LAPORAN PROGRAM

ANNUAL GRAND MEETING

(AGM) 2016/2017

ANJURAN
PERSATUAN SAINS DAN TEKNOLOGI (PESAT) UTM

TEMPAT
C17 FAKULTI SAINS UTM

TARIKH
15 NOVEMBAR 2016
LAPORAN PROGRAM

1.0 MAKLUMAT AKTIVITI

1.1 Nama Program

Annual Grand Meeting (AGM) 2016

1.2 Anjuran
Persatuan Sains dan Teknologi (PESAT) UTM

1.3 Tarikh
15 November 2016

1.4 Tempat
C17 Fakulti Sains UTM

1.5 Pengisian dan objektif program secara ringkas

Pengisian utama mesyuarat agung tahunan bagi Persatuan Sains dan Teknologi
(PESAT) UTM adalah untuk membincangkan aktiviti-aktiviti yang telah
dilaksanakan oleh ahli jawatankuasa PESAT 15/16 bersama-sama dengan ahli
jawatankuasa PESAT sesi 2016/201751. Perbincangan ini dapat memberikan
gambaran yang jelas akan perlaksanakan program oleh para ahli PESAT 2015/2016
sepanjang sesi tugasan. Melalui mesyuarat ini, ahli jawatankuasa sesi yang lepas
sedikit sebanyak membantu ahli jawatankuasa sesi baru untuk mendapatkan ilham
bagi merangka program dan aktiviti yang baru.

Selain itu, objektif mesyuarat ini adalah bertujuan menyerahkan tampuk

kepimpinan kepada ahli jawatankuasa baru PESAT 2016/2017. Mesyuarat agung
tahunan ini juga diadakan untuk mewujudkan jaringan antara mantan Persatuan Sains
dan Teknologi, sesi 2015/2016 serta ahli jawatankuasa sesi 2016/2017 dalam konteks
menerajui dan membangunkan lagi PESAT agar menjadi sebuah persatuan yang
disegani dan mempunyai integriti tersendiri.
 1.6 Persediaan program dan aktiviti

Perancangan Annual Grand Meeting (AGM) ini telah dimulakan dua bulan awal
sebelum program ini berjaya dilaksanakan. Persediaan yang rapi telah dirancangkan
bagi menyambut ahli jawatankuasa PESAT sesi baru dan bagi melancarkan lagi
pelaksanaan program. Salah satunya perancangannya ialah memilih ahli jawatankuasa
PESAT sesi 2015/2016 yang layak meneruskan perjuangan dalam organisasi baru
iaitu PESAT 2016/2017. Selain itu, mahasiswa tahun satu yang berjaya terpilih
daripada sesi interview juga akan bersama-sama dalam PESAT sesi 2016/2017. Bagi
menjalankan mesyuarat ini, tujuh unit telah diberikan tanggungjawab masing-masing
untuk melancarkan lagi program. Semua ahli jawatankuasa PESAT 2015/2016
terlibat dalam AGM ini dengan semuanya diagihkan kepada unit makanan, unit
protokol, unit penyertaan, unit cenderahati, unit pengangkutan, unit teknikal dan akhir
sekali unit multimedia dan publisiti. Mengikut perancangan, AGM ini bakal
dilangsungkan pada 15 Novembar 2016 bermula pada jam 8 pm sehingga 10 pm.

2.0 MASA DAN TARIKH PROGRAM

2.1 Masa dan tarikh mula program

Tarikh program tidak mengikut perancangan awal program.

2.2 Masa dan tarikh kelewatan

Tarikh program dipinda daripada 24 November ke 15 November 2016.

2.3 Sebab penukaran tarikh

Tarikh program diawalkan ke 15 November 2016 kerana terdapat program lain yang
dilaksanakan pada tarikh yang sama.

2.4 Masa dan tarikh tamat program

Program bermula pada 15 November 2016 pada jam 8:00 pm dan tamat pada 10:00
pm.
3.0 PENGLIBATAN

3.1 Penglibatan Mahasiswa

3.1.1 Persatuan Sains dan Teknologi (PESAT) UTM
Ahli jawatankuasa yang terlibat adalah seramai 35 orang ahli persatuan
PESAT.

3.2 Penglibatan pensyarah UTM

3.2.1 Dekan Fakulti Sains, Prof Dr Norsarahaida Saidina Amin.

3.2.2 Penasihat, Dr Nor Ain Husein dan Dr Sheela Chandren.

4.0 LAPORAN GERAK KERJA SEBELUM, SEMASA DAN SELEPAS PROGRAM

4.1 Unit Protokol

Bil Perkara yang telah dilakukan

SEBELUM
1 Menjemput perasmi dan penasihat PESAT untuk Majlis Annual Grand Meeting (AGM).

2 Menyediakan teks ucapan untuk tetamu kehormat pada malam tersebut iaitu Perasmi,
Dekan Fakulti Sains dan juga Presiden PESAT16 dan Presiden PESAT17.

3 Menyediakan teks pengacara majlis Annual Grand Meeting.

SEMASA
5 Mengetuai AJK yang lain untuk bahagian protokol pada Majlis Annual Grand Meeting
(AGM) bersama-sama.

SELEPAS
7 Bersama-sama membantu mengemas tempat, peralatan dan barangan yang telah digunakan
sepanjang program.
8 Membuat laporan Unit Protokol.

4.2 Unit Penyertaan

Bil Perkara yang telah dilakukan
SEBELUM
1 Mendapatkan senarai nama setiap wakil kelas untuk hadir ke Annual Grand Metting 2016.
2 Mendapatkan senarai nama untuk watikah pelantikan PESAT 17.
3 Mencetak sijil untuk watikah pelantikan PESAT 17 dan sijil ahli jawatan kuasa Annual
Grand Metting 2016.
SEMASA
4 Membantu kelancaran program.
SELEPAS
5 Membuat laporan unit.
 4.3 Unit Cenderahati
Bil Perkara yang telah dilakukan
SEBELUM
1 Menyediakan cenderahati untuk perasmi majlis.
2 Memberi info dan maklumat tentang perbelanjaan kepada bendahari.
SEMASA
3 Membantu kelancaran program.
SELEPAS
4 Membuat laporan unit.

4.4 Unit Makanan

Bil Perkara yang telah dilakukan
SEBELUM
1 Mencari kafe-kafe yang ada didalam UTM.
2 Membandingkan harga makanan yang berpatutan bagi setiap kafe.
3 Menempah makanan dan minuman.
SEMASA
4 Menyediakan makanan untuk pelajar dan tetamu.
5 Membantu kelancaran program.
SELEPAS
6 Membuat laporan unit.
 4.5 Unit Teknikal
Bil Perkara yang telah dilakukan
SEBELUM
1 Menyenaraikan barang-barang teknikal yang diperlukan oleh setiap unit untuk semua
aktiviti program.
2 Membuat permohonan penggunaan tempat mesyuarat akan diadakan.
3 Membeli dan menyediakan barang-barang teknikal yang diperlukan.
SEMASA
4 Mengawal kelancaran peralatan teknikal sepanjang program dilaksanakan.
5 Mengingatkan krew unit teknikal untuk mengendalikan peralatan-peralatan teknikal
dengan baik.
SELEPAS
6 Membuat laporan unit.

4.6 Unit Pengangkutan

Bil Perkara yang telah dilakukan
SEBELUM
1 Menguruskan pengangkutan ahli-ahli jawatankuasa PESAT.
SEMASA
2 Tidak disediakan bas tetapi ahli-ahli jawatankuasa PESAT yang baru dijemput oleh ahli
PESAT yang ada kenderaan sendiri.

SELEPAS
3 Menyediakan laporan unit pengangkutan.
 4.7 Unit Multimedia & Publisiti
Bil Perkara yang telah dilakukan
SEBELUM
1 Menyediakan kamera yang perlu digunakan sepanjang program berlangsung.
2 Menyediakan montaj.
3 Memberi hebahan pengumuman akan tarikh Mesyuarat Agung Tahun PESAT kepada
semua ahli jawatankuasa.
SEMASA
3 Ditugaskan untuk menjadi jurukamera semasa mesyuarat diadakan.

SELEPAS
3 Membuat laporan unit.

5.0 MASALAH YANG DIHADAPI/PENYELESAIAN/CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Bil Unit Permasalahan Kaedah/Cara Cadangan

penambahbaikan
1. Protokol Mencari perasmi yang boleh Mendekati beberapa Menyediakan buah
menghadirkan diri ke program ini. orang pensyarah yang tangan kepada setiap
boleh datang ke UTM pelajar.
pada tarikh tersebut.

2. Penyertaan Pelantikan baru PESAT 17 tidak Sentiasa berhubung Mendapatkankepastian

dapat menghadirkan diri untuk mendapatkan kedatangan para
menyebabkan kelancaran majlis kepastian kedatangan pelantikan baru
para pelantikan baru
penyampaian watikah pelantikan PESAT 17 sebelum
PESAT 17.
terganggu. majlis bermula.

3. Cenderahati Kelewatan dan tiada respon dari Mengingatkan dan Merangka strategi yang
ahli-ahli PESAT berkenaan memberikan tempoh lebih sistematik.
gambar yang diperlukan. penghantaran gambar
kepada ahli PESAT
 untuk melancarkan
proses kerja.

4. Makanan Mencari kafe yang menawarkan Mencari beberapa buah Menempah makanan di
harga yang murah dan berpatutan. kafe-kafe yang lain di kafe yang sering
dalam UTM. terlibat dengan
program-program
universiti.
5. Teknikal Mendapat perubahan peralatan Pembahagian tugas dan Memaklumkan kepada
pada hari-hari berdekatan dengan barang yang diperlukan semua ahli unit
hari program. haruslah ditentukan teknikal memastikan
dengan lebih baik. peralatan dijaga dan
digunakan dengan
baik.
6. Pengangkutan Tiada pengangkutan disediakan. Pelajar yang tinggal Menyediakan
berdekatan dengan pengangkutan kepada
tempat program pelajar untuk setiap
dijalankan datang program atau majlis
sendiri. formal yang diadakan.
7. Multimedia & Kekurangan kamera untuk Meminjam daripada ahli Meminjam kamera
Publisiti digunakan semasa program. jawatankuasa PESAT atau perakam video
yang mempunyai daripada HEMA.
kamera.

6.0 KESAN TERHADAP PROGRAM/ AKTIVITI YANG DIJALANKAN

6.1 Mesyuarat ini dapat mengeratkan hubungan kerja dan silaturrahim antara ahli
jawatankuasa PESAT.
6.2 Dapat memberikan dan menyatakan gambaran tentang program-program yang berjaya
dilaksanakan oleh ahli jawatankuasa PESAT 2015/2016 sepanjang tempoh tugasan.
6.3 Dapat memberikan inspirasi kepada ahli PESAT sesi baru iaitu sesi 2016/2017
mengenai program-program atau majlis yang boleh dilaksanakan oleh Persatuan Sains
dan Teknologi UTM.
7.0 PENCAPAIAN OBJEKTIF PROGRAM

Sepanjang mesyuarat ini berlangsung, terdapat beberapa objektif program yang

berjaya dicapai, antaranya ialah;

i. Mesyuarat ini bertujuan menyerahkan tampuk kepimpinan kepada ahli

jawatankuasa baru PESAT 2016/2017 dan mesyuarat ini berjaya dijalankan
dengan baiknya.
ii. Mengenali ahli jawatankuasa antara PESAT 2015/2016 dan PESAT
2016/2017.
iii. Membentuk suatu komuti yang lebih aktif dan effisyen pada masa hadapan.

STRUKTUR ORGANISASI PROGRAM

PRESIDEN PESAT 2015/2016

AMRAN BIN TURA

PENGARAH PROGRAM
MARINA SYAZLIN BT MOHD SAIDI

TIMBALAN PENGARAH
NUR SYAHIERAH BT JOHAN

SETIAUSAHA
NUR NADIRAH BT AZLI

BENDAHARI
NUR MAIZAN BT MD YASIN
 UNIT PROTOKOL
NUR ATIKAH BT ABDUL KARIM
AINA IZZATI BT MOHD ESA
LAKSHMANA BAHRATHI A/L SATIYAMURTI
RUBINEY A/P RAMANAIDOO

UNIT MULTIMEDIA & PUBLISITI

ATIENA HUSNA BT ABDUL RIPAIN
CHARUMATHY MENON A/P RAMESH
FATHIN SHAKIRA BT ABDUL AZHAR
FATIN NURSYAFIQAH BT AMRAN

UNIT TEKNIKAL
SITI NUR AISYAH BT JALALUDDIN
AMRAN BIN TURA
MUHAMMAD SHAFIQ IDZHAM B ABDULLAH
FATIN FARHANIM BT KAMARULZAMAN

UNIT PENYERTAAN
NUR ADILLAH BT MUSA
SITI NUR NATHASA NABILAH BT MOHD AZEMI
NUR FATHIYAH BT MOHD SHOLIHIN
SITI FARIDAH BT USMAN

UNIT PENGANGKUTAN
NUR FARAHIN BT FARROK
MUHAMMAD AMIRUL FAHIMI BIN SHAFEE
 NUR SYAHIRAH BT MOD SALEHUDDIN
NUR AZIRA BT JASMAN

UNIT BANQUET
NUR ATIKA BT SENU
SITI NUR AISHAH BT JAMALUDIN
MOHAMAD SYAHRUL AMIR BIN JOHAR
NOR AZRIDA BT AZUKI
MUHAMMAD ALIF IKHFAN BIN ABDULLAH

UNIT CENDERAHATI
NUR SHAFINAZ BT IDERIS
DOLYNE NAPI
MUHAMMAD SYAHID ZUHRI BIN SUARDI