MAKALAH

MENGATUR DAN MELAKSANAKAN KEGIATAN KERJA

KEPROTOKOLAN POINT 4

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata pelajaran Otomatisasi tata kelola

keprotokolan

Guru mapel : Ka Raden Syukron Ramadan

Disusun oleh:

Kelompok 7

Dinda Septiarani 202170008

Muhamad Arif Hidayat 202170010

Ridwan 202170023

Yasinta Aulia 202170030

YAYASAN PENDIDIKAN ZENIA RAHMAT

SMK ZENIA RAHMAT

PROGRAM KEAHLIAN BISNIS MANAJEMEN

OTOMATISASI TATA KEPROTOKOLAN

2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur diucapkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmatnya sehingga
makalah ini dapat tersusun sampai dengan selesai. Tidak lupa kami mengucapkan
terimakasih.

Penulis sangat berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan

dan pengalaman bagi pembaca. Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar
makalah ini bisa pembaca praktekkan dalam kehidupan sehari-hari.

Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan

dalam penyusunan makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman
Kami. Untuk itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun
dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................ii
DAFTAR ISI................................................................................................iii
BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar belakang.......................................................................................1
2. Rumusan Masalah ................................................................................1

BAB II

1. Pengertian protokol..............................................................................2
2. Sifat Acara yang Wajib Membutuhkan Protokoler..............................3
3. Esensi protokoler.................................................................................3
4. Komponen Protokol Acara..................................................................3
5. Tugas dan Fungsi Protokol.................................................................8
6. Tujuan protokol..................................................................................8
7. Definisi Protokol Menurut Para Ahli..................................................9

BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan .........................................................................................9
2. Saran dari penulis.................................................................................10
3. Daftar fustaka.......................................................................................11

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Perkembangan hubungan masyarakat (humas) di Indonesia cukup
menggembirakan. Hal itu dapat dilihat dengan semakin banyaknya lembaga
atau perusahaan yang menempatkan bidang humas dalam struktur
organisasinya. Ini berarti, keberadaan humas semakin diakui dan mendapat
tempat dalam suatu lembaga atau perusahaan. Pengakuan tersebut, setidaknya
membawa pengaruh pada kinerja humas di Indonesia. Meski demikian, hingga
saat ini belum terdapat konsensus mutlak tentang definisi dari Humas menurut
para pakar. Hal ini disebabkan karena perbedaan sudut pandang mereka
terhadap pengertian Humas atau Public Relations dan perbedaan latar belakang
dari para pakar tersebut. Humas adalah kegiatan komunikasi dalam organisasi
yang berlangsung dua arah dan timbal balik (reciprocal two ways traffic
communication) (Ruslan,2003;19). Posisi Humas merupakan penunjang
tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran
humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas
bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan
mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi diantara
keduanya.
2. Rumusan Masalah
Dengan berdasar pada latar belakang diatas, maka dapat dibuat rumusan
masalahnya yaitu : “Bagaimana aktivitas keprotokoleran Humas Pemerintah
Kabupaten Gresik sebagai upaya pencitraan positif ?” C. Tujuan Penelitian
Penelitian ini, dilakukan untuk menjawab rumusan masalah yang ada. Yaitu
untuk mengetahui bagaimana aktivitas keprotokolan humas Pemerintah
Kabupaten Gresik dalam melakukan upaya pencitraan positif.

1
 BAB II

1. Pengertian protokol
Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara
resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan/kedudukan dalam
negara, pemerintahan atau masyarakat.
Sementara itu protokoler ialah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan
suatu kegiatan atau acara.
Seseorang yang bertugas sebagai protokoler haruslah memilikikepribadian
dan kemampuan sebagai berikut:

 Memiliki ketelitian dan kepekaan

 Mempunyai wawasan yang luas terhadap bidang atau ilmu yang relevan
 Mempunyai jati diri prima dan penampilan yang menarik
 Bukan hanya harus cerdas tapi juga harus punya insting yang tajam
 Mengenal dirinya dan memiliki konsep diri yang positif.

Petugas protokoler menjadi seorang fasilitator komunikasi antara seseorang

dengan orang lain atau antar lembaga. Penampilan seorang protokoler merupakan
citra diri sekaligus citra lembaga yang diwakilinya.

Mengapa dibutuhkan protokoler?

Adanya protokoler atau petugas keprotokolan dalam sebuah acara sangat penting
dikarenakan hal-hal berikut ini:

 Dibutuhkan sebagai manajer/pengelola kegiatan pelayanan (service) yang

berkaitan dengan tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan dalam suatu
acara/upacara resmi
 Manajemen keprotokolan diperlukan agar dapat menghasilkan kualitas
penyelenggaraan yang baik serta melahirkan kepuasan (satisfaction) dan
kepada semua pihak yang terlibat dalam suatu proses acara upacara.
 Pimpinan mempunyai hak untuk dihormati, baik di dalam maupun di luar
kantor.

2
2. Sifat Acara yang Wajib Membutuhkan Protokoler

 Acara kenegaraan adalah acara yanng diatur dan diselenggarakan oleh negara,
dilaksanakan oleh panitia negara yang diketuai oleh Menteri sekretaris negara,
dihadiri oleh Presiden dan atau Wakil Presiden, dan undangan lainnya.
 Acara Resmi adalah acara yang bersifat resmi yang diatur dan dilaksanakan
oleh Pemerintah atau Lembaga Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi
tertentu, dan dihadiri oleh pejabat negara dan/atau Pejabat pemerintah serta
undangan lainnya.
 Acara yang Dipersamakan dengan Acara Resmi, yaitu acara atau kegiatan yang
diatur dan diselenggarakan oleh Organisasi Non Pemerintah (NGO) atau
swasta yang dihadiri oleh Pejabat negara dan atau pejabat pemerintah dan
undangan lainnya.

Ketiga acara di atas diterapkan dengan ketentuan tata tempat, tata upacara, dan
juga tata penghormatan.

3. Esensi protokoler

a. Tata cara yang memberikan panduan mengenai tindakan yang harus

dilakukan pada setiap tahapan dalam suatu acara tertentu. Dengan adanya
tata cara tersebut, acara yang berlangsung akan dapat dilakukan secara
tertib dan khidmat.
b. Tata krama yang menentukan pilihan kata-kata, ucapan dan perbuatan
yang sesuai dengan tinggi rendahnya jabatan seseorang
c. Rumus-rumus dan aturan atau tradisi/kebiasaan yang telah ditentukan
secara universal di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan
keprotokolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

4 .Komponen Protokol Acara

Berikut ini adalah komponen-komponen dalam protokol sebuah acara yang

dimulai dari persiapan hingga tata tempat (seating arrangement) agar sebuah acara
bisa berjalan dengan lancar dan sesuai harapan:

1. Persiapan

Petugas protokoler perlu melakukan riset dengan mengumpulkan sejumlah

informasi/data terkait dengan kesiapan lokasi, tim pelaksana, dana, waktu,
kewenangan, undangan, materi acara, pencatatan, dsb.

3
2. Tata ruang dan kelengkapan

Tata ruang adalah pengaturan ruang yang akan dipergunakan untuk acara. Tata
ruang disesuaikan dengan ketentuan, tergantung dari jenis aktivitas. Misalnya
ruang kegiatan upacara pelantikan dan serah terima jabatan akan berbeda dengan
tata ruang yang akan dipergunakan untuk upacara berbeda.
Petugas protokoler melakukan pengaturan yang meliputi setting cahaya, meja,
kursi, tata suara, lagu, dan pengeras suara.
Jika diperlukan hiasan ruangan, bendera, dan lambang negara maka petugas
protokoler harus menyiapkan minimal H-2 barang-barang tersebut sudah siap dan
tersedia untuk dipasang.Dalam praktiknya, protokoler harus memerhatikan segala
sesuatunya dengan sangat detail, misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa
hal yang perlu diperhatikan antara lain:

 Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

 Papan nama petunjuk yang diperlukan
 Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
 Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Kelengkapan lain yang diperlukan adalah naskah-naskah seperti berita acara,

naskah pidato, dan sambutan. Pastikan semuanya sudah dilakukan koordinasi
dengan pihak yang terkait.

3. Tata Upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus
disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan tersebut harus
diperhatikan:

 Jenis kegiatan;
 Bahasa pengantar yang dipergunakan;
 Materi aktivitas.

Dalam tata upacara, harus lah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam
kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Untuk pengisi
acara misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang
jabatan mereka yang akan memberikan sambutan. Juga yang tak kalah penting
adalah memastikan kesediaan pembicara atau pemberi sambutan tersebut dengan
menghubunginya beberapa waktu sebelum acara. Untuk kelancaran suatu
“upacara” diperlukan pula seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi
penghubung antara pembawa acara dan pelaksana upacara.
4
 4. Tata busana

Untuk acara yang bersifat resmi dan membutuhkan keprotokolan, mungkin

diperlukan dress code. Untuk itu, cantumkan dalam undangan tentang dress
code yang harus dikenakan oleh para tamu undangan.
Berikut ini adalah jenis-jenis tata busana yang biasanya dikenakan dalam sebuah
acara resmi:

 Pakaian Sipil Lengkap (PSL)

 Pakaian Sipil Harian (PSH)
 Pakaian Dinas Lapangan (PDL)
 Pakaian Dinas Harian (PDH)
 Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
 Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
 Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
 Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

5. Tata penghormatan

Tata penghormatan adalah Urutan sambutan, sapaan dll.

6. Tata tempat (preasance)

Mengidentifikasi golongan penerima preseance (Very important Person (VIP) dan

Very Important Citizen (VIC). Penyusunan urutan order of preseance dilihat dari
kedudukan ketatanegaraan, kedudukan administrasi, sosial dan hal-hal bersifat
khusus. Kemudian, susunan preseance tersebut ditetapkan, diekspresikan
dalam lay out atau tata ruang.
 Jenis tata tempat dibagi menjadi dua, yaitu tata tempat untuk duduk dan tata
tempat untuk memasuki kendaraan. Berikut ini penjelasannya:

 Tata tempat duduk

Tata Tempat duduk yaitu penataan tempat duduk bagi undangan yang berhak
mendapatkan prioritas dalam suatu urutan atau tata urutan atau tata tempat duduk.
Secara umum tata urutan tempat duduk sebagai berikut:

a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan paling
depan atau mendahului,

5
b. Jika posisi tempat duduk berjajar, maka undangan yang duduk di sebelah kanan
adalah yang paling utama, dianggap mempunyai kedudukan yang lebih tinggi dari
pada duduk sebelah kirinya.

c. Jika tempat duduk disetting menghadap meja, maka untuk undangan yang
dianggap paling utama adalah yang menghadap pintu keluar. Sedangkan
undangan yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.

d. Jika ada dua orang, maka undangan yang kanan adalah yang utama ( 2, 1)

e. Jika ada tiga orang, maka undangan yang kanan adalah yang pertama ( 3, 1, 2 )

Cara penempatan tempat duduk ini harus ditetapkan terlebih dahulu tempat duduk
yang utama, untuk kemudian baru yang lain dengan ketentuan yang berada di
sebelah kanan dari tempat yang utama tersebut adalah dianggap lebih tinggi dari
yang duduk di sebelah kirinya. Misalkan seperti format (3,1,2) di atas.

 Tata urutan memasuki kendaraan

Dalam memasuki kendaraan untuk acara resmi tidaklah sembarangan, ada aturan
protokolnya. Pengemudi harus mengetahui aturan protokoler terkait dengan jenis
kendaraan yang dikemudikan, termasuk juga dalam menjaga penampilannya.

7. Tata Warkat

Tata Warkat adalah format undangan yang akan dikirim untuk suatu acara.
Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam keprotokolan tata
warkat:

 Daftar nama undnagan sudah disiapkan jauh-jauh hari sesuai dengan

jenis/keperluan kegiatan.
 Pastikan jumlah undangan harus disesuaikan dengan kapasitas ruangan atau
tempat duduk, kepentingan, dan tujuan acara yang ingin dicapai.
 Bentuk undangan termasuk format dan isinya sebisa mungkin dibakukan.
 Penulisan nama yang diundang dilakukan secara benar dan jelas baik mengenai
nama, pangkat, jabatan maupun alamatnya.
 Perlu dijelaskan apakah undangan tersebut diperuntukkan hanya untuk dirinya
sendiri, ataukah beserta istri/suaminya. Undangan resmi tidak dibenarkan untuk
sejumlah beberapa orang.
 Mencantumkan kode tempat duduk pada sampul undangan untuk
mempermudah tamu menempati tempat duduk yang telah disediakan.

6
 Mencantumkan mengenai ketentuan pakaian (desscode) yang dikenakan.
 Mencantumkan batas waktu penerimaan tamu.
 Memberikan catatan pada undangan agar memberitahukan kehadirannya atau
ketidakhadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous
plaiz)
 Pengiriman undangan dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu
pelaksanaan acara bisa seminggu sebelumnya sudah dikirimkan.

5. Tugas dan Fungsi Protokol

Protokol sebagai salah satu unsur staf, membantu pimpinan untuk

mempersiapkan tugas dan kegiatan tersebut mulai dari perencanaan kegiataan
sampai dengan pelaksanaan kegiatan sehingga dapat berjalan dengan tertib dan
lancar.Berikut ini adalah jenis acara yang harus menerapkan protokol yang
menyangkut segi-segi keupacaraan :
1. Penerimaan tamu/audiensi
2. Kunjungan tamu (dalam dan luar negeri)
3. Perjalanan ke daerah/luar negeri
4. Pengaturan rapat/sidang
4. Penyelenggaraan resepsi/jamuan kenegaraan
5. Penyelenggaraan upacara-upacara :

 Hari Besar Nasional

 Hari Besar Keagamaan
 Peresmian Proyek
 HUT Instansi/Organisasi
 Upacara Bendera
 Pelantikan, pengucapan sumpah dan serah terima jabatan
 Penyerahan surat-surat kepercayaan/Credentials
 Penandatanganan
 Peresmian pembukaan/penutupan seminar/lokakarya
 Penyematan Tanda kehormatan dan pemberian penghargaan

6. Tujuan protokol
terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokolan itu sendiri antara lain :

1.   Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintah,

perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh
masyarakat tertentu dan/atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam
negara, pemerintah dan masyarakat.

7
 2.   Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi,
lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik
secara nasional maupun internasional.
3.   Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

7. Definisi Protokol Menurut Para Ahli

1. Menurut W.J.S. Poerwadarminta “Kamus Umum Bahasa Indonesia"

Protokol ialah (a) surat-surat resmi yang memuat hasil-hasil

perundingan/persetujuan. (b) peraturan-peraturan upacara di Istana Kepala
Negara, dan (c) berkenaan dengan penyambutan tamu-tamu Negara.

2. Menurut An English Indonesian Dictionary

Protokol adalah (a) lampiran pada perjanjian Negara, (b) laporan penelitian
tentang rapat politik.

3. Menurut Badan Litbang Deplu RI “Pedoman Tertib Diplomatik dan Tertib

Protokol II

Protokol berasal dari bahasa Yunani yaitu “pro tos” yang artinya lembar
pertama dan “kola” yang artinya melekatkan. Jadi pada mulanya protokol berarti
lembar pertama yang dilekatkan pada sesuatu dokumen berisi persetujuan yang
bersifat nasional maupun internasional. Kemudian arti protokol berkembang
sehingga arti dan pengertian protokol adalah catatan resmi yang dibuat pada akhir
setiap sidang dan ditanda tangani oleh segenap peserta sidang, atau dapat disebut
“perjanjian internasional”. Selain itu arti kata protokol adalah dokumen yang
berisi hak-hak dan kewajiban, kelonggaran-kelonggaran dan kekebalan yang
dimiliki oleh seorang Diplomat “protocole diplomatique atau protocole de
chancellerie” yang dalam bahasa Indonesia dapat disimpulkan dalam “tata tertib
pergaulan internasional, sopan santun diplomatic” atau dengan istilah lain “rules
of international politeness”.

8
 BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasaan yang telah di jelaskan sebelumnya, dapat
disimpulkan bahwa :
1. Keprotokolan menjadi sangat penting dalam mengadakan suatu kegiatan
atau acara karena manyangkut penghormatan dan penghargaan kepada
seseorang seperti yang terdapat pada undang-undang no 9 tahun 2010 pasal
1 ayat (1) tentang keprotokolan.
2. Sebagai salah satu bagian dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)
Pemerintahan Kabupaten Tanah Datar, Bagian Protokol akan ikut ambil
bagian dalam suatu kegiatan atau acara yang melibatkankan Bupati dan
Wakil bupati ataupun pejabat yang mewakili sebagai fasilitator dalam
mengarahkan panitia menjalankan acara tersebut agar berjalan sesuai
protokol yang ada dan berlangsung dengan sukses.
3. Aturan-aturan keprotokolan yang dibuat oleh Bagian Protokol Setda
Kabupaten Tanah Datar mengacu kepada Undang-undang Keprotokolan
Nomor 09 Tahun 2010 serta dapat menyesuaikan dengan adat istiada dan
kebiasaan masyarakat setempat sesuai undang-undang yang berlaku.
4. Penerapan aturan keprotokolan yang dibuat oleh Bagian Protokol Setda z,
dan Tata penghormatan.

5. Setiap kegiatan terkadang memiliki kendala atau hambatan dalam setiap

proses pelaksanaannya. Begitu juga dengan Bagian Protokol Setda
Kabupaten Tanah Datar yang tidak luput dari kendala atau hambatan
dalam menjalankan tugas nya sebagai protokoler, tetapi dapat
meminimalisir hambatan atersebut dengan mencari solusi yang terbaik.

9
2. Saran dari penulisan
Tugas Akhir ini, penulis ingin menyampaikan beberapa saran untuk Bagian
Protokol Setda Kabupaten Tanah Datar yaitu :
1. Dalam menjalankan tugas sebagai protokoler agar dapat selalu mengadakan
evaluasi setelah kegiatan sehingga terus dapat menjalin komunikasi yang
lebih baik terus dan dapat menambah ilmu dalam pelaksanaan tugas
tersebut.
2. Akan lebih baik mengajukan anggaran untuk menukar kendaraan dinas
yang lebih baik lagi dari yang saat ini dimiliki agak ketika menjalankan
kegiatan keprotokolan di tempat yang jauh dari kantor dapat lebih
dimudahkan

10
 DAFTAR FUSTAKA

https://doc.lalacomputer.com › Makalah

https://www.smkbppbandung.sch.id › materi › O...

http://scholar.unand.ac.id › ...

11