BPP 2033

ASAS PENGURUSAN
ACARA
ANIS SYAFINAZ NUR DINI NUR IMAN NADIA NURAISHAH
 1. OBJEKTIF PENGURUSAN ACARA DAN JENIS-
JENIS ACARA
1.1 Objektif pengurusan acara
• Untuk merancang konsep atau acara majlis yang dilangsungkan, perancangan logistik dan
penyelarasan aspek teknikal sebelum acara atau majlis dijalankan dan mempelajari cara
dan proses pengurusan majlis atau acara.
• Mencapai satu objektif yang berfaedah kepada individu tertentu atau masyarakat yang
terlibat secara langsung ataupun tidak langsung.
• Untuk menjalankan promosi dan memperkenalkan produk atau perkhidmatan baru atau
produk sedia ada.
 1.1 JENIS-JENIS ACARA ATAU MAJLIS

1.1.1 Majlis rasmi beristiadat

Melibatkan ketua mahupun pembesar negara dengan acara yang memberi keutamaan dan hormat kepada status
tetamu kehormat yang diraikan.

1.1.2 Majlis rasmi dan formal

Merupakan majlis anjuran badan-badan kerajaan dan melibatkan orang-orang kenamaan seperti pembesar
utama negeri atau masyarakat.

1.1.3 Majlis rasmi dan tidak formal

Majlis seumpama ini adalah penganjuran aktiviti yang sederhana dari segi persiapan majlis, jemputan dan tertib
protokolnya yang tertumpu di bahagian tatacara sambutan dan ucapan serta susunan tempat duduk dan meja
majlis.

1.1.4 Majlis tidak rasmi

Majlis yang dianjurkan secara sederhana tanpa melibatkan protokol yang banyak serta lebih berbentuk santai
dan tidak formal.
2.0 STRUKTUR JAWATANKUASA ACARA
 SENARAI TUGAS AHLI JAWATANKUASA

Pengerusi
Setiausaha
• Membentuk Bendahari
• Mengurus surat Penyelaras majlis
jawatankuasa • Menyediakan
menyurat dan • Menyelaraskan
pelaksana majlis anggaran
menyelaras perjalanan
• Mempengerusi perbelanjaan dan
persiapan program dari masa
dan memproses
jawatankuasa ke semasa
mengendalikan tuntutan kewangan
program
mesyuarat

AJK protokol
AJK promosi
Urusetia pendaftaran • Bertanggungjawab AJK lojistik
• Mereka cipta dan
• Menyediakan dalam urusan • Mengenal pasti
mengendalikan
segala keperluan penyediaan surat dan menentukan
laman web
majlis menyurat tetamu kesesuaian tempat
promosi majlis
terhormat
 AJK keselamatan
• Menyediakan pasukan AJK tugas khas
kawalan keselamatan dan • Mengurus tatacara serta
perubatan hiasan dewan dan pentas
• Mengawas keselamatan majlis
kawasan dan kenderaan
3.0 PERINCIAN PENGURUSAN ACARA

a. Jenis majlis
Jawatan kuasa perlu menetapkan jenis majlis yang akan diadakan berserta acara-acara majlis yang akan
berlangsung serta siapakah tetamu yang akan diraikan.
b. Objektif majlis
Jawatankuasa hendaklah menetapkan sasaran atau sesuatu perkara yang hendak dicapai dalam
pengendalian majlis yang diadakan.
c. Tema majlis
Tema majlis hendaklah selari dengan objektif majlis. Pemilihan tema sewajarnya mengikut kesesuaian
tetamu yang akan diraikan.
d. Tempat majlis
Dalam menentukan kesesuaian tempat dan tema majlis, jawatankuasa hendaklah teliti tidak memilih satu-satu tempat hanya kerana tertarik dengan
keunikan tempat yang ditemui.
e. Tarikh majlis
Pemilihan tarikh bagi satu-satu majlis hendaklah dibuat dengan teliti kerana ia merupakan faktor yang penting yang penting dalam menentukan
kehadiran jumlah peserta sebagaimana dikehendaki. Antara faktor yang perlu diberi perhatian.
1.Cuaca dan musim setempat
2.Kepelbagaian cuti dan perayaan
3.Pemilihan masa
4.Tempoh masa
f. Sasaran peserta
Dalam mengendalikan sesebuah majlis, keperluan setiap jemputan dan peserta yang akan hadir hendaklah dititikberatkan sebelum sesuatu konsep majlis
itu ditetapkan.
g. Atur cara majlis
Atur cara majlis merupakan susun atur acara bagi sesuatu majlis sebaik ia
dimulakan dan diakhiri.
d. Elemen protokol dan etika
Dalam perancangan dan pengurusan sesuatu majlis atau acara, 20 elemen protokol
dan 15 elemen etika perlu diambil perhatian.
4.0 KEMUDAHAN, PERALATAN DAN KEPERLUAN
PENGURUSAN ACARA
4.1 kelengkapan dan peralatan yang hendak digunakan semasa majlis dijalankan
perlu dikenalpasti. Antaranya peralatan yang biasa digunakan dalam sesuatu
majlis adalah; PA system, mikrofon, LCD, laptop, kerusi dan meja.
4.2 Tempahan makanan dan minuman
Bersesuaian dengan tema majlis dan mengikut belanjawan yang telah dirancang.
4.3 Jenis pengangkutan dan penginapan
Mengikut kesesuaian majlis dan jumlah peserta.
• 4.4 Pelan kontigensi
Pelan lain selain plan biasa.
Pelan kontigensi juga dikenali dengan nama;
• Alternatif pelan
• Pelan kecemasan
• Pelan B
• Backup pelan
• Pelan sokongan
Kepentingan pelan kontigensi
Aktiviti dapat dijalankan dengan lancar dan mengelakkan ketidakpuasan hati pelancong.
4.5 PENGESAHAN KEHADIRAN PESERTA

4.5.1 senarai jemputan

Penyediaan senarai jemputan mestilah teliti, Diuruskan oleh ahli jawatankuasa yang khas
Wajib disiapkan seawal 2-3 bulan sebelum tarikh majlis.
5 SET SENARAI JEMPUTAN YANG WAJAR
SEDIAKAN
A) Senarai ringkas
B) Senarai nama
Senarai nama tetamu mengikut kategori masing-masing dan ciri-ciri penting senarai nama
ialah nama penuh & gelarannya, nama isteri (Jika hadir) jawatan & pangkat, No.Tel pejabat
atau setiausaha.
C)Senarai keutamaan
Kenalpasti sama ada mengikut senarai keutamaan persekutuan atau negeri, boleh dirujuk
melalui Bahagian Istiadat Jabatan Perdana Menteri.
D) Senarai jawapan
Kad majlis atau panduan untuk menjawab undangan telah dimaklumkan
disediakan oleh urusetia majlis. Apabila kad undangan telah dijawab maka senarai
jawapan wajib disediakan.
E) Senarai kehadiran
Ekstrak daripada senarai jawapan dan sebagai paduan untuk menyusun tempat
duduk dalam majlis.
TUJUAN UTAMA SENARAI RINGKAS DIBUAT
UNTUK;
Kenalpasti jenis tetamu

Kategori tetamu yang bakal hadir

Bilangan

Status tetamu
1. Menyesuaikan pemilihan lokasi majlis
SEKIAN, TERIMA
KASIH …