Jadual Pelaksanaan Tugas

Bil Tindakan Tarikh

1 Menerima soalan tugasan daripada pensyarah 23 Julai 2018
2 Berbincang dan mengumpul maklumat bersama 24 – 30 Julai 2018

pensyarah dan rakan-rakan

3 Membuat penulisan esei 31 – 1 Ogos 2018
4 Memeriksa penulisan bersama rakan-rakan 2 Ogos 2018
5 Menyerahkan hasil tugasan kepada pensyarah 3 Ogos 2018

1
Penulisan

Definisi

Pelbagai majlis dan acara rasmi dapat dikendalikan oleh Institut Pendidikan Guru
(IPG) Kampus Perlis tanpa melantik syarikat luar, termasuklah Majlis Bulan Bahasa. Hal ini
atas faktor pengurusan acara yang lancar dan cemerlang oleh pihak penganjur yang
merupakan warga IPG Kampus Perlis sendiri. Menurut Kamus Pelajar Edisi Kedua (2016),
acara merupakan rancangan atau perkara yang akan dilakukan, dipertunjukkan,
dibincangkan dan sebagainya dalam sesuatu perjumpaan. Pengurusan pula bermaksud
perihal mengurus sesuatu. Oleh itu, pengurusan acara secara umumnya dapat didefinasikan
sebagai sistem atau susunan bagaimana sesuatu acara yang rasmi atau tidak rasmi
diuruskan atau dikendalikan oleh seorang individu atau beberapa orang individu
tertentu dengan penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan
peserta yang ramai (Samsudin Wahab & Nor Azil Mohd Noor, 2009) . Antara contoh
pengurusan acara ialah persembahan, karnival, majlis, seminar, pertunjukan atau
pertandingan yang  terbatas fungsinya dan diadakan bagi mencapai satu objektif
yang berfaedah kepada individu  tertentu atau masyarakat. Majlis Bulan Bahasa
yang dianjurkan oleh IPG Kampus Perlis juga merupakan salah satu majlis yang
bertujuan untuk mendidik para pelatih guru yang berbilang bangsa agar dapat
menyemarakkan dan seterusnya memartabatkan bahasa kebangsaan yang boleh
memaju ke arah kelestarian bahasa Melayu sebagai bahasa kelas dunia yang
praktikal dan realistik.

Kepentingan pengurusan acara :

Antara kepentingan pengurusan acara adalah untuk merancang konsep atau

acara majlis yang dilangsungkan, perancangan logistik dan penyelarasan aspek
teknikal sebelum acara atau majlis dijalankan. Bagi memastikan sesebuah acara
atau majlis berjalan lancar, pihak penganjur memainkan peranan yang besar. Pihak
penganjur bertanggungjawab untuk mengenalpasti dan merancang konsep acara
majlis yang dilaksanakan, sama ada rasmi atau tidak rasmi. Jika pihak penganjur
tidak mengambil berat tentang konsep acara majlis yang dilaksanakan, maka hal ini
dapat mempamerkan imej yang buruk terhadap penganjur ( Samsudin Wahab, 2016).
Contohnya, bagi Majlis Bulan Bahasa, pihak penganjur harus mengetahui bahawa
konsep majlis tersebut adalah majlis rasmi. Justeru, pihak penganjur harus
merancang dan mengurus majlis mengikut protokol yang telah ditetapkan.

2
 Persiapan logistik juga harus dititikberatkan oleh pihak penganjur agar segala
bahan dan keperluan yang perlu digunakan dapat disediakan sebelum majlis bagi
memastikan tiada masalah kekurangan bahan mahupun alatan sewaktu majlis
berlangsung. Begitu juga dengan penyelarasan aspek teknikal yang harus
dikendalikan sebelum majlis berlangsung. Pihak teknikal harus memastikan segala
sistem suara, projektor LCD serta papan layar LCD dapat berfungsi dengan baik
sebelum majlis dikendalikan. Jika tidak, objektif sebenar pelaksanaan majlis tidak
dapat disampaikan dengan baik kepada para tetamu kerana kelemahan sistem
teknikal. Jelaslah bahawa pengurusan acara merupakan satu aspek yang penting
dalam melaksanakan sesuatu majlis atau acara agar majlis yang dilaksanakan
berjalan lancar dan objektif pelaksanaan majlis tercapai.

Tatacara
Bagi sesuatu acara seperti Majlis Bulan Bahasa, tatacara pelaksanaan majlis
terbahagi kepada tiga bahagian iaitu, pra majlis, semasa majlis dan pasca majlis (Jabatan
Perdana Menteri, 2014). Tatacara pra majlis ialah perkara yang perlu dilakukan sebelum
majlis dilaksanakan. Contohnya, penyediaan kertas kerja, persiapan tempat dan logistik,
aspek protokol, perincian aspek kewangan, perincian aspek pengurusan majlis, perincian
aspek keselamatan dan publisiti. Tatacara sebelum majlis memainkan peranan yang penting
dalam memastikan majlis berjalan lancar pada hari pelaksanaan. Tatacara semasa majlis
pula, urus setia dan jawatankuasa yang terlibat harus sentiasa peka dan bersedia dengan
keperluan majlis. Bahagian sambutan haruslah melaksanakan tugas seperti menyambut
tetamu, mengiringi tetamu menunjukkan tempat duduk tetamu, dan membantu tetamu dalam
pelbagai perkara semasa majlis berlangsung (Mokhtar bin M. Tohar, 2007). Keselesaan
tetamu merupakan perkara yang perlu dititikberatkan semasa majllis dilaksanakan. Selepas
majlis selesai, jawatankuasa yang terlibat harus mengadakan mesyuarat bagi tujuan
penilaian semula (post-mortem). Hal ini agar segala kekuatan, kelemahan, dan isu dapat
dibincangkan dan diberi cadangan penambahbaikan. Cadangan-cadangan
penambahbaikan majlis harus direkodkan sebagai rujukan dan panduan pada masa
hadapan. Semasa post-mortem dilakukan, Pengerusi jawatankuasa majlis juga
bertanggungjawab untuk memberikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada semua
ahli jawatankuasa yang terlibat dalam menjayakan majlis. Jelaslah bahawa tatacara sesuatu
acara ataupun majlis harus dilaksanakan mengikut prosedur yang betul agar majlis dapat
dilangsungkan dengan jayanya.

3
Organisasi
Organisasi sesuatu acara seperti Majlis Bulan Bahasa terdiri daripada Pengerusi,
Naib Pengerusi, Bendahari, Naib Bendahari, Setiausaha, Naib Setiausaha, Ahli
Jawatatankuasa (AJK) Publisiti, AJK Protokol, Jemputan dan Sambutan, AJK Siaraya, AJK
Hadiah, dan AJK Tugas-tugas Khas. Setiap jawatankuasa memainkan peranan dalam
memastikan kelancaran majlis. Pengerusi bertanggungjawab memastikan agar setiap
jawatankuasa menjalankan tugas masing-masing sama ada sebelum, semasa, dan selepas
majlis dilaksanakan. Naib Pengerusi harus membantu Pengerusi dalam melakukan
tanggungjawabnya. Bendahari dan Naib Bendahari pula bertugas untuk menguruskan hal-
hal berkaitan kewangan yang diperuntukkan bagi majlis yang akan dikendalikan. Segala
penulisan surat dan laporan sepanjang tempoh pelaksanaan majlis pula menjadi
tanggungjawab Setiausaha dan Naib Setiausaha. AJK-AJK yang lain harus menjalankan
tugas mengikut skop kerja masing-masing. Jelaslah bahawa organisasi sesuatu acara
merupakan orang di balik tabir yang memainkan peranan penting bagi menjayakan sesuatu
acara.

Pengurusan seranta
Pengurusan seranta yang baik dapat memastikan semua tetamu mendapat jemputan
serta hebahan ke sesuatu majlis. Contohnya, bagi Majlis Bulan Bahasa, ahli jawatankuasa
seranta bertanggungjawab untuk membuat kad jemputan, hebahan di media serta
pemasangan bunting, poster, backdrop dan banner.

Rajah : Contoh kad jemputan majlis rasmi

Kad jemputan yang terbaik mestilah mengandungi logo penganjur utama dan
penganjur bersama, nama majlis yang diadakan, nama penuh tetamu serta jawatan atau
pangkat, tarikh, tempat dan masa majlis diadakan, serta kod etika pakaian (Universiti Putra

4
Malaysia, 2017). Malah, pihak penganjur juga boleh meletakkan nombor telefon yang boleh
dihubungi oleh tetamu untuk memberi jawapan samada mereka dapat menghadiri majlis
tersebut atau tidak. Bagi Majlis Bulan Bahasa yang menjemput tetamu seperti pelajar yang
ramai, pihak penganjur boleh menghebahkan majlis yang diadakan melalui hebahan di
media seperti di Facebook atau WhatsApp. Hebahan tersebut mestilah mengandungi nama
majlis, tarikh, tempat dan masa majlis diadakan. Namun, pihak penganjur juga harus
memastikan semua pelajar peka dengan hebahan tersebut. Jelaslah bahawa tanpa
pengurusan seranta, sesuatu acara mahupun majlis tidak dapat dilaksanakan dengan
cemerlang kerana pengurusan seranta yang bertanggungjawab memastikan kehadiran
tetamu.

Kesimpulan
Kesimpulannya, pengurusan acara yang teratur dan sempurna dapat menampilkan
identiti pihak penganjur yang positif dan profesional. Sebagai contoh, bagi Majlis Bulan
Bahasa, penganjur majlis iaitu Jabatan Bahasa akan dapat mempengaruhi persepsi tetamu
yang hadir jika majlis yang dikendalikan berjalan dengan lancar. Justeru, keselesaan tetamu
dan kelancaran majlis merupakan aspek yang penting untuk diambil berat oleh pihak
penganjur. Kelancaran majlis pula bergantung kepada tatacara majlis, organisasi majlis,
serta pengurusan seranta. Tanpa tatacara majlis yang mengikut protokol, pihak penganjur
akan dipandang rendah oleh para tetamu kerana protokol sesuatu majlis berkepentingan
untuk memastikan majlis dilaksanakan mengikut prosedur yang betul. Malah, organisasi
majlis dan pengurusan seranta yang tidak sempurna juga dapat memperlihatkan kecacatan
majlis terhadap para tetamu. Oleh itu, pihak penganjur memainkan peranan yang penting
dalam mengendalikan pengurusan acara dengan lancar dan profesional demi menjaga
nama baik pihak penganjur.

5
Rujukan
Jabatan Perdana Menteri. (2014). Panduan Pengurusan Majlis dan Acara. Bahagian
Pengurusan Acara : Jabatan Perdana Menteri.

Aziah Tajudin & Mohd. Fazli Tajuid. (2016). Kamus Pelajar Edisi Kedua. Kuala Lumpur:
Dewan Bahasa Dan Pustaka.

Khairul Saimun. (2014). Pengurusan Acara. Dipetik dari

https://www.slideshare.net/khairulsaimun/pengurusan-acara pada 31 Julai 2018.

Mokhtar bin M. Tohar. (2007). Protokol dan Etiket Dalam Pengurusan dan Menghadiri
Majlis. Kuala Lumpur : Institut Tadbiran Awam Negara.

Samsudin Wahab. (2016). Panduan Protokol dan Tatatertib Majlis. Selangor : PTS
Professional Publishing Sdn. Bhd.

Samsudin Wahab & Nor Azil Mohd Noor. (2009). Tip Mengurus Acara dan Majlis untuk
Mahasiswa. Sintok : Universiti Utara Malaysia.

Universiti Putra Malaysia. (2017). Manual Pengurusan Acara. Selangor : Universiti Putra
Malaysia.

6
Penghargaan

Bismillahhirahmanirrahim.

Alhamdullilah, bersyukur ke atas ilahi dengan limpahan rahmat serta nikmat masa,
nyawa, tenaga yang dianugerahkan kepada saya dapat juga saya menyiapkan tugasan ini
dengan jayanya.

Pertamanya, saya ingin mendedikasikan ucapan penghargaan ini kepada pensyarah

yang saya hormati, Encik Saifol Azahar kerana dengan tunjuk ajar serta bimbingan
daripadanya membuka ruang untuk saya menyiapkan tugasan ini dengan cemerlangnya.

Saya juga ingin mengucapkan terima kasih yang tidak terhingga kepada ibu bapa
saya yang memberi saya pemudahcara untuk menyiapkan kerja kursus ini. Mereka telah
memberikan saya segala kemudahan dan sokongan moral yang tidak terhingga sehingga
saya berjaya menghabiskan tugasan ini.

Ucapan penghargaan ini juga saya tujukan kepada rakan-rakan yang banyak
memberi peringatan terhadap setiap apa yang saya telah alpa dalam menyiapkan tugasan
ini. Mereka membantu saya dengan menjawab setiap pertanyaan yang saya utarakan
kepada mereka.

Akhir madah, saya mengucapkan terima kasih kepada mereka yang terlibat secara
lansung atau sebaliknya dalam pembikinan kerja kursus ini. Terima kasih.

7
Isi kandungan

Soalan Tugasan m/s

Jadual Pelaksanaan Tugas m/s 1
Penulisan m/s 2-5
Rujukan m/s 6