Pekeliling Kemajuan Pentadbiran

Awam (PKPA)
1. Panduan Pengurusan Mesyuarat PKPA.
Bil.2/91(Tahun 1997)
2. Strategi Peningkatan Kualiti Dalam
Perkhidmatan Awam. PKPA Bil.4/91
Tahun 1995
3. Peningkatan Produktiviti Dalam
Perkhidmatan Awam. PKPA Bil. 6/91
 PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT &
URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA
KERAJAAN
A. Tujuan :
• Membantu pihak pengurusan & urus setia
jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan
menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan.
 B. Latar Belakang
• Dari semasa ke semasa, kerajaan mewujudkan
jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksana-
kan berbagai-bagai tanggungjawab.

• Jawatankuasa-jawatankuasa mengadakan
mesyuarat dari semasa ke semasa.

• Sebuah urus setia akan dilantik untuk membantu

keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.
 c. Tanggungjawab Urusetia
• Tindakan-tindakan pra mesyuarat

• Tindakan-tindakan semasa mesyuarat

• Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

 a. Tindakan-tindakan pra mesyuarat
• Menentukan agenda, tarikh, masa & tempat mesyuarat
bersama pengerusi jawatankuasa.
• Membuat tempahan bilik mesyuarat.
• Menentukan kertas kerja disediakan untuk
perbincangan.
• Menghantar surat jemputan mesyuarat.
• Memastikan persediaan kemudahan-kemudahan bilik
mesyuarat.
• Menentukan kehadiran.
• Perbincangan pra mesyuarat.
• Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket
mesyuarat.
 b. Tindakan-tindakan Semasa
Mesyuarat

• Catatan minit mesyuarat:

- senarai kehadiran
- perkara-perkara penting yang dibincangkan
- keputusan-keputusan yang dibuat
- tindakan-tindakan susulan
 c. Tindakan-tindakan selepas mesyuarat
• Penyediaan minit.
• Format minit mesyuarat.
• Susunan nama ahli-ahli mesyuarat.
• Catatan perbincangan.
• Pengesanan maklum balas pelaksanaan
keputusan mesyuarat.
• Laporan maklum balas oleh urus setia.
• Menentukan format maklum balas.
• Penyediaan laporan maklum balas.
 d. Penutup
• Panduan ini telah menggariskan serta
menetapkan norma-norma kerja yang
minimum bagi perkara-perkara penting
dalam pengendalian mesyuarat sesuatu
jawatan kuasa kerajaan.