BIL 6 TAHUN 2014 No. Rujukan : MAMPU.100-1/9/1 (16) LATAR BELAKANG Sebagai platform utama bagi membincangkan, menyelaraskan, menyelesaikan seterusnya memutuskan sesuatu perkara atau isu.
Matlamat mesyuarat tercapai mengikut tempoh yang
ditetapkan
Perbincangan dan keputusan mesyuarat perlu dicatat
dan diedarkan kepada semua ahli mesyuarat
Penulisan minit mesyuarat mestilah berpandukan
kepada arahan ini supaya pengendalian mesyuarat dan penulisan minit mesyuarat berkualiti, mantap dan seragam Peranan Urusetia Mesyuarat
• Menentukan tarikh, masa • Mewujudkan “Mesyuarat” • Menghantar peringatan
dan tempat mesyuarat dalam sistem MyMesyuarat sehari sebelum mesyuarat • http://portal2.mymesyuarat.gov diadakan • Membuat tempahan bilik .my/permohonan- menggunakan-mymesyuarat mesyuarat • Memastikan kemudahan bilik mesyuarat disediakan • Mengisi maklumat • Menentukan agenda mesyuarat dalam sistem mesyuarat dengan MyMesyuarat • Menentukan kehadiran persetujuan pengerusi mesyuarat serta • Mengadakan perbincangan menyediakan Perutusan • Menentukan kertas kerja yang akan dibawa untuk pramesyuarat Pengerusi Mesyuarat perbincangan mesyuarat TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Menyemak kehadiran ahli mesyuarat sejurus sebelum mesyuarat berlangsung
Mengemaskini senarai kehadiran
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
Menyediakan draf minit mesyuarat mengikut format yang ditetapkan dan mengemukakannya kepada pengerusi mesyuarat untuk kelulusan dalam tempoh 3 hari bekerja
Mengedarkan minit mesyuarat selewat-lewatnya dalam tempoh 7 hari bekerja
Mengesan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat
Menyedia dan mengedarkan borang maklum balas
Mendapatkan laporan maklum balas daripada pihak yang berkaitan
STRUKTUR MINIT MESYUARAT Penulisan minit mesyuarat MAMPU : • Font – Arial • Saiz – 14 • Jarak antara barisan – Langkau sebaris • ( Single Spacing ) • Kedudukan teks - Justified
Berpandukan agenda dan urutan mesyuarat :
• Perutusan Pengerusi • Pengesahan Minit Mesyuarat • Perkara-perkara Berbangkit • Pembentangan Kertas Kerja/Kertas Cadangan • Pembentangan Kertas Makluman • Hal-hal lain • Penutup PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT ► Perutusan Pengerusi • a) Ucapan Aluan • b) Ucapan penghargaan dan tahniah • c) Memaklumkan sesuatu perkara atau isu hasil dari mesyuarat yang lain • d) Memaklumkan sesuatu perkara atau isu tertentu • e) Ulasan ahli mesyuarat terhadap perutusan pengerusi • f) Catatan agensi yang perlu mengambil tindakan terhadap keputusan mesyuarat boleh dinyatakan
• ►Pengesahan Minit Mesyuarat
• a) Minit mesyuarat tanpa pindaan boleh direkodkan • b) Sekiranya terdapat pindaan kepada minit mesyuarat • ► Perkara-perkara Berbangkit • ► Perbincangan Kertas-Kertas Kerja • ► Kertas Makluman • ► Hal-hal Lain Sekian, terima kasih