LAPORAN KETUA UNIT PENAJAAN

KETUA UNIT PENAJAAN Nama No. Matrik : SYED AHMAD ADIB HAZIM SYED AB RAHMAN : A11KM0239

Tahun/Program
Fakulti

: 3 SKMT
: FAKULTI KEJURUTERAAN MEKANIKAL

PENGENALAN Jawatan Ketua Unit Penajaan ini diwujudkan bagi menguruskan dan mengumpul dana tajaan daripada mana-mana pihak untuk menampung kos perbelanjaan keseluruhan program bermula daripada aktiviti gerak kerja sebelum program sehingga program tamat. Unit ini terbuka untuk menerima tajaan dari pelbagai bentuk seperti kewangan, barangan, publisiti, tenaga dan sebagainya.

BIDANG TUGAS 1. Menyelaras, mengurus dan mengagihkan tugas dalam mencari penaja kepada semua peserta 2. Mendapatkan penaja bagi menampung keperluan kewangan program. 3. Menguruskan dan melayan semua penaja yang terlibat

SEBELUM PROGRAM 1. Menyenaraikan syarikat-syarikat dan individu yang berpotensi untuk memberikan sumbangan dan tajaan. 2. Menyelidik dan mendapatkan mekanisme untuk berhubung dengan syarikat yang berpotensi. 3. Membahagikan tugas-tugas untuk menghubungi senarai penaja kepada semua peserta program 4. Menyediakan kertas kerja tajaan kepada semua syarikat dan individu berpotensi 5. Menguruskan dan menetapkan perjumpaan ringkas atau mesyuarat untuk

membentangkan intipati program dan tajaan kepada penaja berpotensi. 6. Menghadiri semua perjumpaan yang telah ditetapkan oleh penaja berpotensi 7. Menghantar surat rasmi, email dan pelbagai lagi cara berhubung termasuk panggilan telefon kepada penaja berpotensi dan menawarkan mereka untuk menjadi penaja bagi program ini. 8. Membentangkan kertas kerja program pada pengurusan Universiti. 9. Sentiasa cakna dan mengambil tahu mengenai perkembangan syarikat dan pengumuman untuk menaja sebarang program komuniti.

SEMASA PROGRAM 1. Menguruskan semua kebajikan dan keperluaan penaja semasa wakil penaja hadir untuk tinjauan program. 2. Merakamkan dan mendokumentasikan aktiviti-aktiviti yang dijalankan untuk makluman pihak penaja.

3. Sentiasa berhubung dengan penaja dan memaklumkan perkembangan terkini program dan kelebihan yang diperoleh penaja. 4. Memastikan publisiti yang luas diberikan kepada pihak penaja seperti mana yang telah dipersetujui dalam perjanjian untuk menjadi penaja. 5. Merakamkan ucapan terima kasih kepada penaja dalam setiap ucapan yang diberikan oleh pihak penganjur program. 6. Memastikan semua penaja diberikan penghargaan dari segi sijil dan barangan cenderamata.

SELEPAS PROGRAM 1. Menyediakan laporan bertulis bagi tujuan dokumentasi program. 2. Menyerahkan surat rasmi dan sijil penghargaan kepada semua penaja atas sumbangan yang diberikan. 3. Menghantar laporan dokumentasi kepada penaja-penaja yang terlibat. 4. Memastikan semua borang soal selidik mengenai prestasi barangan penaja dikembalikan.

KOMEN / MASALAH 1. Masa yang terlalu singkat untuk mencari penajaan dengan rangka masa selama 2 bulan dan juga tentangan daripada kesibukan dalam bulan Ramadhan dan Hari Raya Aidilfitri. 2. Tidak begitu faham dan jelas mengenai tatacara dan prosedur yang betul dalam mencari penajaan 3. Masa yang tidak sesuai untuk mencari penajaan kerana rata-rata syarikat telah menutup permohonan untuk memberikan tajaan.

4. Sulit untuk mendapatkan kenderaan Kolej dan pemandu bagi mengiringi AJK untuk perjumpaan dan mesyuarat terutama di tempat yang jauh seperti Kuala Lumpur. 5. Sukar untuk membuat keputusan bersama yang akan menjaga kepentingan penaja masing-masing. 6. Tidak mempunyai peruntukan elaun untuk menghiburkan dan melayan penaja 7. Publisiti yang tidak meluas merencatkan penajaan kerana ia merupakan salah satu aspek besar yang dilihat oleh syarikat-syarikat. 8. Peserta kurang berkemahiran untuk berkomunikasi dengan syarikat-syarikat korporat bagi mendapatkan penajaan. 9. Tidak mempunyai sebarang perjanjian bertulis dengan penaja 10. Ramai penaja yang tidak dapat hadir pada majlis makan malam penghargaan program.

CADANGAN/ PENYELESAIAN 1. Proses gerak kerja penajaan perlu dilakukan dengan lebih awal lagi. Sekurang-kurangnya 6 bulan sebelum program berlangsung 2. Kertas kerja penajaan dikemaskan dengan meliputi pelbagai aspek dengan merujuk kepada format kertas kerja penajaan dari program-program kelolaan organisasi luar. 3. Bekerjasama dengan pihak pejabat untuk melancarkan proses permohonan kenderaan bagi memudahkan kerja-kerja Unit Penajaan bagi tujuan mesyuarat dan perjumpaan. 4. Cadangan untuk peruntukan diberikan bagi tujuan melayan dan menghiburkan pihak penaja. 5. Publisiti yang lebih luas perlu disediakan dan diperkemaskan bagi meyakinkan pihak penaja untuk menaja program.

6. Kerja-kerja penajaan ini perlu dilakukan oleh semua peserta secara holistic 7. Strategi baru perlu diperkenalkan bagi meraih dana untuk tajaan program seperti roadshow, tajaan berkumpulan dan pelbagai lagi. 8. Perlu melaksanakan majlis penyerahan tajaan yang dihadiri oleh media bagi meluaskan dan menghargai jasa penaja-penaja yang terlibat

KESIMPULAN Unit Penajaan ini memainkan peranan yang amat penting dalam semua program. Kejayaan sesuatu program itu bergantung kepada kekuatan kewangan dan tenaga kerja yang diberikan oleh semua peserta. Pada hemat saya, gerak kerja penajaan ini bukanlah di bawah tanggungjawab Unit Penajaan semata-mata, bahkan menjadi satu tugas besar kepada semua peserta. Saya percaya dan yakin, banyak perkara yang boleh diperoleh dengan menyertai Unit ini terutamanya bagi pengurusan masa, penampilan diri, kemahiran komunikasi dan pelbagai lagi kemahiran di mana kemahiran ini menjadi asas utama untuk menjadi seorang mahasiswa yang holistic. Bukan hanya sekadar cemerlang dalam pelajaran, tetapi juga cemerlang dalam aktiviti luar bilik kuliah.

PENGHARGAAN Dikesempatan ini, saya Syed Ahmad Adib Hazim Syed Ab Rahman selaku Ketua Unit Penajaan ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada yang membantu secara langsung atau tidak langsung dalam menjayakan program pada kali ini. Saya juga amat bersyukur kerana program ini berlangsung dengan jayanya.terima kasih diucapkan kepada pengetua kolej, pengarah, ketua unit

dan ajk-ajk yang lain kerana sanggup bersusah payah dalam menjayakan program ini. Diharap dengan adanya silaturahim yang telah terbina, program ini dapat diteruskan lagi pada tahuntahun yang akan datang.

Disediakan oleh,

SYED AHMAD ADIB HAZIM SYED AB RAHMAN KETUA UNIT PENAJAAN TRANS 1 MALAYSIA