INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS PULAU PINANG

TUGASAN KERJA KURSUS

TAHUN AKADEMIK : 2019

PROGRAM & AMBILAN : PISMP AMBILAN JUN 2015

SEMESTER/TAHUN : SEMESTER 8 / TAHUN 4

NAMA PELAJAR : HARRY JADE VICTOR

ANGKA GILIRAN : xxxxxxxxxxxxxx

NOMBOR KAD PENGENALAN : xxxxxxxxxxxxxx

KUMPULAN/UNIT : BIMBINGAN DAN KAUNSELING

KOD DAN NAMA KURSUS : PACK3013 : PENGURUSAN ACARA

JENIS TUGASAN : PENULISAN AKADEMIK

ENCIK UMAR BIN AHMAD

NAMA PENSYARAH :
ENCIK ISHAK BIN AYUB

TARIKH HANTAR : 13/02/2019

TANDATANGAN PELAJAR :

PENGAKUAN PENERIMAAN TARIKH :

MAKLUMBALAS DARIPADA
PENSYARAH : TANDATANGAN PENSYARAH :

TARIKH :

1
SOALAN TUGASAN

TUGASAN 1 : PENULISAN ESEI (40% )

Tugasan :

Pengurusan acara merupakan kelaziman yang terdapat di mana-mana sahaja di Malaysia

seperti di jabatan kerajaan, sekolah, institusi, taman perumahan, universiti dan sebagainya.
Acara rasmi kerajaan merupakan majlis atau sambutan yang dianjurkan oleh kerajaan bagi
menyambut, memperingati, mengiktiraf, menghargai dan merayakan sesuatu peristiwa
termasuk keagamaan atau momen-momen penting dalam sejarah negara. Acara ini
dianjurkan oleh pelbagai pihak sama ada oleh Kerajaan Persekutuan sendiri, kerajaan
negeri, anjuran bersama Kerajaan Persekutuan dan kerajaan negeri, kementerian, jabatan
atau agensi kerajaan sama ada majlis rasmi atau tidak rasmi. Pengurusan acara akan
disusun dan dirancang dengan kemas dan teliti sebelum pelaksanaannya. Hal ini bertujuan
agar tidak berlaku sebarang kepincangan semasa majlis sedang berlangsung. Amalan
istiadat dan protokol pula secara umumnya bermaksud satu set peraturan atau tatacara
untuk membolehkan sesuatu majlis rasmi kerajaan yang dianjurkan dan diuruskan dengan
teratur dan sempurna.

Berdasarkan pernyataan di atas anda dikehendaki:

Secara individu anda dikehendaki menulis esei berkaitan definisi dan kepentingan
pengurusan acara serta membincangkan pengurusan seranta dalam menguruskan acara
yang berkesan dengan merujuk pelbagai sumber

Panjang Esei : 1000 patah perkataan.

2
 Sebelum memperihalkan definisi dan kepentingan pengurusan acara, kita terlebih
dahulu harus memahami akan konsep di antara dua istilah tersebut iaitu “pengurusan” dan
juga “acara” secara alami. Dengan mengetahui konsep kepada dua istilah tersebut, sudah
semestinya kita akan dapat memahami akan definisi dan kepentingan pengurusan acara
secara lebih mendalam dan menyeluruh. Menurut Aizzat, Intan dan Zainal (2006),
pengurusan merujuk kepada suatu perbuatan atau tindakan mengurus sesuatu. Saya setuju
dengan pendapat beliau. Amnya, pengurusan merupakan satu tindakan atau gerak kerja
mengurus sesuatu aktiviti seperti mengurus projek, program, organisasi dan apa juga bentuk
aktiviti di mana ia melibatkan beberapa proses seperti adanya perancangan, penyusunan,
pemberian arahan serta pengawalan dengan melibatkan sumber manusia, sumber
kewangan, sumber fizikal dan sumber maklumat lain bagi mencapai kecekapan dan
keberkesanan pengurusan.

Bagi istilah acara pula, Kamus Pelajar Dewan Bahasa Melayu Edisi Kedua dalam
Aziah dan Fazli (2016) memperihalkan acara sebagai suatu majlis atau program yang
melibatkan perjumpaan beberapa kelompok individu ataupun masyarakat. Pada pandangan
saya, acara lebih kepada suatu perjumpaan antara individu dengan melibatkan beberapa
agenda, protokol atau peraturan tertentu yang diadakan samada secara formal atau tidak
formal. Contohnya seperti mesyuarat, majlis perkahwinan, majlis persaraan, sambutan hari
merdeka, sambutan hari guru, acara sukan dan sebagainya.

Setelah mengetahui konsep istilah “pengurusan” dan “acara”, maka bolehlah kita lihat
kepada definisi pengurusan acara. Zuki (2008), mendefinisikan pengurusan acara sebagai
sesuatu aktiviti yang dirancang secara sistematik oleh seorang individu atau beberapa orang
individu tertentu seperti persembahan, karnival, majlis, seminar, pertunjukan atau
pertandingan. Maksudnya, pengurusan acara merujuk kepada satu tindakan pengendalian
ke atas sesuatu aktiviti atau peristiwa secara terancang bagi memastikan kelancaran dan
kesempurnaan acara yang dikendalikan. Dalam erti kata lain ialah supaya acara yang
dilaksanakan dan dikendalikan mencapai matlamat dan objektif pelaksanaan acara tersebut.

Bagi menyokong kenyataan Zuki (2008) ini juga, sekali lagi saya ingin menambah
sedikit pandangan mengenai definisi pengurusan acara. Pada pandangan saya, pengurusan
acara juga merujuk kepada satu proses kerja yang dilakukan samada secara perseorangan,
organisasi atau berkumpulan dalam mengawal selia perjalanan sesuatu acara (aktiviti atau
peristiwa) bermula dari awal hingga akhir sesuatu acara itu baik secara formal ataupun tidak
formal di mana ia mengambil kira aspek etika, peraturan atau protokol bagi sesuatu acara
tersebut.

Setelah memahami definisi pengurusan acara, maka ia jelas memberi gambaran

kepada kita akan betapa pentingnya pengurusan dalam apa juga jenis acara yang akan

3
dilaksanakan. Samsudin (2003) menyatakan, pengurusan acara penting bagi memastikan
matlamat organisasi pengendalian acara tercapai. Dalam pelaksanaan sesuatu acara,
semua pihak pasti inginkan kepuasan terhadap kualiti acara yang dilaksanakan.

Sejak dari awal pemahaman ke atas definisi konsep istilah “pengurusan”, “acara” dan
pengurusan acara, kita sedar dan tahu secara khususnya bahawa dalam pengurusan
sesebuah acara (aktiviti atau peristiwa), sudah semestinya melibatkan beberapa proses-
proses seperti perancangan, penyusunan, pemberian arahan serta pengawalan. Dalam
pelaksanaan acara sambutan hari guru contohnya. Ketika kita selaku pengurus acara
melalui proses-proses pengurusan acara ini (sebelum acara sebenar berlaku atau semasa
raptai acara), sesuatu kelemahan (kelemahan yang dijangka atau di luar jangka) pasti akan
timbul. Misalnya, penarikan diri juru acara pada saat-saat akhir atas sebab alasan tertentu,
kesilapan penulisan skrip acara dan sebagainya. Dengan adanya proses-proses
pengurusan ini, sudah tentu segala aspek kelemahan yang dikenal pasti dalam sesuatu
acara dapat diatasi dan diberi penambahbaikan sedari awal sebelum program dilaksanakan
sekaligus berupaya mengelakkan daripada memberi kecacatan kepada acara yang akan
dilaksanakan.

Pengurusan acara juga penting bukan hanya agar sesuatu acara yang akan
dilaksanakan mencapai objektif tetapi juga bagi membantu menyelaraskan sumber-sumber
yang digunakan dalam pelaksanaan sesuatu acara. Sebagai contohnya, sumber kewangan.
Dalam pelaksanaan sesuatu acara, sumber kewangan adalah umpama “aur dengan tebing”.
Apa juga bentuk acara yang dijalankan, pasti melibatkan sumber kewangan baik dalam
bentuk yang sedikit mahupun banyak. Adanya pengurusan sumber kewangan bagi sesuatu
acara dengan terancang seperti menyelaras pengagihan kepenggunaan kewangan bagi
beberapa unit dalam acara yang dilaksanakan seperi kos untuk makanan peserta, kos
pengangkutan dan sebagainya sudah semestinya dapat mengawal pengeluaran atau
pembaziran dalam sesuatu acara yang dilaksanakan (mengelak lebihan). Jesteru itu,
adanya pengurusan dalam kepenggunaan sumber secara berkesan ini, ia sekali lagi
membolehkan matlamat dan objektif sesebuah organisasi dalam acara yang dilaksanakan
tercapai.

Dengan pengurusan acara juga, ia dapat memastikan peserta acara atau acara yang
dilaksanakan mengikut etika dan protokol. Setiap acara yang dilaksanakan baik acara formal
ataupun tidak formal pasti mempunyai etika-etika , peraturan atau protokolnya yang

4
tersendiri. Sebagai contohnya, mungkin dari aspek pemakaian. Dalam acara sukan
contohnya. Peserta acara adalah tidak dibenarkan untuk memakai pakaian formal di masa
sukan. Begitu juga sebaliknya kerana ia akan mencacatkan suasana acara itu sendiri. Oleh
itu, dengan adanya pihak pengurusan acara yang bertanggungjawab seperti ahli
jawatankuasa protokol misalnya, sudah semestinya ia dapat mengelakkan daripada
perlanggaran etika dan protokol dalam sesuatu acara yang dilaksanakan.

Selain itu, pengurusan acara juga membolehkan sesuatu acara yang dilaksanakan
dapat berjalan mengikut apa yang telah dirancangkan. Dalam erti kata lain, berjalan
mengikut perancangan yang dibuat. Contohnya, dari aspek pengurusan masa acara. Setiap
acara yang dilaksanakan mempunyai had tempoh masa pelaksanaannya. Dengan adanya
pengurusan yang sistematik ini, ia berupaya mengawal bila masa bermula dan bersurainya
sesuatu acara itu. Kadangkala, ada sesuatu acara seperti majlis perkahwinan dilaksanakan
dalam dewan. Kebiasaannya, dewan yang digunakan / disewa adalah dengan berdasarkan
kepada had tempoh masa tertentu. Jika tidak ada pengurusan, khususnya pengurusan
masa secara komprehensif, pasti ia akan menambahkan kepenggunaan sumber bagi acara
khususnya dalam sumber kewangan bagi membayar lebihan kos sewa tempat.

Maka dari itu, dapatlah saya rumuskan bahawa pengurusan acara adalah sangat
penting. Kegagalan mengendalikan sesuatu acara menggambarkan ketidaktelitian oleh
pihak penganjur dalam menyelaras dan mengurus acara. Kesannya, akan menjatuhkan imej
pihak penganjur dan menggambarkan seolah-olah penganjur tidak mementingkan aspek
kualiti dalam acara yang dilaksanakan.

Seterusnya tatacara, organisasi dan pengurusan seranta dalam menguruskan acara

yang berkesan. Dewan Bahasa dan Pustaka (2013), menyatakan bahawa tatacara,
organisasi dan pengurusan seranta merujuk kepada satu proses atau strategi mengurus
sesuatu aktiviti yang dilakukan dengan teliti. Saya bersetuju dengan pandangan daripada
Dewan Bahasa dan Pustaka (2013) ini. Pada pandangan saya, tatacara, organisasi dan
pengurusan seranta dalam menguruskan acara ialah merujuk kepada satu sistem, susunan
atau pelan mengenai bagaimana sesuatu acara itu diuruskan dan dikendalikan. Amnya,
tatacara, organisasi dan pengurusan seranta dalam menguruskan acara yang berkesan
dapat dilihat pada tiga peringkat yang utama iaitu peringkat sebelum, semasa dan peringkat
selepas (Jabatan Perdana Menteri, 2014).

Di peringkat awal sebelum pelaksanaan acara, penyediaan kertas kerja bagi acara
yang ingin dilaksanakan perlu dibuat. Kertas kerja perlu disediakan secara terperinci
seterusnya, perlu diserahkan kepada siapa kertas kerja tersebut ditujukan. Contohnya, ingin

5
menjalankan acara sukan tahunan sekolah maka, kertas kerja tersebut harus diserahkan
kepada guru besar sekolah (pihak atasan dalam organisasi sekolah). Kertas kerja ini perlu
diserahkan kepada pihak yang dituju terlebih dahulu untuk disemak dan diteliti supaya tidak
berlaku kesilapan dan cadangan yang dikemukakan boleh diluluskan ataupun s ebaliknya.
Pada umumnya, kertas keja ditulis dengan tujuan untuk mengutarakan penghujahan tentang
alasan dan bukti yang boleh diberikan untuk mendapatkan sesuatu seperti kelulusan untuk
satu peruntukan kewangan atau kelulusan menjalankan acara yang dirancang.

Selepas kertas kerja disemak dan mendapat kelulusan, seterusnya beberapa

perjumpaan atau mesyuarat akan diadakan bagi tujuan membincangkan peranan-peranan,
tugas dan tanggungjawab para ahli jawatankuasa pelaksana yang telah dilantik. Melalui
mesyuarat-mesyuarat yang dilaksanakan, perbincangan juga dibuat bagi menilai sejauh
mana perjalanan gerak kerja jawatankuasa pelaksana yang telah dilantik. Contohnya,
adakah AJK publisiti sudah menyediakan dan mengedarkan kad jemputan acara kepada
peserta sasaran? Adakah kewangan yang diperuntukkan mencukupi atau memerlukan
sumber kewangan tambahan? Adakah peralatan yang diperlukan mencukupi / boleh
digunakan? Dan sebagainya. Sebarang kesulitan yang dikenal pasti akan diberi
penambahbaikan sebelum acara sebenar dilaksanakan. Misalnya, peralatan yang
diperlukan tidak mencukupi dan memerlukan peralatan lebih daripada apa yang telah
dicadangkan, maka adalah menjadi tugas AJK peralatan untuk mencari alternatif bagi
memastikan masalah tersebut diselesaikan sebelum hari kejadian (acara) bagi mengelakkan
daripada memberi kesulitan atau kecacatan pada acara yang dilaksanakan kelak.

Selepas itu, beralih pada peringkat akhir dalam fasa sebelum acara. Di peringkat ini,
raptai acara akan dilaksanakan. Raptai merujuk kepada latihan awal sebelum acara sebenar
dijalankan bagi tujuan mendapatkan gambaran bagaimana acara sebenar berlangsung
(Chek Mat, 2005). Dalam erti kata lain, raptai merupakan satu medium untuk memperbaiki
kelemahan/masalah yang ada. Melalui peringkat ini, sebarang kekuatan dan kelemahan
sebelum acara sebenar dapat dikenal pasti. Dengan mengetahui kelemahan melalui raptai
yang dilaksanakan, ia dapat dijadikan sebagai panduan dan rujukan kepada pihak
pengurusan acara dalam membuat penambahbaikan mengenai kelemahan yang dikenal
pasti.

Selepas melalui fasa pengurusan sebelum acara dilaksanakan, seterusnya ialah

pengurusan di peringkat semasa acara pula. Aspek pengurusan yang diberi perhatian dalam
peringkat ini ialah mengenai kelancaran acara yang dilaksanakan. Di peringkat ini, harus

6
dipastikan bahawa jawatankuasa pelaksana yang telah dilantik sentiasa bersiap sedia untuk
bertindak. Aturcara dan skrip pengacara majlis hendaklah sentiasa dipantau bagi
memastikan pergerakan acara seperti yang dirancang. Hal ini kerana pada masa peringkat
ini, kekuatan dan kelancaran sesuatu acara yang dilaksanakan amat bergantung kepada
peranan pengacara acara. Berlakunya sebarang kesilapan daripada pengacara seperti,
terlepas pandang pelaksanaan sesuatu aktiviti dalam acara atau tersalah sebut nama
tetamu kenamaan dalam acara, sudah semestinya akan memberi kesan yang kurang baik
pada acara yang dilaksanakan.

Di akhir sekali ialah peringkat selepas acara dilaksanakan. Di peringkat ini, satu
mesyuarat atau dikenali sebagai post mortem akan dijalankan antara jawatankuasa
pelaksana acara bagi membincangkan dan menilai kekuatan dan kelemahan serta
cadangan penambahbaikan terhadap peranan dan pelaksanaan acara di sepanjang
peringkat awal dan akhir acara dilaksanakan. Melalui aktiviti post mortem ini juga, aspek
kekuatan dan kelemahan acara yang dikenal pasti seterusnya menjadi satu garis panduan
bagi pelaksanaan sesuatu acara di masa yang akan datang. Selepas daripada aktiviti post
mortem, maka akan menjadi tugas dan tanggungjawab kepada jawatankuasa pelaksana
untuk menyediakan laporan bagi keseluruhan acara yang dibuat. Tujuan laporan dibuat
ialah bagi memberi maklumat dan fakta atau memberi kesimpulan terhadap keseluruhan
acara yang dibuat.

Secara keseluruhannya, dapatlah saya nyatakan bahawa dalam menjalankan apa juga
jenis acara, ia bukanlah semudah ABC. Penguasan kemahiran dalam pengurusan acara
sangat penting agar sesuatu acara yang akan dikendalikan dapat dilaksanakan dengan
sempurna. Ketidakmahiran dalam pengurusan acara sudah semestinya akan memberi
gambaran yang kurang baik terhadap sesuatu acara yang akan dilaksanakan. Kesannya,
matlamat dan objektif pelaksanaan sesuatu acara itu tidak akan tercapai dengan jayanya.
Oleh itu, adalah sangat penting bagi mendalami kemahiran pengurusan acara agar kita tahu
akan prosedur-prosedur atau etika tatacara yang betul dalam pengurusan sesebuah acara
kelak.

7
RUJUKAN

Aizzat Nasurdin, Intan Osman & Zainal Ariffin. (2006). Pengantar Pengurusan. Kuala
Lumpur : Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Azam Aziz. (2015). Pengurusan Majlis/Acara. Diperoleh pada Februari 2, 2019, daripada
https://prezi.com/q7rfg1v3xmob/pengurusan-majlis-acara/.

Aziah Tajudin & Fazli Tajuid. (2016). Kamus Pelajar Bahasa Melayu Dewan : Edisi Kedua.
Kuala Lumpur : Kamus Dewan Bahasa dan Pustaka.

Chek Mat. (2005). Kursus Pengurusan : Pengurusan Program. Kuala Lumpur : Utusan
Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Maimun. (2013). Pengurusan Acara. Diperoleh pada Februari 2, 2019, daripada

https://www.scribd.com/document/166917683/PENGURUSAN-ACARA.

Kamus Dewan. Dewan Bahasa dan Pustaka. (Edisi ke 5). (2013). Kuala Lumpur : Dewan
Bahasa dan Pustaka.

Malaysia, Jabatan Perdana Menteri. (2014). Panduan Pengurusan Acara & Majlis. Kuala
Lumpur : , Jabatan Perdana Menteri.

Samsudin Wahab. (2003). Mengurus Majlis dan Acara Rasmi. Kuala Lumpur : PTS
Professional Publishing Sdn. Bhd.

Zuki Hashim. (2008). Mengurus Acara Rasmi Sekolah. Kuala Lumpur : PTS Professional
Publishing Sdn. Bhd.