PENULISAN MINIT

MESYUARAT

Oleh:
Sarimah binti Ahmad
Institut Pendidikan Guru Kampus
Perempuan Melayu, Melaka

1
Satu rekod atau kenyataan bertulis
secara formal tentang catatan
terhadap sesuatu perbincangan dan
keputusan mesyuarat sebagai bahan
rujukan, tindakan susulan dan
pelaporan semula

2
 MINIT
• Minit – catatan berkaitan apa yang
telah diperkatakan (dibincangkan)
atau dipersetujui (dalam mesyuarat,
perundingan dll.)
• Kamus Dewan Edisi Keempat

3
 …sambung…

• Satu rekod bertulis tentang perkara-

perkara yang dibincangkan dan
diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
• Satu kenyataan bertulis yang
mempunyai format tertentu serta
peraturan dan syarat yang ditetapkan
oleh pengerusi atau pihak yang
empunya.

4
 PUNCA KUASA
• ARAHAN PENTADBIRAN KETUA
PENGARAH MAMPU BILANGAN 6
TAHUN 2014
PANDUAN PENGURUSAN
MESYUARAT DAN PENULISAN MINIT
MESYUARAT

5
 MESYUARAT MESYUARAT KHAS
MESYUARAT
BERSIRI PERUNDINGAN

Berkala dan ada

kesinambungan Ad Hoc Mengikut Keperluan

Melebihi sekali Sekali atau beberapa

dalam tempoh kali mengikut Berkala
tertentu keperluan

Ahli mesyuarat Ahli mesyuarat terdiri Antara konsultan

mengikut daripada pelbagai dan pelanggan
jawatan/fungsi kepakaran

Agenda mesyuarat Agenda mesyuarat Untuk

tersusun dan ringkas tetapi mendapatkan
tetap terperinci persetujuan dan
kelulusan
Nama mesyuarat Pembentangan Usul
menjelaskan dan Cadangan
tujuan/ fungsi 6
 KEBAIKAN MESYUARAT
• Menyelesaikan cabaran, mengenal pasti peluang dan inisiatif
baru;
• Menggalakkan percambahan fikiran dan penjanaan idea di dalam
memacu organisasi;
• Menghidupkan ekosistem inovasi yang segar, meriah, intelektual,
inovatif, beradab dan bertanggungjawab;
• Mencungkil idea dalam konteks ekosistem inovasi;
• Dapat berkongsi idea dan pandangan daripada ahli mesyuarat
berkaitan isu tertentu;
• Dapat membuat keputusan berdasarkan suara ramai/majoriti;
• Dapat menyampaikan dan berkongsi perutusan atau pesanan
daripada Pihak Pengurusan Tertinggi;
• Berkongsi maklumat dan perkembangan berkaitan isu-isu di
bawah bidang kuasa ahli mesyuarat;
• Dapat mengenalpasti punca permasalahan yang berlaku serta
menetapkan cara penyelesaiannya;
• Dapat membuat dan memantau perjalanan tugasan yang 7
diberikan kepada ahli mesyuarat dengan lebih berkesan.
KEPENTINGAN MESYUARAT
• Laporan
• Rekod
• Rujukan
• Mengambil tindakan
• Menggambarkan peribadi
pengerusi, setiausaha dan ahli
mesyuarat
• Imej Jabatan/Kementerian

8
APAKAH YANG URUS SETIA PERLU
LAKUKAN ?

PRA MESYUARAT

SEMASA MESYUARAT

SELEPAS MESYUARAT
9
 PRAMESYUARAT
i. Tentukan tarikh, masa dan tempat
mesyuarat
ii. Membuat tempahan bilik
mesyuarat
iii. Menentukan agenda dengan
persetujuan pengerusi mesyuarat
serta menyediakan perutusan
pengerusi mesyuarat.

10
iv. Menentukan kertas kerja yang akan dibawa
untuk perbincangan mesyuarat
v. Menghantar surat/e-mel jemputan
mesyuarat
vi. Memastikan persediaan kemudahan bilik
vii. Menentukan kehadiran
viii. Mengadakan perbincangan pramesyuarat
- perbincangan dengan pengerusi tentang
maklum balas yang diterima dan tindakan
untuk menyelesaikan masalah.

11
AGENDA MESYUARAT
a) Perutusan pengerusi
b) Pengesahan Minit Mesyuarat (yang
lalu)
c) Perkara-perkara berbangkit
d) Laporan
e) Pembentangan kertas kerja
f) Hal-hal lain
g) Penutup/Ucapan Penangguhan

12
a. Urus setia memastikan kertas kerja
yang akan dibentangkan dalam
mesyuarat diterima sekurang-
kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat
b. Memaklumkan pihak yang
menyediakan kertas kerja tentang:
• bilangan kertas kerja yang diperlukan
• Keperluan menyediakan ringkasan
eksekutif kertas kerja tidak melebihi
15 muka surat (tidak termasuk
lampiran)
13
• Urus setia memastikan surat/e-mel jemputan
serta dokumen berkenaan diterima 10 hari
sebelum mesyuarat.
• Surat jemputan perlu mengandungi maklumat:
- tajuk mesyuarat
- nama jawatankuasa
- tarikh dan tempat mesyuarat
- masa mula dan masa dijangka tamat
- agenda mesyuarat
- nama pengerusi
• Menghantar peringatan sehari sebelum
mesyuarat diadakan.
14
• Bilik mesyuarat bersih dan kemas
• Tempat duduk mencukupi
• Sistem audio disediakan dan berfungsi
• Komputer dan skrin disediakan
• Menyusun tempat duduk mengikut
kekananan
• Meletakkan tanda nama di atas meja

15
 TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
• menyemak kehadiran ahli sebelum
mesyuarat bermula
• Mengemas kini senarai kehadiran- yang
tidak hadir, wakil, sebab ketidakhadiran
• Mencatat minit mesyuarat

16
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
• Menyediakan draf minit mesyuarat mengikut
format dan mengemukakannya kepada
pengerusi dalam masa 3 hari bekerja selepas
mesyuarat
• Mengedarkan minit mesyuarat sekurang-
kurangnya 7 hari bekerja selepas minit
• Mengesan maklum balas pelaksanaan
keputusan mesyuarat
• Menyedia dan mengedarkan borang maklum
balas
• Mendapatkan laporan maklum balas
17
 FORMAT MINIT MESYUARAT
• Fon - Arial
• Saiz - 14
• Jarak antara barisan - langkau sebaris
• Kedudukan teks - justified

18
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT
I. Perutusan Pengerusi
II. Pengesahan minit mesyuarat
III.Perkara-perkara berbangkit
IV. Pelaporan
V. Pembentangan kertas kerja/kertas
cadangan untuk mendapatkan
keputusan
VI. Pembentangan kertas makluman
VII.Hal-hal lain
VIII.Penutup 19
PANDUAN MENGAMBIL MINIT
1. Peringkat Persediaan
- Mengetahui agenda
- Mengetahui minit mesyuarat yang
lalu
- Membaca semua kertas kerja
- Mengetahui latar belakang ahli

2. Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada
perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan jurutrengkas

20
3. Peringkat Penulisan Minit
Mesyuarat

• Draf minit dan serahkan untuk

kelulusan pengerusi dalam masa 3
hari selepas mesyuarat

• Minit mesyuarat diedarkan selewat-

lewatnya 7 hari selepas mesyuarat

21
PRINSIP PENULISAN
MINIT MESYUARAT

22
• FAKTA, bukan tanggapan peribadi
• PADAT, bukan bercerita
• TEPAT, bukan panjang berjela
• JELAS, bukan berkias dan berbunga-
bunga
• BAHASA TULISAN, bukan bahasa
lisan
• BAHASA ISTILAH, bukan loghat
tempatan
• PROFESIONAL, tunjukkan
kematangan
23
 Prinsip Penulisan Minit Mesyuarat
Correct
( Betul )

Concise
( Ringkas ) 4C Clear
( Jelas )

Comprehensive
( Lengkap )

24
 Betul ( Correct )
Aspek Bahasa :

•Ejaan dan tatabahasa betul.

•Bahasa yang mudah difahami.
•Elakkan ayat yang terlalu panjang hingga
sukar difahami.

25
 Jelas ( Clear )

• Format penulisan mengikut kehendak

Pekeliling Bilangan 2 Tahun 1991
• Catatan minit mesyuarat sepatutnya
mengikut agenda
• Kandungan catatan minit:
Perkara, Keputusan dan Tindakan
• Sistem nombor diguna pakai

26
 Lengkap ( Comprehensive )
. Maklumat yang dicatat perlulah
lengkap.
• Tidak menambah atau
mengurangkan perkara-perkara
yang dibincangkan dan yang
diputuskan dalam mesyuarat.

27
Ringkas dan Padat ( Concise )
• Bahasa yang ringkas dan penulisan yang
padat dari segi pengolahan.
• Sekiranya pegawai tidak menghadiri
mesyuarat berkenaan tetapi dengan
membaca minit tersebut, boleh faham
dan mengambil tindakan berasaskan
keputusan mesyuarat.

28
 Peringatan
MM hendaklah merekodkan :
a. Perkara-perkara penting yang
dibincangkan.
b. Keputusan-keputusan yang
dibuat.
c. Tindakan susulan yang perlu
diambil perhatian.

29
FORMAT PENULISAN
MINIT MESYUARAT
PKPA BIL.6 /2014

30
 FORMAT MINIT

• MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)

- Tarikh: …….
- Masa:………
- Tempat:……..

• SENARAI KEHADIRAN
- Yang Hadir
- Yang Tidak Hadir (dengan maaf/izin)
- Yang Turut Hadir
- Setiausaha

31
 Minit Mesyuarat …….
(Catatkan Nama Mesyuarat)

Bil……………… Tahun…………
(Catatkan No. Bil. Mesyuarat dan Tahun)

Tarikh :
Masa:
Tempat:

32
 KEHADIRAN :

Senaraikan nama ahli yang

menghadiri mesyuarat berkenaan,
bermula dengan nama Pengerusi
Mesyuarat. Susunan nama hendaklah
mengikut kekananan.

33
YANG TURUT HADIR

Senarai nama pegawai yang bukan

ahli tetapi dijemput khas untuk
menghadiri mesyuarat atau telah
turut sama menghadiri mesyuarat.

Susunan nama hendaklah mengikut

kekananan.

34
URUS SETIA

Senaraikan nama-nama
pegawai yang menjadi urus
setia mesyuarat dan
hendaklah mengikut
kekananan.

35
 1. Perutusan Pengerusi
Ruang ini mengandungi catatan
tentang perkara-perkara penting yang
dibangkitkan oleh Pengerusi.

Perkara-perkara penting ini tidak

semestinya dibangkitkan oleh
Pengerusi pada awal mesyuarat,
semasa mesyuarat membincangkan
perkara-perkara berbangkit atau
semasa membincangkan kertas-kertas
kerja.

36
 2. Pengesahan Minit Mesyuarat

Catatkan keputusan MM lepas iaitu sama ada

disahkan tanpa pindaan @ disahkan tertakluk
kepada pindaan-pindaan tertentu.

Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan.

Pencadang & Penyokong

Bersetuju sebulat suara

37
4. Perkara-perkara Berbangkit

a. Ruangan ini mengandungi catatan tentang

perkara-perkara yang dibangkitkan di
dalam mesyuarat yang lepas.

b. Tajuk utama perkara berbangkit yang

dibincangkan hendaklah dicatatkan.

Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka

surat dan perenggan MM lepas yang
membincangkan perkara yang sama
hendaklah dicatatkan.

38
• c. Jika perkara-perkara berbangkit
itu masih memerlukan tindakan,
catatkan juga agensi atau nama
jawatan pegawai yang perlu
mengambil tindakan.

39
 4. Perbincangan –
Agenda / Isu yang Dibincangkan

Ruangan ini merekodkan perkara-perkara

baharu yang dibincangkan oleh ahli-ahli
mesyuarat.
Susunan tajuk adalah mengikut agenda
mesyuarat yang telah ditetapkan.

40
5. Perbincangan Kertas-kertas Kerja –
Jika Berkaitan

Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas

kerja dibentangkan untuk perbincangan.

Perkara-perkara yang perlu direkodkan

adalah :

a. Tajuk kertas kerja berkenaan.

b. Agensi yang menyediakan kertas kerja.
c. Tujuan utama kertas kerja disediakan.

41
d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di
dalam kertas kerja tersebut.

e. Pandangan / komen ahli mesyuarat

berkenaan isu yang dibangkitkan dalam
kertas kerja
berkenaan.

f. Keputusan mesyuarat tentang isu-isu

yang dibangkitkan serta tindakan isu-
isu yang perlu diambil perhatian.
42
 6. Hal-hal Lain – Jika Ada

Ruangan ini merekodkan

perkara-perkara lain yang
dibincangkan semasa mesyuarat
yang pada mulanya tidak
termasuk di dalam agenda
mesyuarat.

43
 7. Penutup Minit Mesyuarat

Ruang ini merekodkan perkara seperti

yang berikut :

a. Bila mesyuarat tamat atau

ditangguhkan.

b. Ucapan terima kasih Pengerusi.

c. Catatan tarikh mesyuarat yang akan

datang jika tarikh telah ditetapkan.

44
 Urus Setia

Catatkan nama agensi / bahagian / unit

yang bertanggungjawab sebagai urus
setia mesyuarat.

Tarikh
Catatkan tarikh MM berkenaan
disediakan.

45
CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT
BERKUALITI

46
 Minit padat....Catatan minit mesyuarat hendaklah
direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan
setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti
dengan nota yang menunjukkan sama ada
tindakan-tindakan lanjut diperlukan atau untuk
makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv)
 Tiada kolum...PKPA 2/1991 tidak mencatatkan
keperluan kolum untuk minit. INTAN atau agensi
kerajaan yang utama mematuhi pekeliling itu.
”Kami mematuhi PKPA dan Manual Latihan
Pengurusan Mesyuarat dan Jawatankuasa Kerajaan
yang dikeluarkan oleh MAMPU,” kata Encik Shahril
Ahmad, Pegawai INTAN Kawasan Utara.

47
 Tindakan... Perkataan ”Tindakan”
dihitamtebalkan dan dikanankan.
 Penomboran...baik ikut sistem perpuluhan atau
gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan
dan angka Roman kecil dalam kurungan
 Jangan ada-adakan yang tidak perlu...Tidak perlu
tandatangan setiausaha pada akhir minit.
Kenyataan disemak oleh Pengerusi, ruangan
tandatangan dan namanya juga tidak perlu.
Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam
senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan
oleh Pengerusi. Tak perlu catat ”disemak oleh
Pengerusi” kerana 5 (c) (vi)
•

48
 BAHASA
• Minit mesyuarat perlu formal, iaitu ringkas,
tepat dan padat.
• Dalam situasi formal, kata ganti diri (pertama
dan kedua) tidak digunakan.
• Ayat yang digunakan perlu menggambarkan
keputusan yang dibuat berdasarkan
persetujuan ahli-ahli mesyuarat. Misalnya
“Mesyuarat telah bersetuju menerima…” dan
“Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa….”
• Ungkapan khusus hendaklah digunakan
seperti “mesyuarat maklum”, “mesyuarat
menerima pandangan” dan “mesyuarat
membuat ketetapan”.

49
 MINIT YANG BAIK
• Tulen
• Lengkap
• Tepat
• Bebas daripada keraguan
• Kupasan isu/perkara pokok
• Ringkasan perbincangan
• Keputusan
• Tindakan pihak terlibat

50
TINDAKAN SUSULAN
• Mengadakan post-mortem
• Menyediakan minit mesyuarat
dengan segera
• Menghantar minit mesyuarat dengan
segera
• Mengesan dan mendapatkan
maklum balas bagi setiap tindakan
(follow up dan follow through)

51
Maklum Balas Mesyuarat

52
 GAYA PENULISAN MINIT
MESYUARAT YANG BERKUALITI
1. Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat, dan
padat kerana laras bahasanya bersifat formal – pemerian
yang menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi.
Misalnya:
• BETUL : memandangkan bahawa …. maka …..
• SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

• BETUL : berbangkit daripada ….

• SALAH : oleh itu

• BETUL : beliau berpendapat …

• SALAH : beliau berfikir ….

53
2. Semasa menulis minit mesyuarat,
ayat-ayat yang digunakan perlu
menggambarkan keputusan yang
dibuat berdasarkan persetujuan
anggota mesyuarat. Misalnya :

• Mesyuarat bersetuju menerima …..

• Mesyuarat telah dimaklumkan
bahawa ……

54
3. Gaya bahasa minit mesyuarat juga berbentuk
ungkapan, iaitu kata-kata tertentu dijadikan
ungkapan khusus seperti :
– Ungkapan mengesahkan atau disahkan
diikuti tanpa sebarang pindaan

a. Jawatankuasa kecil Penganugerahan ….

telah mengesahkan minit mesyuarat yang
telah diadakan pada ….. tanpa sebarang
pindaan.
b. Minit mesyuarat yang diadakan pada …..
telah disahkan tanpa sebarang pindaan.

55
• Ungkapan mengesahkan atau disahkan
diikuti dengan pindaan
a. Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit
mesyuarat yang diadakan pada ….. dengan
pindaan yang berikut :
i. ……………
ii. ……………
iii. ……………

b. Minit mesyuarat yang diadakan pada …. telah

disahkan dengan pindaan yang berikut :
i. ………………
ii. ………………
iii. ………………
56
• Sekiranya ada pindaan,
pembatalan dan penggantian,
misalnya :

• Batalkan ceraian …… yang

berbunyi
• Gantikan dengan ……

57
• Ungkapan yang sering digunakan untuk
melaporkan perbincangan semasa
mesyuarat ialah :

Mengusulkan, membahaskan,
dibahaskan
Mencadangkan, membincangkan,
dibincangkan
Mengesyorkan, disyorkan

58
 CONTOH UNGKAPAN
 Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit
meneliti semula tawaran yang
dikemukakan.
 Mesyuarat mencadangkan pihak
berkenaan mengkaji hal tersebut dengan
teliti.
 Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib
melonggarkan syarat kemasukan yang
ada sekarang.

59
 Sesuatu ketetapan mesyuarat
dilaporkan dengan ungkapan seperti
yang berikut :

Bersetuju atau menolak

Meluluskan atau tidak meluluskan
Memperakukan atau tidak memperakukan

60
 CONTOH UNGKAPAN
 Mesyuarat bersetuju menerima usul yang
dikemukakan.

 Mesyuarat tidak meluluskan permohonan

penduduk kampung itu.

 Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya

kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan.

61
 Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat
berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama
dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan
ungkapan seperti yang berikut : bahawa,
supaya, yang

Misalnya :
a. Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta
yang menghadiri bengkel penulisan cerpen
ini diberikan sijil penyertaan.
b. Pengerusi mengumumkan bahawa guru
besar pada minggu lalu telah memberikan
peringatan kepada ibu bapa supaya sentiasa
mengawasi kemajuan anak-anak mereka
yang belajar di sekolah itu.

62
4. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama
atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan
perlu dicatatkan. (lihat contoh minit mesyuarat)
5. Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan
dalam minit mesyuarat dan perlulah digunakan
ungkapan ditangguhkan bukan ditamatkan kerana
mesyuarat akan disambung pada masa akan
datang, melainkan mesyuarat itu ialah mesyuarat
kali yang terakhir.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul

4.30 petang

63
contoh

64
 Sekian,
terima kasih

65