Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa Kayak UMS 2011/2012

NOV 3 Posted by ignatiusjohn

Bidang Tugas dan Tanggungjawab Ahli-ahli Jawatan Kuasa

1. Pengarah/ Pengerusi

Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran, kewangan dan aktiviti. Memastikan arahan daripada penasihat program dapat dijalankan. Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatan kuasa dalam melaksanakan tugas atau aktiviti. Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau usul ahli kepada pihak yang berkenaan. Bertanggung jawab menentukan hala tuju kejohanan

2. Timbalan Pengarah/ Timb Pengerusi

Membantu pengarah dalam melicinkan perlaksanaan aktiviti. Memangku tugas pengarah semasa ketiadaannya.

3. Setiausaha

Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan dan pentadbiran. Mengumpul semua maklumat seperti merekodkan semua fail-fail untuk rujukan. Bertanggungjawab untuk hadir setiap mesyuarat dalam perlaksanaan program. Menguruskan urusan surat menyurat kepada pihak yang berkenaan. Memanggil ahli jawatan kuasa untuk bermesyuarat. Menyedia dan mengedarkan catatan minit mesyuarat dan surat pekeliling kepada yang berkenaan. Bersama pengerusi menentukan tempat, masa, tarikh dan agenda mesyuarat. Mewujudkan rasa kekitaan dan kerja berkelompok di kalangan ahli jawatan kuasa. Menyediakan kertas kerja yang diperlukan oleh program. Menyusun dan menyediakan tempat dan kemudahan mesyuarat.

4. Bendahari

Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang pengurusan pentadbiran kewangan. Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk kejohanan. Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik kejohanan. Menyimpan semua resit-resit, baucar-baucar, buku rekod wang keluar masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan. Menjaga dan menguruskan harta benda bagi kejohanan dengan baik. Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali mesyuarat. Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah kewangan bagi perlaksanaan kejohanan. Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau keduaduanya sekali.

5. Jawatan kuasa Kewangan/ Tajaan di bawah Bendahari

Menerima anggaran perbelanjaan dari jawatan kuasa kecil lain untuk dimajukan kepada jawatan kuasa pusat. Segala permohonan perbelanjaan perlu diluluskan oleh jawatan kuasa pusat terlebih dahulu. Membuat pesanan barangan dan perkhidmatan mengikut keperluan. Menyediakan surat tawaran (lo) dan baucar bagi urusan pentadbiran dan pengurusan kejohanan. Bertanggungjawab dengan menyimpan bil-bil yang terlibat dan kunci kira-kira dalam kejohanan Mengawal dan menyelia segala perbelanjaan perjalanan kejohanan

6. Jawatan kuasa Peralatan/ Logistik dan Teknikal

Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Menyediakan alatan dan membantu jawatan kuasa pertandingan memeriksa alatan dan memastikan mengikut spesifikasi. Menyediakan tempat pertandingan padang dan gelanggang. Menempah tempat pertandingan. Menyediakan segala keperluan berkaitan teknikal bagi melicinkan perlaksanaan program.

Mengemas kini alatan dan mengawal pergerakan alatan. Bertanggungjawab terhadap peralatan yang digunakan semasa sesuatu aktiviti atau projek dilaksanakan.

7. Jawatan kuasa Teknik Pertandingan dan Pengadilan

Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Memastikan keadaan padang dalam bentuk yang sempurna lengkap dan sedia untuk digunakan. Memberi taklimat kepada para pembantu pertandingan, peralatan dan kemudahan. Mengedar serta mendapat borang penyertaan dari pasukan-pasukan yang bertanding. Mengadakan undian bagi lorong atau acara yang bertanding. Meneliti syarat penyertaan serta memberi pengesahan penyertaan bagi pasukan-pasukan yang bertanding. Memastikan gelanggang yang di bina mengikut ukuran yang betul. Memastikan alatan yang di gunakan mengikut spesifikasi. Menyimpan dan merekodkan keputusan pertandingan.

8. Jawatan kuasa Buku Program/ Ucapan/Perasmian

Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Mereka bentuk kulit luar buku program. Mendapatkan bahan dan perkara yang perlu di masukkan atau di muatkan dalam buku program daripada ahli jawatan kuasa kecil lain. Mencadangkan harga-harga iklan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa promosi untuk mendapat iklan-iklan untuk di muatkan di dalam buku program. Mendapatkan senarai nama ahli jawatan kuasa serta para pegawai daripada ahli jawatan kuasa yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapatkan atur cara majlis dari jawatan kuasa atur cara yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapat jadual acara daripada jawatan kuasa teknikal yang terlibat yang terlibat untuk dimasukkan dalam buku program. Mendapatkan kata-kata aluan VIP rujuk kepada jawatan kuasa protokol untuk di muatkan dalam buku program. Menyusun buku program untuk dihantar untuk dicetak dan memastikan buku siap dicetak tepat pada masanya. Menyediakan dan mengedarkan buku program sebelum dan semasa kejohanan. Menyediakan dan menghantar laporan kewangan kepada jawatan kuasa kewangan.

9. Jawatan kuasa Siaraya/Pengacara Majlis/Bacaan Doa

Bekerjasama dengan jawatan kuasa protokol bagi menyediakan atur cara pembukaan dengan menentukan: Protokol,Masa,Tempat duduk,Cara masuk para peserta perbarisan, Muzik atau perbarisan,Persembahan Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyusun jadual pertandingan atau atur cara majlis mengikut kesesuaian sepanjang sesuatu aktiviti atau projek berlangsung. Bekerjasama dengan jawatan kuasa teknikal dalam menyediakan atur cara bagi penyampaian hadiah. Menguruskan keseluruhan perlaksanaan atur cara kejohanan serta bekerjasama dengan jawatan kuasa buku program dan mengedarkan kepada semua yang hadir. Memastikan peralatan audio dan visual berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan di sepanjang kejohanan. Menyediakan peralatan audio dan visual sepanjang kejohanan terutama ketika perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

10. Jawatan kuasa Protokol dan Sambutan

Membentuk satu jawatan kuasa kecil. Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara perasmian atau penutup. Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir. Menyediakan roset untuk jemputan yang bersesuaian. Menyediakan dan menentukan jadual latihan bagi upacara pembukaan dan upacara penutup. Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmian atau penutup Menyediakan naskhah bacaan ikrar kejohanan. Melantik dan melatih pembaca ikrar kejohanan. Menyediakan teks bacaan doa. Melantik dan melatih pembaca doa. Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain. Menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan untuk upacara pembukaan atau penutup kejohanan seperti Menjaga kawalan peserta ketika upacara perasmian dan penutup. Menyediakan anggaran perbelanjaan untuk di hantar dan dipertimbangkan kepada Jawatan kuasa kewangan. Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat di dalam astaka. Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas dan jemputan. Menyediakan acara sambutan kedatangan tetamu kehormat, jemputan khas dan segala persiapan untuk keperluan sambutan. Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

11. Jawatan kuasa Jemputan/ Publisiti

Merangka surat atau kad jemputan ke kejohanan olahraga serta menghantar untuk dicetak.

Menulis dan menghantar kad jemputan kepada tetamu kehormat dan jemputan khas. Menjemput dan mendapatkan senarai tetamu kehormat dan jemputan khas yang sepatutnya hadir pada hari penyampaian hadiah. Mengedarkan senarai nama jemputan khas kepada jawatan kuasa hadiah, buku program dan sambutan. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan. Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik minat peserta.

Menghebahkan serta mempromosikan butiran berkaitan dengan kejohanan melalui: - Poster-poster - Kain rentang - Iklan-iklan - Media cetak dan media elektronik - Mendapatkan penaja bagi keperluan promosi, pengiklanan dan hebahan mengenai sesuatu kejohanan. - Menyediakan maklumat mengenai kejohanan secara ringkas untuk promosi, maklumat perlu terdiri daripada: - Jadual Pertandingan - Atur cara kejohanan - Peta tempat berlangsung

12. Jawatan kuasa Persiapan Pentas dan Khemah

Merangka pelan tempat duduk di astaka untuk jemputan khas, pegawai peserta dan jemputan. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alatan yang diperlukan seperti kerusi, bunga dan lain-lain. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan Merangka pelan-pelan kedudukan khemah. Menempah atau menghubungi pihak berkenaan untuk mendapat alatan seperti kerusi-kerusi dan peralatan yang berkaitan. Menyusun dan memastikan keceriaan khemah. Menyedia dan menghantar anggaran perbelanjaan kepada jawatan kuasa kewangan.

13. Jawatan kuasa Kebersihan

Memastikan keadaan padang yang akan digunakan dalam keadaan bersih sebelum, semasa dan sesudah kejohanan. Menghubungi pihak berkenaan untuk peminjaman alat yang di perlukan. Menghubungi pihak berkenaan untuk perkhidmatan memungut sampah. Melantik para petugas untuk menjaga kebersihan padang sebelum, semasa dan selepas kejohanan.

14. Jawatan kuasa Keselamatan

Memastikan keselamatan peserta terjaga sepanjang program dijalankan Memastikan tempat pertandingan selamat dan tidak mendatangkan bahaya Bekerjasama dengan pihak keselamatan untuk menjaga keselamatan tempat pertandingan