SESI 4

PENULISAN LAPORAN

1
 PENGENALAN
• maklumat tentang sesuatu kedudukan atau masalah yang
dihadapi yang dilaporkan (Kamus Dewan 1996:766)
• Suatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan,
atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang
disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah
badan yang diarah untuk menyampaikannya (Oxford English
Dictionary)
• Digunakan oleh golongan profesional seperti penyelidik,
pentadbir, perunding, penyiasat dan seumpamanya untuk
membuat sesuatu projek, mengesan masalah dan
mengambil tindakan untuk mengatasi sesuatu masalah,
menentukan strategi pemasaran atau untuk menilai
kejayaan sesuatu rancangan. (Ab.Rahman Ab. Rashid dan
Yap Kim Fatt: 1998)
• bergantung kepada tujuan atau perkara yang dilaporkan
 CIRI-CIRI LAPORAN
• Struktur dan gaya yang formal
Laporan mempunyai format khusus yang meliputi tajuk/judul, ringkasan,
senarai kandungan, pengenalan, senarai cadangan, penutup dan
lampiran. Laras bahasanya formal

• Pembentangan berilustrasi
Hujah, penerangan dan maklumat boleh diperjelas dengan menggunakan
gambar rajah, graf, carta dan sebagainya

• Pernyataan pendapat
Penulis laporan biasanya membuat kesimpulan setelah mengkaji, menilai
dan mengupas bukti-bukti yang diketengahkan. Kesimpulan ini penting
sebagai pelengkap tujuan laporan sehingga penulis perlu mendapatkan
maklumat lanjut yang lebih lengkap
 FUNGSI LAPORAN
• MENYAMPAIKAN MAKLUMAT

 Sejarah dan/atau latar belakang sesuatu perkara, isu,

projek
 Proses, keadaan sesuatu perkara, isu, projek
 Bahan rekod untuk rujukan akan datang

4
• MEMBUAT KESIMPULAN
 Proses sesuatu perkara, projek
 Menjelaskan sebab dan akibatnya (kejayaan atau
kegagalan sesuatu perkara, projek)
 Penemuan/Hasil sesuatu perkara, kajian

5
• MEMBERI IDEA/MEMPERAKUKAN

– Membuat penilaian tentang tahap pencapaian/

kegagalan sesuatu perkara, projek
 Memberi idea untuk menyelesaikan sesuatu masalah
 mengemukakan cadangan khusus untuk
menyelesaikan sesuatu masalah

6
 KATEGORI LAPORAN
• Secara umumnya terdapat (2)
 Bentuk Borang (form report)
 Laporan kemalangan
 Laporan berkala (periodic)

 Bentuk Terbuka/Panjang (Extended Report)

 Laporan untuk menyampaikan maklumat (information)
 Membuat kesimpulan tentang sesuatu masalah
 Menyediakan laporan tahunan
 Menyediakan laporan prestasi (progress report)

 Laporan perakuan (recommendation)

 Laporan kajian
 Laporan bagi menyelesaikan sesuatu masalah
7
 KUALITI LAPORAN
Kualiti sesuatu laporan boleh dilihat melalui
prinsip 5C+1P:-

• BETUL/TEPAT (CORRECT/ACCURATE)
 Data, fakta dan maklumat yang betul, tepat dan
accountable (stand by your statement, e.g. on figures
and facts)
 Gunakan data semasa
 Data terdahulu boleh dijadikan/digunakan sebagai
perbandingan
8
• PADAT (CONCISE)
 Tulis seberapa ringkas yang boleh
 Ringkas tetapi padat, mencakupi semua perkara
yang perlu

9
• LENGKAP (COMPLETE/COMPREHENSIVE)
 Mempunyai data, fakta dan maklumat yang lengkap
 Lampiran yang perlu, disertakan
 Ada sinopsis/ringkasan, jika melebihi 6 muka
(berpandukan Panduan Penyediaan Kertas JM)
 Menyatakan bahan-bahan rujukan

10
• JELAS(CLEAR)
 Huraian yang jelas
 Menggunakan bahasa yang mudah difahami
 Mengikut urutan logik (logical sequence)
 Susun atur yang baik dan menarik (layout)
 Ilustrasi yang menarik dan pelbagai

11
Urutan
• Sequential, fakta/maklumat yang penting dikemukakan
dahulu, diikuti dengan fakta/maklumat lain mengikut
tahap kepentingan

• Mengikut hierarki (hierachical) dimana penyataan umum

diikuti oleh butir-butir/perincian

• Perbandingan (comparative) dimana sesuatu idea

dibandingkan dengan idea lain. Digunakan bersama
dengan mana-mana dua diatas
12
Format/Susun Atur
Berpandukan Arahan untuk kertas Jemaah Menteri
• Ukuran kertas ialah saiz A4
• Jarak (spacing) satu setengah (1.5)
• Saiz Font yang seragam iaitu Arial saiz 14.
• Justified

Nombor muka surat

• Muka surat sebelum isi (body) guna huruf Roman, i.e. i, ii, iii dan
seterusnya.
• Muka surat isi (body), guna Arabic, i.e. 1- 9 dan seterusnya.

Nombor tajuk, sub tajuk dan para.

(amalan kertas Jemaah Menteri)
1. TUJUAN
1.1.
1.1.1
2. LATAR BELAKANG
2.1.
2.1.1.
13
Penggunaan Bahasa
• Bahasa Malaysia, bila perlu terjemahan Bahasa Inggeris
disertakan.
• Menggunakan ejaan baru.
• Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin
menimbulkan kekeliruan hendaklah dijelaskan sewajarnya
• Penjelasan dalam kurungan, atau
• Nota kaki, atau
• Lampiran penjelasan istilah, dan
• Perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic).

14
• MEYAKINKAN(CONVINCING)
 Matlamat utama kertas – untuk mendapat
sokongan/pertimbangan.
 Oleh itu semua asas/sebab/hujah (argument) perlu
meyakinkan.

15
• BERSOPAN (POLITE)
 Menggunakan gaya bahasa dan penulisan yang
bersesuaian, tidak keras.

16
 PERSEDIAAN
Perlu tahu 5W+1S:
• Kenapa laporan ini perlu dibuat (Why?)

• Apa tujuan/objektif laporan (What?)

• Jangka masa (When?)

• Pihak yang meminta laporan dibuat (Who?)

• Untuk siapa, siapa sasaran/pembaca (Whom?)

• Skop/lingkungan (Scope?)

17
 KEPERLUAN MENGETAHUI
SASARAN/PEMBACA
• Untuk menyesuaikan dengan keperluan

• Tahap pengetahuan pembaca, pengetahuan teknikal

• Pandangannya tentang perkara yang akan dilapor (untuk

kuatkan hujah jika bertentangan)

18
 STRUKTUR UMUM
Tidak terdapat struktur khusus (no set structure).
Umumnya laporan yang baik patut mempunyai corak susunan (pattern)
berikut :
 Muka tajuk / (Title page)  Rumusan
 Aluan  Cadangan/Syor/Perakuan
 Ringkasan/abstrak  Lampiran
 Jadual Kandungan  Bibliography
 Pengenalan (introduction)  Glossary
 Isi  Illustration
 Rujukan  Acknowledgement
 Nota kaki  Index

19
 JENIS LAPORAN
Dalam perkhidmatan Kerajaan terhadap pelbagai jenis
laporan, antaranya:-
– Laporan Minit Mesyuarat
– Laporan Berita
– Laporan Pemeriksaan
– Laporan Penyiasatan
– Laporan Kajian
– Laporan Lawatan
– Laporan Tahunan
– Laporan Kejadian/Peristiwa
– Laporan Aktiviti
– Laporan Klinikal, dll
20
 STRUKTUR UMUM MENGIKUT JENIS

LAPORAN MINIT MESYUARAT: -

• Tajuk
• Tarikh
• Masa
• Kehadiran
• Perutusan Pengerusi
• Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
• Perkara berbangkit
• Perbincangan agenda
• Hal-hal lain
• Ucapan penggulungan/penangguhan
21
 LAPORAN BERITA
● Pengenalan
● Tubuh/Isi
● Penutup

 Prinsip penulisan berita : 5W + 1H

 What (apa): apa yang berlaku
 Where (di mana): di mana berlaku
 When (bila): bila ia berlaku
 Who (siapa): siapa terlibat
 Why (kenapa): kenapa berlaku
 How (bagaimana): bagaimana berlaku
22
 LAPORAN PEMERIKSAAN
● Pengenalan
 Tajuk
 Pegawai terlibat
 Tarikh pemeriksaan
 Tujuan / objektif
 Skop pemeriksaan (masa, bidang / perkara, tempat, pihak
terlibat)
• Latar belakang
• Dapatan pemeriksaan
 Isu / masalah
 Sebab akibat
• Kesimpulan/rumusan
• Syor / cadangan / perakuan

23
 LAPORAN KAJIAN
• Tujuan
• Pengenalan / latar belakang
• Objektif kajian
• Skop (masa, bidang, tempat, pihak berkaitan)
• Kaedah kajian
– Rujukan
– Sampel, dll
– Tempoh
• Perbelajaan
• Dapatan(findings)
• Isu
• Kesimpulan/rumusan
• Syor/Cadangan
• Perakuan
24
 LAPORAN LAWATAN
• Tajuk lawatan
• Tujuan dan skop laporan
• Huraian lawatan, tempat, bila, tempoh
• Itinerari lawatan
• Dapatan, maklumat hasil lawatan
• Ulasan keseluruhan kejayaan / kegagalan lawatan
• Kesimpulan/rumusan
• Syor/Cadangan/Perakuan
• Lampiran

25
 LAPORAN TAHUNAN
• Tujuan
• Latar belakang organisasi
– Fungsi dan peranan
– Bidang tugas dan tanggungjawab
– Aktiviti utama
• Laporan lengkap aktiviti berdasarkan bidang tugas.
• Perancangan program aktiviti awal tahun.
● Pelaksanaan aktiviti sepanjang tahun, bahagian / unit
● Sasaran dan pencapaian
● Masalah dan kekangan
● Implikasi kos dan sumber
• Penilaian pencapaian
• Pengurusan dan pentadbiran
• Sumbangan
• Kesimpulan/Rumusan
• Syor
26
 LAPORAN JEMAAH MENTERI (JM)

Arahan Setiausaha Jemaah Menteri bertajuk

“Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri”

- Menyelaraskan struktur / bentuk kertas JM supaya

konsisten dalam kalangan semua Kementerian.

27
 …sambung…
• Terdapat 2 jenis laporan yang boleh di kemukakan
kepada JM.
1. Memorandum
– Laporan yang mengesyorkan / mencadangkan keputusan dan
mendapat kelulusan
– Laporan perbincangan YB Menteri dengan Pembesar Negeri Luar
– Laporan lawatan rasmi YB Menteri serta rombongan
– Laporan tahunan Badan Berkanun
– Apa – apa laporan yang diminta oleh YAB PM atau JM
2. Nota
– Laporan yang dikemukakan untuk makluman semata-mata.

28
 STURKTUR MEMORANDUM JM

• Tujuan
• Latar belakang
• Asas – asas pertimbangan (ada tajuk kecil)
• Implikasi (Kewangan, Keselamatan, Pentadbiran,
Perhubungan Luar dan sebagainya)
• Kesimpulan
• Ulasan Kementerian / Organisasi Pusat
• Syor

29
Bagi Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan
Badan Berkanun, Tajuk – tajuknya berbeza sedikit
• Tujuan
• Latar belakang
• Kejayaan
• Kesan kepada rakyat / kumpulan sasaran
• Masalah dihadapi
• Kesimpulan
• Ulasan Kementerian dan Agensi Pusat
• Syor

30
 STRUKTUR NOTA JM

• Tujuan
• Latar belakang
• Perkara – perkara yang hendak
dimaklumkan (ada tajuk kecil)
• Penutup

31
SEKIAN, TERIMA KASIH,
WASSALAM.

32