Professional Documents
Culture Documents
1
Satu rekod atau kenyataan bertulis
secara formal mengenai catatan ke atas
sesuatu perbincangan dan keputusan
yang dicapai oleh perbincangan tersebut
sebagai bahan rujukan, tindakan susulan
dan pelaporan semula diperbincangan
akan datang.
2
sambung
3
MINIT MESYUARAT
Penting sebagai;
Laporan
Rekod
Rujukan
Mengambil tindakan
Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli
mesyuarat
Imej Jabatan/Kementerian
4
PANDUAN MENGAMBIL MINIT
1. Peringkat Persediaan
- Mengetahui agenda
- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
- Membaca semua kertas kerja
- Mengetahui latar belakang ahli
2. Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan juru teringkas
5
sambung
6
PETUA PENULISAN
FAKTA, bukan tanggapan peribadi
PADAT, bukan bercerita
TEPAT, bukan panjang berjela
JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
PROFESYENAL, tunjukan kematangan
7
CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK
TULIN
LENGKAP
TEPAT
BEBAS DARI KERAGUAN
KUPASAN ISU/PERKARA POKOK
RINGKASAN PERBINCANGAN
KEPUTUSAN
TINDAKAN PIHAK TERLIBAT
8
STRUKTUR MINIT
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN
PERBINCANGAN
1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
4. PERBINCANGAN
5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
6. HAL-HAL LAIN
7. PENUTUP
9
FORMAT MINIT
SENARAI KEHADIRAN
- Yang Hadir
- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
- Turut Hadir
- Setiausaha
10
sambung
1. PERUTUSAN PENGERUSI
1.1. Ucapan penghargaan
1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi
11
sambung
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
(dari mesyuarat lepas)
12
sambung
4. PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS
KERJA PERLU DIREKODKAN:
4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama
4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang
dibangkitkan
4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan
isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi
4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya
6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT
6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang
6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi
6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
14
CONTOH STRUKTUR MINIT
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
15
sambung
5. Hal-hal Lain
6. Penutup 16
Contoh Format Minit Mesyuarat
17
SEKIAN,TERIMA KASIH,
18