BENGKEL PENYEDIAAN SISTEM

FAIL & DOKUMENTASI PSS

NORAFIZAH BT ABDUL RAZAK

GURU CEMERLANG PERPUSTAKAAN & MEDIA
PAHANG
BAHAGIAN 1

PENGENALAN
 Apa Dokumentasi?
• Dokumentasi merupakan himpunan atau
kumpulan bahan atau dokumen.
• GPM perlu menyediakan dokumen bagi semua
aktiviti dan program PSS.
• Dokumentasi perlu disemak,disahkan dan
dipantau oleh penyelaras dan pentadbir dari
masa ke semasa.
BAHAGIAN 2

KEPENTINGAN
 Bukti penggunaan
• Bukti pengunaan PSS dapat dilakukan
berdasarkan rekod-rekod yang ada di PSS
dalam aspek-aspek berikut:
• * kadar pengguna @ peminjam
• * kadar dan jenis bahan yang dipnjam atau
digunakan.
• * kekerapan aktiviti PSS yang dijalankan
 Statistik dan Laporan
• Melalui kadar dan data yang diperoleh dari
dokumentasi ia dapat menghasilkan sesuatu
maklumat.
• Daripada data, laporan penilaian dapat
disediakan, hasilnya dapat disebarkan bagi
makluman kepada semua pengguna PSS.
Analisa Bahan Bacaan Di
Perpustakaan Mini
 Bahan Rujukan
• Dokumentasi disediakan boleh dijadikan
bahan rujukan.
• Bahan rujukan penting dlm melaksanakan
semua program PSS secara berterusan.
• Sistem Dokumentasi menjadi bahan bukti
kepada semua program pss
 Bahan Penilaian
• Dokumentasi digunakan sebagai bahan
penilaian PSS kerana dapat mengenalpasti
kelebihan dan kekurangan PSS.
 Menganalisis dan Sebaran
Maklumat
• Hasil laporan dan data daripada dokumentasi
dapat disebarkan.
• Sebagai bahan promosi untuk pembangunan
PSS.
 BAHAGIAN 3

PEMBAHAGIAN DOKUMENTASI
 PENGELASAN SISTEM FAIL & DOKUMENTASI PSS

FAIL KERJA (KULIT KERAS REKOD PENGGUNAAN REKOD SIRKULASI

1.Fail Kuasa 1.Bilik Bilik – Bilik Khas 1.Rekod Pinjaman Bahan Buku
2.Fail Meja 2.Rekod Pinjaman Bahan Bukan
3.Fail Kewangan Bukan Buku
4.Fail Pengurusan Stok Bahan 3.Rekod Pinjaman Guru
Bukan Buku 4.Rekod pinjaman murid
5.Fail Pengurusan PSS (aktif)
6.Fail Pengurusan NILAM/LM
7.Fail Penilaian Bahan &
Peralatan
8.Fail Program PSS (punca
kuasa/kertas kerja/laporan
lengkap/penilaian program)
9.Fail Perancgan Jgka
Pjg/Pendek
 PENGELASAN SISTEM FAIL & DOKUMENTASI PSS

FAIL KERJA (KULIT KERAS REKOD PENGGUNAAN REKOD SIRKULASI

 PENGELASAN SISTEM FAIL & DOKUMENTASI PSS

BUKU DAFTAR BUKU BERJILID REKOD BERTUGAS

1.Perolehan Buku 1.Perancangan strategik 1. Pengawas Bertugas

2. Guru bertugas
 PENGELASAN SISTEM FAIL & DOKUMENTASI PSS

3 ITEM DOKUMENTASI DAN ANALISA PENGGUNAAN

1. REKOD
2. ANALISA (DATA)
3. GRAF
 PENGELASAN SISTEM FAIL & DOKUMENTASI PSS

PENGURUSAN KEWANGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH

1. NOTA MINTA
2. INVOIS
3. BAUCER
BAYARAN
 PENGELASAN SISTEM FAIL & DOKUMENTASI PSS

DOKUMENTASI AKTIVITI

1. Punca kuasa
2. Kertas kerja
3. Rekod
4. Bukti
Pelaksanaan(hasil
kerja murid)
5. Penilaian
6. Cadangan
penambahbaikan
BAHAGIAN 4

IMPAK
 Yang boleh diukur
• Peningkatan kadar pinjaman bahan
• Peningkatan penyertaan dalam aktiviti
• Peningkatan kadar pembacaan

* Data mula dan data akhir (menilai

keberkesanan)
 BAHAGIAN 4

FAIL KUASA (FAIL DASAR)

 Dokumentasi Utama- Fail Kuasa
• 1.Pengenalan • 8..Kewangan PSS
• 2.Maklumat PSS • 9. Organsisasi Bahan
• 10.Aktiviti PSS
• 3.Jkuasa Pentadbiran
• 11.Stok & Inventori
• 4.Pengawas PSS • 12.Sirkulasi/Bahan Edaran
• 5.Peraturan PSS • 13.Perkhidmatan PSS
• 6.Pengurusan & • 14.A utomasi PSS
Pentadbiran PSS • 15. Program NILAM
• 7.Koleksi Bahan PSS
BORANG PENGESAHAN BAB FAIL KUASA PUSAT
SUMBER SEKOLAH

KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI

DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE
….......................YANG TELAH DIADAKAN PADA………………..
PUNCA KUASA
Disediakan oleh: Disahkan oleh;
……………………….. …………………………
Cap: Cap:

Guru Perpustakaan dan Media Pengetua/Guru Besar

Tarikh: Tarikh:

DILAMPIRKAN DI
SETIAP BAB
 BORANG/PINDAAN/POLISI FAIL KUASA PSS

Pindaan: Bil…1……../ Tahun 2018

BAB :BAB 4 : PENGAWAS PSS
PINDAAN/TAMBAHAN DASAR/POLISI
CTH: Perkara Tarikh Tarikh
BAB 4 Pakaian Dikuatkuasa Mansuh
4.1.2018 30.11.2017

KEPUTUSAN TERSEBUT DI ATAS TELAH DIBUAT DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA

INDUK PUSAT SUMBER SEKOLAH KALI……../……….YANG TELAH DIADAKAN
PADA…………….

Disediakan oleh; Disahkan oleh; PUNCA KUASA

…………………………….. …………………………………
Guru Perpustakaan & Media Pengetua/Guru Besar
Tarikh: …………………. Tarikh:…………………………
JIKA ADA PINDAAN
Pindaan dan Perubahan Fail
Kuasa PUNCA KUASA

Dibentang dalam mesyuarat JK Induk

PSS bagi mendapat
kelulusan.Pindaan berkuatkuasa
sepenuhnya selepas itu.
 KOD DOKUMENTASI PSS
• Berdasarkan sistem klasifikasi fail Arkib
Negara – GPM rujuk kepada pihak pengurusan
pejabat sekolah masing-masing untuk
mendapatkan kod dan klafikasi sekolah
masing-masing.

CBA2002/
 BAB 5

SISTEM FAIL
 JENIS FAIL ( FAIL KERJA)
• FAIL A (Pengurusan & Pengelolaan)
• FAIL B ( Prasarana/kemudahan/ruang/)
• FAIL C ( Penilaian Bhn/Peralatan)
• FAIL D ( Penilaian Program)
• FAIL E ( Kriteria Khusus)
FAIL A
 FAIL B

PRASARANA/KEMUDAHAN/
RUANG
 DOKUMENTASI AKTIVITI DI
BILIK/RUANG/SUDUT
* Nyatakan kertas konsep aktiviti dijalankan:
Aktiviti :
Sasaran:
Prosedur Pelaksanaan :
Impak
* Sediakan rekod pengunaan/pelaksanaan
 CIRI PA21 ( 4 C)
• Comunication ( komunikasi)
• Collaborative & Coperativ ( Kolaboratif &
Koperatif)
• Creativity ( Kreativiti)
• Critikal Thingking ( Pemikiran Kritis)
 Elemen ( 4 C)
• Berlaku di bilik/ruang/sudut yang disediakan.
• Pelajar dapat menjalankan aktiviti dan
mengakses maklumat secara individu atau
kumpulan.
• Berpusatkan pelajar dan bahan sumber.
 Proses Pembelian Bahan
• Kertas kerja lengkap
• Surat – menyurat
• Nota Minta
• Mesyuarat AJK
Rekod-rekod PSS yang perlu ada: (
dokumentasi berasing)

• Rekod perolehan buku

• Rekod bahan bukan buku
• Rekod perolehan akhbar/majalah
• Rekod pinjaman bahan rujukan
• Rekod pinjaman & pulangan
• Rekod Penggunaan bilik/ruang/sudut
 Rekod Stok & Inventori
• Kew 312 (harta modal)
• Kew 312A(Penyelengaraan harta modal)
• Kew 313 (inventori)
• Kew 314 (bekalan pejabat)
• Kew 315 (pergerakan harta modal dan
inventori)
 Jenis-jenis rekod penggunaan
• Pengunaan TV • Bilik sumber (khas)
• Bahan multimedia • Pinjaman berkelompok
• Penggunaan perisian • Rekod pelawat
• Rekod sudut
ilmu,pondok
baca,taman sumber
 Jadual yang perlu ada
• Jadaul masa penggunaan perpustakaan
• Jadual waktu perkhidmatan
• Jadual bertugas pengawas PSS
• Jadual penggunaan bilik multimedia
• Jadual penggunaan bilik-bilik khas (sokongan
kepada P & P )
 Carta-carta yang perlu ada:
• Visi,misi,matlamat,objektif & piagam
pelanggan
• Organisasi jawatankuasa induk
• Organsisasi jawatankuasa kerja
• Organisasi pengawas PSS
• Perancangan PSS (Carta Gannt)
• Peraturan bilik-bilik sumber
 Fail Meja
Mengandungi senarai tugas dan
tanggungjawab GPM. Menerangkan
garis panduan dan langkah dalam
menjalankan tugas.
 Isi Kandungan Fail Meja
• Maklumat Guru Perpustakaan & Media
• Carta Organisasi Induk & Kerja
• Visi,Misi,Slogan,Fungsi,Objektif PSS
• Piagam Pelanggan,Falsafah & Dasar Kualiti PSS
• Objektif Sekolah
• Senarai Tugas Guru Perpustakaan & Media
• Senarai Tugas & hubungan dengan guru lain.
• Proses kerja
• Carta Aliran Kerja
• Norma Kerja
• Senarai Jawatankuasa yang dianggotai
• Senarai tugas harian
 PENUTUP

Kesimpulannya dokumentasi dapat

mengkaji sejauhmana PSS mencapai
matlamatnya.
IKHLAS DARIPADA SAYA;
Orang cemerlang sentiasa melakukan
setiap perkara sebaik mungkin.
Komitmen terhadap tugas amat
tinggi, dan sentiasa membuat
persediaan rapi.