Pengurusan Mesyuarat

Norti Hj Sirin

Timbalan Pendaftar
Pusat Perkembangan Akademik

Rujukan: Mengendalikan Urusetia Mesyuarat di UMS:

Oleh Pendaftar UMS
&Pekeliling Pendaftar Bil 4/98
Hasil:

Boleh menerangkan Peranan Urus setia

Boleh menyediakan Agenda, Kertas Dasar,

Minit Mesyuarat ,Memorandum Pelaksanaan
dan Petikan Minit Mesyuarat mengikut
format.

Memahami penyediaan Rekod

Skop:

PANDUAN URUS SETIA MESYUARAT:

Pekeliling Pendaftar Bil. 4/98

PENYEDIAAN:
-AGENDA
-KERTAS DASAR
-MINIT MESYUARAT
-MEMORANDUM PELAKSANAAN
-PETIKAN MINIT

REKOD
PANDUAN URUS SETIA MESYUARAT:
Pekeliling Pendaftar Bil. 4/98

PERANAN PASUKAN URUS SETIA:

~ Membantu keberkesanan fungsi

jawatankuasa.

~Merancang, Mengatur, Menghantar surat

jemputan dan menyediakan minit mesyuarat.

~Wujudkan Satu Sistem Pengesanan ke atas

keputusan mesyuarat.
Samb.: PANDUAN URUS SETIA
MESYUARAT: Pekeliling Pendaftar Bil. 4/98

3 Peringkat:

Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat

Tindakan-tindakan semasa Mesyuarat

Tindakan-tindakan selepas Mesyuarat

 Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat

Menentukan Agenda, Tarikh, Masa dan Tempat

Mesyuarat Bersama Pengerusi Mesyuarat
Nama Jawatankuasa
Nama Pengerusi Mesyuarat
Nama Setiausaha
Tarikh, Masa mula dan masa dijangka
tamat Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat
Bilangan ahli
Peralatan yang diperlukan
Jenis Minuman ringan yang diperlukan

Menentukan Kertas Kerja JPSIU

~Urus setia pastikan diterima 15 hari sebelum mesyuarat
 Samb.: Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat
Ahli menerima surat jemputan Agenda hendaklah disusun
dan dokumen mesyuarat 10 hari dalam bentuk berikut: Urus setia hendaklah
sebelum mesyuarat diadakan. menyatakan sama ada
Menghantar
Perutusan atau SuratAlu- Jemputan
ahli-ahli yang dijemput
Surat Jemputan perlu aluan Pengerusi menghantar wakil,
mengandungi: Pengesahan Minit
sekiranya dibenarkan
Nama Jawatankuasa Mesyuarat yang lalu
jawatan wakil hendaklah
Tarikh dan Tempat Perkara-perkara
Mesyuarat Memastikan Persediaan Kemudahan
berbangkit dinyatakan Bilik
Masa Mula dan Masa Mesyuarat
Hal-hal lain
dijangka tamat Penutup
MEMASTIKAN PERSEDIAAN, KEMUDAHAN-KEMUDAHAN
Agenda Mesyuarat BILIK MESYUARAT :
Nama Pengerusi
Tentukan Bilik Mesyuarat dalam keadaan bersih dan
Jenis Pakaian
kemas
Menentukan Kehadiran
Tempat duduk mencukupi
Sediakan nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang
hadir
Alat pembesar suara disediakan dan berfungsi
Alat Tulis dan lain-lain peralatan
 Samb.: Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat
2 hari sebelum mesyuarat
diadakan
Perbincangan Pra Mesyuarat
Urus setia mengadakan
perbincangan dengan
Pengerusi:

*meneliti maklumbalas
yang diterima
*kenalpasti tindakan
selesaikan masalah Memberitahu ahli-ahli Mesyuarat tentang Etika
Cara memberi Mesyuarat
penghormatan kepada
pengerusi Mesyuarat

Menghadiri Mesyuarat
MENEPATI MASA

Pemberitahuan
Pengerusi/Setiausaha
sekiranya berhajat
meninggalkan mesyuarat
Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat

Catatan Minit Mesyuarat

Senarai kehadiran
Perkara-perkara yang
dibincangkan
Keputusan yang dibuat
Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil oleh JPSIU dan
sbginya.
Membentangkan Memorandum
Pelaksanaan
 Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat
Draf untuk kelulusan
Format Minit Mesyuarat
Pengerusi tidak lewat dari
MINITMesyuarat.
3 hari selepas MESYUARAT
(Catat nama mesyuarat)
Bil..tahun i. Penyediaan Minit
Minit yang diluluskan oleh
Pengerusi perlu diedar
Tarikh:
Mesyuarat
dalam tempoh SATUMasa:
MINGGU selepas tarikh
Tempat:
Mesyuarat diadakan.
HADIR
SETIAUSAHA
TIDAK HADIR ii. Format Minit
TURUT HADIR Mesyuarat
I.PERUTUSAN PENGERUSI
II.PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
III.PERKARA BERBANGKIT
IV.PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
V.HAL-HAL LAIN
iii. Susunan Nama
VI.PENUTUP Ahli-ahli Mesyuarat
Catatan nama ahli-ahli
Setiausaha Pengerusi mesyuarat hendaklah
disusun mengikut
Tarikh: Tarikh: kekananan ahli-ahli yang
 Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat
Memorandum
Catatan
Ahli Mesyuarat
Minit Mesyuarat:
Pelaksanaan
@ mana
direkodkan
pihak
oleh Urus
JPSIUsetia
dengan
diberi padat,
tepat dan jelas. laksanakan
tanggungjawab
sesuatu keputusan.
Cabutan Keputusan:
Perlu nota
~Taip semulasamakeputusan
ada iv. Catatan perbincangan
tindakan
Urus
mesyuarat
setialanjut
mengesan
seperti
diperlukan
tercatat
atau untuk
pelaksanaan
dalam minitmakluman
mesyuarat
keputusan
sahaja.
mesyuarat.
Ringkasan dan Ulasan Urus
Tindakan:
Butiran
setia: Pengesanan:
(nama/agensi v. Pengesanan
yang dikehendaki
-Bilangan
~Urus setia menyediakan: Maklumbalas Pelaksanaan
mengambil
-Rujukan Minit
tindakan perkara
berkenaan)
-Perkara
*Ringkasan Keputusan Mesyuarat
-Tarikh
*Penganalisisan
hantar mengenai
-Sekolah/Jabatan
maklumbalas
@
-Tarikh
*Pelaksanaan
maklumbalas
keputusan-
-Status
keputusan. vi. Laporan Maklumbalasa
Tindakan: Untuk Makluman (Memorandum
Sahaja Pelaksanaan)
 Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat
JPSIU/Jawatankuasa hantar
maklumbalas:

1.Cabutan Keputusan
-Taip keputusan vii. Menentukan Format
mesyuarat Maklumbalas Dari
2.Kedudukan Masa
Sekolah/Jabatan
Kini/Status
-Keterangan mengenai
tindakan yang diambil

3.Peringkat
Pelaksanaan/Pencapaian
-Buat perbandingan viii. Penyediaan Laporan
peringkat Maklumbalas Oleh
pelaksanaan/pencapaian
sebenar dengan pelan
Jabatan/Jawatankuasa
pelaksanaan Bertanggungjawab

-JPSIU bertanggungjawab untuk

sediakan ringkasan dan analisis
serta laporan maklumbalas dalam
 PENYEDIAAN AGENDA MESYUARAT,
KERTAS DASAR DAN MINIT MESYUARAT
AGENDA MESYUARAT
AGENDA MESYUARAT SENAT
BIL. 1/2011 (KALI KE -88)

Tarikh: 27 Januari 2011

Masa: 9.00pagi
Tempat: Bilik Mesyuarat Lembaga , Aras 6,
Blok Selatan, Bangunan Canselori

1. Alu-aluan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 8/2010 (KALI KE-87)
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Kertas Senat Bil. 1/2011/88 : Kertas Makluman Jawatankuasa
Prasiswazah
5. Kertas Senat Bil. 2/2011/88 : Permohonan Pemindahan Jam Kredit
6. Hal-hal lain
7. Penutup
Samb.: AGENDA MESYUARAT
AGENDA MESYUARAT SENAT
BIL. 1/2011 (KALI KE -88)

Tarikh: 27 Januari 2011

Masa: 9.00pagi
Tempat: Bilik Mesyuarat Lembaga , Aras 6,
Blok Selatan, Bangunan Canselori

1. Alu-aluan Pengerusi.
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 8/2010 (KALI KE-87).
3. Perkara-perkara berbangkit .
3.1 Memorandum Pelaksanaan Mesyuarat Bil. 8/2010 (KALI KE -87)
4. Pengajian Prasiswazah.
4.1 Kertas Senat Bil. 1/2011/88 : Kertas Makluman
Jawatankuasa Prasiswazah.
4.2 Kertas Senat Bil. 2/2011/88 : Permohonan Pemindahan
Jam Kredit.
5. Pengajian Pascasiswazah.
5.1 Kertas Senat Bil. 3/2011/88 : Permohonan Pertukaran Sekolah oleh
Pelajar Pascasiswazah.
5. Hal-hal lain.
7. Penutup.
KERTAS DASAR

Menjelaskan latarbelakang
bagi memboleh keputusan
dibuat dengan tepat.

Kertas dasar mengandungi:

Sejarah bagi sesuatu perkara:
keputusan & masalah masa lalu
Permasalahan yang hendak
diselesaikan
Perbandingan dengan agensi yang
lain
Ulasan tentang peraturan
Samb.: KERTAS DASAR

Ulasan Pihak Pengurusan/Urus

setia (jika ada) Ulasan
Pentadbiran

Cadangan keputusan/syor untuk

dijadikan asas pertimbangan
jawatankuasa/badan berkenaan

Kertas Dasar perlu lengkap dan

cukup maklumat
 Samb. :KERTAS DASAR
Format Kertas Dasar

Tajuk:

Tujuan: Kertas dasar akan dirujuk

semula sekiranya terdapat
Latar belakang: masalah kepada keputusan
-Menjelaskan latar belakang sebagai asas yang telah dibuat.
membuat keputusan
-Sejarah bagi sesuatu perkara: keputusan
& masalah masa lalu
-Permasalahan yang hendak diselesaikan
Perbandingan dengan agensi yang lain
-Implikasi Kewangan [jika perlu]
-Ulasan tentang peraturan/ulasan Pegawai yang
Pentadbiran menyediakan kertas dasar
juga akan
Syor: dipertanggungjawabkan.
-Menjawab kepada tujuan

Disediakan oleh:
PENULISAN MINIT MESYUARAT

Merujuk kepada perbincangan kepada

kertas yang dikemukakan
1
Mencatatkan perkara pokok atau asas
kepada perkara yang dbincangkan
2 (contoh peraturan)

Kemudian diikuti keputusan mesyuarat

3
Samb.: PENULISAN MINIT MESYUARAT

Pandangan Individu tidak perlu

dicatat (Khususnya pandangan
4 yang bertentangan)

Jika secara undian memadai

dinyatakan keputusan adalah
5 secara undian
 Format Penulisan Minit Mesyuarat
Format Minit Mesyuarat

MINIT MESYUARAT
(Catat nama mesyuarat)
Bil..tahun

Tarikh:
Format/Contoh- Masa:
contoh: Tempat:

(1)AGENDA HADIR
MESYUARAT SETIAUSAHA
(2)KERTAS DASAR TURUT HADIR
(3)MINIT TIDAK HADIR DENGAN KENYATAAN
MESYUARAT
I.PERUTUSAN PENGERUSI
II.PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
III.PERKARA BERBANGKIT
IV.PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
V.HAL-HAL LAIN
VI.PENUTUP

Setiausaha Pengerusi
 PENYEDIAAN MEMORANDUM
PELAKSANAAN, PETIKAN MINIT DAN
REKOD
 MEMORANDUM PELAKSANAAN
Format Memorandum Pelaksanaan

Bil Perkara Tindakan Status

Cabutan Keputusan:
~Taip semula keputusan mesyuarat seperti tercatat dalam minit
mesyuarat

Ringkasan dan Ulasan Urus setia

~Urus setia menyediakan:

*Ringkasan
*Penganalisisan mengenai maklumbalas
*Pelaksanaan keputusan-keputusan.
PETIKAN MINIT MESYUARAT
Format Petikan Minit Mesyuarat

CABUTAN MINIT MESYUARAT ..

BIL/TAHUN..

Tarikh:
Masa:
Tempat:

VI Kertas ..: Tajuk

Mesyuarat;

a. mengambil maklum

b. bersetuju

Tindakan: ..
REKOD

-Memohon Tandatangan Pengesahan Minit

Mesyuarat sebaik selepas disahkan

-Masukkan Minit dalam BUKU MINIT

LATIHAN

Dengan menggunakan Minit Mesyuarat

masing-masing, semua peserta
dikehendaki menyediakan:

1. Agenda Mesyuarat
2.Minit Mesyuarat
3. Memorandum Pelaksanaan
4. Kertas Dasar
5. Petikan Minit
8 Amalan Eksekutif Efektif

1. Mereka bertanya apa yang perlu

dilakukan?

2. Mereka bertanya apa yang baik

untuk organisasi?

3. Mereka tetapkam Pelan Tindakan.

4. Bertanggungjawab ke atas
keputusan yang dibuat.
Eksekutif Efektif
5. Bertanggungjawab
mengkomunikasikan keputusan yang
dibuat.

6. Fokus pada peluang bukan masalah

yang ada.

7. Mereka adakan mesyuarat yang

produktif.

8. Mereka berfikir dan berkata Kita

bukan saya
 Sekian
&
Terima Kasih