1.

0 Pendahuluan

“Pengurusan ialah satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan
dan penglibatan ahli-ahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu maklumat atau
objektif yang paling berkesan, maklumat ini disokong oleh pandangan yang menyatakan
bahawa kecekapan pentadbiran akan menyumbang kepada matlamat organisasi” (Abdul Aziz,
2015). Acara atau majlis yang berjaya adalah hasil daripada pengendalian acara yang
berkesan. Ini seterusnya turut memberikan gambaran yang positif terhadap individu, organisasi
dan negara yang diwakili. Di dalam penulisan akademik ini, aspek-aspek yang akan
dibincangkan merangkumi definisi pengurusan acara, serta tatacara, organisasi dan
pengurusan seranta dalam menguruskan acara dengan berkesan dan juga kepentingan
pengurusan acara.

2.0 Definisi pengurusan acara

Terdapat pelbagai definisi bagi pengurusan acara. Menurut Khairul Anuar (2016),
pengurusan acara dapat didefiniskan sebagai “suatu upacara, perjumpaan, keramaian atau
perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi atau tidak rasmi oleh sesuatu pihak untuk tujuan
atau matlamat tertentu yang dirancangkan, dengan penglibatan dan penyertaan pelbagai pihak
yang lain dan peserta yang ramai”. Kamus Dewan Edisi Keempat (2010) pula mendefinisikan
pengurusan acara sebagai perihal menguruskan sesuatu kerja yang melibatkan syarikat, badan
perniagaan dan sebagainya yang dikendalikan oleh jawatankuasa yang telah dipilih secara
sepakat. Gerak kerja pengurusan acara adalah sangat luas merangkumi pelbagai tugasan
secara umum seperti merancang idea, menentukan acara, pengisian acara, kertas kerja,
melantik tenaga kerja atau urusetia, mengurus kewangan, mengurus jemputan, protokol, dan
keselamatan, surat-menyurat, dan sebagainya. 

3.0 Tatacara, organisasi dan pengurusan seranta

Menurut Jabatan Perdana Menteri (2014), terdapat enam jenis majlis iaitu rasmi, rasmi dan
formal, rasmi dan tidak formal, tidak rasmi, tidak rasmi tetapi formal dan separa rasmi,
manakala terdapat empat jenis acara termasuklah dalaman, luaran, kebangsaan dan
antarabangsa. Bagi tatacara, organisasi dan pengurusan seranta dalam menguruskan acara
dengan berkesan adalah sama bagi semua jenis acara. Dalam sesebuah acara, fasa
pengurusan acara terbahagi kepada tiga bahagian iaitu pra majlis iaitu sebelum acara bermula,
semasa dan pasca majlis iaitu selepas selesai sesuatu acara.

1
 Berdasarkan Buku Pengurusan Majlis dan Acara yang disediakan oleh Jabatan Perdana
Menteri (2014), kertas kerja akan disediakan bagi menentukan hala tuju acara. Kertas kerja ini
seterusnya akan dihantar kepada jawatankuasa induk dalam sesuatu organisasi bagi
mendapatkan kelulusan. Seterusnya, kertas konsep pula akan disediakan yang bertujuan untuk
menunjukkan perancangan majlis yang lebih terperinci. Setelah kertas kerja dan kertas konsep
diluluskan, persiapan tempat dan logistik perlu diteliti dengan baik. Dalam persiapan tempat dan
logistik ini, aspek-aspek yang perlu diberikan perhatian adalah tapak atau lokasi acara,
kemudahan asas dan keperluan penambahbaikan seperti pentas, bilik menunggu, dan
sebagainya, penetapan pergerakan laluan tetamu kehormat dan laluan kecemasan. Aspek
seterusnya adalah peralatan yang melibatkan backdrop, pentas, system teknikal dan
pengurusan pentas.

Sebuah jawatankuasa hendaklah ditubuhkan bagi menguruskan acara. Syafiqah (2017)

menyatakan bahawa salah satu aktiviti dalam pengurusan yang sistematik adalah
pengorganisasian. Pengorganisasian bermakna pengurus mengkoordinasi sumber-sumber
manusia dan bahan organisasi. Dalam sesebuah organisasi, jawatankuasa induk merangkumi
penasihat, pengerusi projek, timbalan pengerusi projek, setiausaha dan bendahari. Bagi acara
anjuran agensi kerajaan atau NGO, struktur organisasi pengurusan acara akan bermula dengan
jawatan yang dikenali sebagai Pengerusi Projek. Pengerusi Projek pula akan dibantu oleh
bahagian atau unit. Bahagian atau unit tersebut dikenali sebagai Jawatankuasa Kecil dan akan
diketuai seorang ketua yang dipanggil sebagai Pengerusi Jawatankuasa Kecil. Bagi
jawatankuasa kecil pula, ia merangkumi ahli jawatankuasa teknikal, peralatan dan logistik,
persiapan tempat dan sebagainya. Justeru, setiap Jawatankuasa Kecil akan melaporkan
kepada Pengerusi Projek segala persiapan atau status masing-masing. 

Selain itu, dalam aspek protokol, jemputan dan sambutan pula, senarai jemputan
hendaklah disediakan. Kategori jemputan, jenis-jenis jemputan dan kad jemputan hendaklah
diteliti dengan sebaiknya. Antara kaedah-kaedah jemputan termasuklah melalui surat, faks, e-
mel, telefon dan system pesanan ringkas dan kehadiran dif jemputan hendakah disahkan.
Mokhtar (2008) turut menyatakan bahawa pihak penganjur perlulah mencatatkan jenis pakaian
pada surat atau kad jemputan supaya dif jemputan akan memakai pakaian yang ditetapkan dan
bersesuaian dengan acara yang diadakan.

Seterusnya, susunan tempat duduk dalam acara tersebut hendaklah berdasarkan

kepada Susunan Keutamaan Persekutuan dan Negeri serta peranan atau kepentingan tetamu
atau penganjur sesuatu acara. Sebagai contoh, dif kehormat (VIP) hendaklah berada ditengah-

2
tengah susunan. Sekiranya susunan tempat duduk dif-dif jemputan berada di atas pentas, had
susunan di pentas adalah bagi jemputan seorang, susunan hendaklah jumlahnya ganjil
manakala sekiranya jemputan berpasangan hendaklah dalam jumlah yang genap.

Pengisian majlis adalah merupakan aspek yang penting dalam sesebuah acara. Perkara
yang biasa dimasukkan dalam pengisian majlis termasuklah atur cara, bacaan doa, ucapan,
pelancaran, persembahan multimedia, persembahan, penyampaian cenderamata/hadiah/sijil,
lawatan pameran dan jamuan. Cenderamata yang hendak diberikan perlulah mengikut
kesesuaian majlis dan tetamu kehormat. Pembawa dulang atau hadiah dan keperluan
peneyrahan perlulah diteliti dan dimuktamadkan. Lagu kebangsaan, lagu negeri dan lagu
iringan perlulah ada di dalam sesebuah acara. Sebelum majlis dimulakan, pengacara majlis
hendaklah dilantik. Pengacara majlis bertanggungjawab mengendalikan sesuatu acara dari
permulaan sehingga selesai. Kelancaran majlis bergantung kepada kebolehan dan kemahiran
seseorang pengacara majlis. Pembacaan doa akan dikecualikan sekiranya sesuatu acara
mempunyai unsur hiburan yang melalaikan dan menyalahi syura. Ucapan yang diberikan oleh
dif jemputan (VIP) perlulah dihadkan kepada tiga orang sahaja. Terdapat dua jenis ucapan iaitu
ucapan alu-aluan dan ucapan perasmian. Raptai pula hendaklah dijalankan sebelum majlis bagi
memastikan kelancaran majlis yang sebenar yang bakal berlangsung. Ia juga bagi memastikan
semua jawatankuasa terlibat peka terhadap tanggungjawab masing-masing.

Semasa majlis berlangsung, jawatankuasa hendaklah memastikan aspek-aspek dalam

senarai semak dilaksanakan. Atur cara dan skrip pengacara majlis hendaklah sentiasa dipantau
bagi memastikan pergerakan majlis mengikut seperti dirancang. Selain itu, sambutan ketibaan
tetamu perlu diambil perhatian, petugas sebagai pengiring mesti cakna dengan tetamu yang
hadir. Akhir sekali, pengurus pentas dan pengurus acara hendaklah sentiasa berkomunikasi
dan memastikan majlis berjalan dengan lancar.

Setelah majlis selesai, satu mesyuarat akan diadakan bagi penilaian semula dan
penambahbaikan. Semua perkara berkaitan penambahbaikan hendaklah direkodkan bagi
rujukan pada masa hadapan. Akhirnya, sebuah majlis penghargaan boleh diadakan bagi
menghargai jawatankuasa yang terlibat.

Pengurusan seranta yang dimaksudkan dalam pengurusan acara pula membawa

maksud apa-apa pengurusan yang melibatkan publisiti sesuatu acara. Pusat Penyelidikan,
Pembangunan dan Inovasi IPGM (2016) menyatakan bahawa kejayaan sesuatu program diukur
melalui publisiti media, yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis sama ada di peringkat

3
kebangsaan atau antarabangsa. Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam
melaksanakan perhubungan media yang berkaitan dengan sesuatu majlis dan acara
termasuklah kenyataan media, jemputan media, penyediaan press kit, siding akhbar dan
sebagainya. Sebagai contoh, pengurusan seranta ini adalah penting sekiranya sesebuah
organisasi yang menganjurkan acara tersebut ingin memasarkan produk yang ditawarkan bagi
menjamin pulangan pelaburan dan keuntungan yang telah dilaburkan.  

4.0 Kepentingan pengurusan acara

Pengurusan acara ini telah berupaya memanfaatkan semua pihak yang terlibat daripada
pelbagai aspek. Salah satu kepentingan pengurusan acara adalah ia berupaya memberikan
peluang kepada setiap individu untuk mengembangkan potensi masing-masing terutamanya
dalam aspek pengurusan acara. Wan Siti Suhana (2012) menyatakan bahawa pengurusan
acara ini berupaya meningkatkan kemahiran penyelesaian masalah melalui sikap professional,
kebijaksanaan dan kesarjanan. Sebagai contoh, segala permasalahan yang timbul terutamanya
semasa sesuatu acara berlangsung membantu individu yang terlibat untuk menyelesaikannya
dengan bijak dan professional dalam tempoh jangka masa yang pendek.

Tambahan pula, ia turut memberikan imej yang positif kepada pihak penganjur yang
menganjurkan acara tersebut. Hal ini demikian kerana pengurusan acara yang berkesan akan
menyebabkan sesuatu acara itu berlangsung dengan lancar, seterusnya mempamerkan cara
kerja pihak penganjur acara tersebut. Ini seterusnya membina unsur kepercayaan yang tinggi
kepada pihak penganjur.

Akhir sekali, ia turut membantu kelangsungan acara yang hendak dijalankan supaya ia
berjalan dengan lancar dan mencapai objektif atau matlamat yang telah ditetapkan. Sebagai
contoh, raptai yang seringkali dilakukan sebelum acara sebenar berlangsung adalah bertujuan
bagi memastikan segala kelemahan daripada aspek pengurusan dapat diselesaikan dan diatasi
supaya acara sebenar dapat berjalan dengan lancar.

Konklusinya, pengurusan acara merupakan aspek yang terpenting dalam sesuatu acara.
Dalam pengurusan acara, terdapat tatacara, organisasi dan pengurusan seranta yang terlibat
bagi memastikan pengurusan acara yang berkesan. Memandangkan pengurusan acara ini
penting dalam menjalankan mana-mana acara, ia turut memberikan pelbagai manfaat terhadap
individu, organisasi dan negara yang terlibat. Oleh yang demikian, pengurusan acara yang
efektif dan efisien adalah penting.

4
 Rujukan

Abdul Aziz Haji Salleh (2015). Definisi dan konsep pengurusan dan pentadbiran. Diambil dari
https://www.academia.edu/19545489/DEFINISI_DAN_KONSEP_PENGURUSAN_DAN_PENTA
DBIRAN

Jabatan Perdana Menteri (2014). Panduan pengurusan majlis dan acara. Kuala Lumpur:
Jabatan Perdana Menteri.

Khairul Anuar Saimun (2016). Pengurusan acara. Kuala Lumpur: Jabatan Penerangan
Malaysia.

Mohd Yahya Mohamed Ariffin (2014). Amalan perhubungan awam dan protokol. Selangor:
Percetakan Asni Sdn. Bhd.

Mokhtar bin M. Tohar (2008). Protokol dan etiket dalam pengurusan dan menghadiri majlis.
Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam Negara. 

Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi IPGM (2016). Garis panduan pelaksanaan
majlis dan acara IPG KPM. Diambil dari
http://www.ipbl.edu.my/intra/sistem/pekeliling/PanduanLaksanaMajlisIPGKPM.pdf

Syafiqah Amira (2017). Pengenalan kepada pengurusan. Diambil dari

https://www.academia.edu/27629323/PENGENALAN_KEPADA_PENGURUSAN

Wan Siti Suhana, Y. (2012). 45 orang pelajar UMS sertai Kursus Pengurusan Acara dan
Semangat Berpasukan. Utusan Borneo. Retrieved from
http://eprints.ums.edu.my/4490/1/nc0000001770.pdf