CCC
Mesyuarat mengambil
maklum akan pandangan
bahawa cadangan
penganjuran Program “I
Want To Touch A Dog”
yang melibatkan peserta
beragama Islam wajar
diteliti dengan berhati-hati
kerana ia boleh
mencetuskan
ketidakharmonian dalam
masyarakat. 42
CADANGAN?
Suatu bentuk pernyataan yang mengandungi syor ahli
mesyuarat dan berbentuk gesaan tertentu yang menjurus
kepada perkara yang dibincangkan.
Ia memerlukan tindakan susulan sekiranya dipersetujui
mesyuarat.
Ada kalanya sesuatu cadangan direkod sahaja tanpa
sebarang tindakan susulan kerana ia tidak dipersetujui
ataupun telah diberi penjelasan tertentu mengenainya ketika
mesyuarat.
43
 CADANGAN?
“Atlit-atlit ni kalau tak
perform international
events dalam masa 12
bulan, I suggest kita
tak payah lagi fund
mereka berlatih di luar
negara!”
Mesyuarat mengambil
maklum akan cadangan
supaya Kerajaan tidak
lagi membiayai program
latihan di luar negara bagi
atlit-atlit yang
menunjukkan prestasi
yang kurang
memberangsangkan di
kejohanan antarabangsa
dalam tempoh 12 bulan.44
PERINGATAN?

Suatu bentuk pernyataan berbentuk mengingatkan,

amaran dsb.
Ia memerlukan tindakan susulan sekiranya dipersetujui
mesyuarat.
Lazimnya diberikan oleh Pengerusi Mesyuarat.

45
 PERINGATAN?
“Meeting sebelum ni
saya dah bangkitkan
kewajipan Ketua Unit
pantau punch card
anak buah masing-
masing. Ni saya
tengok masih ada lagi
staf yang tak punch in
datang kerja!”
Mesyuarat mengambil
maklum akan peringatan
supaya Ketua Unit
memantau penggunaan
kad perakam waktu oleh
anggota unit masing-
masing kerana masih
dikesan berlaku
kesalahan tidak mengetik
waktu masuk kerja pada
kad berkenaan. 46
PENJELASAN?

Suatu bentuk pernyataan yang bertujuan

menjawab pandangan atau cadangan.
Sekiranya penjelasan tersebut adalah
munasabah dan lengkap, isu berkenaan
dianggap selesai dan pandangan atau cadangan
yang dikemukakan itu tidak lagi perlu disusuli.

47
 PENJELASAN?
1. “Isu underperforming Mesyuarat mengambil maklum:
athletes ni, (…)

sebenarnya kualiti (ii) akan penjelasan bahawa prestasi

hakim yang dilantik
penganjur SEA Games
sangat
mengecewakan. Berat
sebelah! Saya dah
buat formal complaint
dah. Kita juga akan
buat post mortem next
week.
buruk atlit negara di Sukan SEA
XIII baru-baru ini adalah
berpunca daripada sikap berat
sebelah pengadil kejohanan
yang dilantik. Aduan rasmi
mengenainya telah
dikemukakan kepada
penganjur. Selain itu, post
mortem bersama jurulatih dan
atlit terlibat akan diadakan pada
minggu ketiga bulan Januari
2020. 48
 c ap BUTIR PERBINCANGAN
Re
Keterangan: pernyataan fakta. Ia boleh jadi benar atau sebaliknya

Pandangan: “adalah wajar”, “hendaklah”, “sepatutnya”, “perlu”, “kena” “must”,

“should”, “why not”

Cadangan: “cadangkan”, “suggest”, “syor supaya”

Peringatan: pernyataan berbentuk mengingatkan, amaran dsb

Penjelasan: lazimnya untuk menjawab kepada soalan atau cadangan/ pandangan49

 ISU ATAU KELEMAHAN
PENULISAN MINIT MESYUARAT

Secara umum:

1. Format Minit Mesyuarat Keputusan Mesyuarat

2. Agenda Mesyuarat
3. Keputusan Mesyuarat/Perbincangan
4. Teknik Penulisan Minit
5. Penguasaan Gaya Bahasa Minit Mesyuarat
6. Penggunaan Ayat Minit Mesyuarat
7. Ejaan dan Kekemasan
8. Senarai Kehadiran
9. Kelewatan Penyediaan Minit Mesyuarat
10. Penggunaan Kata Ganti Nama
1. Tidak menyatakan maklumat yang
penting
2. Terlalu panjang
3. Terlalu ringkas dan tidak jelas
4. Tidak mengikut kronologi
5. Tidak difahami atau keliru
CONTOH MINIT MESYUARAT
58