DIMENSIKOOP Bil.

67(1/2021)

8 LANGKAH
PENGURUSAN ACARA
YANG BERJAYA
Muhammad Afnan Hasim
Sektor Keusahawanan dan Perniagaan (SKP)
afnan@ikkm.edu.my

52
 Bil. 67(1/2021)
Pengenalan
Pengurusan acara merupakan satu bentuk
program penganjuran aktiviti seperti upacara,
perjumpaan, keramaian, atau perhimpunan
yang dianjurkan secara rasmi atau tidak
rasmi oleh sesuatu pihak dengan tujuan atau
matlamat tertentu yang dirancangkan melalui
penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak
yang lain. Mengikut Zuki (2008), pengurusan
acara didefinisikan sebagai sesuatu aktiviti
yang dirancang secara sistematik oleh seorang
individu atau beberapa orang individu tertentu
dalam menjayakan persembahan, karnival,
majlis, seminar, pertunjukan atau pertandingan.
Ia termasuklah festival, majlis makan malam,
pelancaran produk dan lain-lain acara yang
melibatkan jemputan untuk orang ramai.
Lazimnya bagi setiap pengurusan acara terdapat
objektif yang telah ditetapkan oleh pihak penganjur
antaranya adalah untuk mencapai satu objektif yang
berfaedah kepada individu tertentu atau masyarakat
yang terlibat secara langsung ataupun tidak langsung,
menjalankan promosi dan memperkenalkan
produk atau perkhidmatan baharu atau sedia ada,
menunjukkan imej syarikat yang baik dan kuat
kepada pelanggan dan pengguna untuk jangka masa
53
DIMENSIKOOP
yang panjang dan mengukuhkan lagi hubungan
antara syarikat dan pelanggan dan lain-lain lagi.
Gerak kerjanya yang lebih luas dan teliti seperti
merangkumi merancang idea, menentukan
acara, pengisian acara, kertas kerja, melantik
tenaga kerja atau urus setia, mengurus kewangan,
mengurus jemputan, mengurus protokol, mengurus
keselamatan, mengurus kebajikan, mengurus
pengangkutan, surat-menyurat, mengurus lokasi
acara, hubungan diplomatik (jika berurusan dengan
pihak luar) dan sebagainya. Setiap komponen
berikut perlu disediakan dalam senarai semak
yang lengkap dan komprehensif bagi memastikan
setiap program yang dianjurkan berjalan dengan
sempurna mengikut perancangan.
Jenis-jenis Acara dan Majlis
Umumnya terdapat empat jenis acara yang
dijalankan antaranya seperti dalaman, luaran,
kebangsaan dan antarabangsa. Manakala majlis pula
terbahagi kepada lima iaitu Majlis Penuh Istiadat,
Majlis Rasmi dan Formal, Majlis Rasmi Tetapi Tidak
Formal, Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal dan Majlis
Tidak Rasmi dan Tidak Formal. Jemputan bagi
setiap acara dan majlis ini juga adalah berbeza-beza
mengikut acara yang dijalankan.
 DIMENSIKOOP Bil. 67(1/2021)

Pengurusan Acara Koperasi

Dalam konteks acara yang dianjurkan organisasi
seperti koperasi, antara acara yang sering kali
Mesyuarat Agung
dijalankan dan melibatkan penyertaan daripada Tahunan (MAT)
anggota koperasi serta orang awam adalah seperti:
merupakan majlis
1. Mesyuarat Agung Tahunan (MAT) utama untuk
anggota-anggota
Mesyuarat Agung Tahunan (MAT) merupakan
majlis utama untuk anggota-anggota koperasi
koperasi menilai
menilai prestasi, menimbang, memutus dan prestasi, menimbang,
meluluskan sebarang cadangan yang berkaitan memutus dan
dengan perancangan masa depan koperasi
khususnya dalam tempoh satu tahun yang akan
meluluskan sebarang
datang. Bagi memastikan MAT dirancang dan cadangan yang
dijalankan secara teratur, pihak Suruhanjaya berkaitan dengan
Koperasi Malaysia (SKM) telah mengeluarkan
Garis Panduan (GP) 14 tentang Pengurusan perancangan masa
Mesyuarat Agung Tahunan Koperasi yang depan koperasi
berkuatkuasa pada 01 Januari 2011. Di dalam GP
14 berkenaan turut dinyatakan juga persediaan
khususnya dalam
sebelum, semasa dan selepas penganjuran MAT. tempoh satu tahun
yang akan datang.
2. Seminar

Selain MAT, koperasi juga turut menganjurkan
seminar bagi menambah ilmu pengetahuan
anggota koperasinya. Hal ini selari dengan
prinsip koperasi yang kelima, iaitu pendidikan,
latihan dan maklumat kepada anggota koperasi.
3. Karnival Produk dan Perkhidmatan
Koperasi Malaysia (MACCOPS)
MACCOPS merupakan salah satu platform
yang disediakan oleh pihak Angkatan Koperasi
Kebangsaan Malaysia Berhad (ANGKASA) untuk
memperkasakan rantaian kerjasama koperasi
negara dalam pelbagai sektor ekonomi dan
perniagaan.
Panduan Pengurusan Acara yang Berjaya
Selain daripada acara atau majlis yang dinyatakan,
acara dalaman seperti hari keluarga, majlis perasmian
bangunan koperasi, jamuan raya dan sebagainya
boleh dilaksanakan koperasi tanpa melibatkan
perunding acara yang umum ketahui melibatkan
kos yang agak besar. Justeru, bagi memastikan
sesebuah acara berjalan dengan lancar, pihak
koperasi perlulah mengetahui apakah tindakan
yang perlu diambil. Hal ini penting bagi memastikan
setiap acara yang dijalankan mempunyai impak dan
keputusannya dapat digunakan pada masa hadapan
dalam meningkatkan lagi mutu penganjuran acara
yang dijalankan.

54
 Bil. 67(1/2021) DIMENSIKOOP

Artikel pada kali ini akan memfokuskan tentang

langkah-langkah pengurusan acara yang berjaya. Ia
sebagai garis panduan umum kepada pembaca bagi
mengetahui tentang perkara-perkara yang perlu
diberi perhatian dalam menganjurkan sesebuah
acara dan majlis.

1. Tarikh

Sebagai penganjur, semakan tarikh-tarikh penting

yang terdapat di kalendar perlu dibuat sebelum
menetapkan tarikh penganjuran acara tersebut.
Hal ini bagi memastikan tarikh yang dipilih tidak
bertindih dengan acara-acara yang dianjurkan
oleh pihak lain. Lazimnya dalam pemilihan
tarikh, pihak penganjur acara disarankan untuk
mencadangkan tiga tarikh pilihan.

Tarikh dalam penganjuran sesebuah acara

juga boleh dikatakan penting kerana ia akan
meninggalkan satu kenangan kepada tetamu
atau pengunjung yang hadir. Pemilihan tarikh
yang sesuai juga perlulah melihat kepada acara
yang akan dianjurkan dan sebaik-baiknya ia
perlulah tiga bulan sebelum acara tersebut
dijalankan. Ia bagi memastikan segala persiapan
dapat dibuat dengan secukupnya.

Di samping itu, tarikh yang dipilih perlulah tepat

dengan acara yang ingin dijalankan. Sebagai
contoh, sekiranya koperasi ingin menjalankan
jualan kempen kembali ke sekolah, maka tarikh
yang sesuai adalah pada hari gaji penjaga atau
ibu bapa.

55
 DIMENSIKOOP
2. Masa
Langkah yang kedua yang perlu diberi perhatian
ialah masa. Ia merupakan aspek penting dalam
penganjuran sesebuah acara. Penganjur perlu
peka dengan masa. Sekiranya terdapat sesi
perasmian di dalam tentatif yang dijalankan,
pastikan ia tidak bertembung dengan waktu azan
solat. Hal ini bagi memberkati dan menghormati
azan yang sedang berkumandang.
Setiap sesi yang dijadualkan di dalam atur cara
perlulah dikira secara kasar jumlah masa yang
diperuntukkan. Sebagai contoh, sekiranya waktu
pendaftaran bermula pada pukul 7.45 malam,
dan acara akan bermula pada jam 8.00 malam
dengan bilangan tetamu yang hadir dianggarkan
seramai 1,000 orang, adakah ia bersesuaian
atau sebaliknya? Perkara ini perlu dititikberatkan
kerana dikhuatiri acara tersebut akan “over run”.
Selain itu, terdapat juga situasi di mana tetamu
yang hadir sukar untuk mengakses ke lokasi
acara yang dijalankan. Hal ini juga perlu
diberi perhatian oleh pihak pengajur dalam
memastikan acara yang dirancang berjalan
dengan lancar tanpa berlaku kelewatan dan
sebagainya.
3. Tempat
Langkah yang ketiga dalam penganjuran
sesebuah acara adalah tempat atau pun
lokasi berlangsungnya acara. Soalan-soalan
yang lazim ditanya berkaitan tempat adalah
seperti adakah indoor atau outdoor? adakah di
tempat berkenaan telah disediakan kemudahan
secukupnya? sejauh manakah kesesuaian
tempat tersebut dan bagaimanakah jika
tetamu atau peserta ingin mengakses ke lokasi
berkenaan?
56
Bil. 67(1/2021)
Sekiranya terdapat sesi
perasmian di dalam
tentatif yang dijalankan,
pastikan ia tidak
bertembung dengan
waktu azan solat. Hal
ini bagi memberkati dan
menghormati azan yang
sedang berkumandang.
Sering kali dapat dilihat sewaktu penganjuran
acara-acara yang melibatkan orang awam,
adakalanya aspek seperti kawasan meletak
kenderaan kurang diberi perhatian dan
kesannya akan memberikan kesukaran kepada
pengunjung untuk hadir ke majlis yang
dijalankan. Justeru, penganjur perlu bijak dalam
menangani hal ini di mana alternatif lain perlu
disediakan sekiranya berlaku sebarang hal-hal
yang tidak diingini. Sebagai contoh, penganjur
boleh menyediakan khidmat shuttle bas kepada
pengunjung bagi memudahkan mereka ke
tapak lokasi acara.
Dalam pemilihan tempat juga, pihak koperasi
bolehlah membuat perbandingan terlebih
dahulu, sekurang-kurangnya tiga tempat
yang berbeza dan buat perbandingan antara
ketiga-tiga tempat tersebut. Lihat kepada
kelebihan dan kekurangan di tempat berkenaan.
Lakukan lawatan tapak ke lokasi berkenaan
terlebih dahulu. Elakkan daripada memilih
tempat yang terlalu murah dalam usaha
mengawal perbelanjaan tetapi pada akhirnya
 Bil. 67(1/2021)
boleh mengancam nyawa peserta yang hadir.
Dari aspek keselamatan perlu diambil kira
dalam pemilihan sesebuah lokasi peganjuran
acara bagi mengelakkan berlakunya sebarang
kemalangan atau perkara yang tidak diingini.
5. Hebahan
4. Tetamu
Langkah yang keempat yang perlu diutamakan
ialah tetamu. Perlu diingatkan bahawa tetamu
ialah orang yang paling penting untuk
diraikan kerana merekalah yang akan hadir
dan memeriahkan acara yang diadakan.
Justeru, senarai jemputan perlu diedarkan
lebih awal agar tidak terlebih atau terkurang
dalam membuat pengiraan kos. Hal ini juga
bagi memastikan tetamu dapat membuat
perancangan awal ke majlis yang diadakan.
Sewaktu majlis tersebut pula, pastikan setiap
tetamu yang hadir diberikan layanan sama
rata, kecuali bagi situasi tertentu seperti tetamu
kenamaan. Penganjur perlu memudahkan
57
DIMENSIKOOP
tetamu untuk memahami selok belok lokasi
penganjuran acara, kemudahan, tempat duduk
dan sebagainya bagi memastikan tetamu berasa
selesa sepanjang majlis.
Langkah yang kelima merupakan hebahan.
Acara atau majlis yang ingin dijalankan
perlu dihebahkan kepada orang yang ingin
dikehendaki hadir. Ia bergantung kepada
jenis acara yang ingin dijalankan. Sebagai
contoh jika koperasi menganjurkan MAT,
notis perlu diberikan kepada anggota
sekurang-kurangnya sebelum lima belas hari
berlangsungnya MAT.
Hebahan yang baik perlu dilakukan secara
konsisten, ia bagi menarik perhatian
pengunjung untuk hadir ke sesebuah acara
dan mengingatkan mereka untuk hadir ke acara
tersebut.
 DIMENSIKOOP Bil. 67(1/2021)

Pada masa kini terdapat pelbagai bentuk

saluran hebahan yang boleh digunakan
untuk memberitahu kepada tetamu akan
sesebuah acara yang bakal dilangsungkan
antaranya seperti Facebook, WhatsApps,
Telegram dan sebagainya. Penggunaan
media sosial juga lebih banyak memudahkan
penganjur dalam usaha menjimatkan masa
dan kos hebahan.

Selain media sosial, penganjur juga boleh

menggunakan medium seperti banner atau
billboard yang diletakkan di kawasan strategik
seperti jalan raya.

6. Persiapan
Langkah yang keenam merupakan
persiapan. Penganjur perlulah memastikan
segala persiapan berkaitan acara yang ingin
dijalankan berada dalam keadaan baik. Hal ini
merangkumi lawatan tapak ke lokasi yang ingin
dijalankan acara serta melakukan raptai. Raptai
merupakan suatu sesi yang dijalankan sebelum
berlangsung acara. Ia bertujuan memastikan
pada hari sebenar acara berjalan dengan lancar
dan baik.
Selain itu, disarankan juga kepada pihak
penganjur untuk membuat persiapan dan
persediaan sekiranya berlaku perkara yang tidak
diingini pada hari acara atau majlis (back up
plan). Mesyuarat bersama Ahli Jawatankuasa
perlulah dibuat secara konsisten sebelum acara
berjalan bagi melihat setiap aspek perancangan
acara telah diselesaikan dengan menggunakan
senarai semak.
7. Kemudahan
lif, tandas, tangga dan surau termasuklah
kemudahan bagi golongan orang kurang
upaya (OKU). Penganjur perlu peka dan
sensitif tentang hal ini kerana adakalanya
acara yang dijalankan akan melibatkan
peserta atau pengunjung daripada golongan
OKU. Selain itu, aspek kebersihan dan
ke s e l a m at a n p e r l u d i u t a m a ka n d a l a m
penganjuran sesebuah acara atau majlis.
Sekiranya aspek ini tidak dititikberatkan, ia
boleh meninggalkan kesan yang negatif
kepada tetamu yang hadir.
8. Makanan dan Minuman
Langkah yang kelapan dan terakhir ialah
makanan dan minuman. Penganjur perlu
beri perhatian tentang perkara ini sekiranya
melibatkan penyertaan yang berbilang kaum
dan bangsa. Sebagai contoh, sesetengah
kaum India merupakan vegetarian, maka pihak
penganjur perlu peka akan perkara ini bagi
mengelakkan sebarang persepsi negatif.

Langkah yang ketujuh adalah kemudahan. Di samping itu, isu makanan dan minuman yang
Kemudahan yang dimaksudkan adalah seperti tidak mencukupi juga sering berlaku dalam

58
 Bil. 67(1/2021)
sesebuah acara atau majlis yang dijalankan.
Lazimnya amalan yang dibuat adalah seandainya
jumlah tetamu yang dijemput adalah seramai
1,000 orang, maka jumlah kuantiti makanan
perlu ditambah seperti 1,300 orang. Hal ini
kerana adakalanya terdapat tetamu yang hadir
pada saat-saat akhir.
Tiga Kesan Negatif Menganjurkan Acara Saat-Saat
Akhir
a) Kehadiran Tetamu
Salah satu kesan apabila perancangan
acara dibuat pada saat-saat akhir adalah
jumlah kehadiran tetamu yang tidak
memberangsangkan. Secara tidak langsung,
ini akan mempengaruhi keseluruhan acara.
b) Lokasi Tidak Sesuai
Kesan kedua yang dapat dilihat sekiranya
perancangan sesebuah acara dibuat pada saat
akhir adalah ketiadaan lokasi atau tempat yang
sesuai dengan acara yang ingin dijalankan.
59
DIMENSIKOOP
c) Persepsi Negatif
Pengunjung atau tetamu merupakan orang
yang agak penting pada hari kejadian acara
dijalankan kerana merekalah yang akan
memberikan maklum balas kepada acara yang
dianjurkan sama ada secara terus kepada
pihak penganjur atau kepada masyarakat
umum.
Peranan Urus setia
Dalam sesebuah acara tidak lengkap jika
ketiadaan tulang belakang atau urus setia yang
bertanggungjawab membantu dari bermula hingga
akhir acara. Berikut adalah peranan-peranan urus
setia secara umum dalam sesebuah acara:
a) Pengurus Pentas
Pengurus Pentas berperanan memberikan
arahan kepada ketua-ketua unit di bawahnya.
Lazimnya dalam setiap keputusan yang dibuat,
pengurus pentas akan berbincang terlebih
dahulu bersama ketua-ketua unitnya.
 DIMENSIKOOP
Penganjur hanya perlu membangunkan sebuah aplikasi
yang bersesuaian bagi menyediakan kemudahan
kepada para peserta untuk membuat pendaftaran dan
sekali gus dapat membuat bayaran (payment gateway)
bagi menyertai program tersebut.
b) Logistik
Antara peranan urus setia logistik adalah seperti
memastikan peralatan fizikal yang mencukupi
seperti meja, kerusi, khemah, kenderaan untuk
membawa atau memindahkan barangan dari
satu lokasi ke satu lokasi yang lain.
c) Teknikal
Krew teknikal berperanan dalam memastikan
peralatan berkaitan teknologi maklumat dapat
digunakan sepenuhnya. Kawalan suara dan
juga penggunaan mikrofon yang bersesuaian
bergantung kepada setiap acara yang dijalankan.
d) Media
Urus setia media pula berperanan dalam
menyediakan montage atau tayangan untuk
dipaparkan kepada tetamu atau pengunjung
yang hadir. Selain itu, mereka juga perlu
memastikan footage yang sesuai dan menarik
dapat dirakamkan bagi digunakan untuk tujuan
hebahan media dan sebagainya.
e) Food and Beverages (F&B)
Fungsi urus setia Food and Beverages (F&B)
adalah memastikan jumlah makanan yang
diagihkan mencukupi kepada tetamu yang hadir
serta AJK yang terlibat. Urus setia F&B juga perlu
memaklumkan kepada ketuanya sekiranya
60
Bil. 67(1/2021)
makanan yang disediakan tidak mencukupi atau
berada dalam keadaan yang kurang baik (basi).
Amalan Hijau Pengurusan Acara
Jika dahulu pendaftaran untuk menyertai sesebuah
acara lazimnya dilakukan dengan menggunakan
kaedah tradisional iaitu menggunakan kertas.
Namun, pada hari ini senario tersebut telah berubah
sama sekali, di mana hampir kebanyakan penganjur
acara akan mengadaptasikan penggunaaan
teknologi dalam pendaftaran dan pengurusan acara
mereka.
Sebagai contoh, di dalam sebuah acara pertandingan
larian, bayangkan jika penganjur mengkehendaki
jumlah penyertaan yang ramai serta melibatkan
penglibatan peserta-peserta dari luar negara maka,
penggunaan teknologi adalah penyelesaiannya.
Penganjur hanya perlu membangunkan sebuah
aplikasi yang bersesuaian bagi menyediakan
kemudahan kepada para peserta untuk membuat
pendaftaran dan sekali gus dapat membuat bayaran
(payment gateway) bagi menyertai program tersebut.
 Bil. 67(1/2021)
Peluang Koperasi
Sehingga kini, jumlah koperasi yang melibatkan
diri dalam aktiviti perniagaan pengurusan acara
masih lagi terhad. Hal ini dapat dilihat secara kasar
menerusi carian di Internet, yang banyak disediakan
oleh syarikat swasta.
Oleh itu, koperasi boleh menjadikan pengurusan
acara ini sebagai salah satu aktiviti tambahan
kepada perniagaan koperasi. Ia dapat dilihat atau
dibuktikan menerusi pengalaman koperasi dalam
mengendalikan MAT setiap tahun.
Koperasi boleh meluaskan peluang perniagaan ini
kepada rantaian yang lebih panjang, sebagai contoh
mengurus acara majlis perkahwinan, koperasi
boleh mengumpulkan usahawan-usahawan yang
terdiri daripada anggotanya yang mempunyai
perniagaan seperti katering, percetakan, doorgift,
61
DIMENSIKOOP
juru acara (emcee), jurusolek, sewaan lori dan
sebagainya, bersatu padu bersama-sama dalam
menjayakan majlis perkahwinan dan aktiviti
perniagaan pengurusan acara tersebut. Melalui cara
ini, ia secara tidak langsung dapat memanfaatkan
koperasi dan anggotanya secara bersama.
Penutup
Sebagai kesimpulannya, pengurusan acara
bukanlah suatu perkara yang mudah,
ia memerlukan perancangan yang rapi dan
menyeluruh. Pengurusan acara yang berkesan
adalah apabila ia dapat dirancangkan mengikut
garis masa yang telah ditetapkan. Sekiranya acara
yang dirancang dapat berjalan dengan lancar,
secara tidak langsung ia akan mencapai objektif
penganjurannya dan seterusnya imej korporat
organisasi atau penganjur akan dipandang tinggi
di mata masyarakat.