2

1. Menjelaskan dasar-dasar perolehan dan bayaran

kerajaan, sistem dan peraturan serta arahan-arahan yang
berkuatkuasa.

2. Meningkatkan kompetansi Pengurus Sekolah dalam

merancang, mengawal dan melaksanakan perolehan dan
bayaran sekolah mengikut sistem dan arahan yang
berkuatkuasa.

3. Meningkatkan akauntabiliti pengurus sekolah terhadap

pengurusan perolehan dan bayaran.

3
 PENGURUSAN
BELANJAWAN
PENGURUSAN PENGURUSAN
PERAKAUNAN HASIL
PENGURUSAN
KEWANGAN

PENGURUSAN
ASET

KAWALAN
PENGURUSAN
4
1. Akta Tatacara Kewangan 1957 (disemak 1972)

2. Arahan Perbendaharaan-Pindaan 31 Julai 2008

3. Akta Pendidikan 1996- Peraturan-Peraturan

Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002

4. Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah, Kementerian Pelajaran
Malaysia Edisi Keempat Tahun 2005
5
 Perolehan mendapat ‘best value for money’

 Kualiti dan kuantiti terjamin dan bekalan yang

berterusan.

 Untuk mencapai dasar kerajaan

 Pertumbuhan industri tempatan

6
Perolehan merupakan suatu urusan permintaan bagi
bekalan/perkhidmatan atau kerja dalam pasaran
mengikut kehendak agensi pada suatu kemungkinan
harga.

Bagi memastikan barang yang dibeli mendapat 'best

value for money’ dengan kualiti terbaik, harga
munasabah dan berpatutan, kajian pasaran
hendaklah dibuat sebelum perolehan dijalankan. [AP
169.1]

7
 Peraturan Tender yang saksama

 Perkembangan industri tempatan termasuk dasar

perolehan import.

 Keutamaan kepada syarikat Bumiputera. [SPP Bil

4/1995]
- Sekurang-kurangnya 51% milikan saham,
Lembaga Pengarah Syarikat dan pekerja syarikat
adalah Bumiputera

8
 Penggunaan bahan/barang/perkhidmatan
tempatan.
[AP 169.2(a), SPP Bil 7/2002 & SAP bertarikh 24
Feb 2009]

 Pemindahan teknologi dan memberi latihan.

[SPP Bil 11/1987 & SPP 5/2007]

9
 Bekalan/Perkhidmatan yang terdapat dalam Kontrak
Pusat dibeli terus daripada pembekal dalam
Pekeliling Kontrak Pusat.

 Sekolah dibenarkan membeli di luar sekiranya jumlah

pesanan tidak mencapai had pesanan minima yang
ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan.

 Mematuhi had perolehan mengikut Pekeliling Kontrak

Perbendaharaan:
- Perolehan bekalan/perkhidmatan
- Perolehan kerja-kerja Kecil
- Had Perolehan Kumpulan Wang Sekolah
TPKPKWS 6.3
10
 Sistem perolehan yang teratur dan sempurna.
 Pengurusan perbelanjaan yang cekap dan
berkesan.
 Patuhi kehendak undang-undang dan peraturan
sedia ada.
 Mengelak daripada dikenakan tindakan surcaj
akibat kecuaian dan kelemahan dalam urusan
perolehan

TPKPKWS 6.1
11
Perancangan

 Peruntukan mencukupi.
 Kepastian kuantiti melalui semakan stok masih ada
dan kekerapan penggunaan.
 Memberi faedah kepada sekolah.
 Kelulusan Ketua PTJ jika melebihi had nilai
RM10,000 dan ke atas bagi Kumpulan Wang Sekolah.
 Permohonan pembelian melalui Nota Minta dan
kelulusan Pengurus Sekolah.

12
 Peranan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun (JPKA).[PP Bil 10/2008]
- menyemak prestasi perolehan yang telah
dilaksanakan berdasarkan perancangan
- memastikan urusan perolehan mematuhi prinsip
perolehan dan peraturan perolehan yang
berkuatkuasa
- memastikan perolehan tidak dipecah kecilkan

Mesyuarat tiga kali sebulan

Dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah dan Audit
Dalam merupakan salah satu ahli mesyuarat
TPKPKWS 6.2.1
13
a) Panjar Wang Runcit
b) Kontrak Pusat – AP 178.1
c) Pembelian Terus – AP 173.1, SPP Bil 12/2007
d) Sebut Harga – AP 170, SPP Bil 5/2009
e) Tender – AP 171, SPP Bil 5/2007, SPP Bil 9/2009
f) Rundingan Terus – SAP bertarikh 26 Mac 2008
g) Perolehan Darurat – AP 173.2
h) Melalui Jabatan Teknik – AP 182 & SPP Bil 3/2006
i) Melalui Perkhidmatan Perunding – AP 186, SPP
Bil 8/2006 dan SPP Bil 8/2007
j) Perlanjutan/Perubahan Kontrak – AP 202
k) Penggunaan Kontrak Jabatan lain – AP 178.2
l) Secara Gotong-royong – SPP Bil 4/2004
14
 Pembelian tunai tidak lebih RM100 dan jika
praktik boleh melebihi RM100

 Keperluan segera dan mendesak.

 Baucar Kecil Sekolah/Baucar Kew.50

 Hanya resit/bil tunai sebagai dokumen pembelian.

 Rekupmen mengikut keperluan.

TPKPKWS 8.1.3, SPK 2/2003

Sekiranya resit hilang, butiran yang dirujuk hendaklah
ditanda *, dan pegawai yang menuntut bayaran
hendaklah membuat perakuan dengan pernyataan
berikut;

Saya memperakui bahawa perbelanjaan yang ditanda *

sejumlah RM.......telah sebenarnya dilakukan atas
urusan rasmi dan dibayar oleh saya.

[AP 99(c)]
 Berbentuk bekalan/perkhidmatan gunasama.
(Bahan-bahan bacaan/alat tulis/alat kelengkapan
pejabat dan kediaman, pakaian dan peralatan jahitan,
makanan dan minuman, bahan api/kimia industri dan
cat, baja dan alat pertanian dan ternakan)
 Pemilihan syarikat yang telah dikenalpasti oleh
Perbendaharaan.
 Rujuk Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
 Pesanan Kerajaan sebagai dokumen pembelian

17
Bekalan/Perkhidmatan sehingga RM50,000 setahun
bagi setiap jenis item pembelian terus dari mana-
mana pembekal.

Bagi Pengurus Sekolah :-

 Sehingga RM10,000 setahun bagi setiap jenis item
pembelian terus dari mana-mana pembekal.
 Melebihi RM10,000 hingga RM50,000 setahun
bagi setiap jenis item pembelian terus daripada
mana-mana pembekal bumiputera yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan.
18
 Bekalan/Perkhidmatan tiada dalam Kontrak Pusat

 Kebenaran JPN bagi pembelian melebihi had.

 Guna Borang Pesanan Sekolah.

 Pesanan terus kepada pembekal yang menawarkan

harga berpatutan.

19
 Pembelian harta modal diluluskan oleh
Jawatankuasa Khas Peringkat Sekolah yang
dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah.

– LPBT/LPK Sekolah – tidak melebihi RM10,000

setahun
– Sekolah Rendah – 30% atau RM5,000.00
setahun
– Sekolah Menengah – 30% atau RM10,000.00
setahun. (Pindaan Pertama SPK Bil 5/2002)

20
Bekalan/Perkhidmatan bernilai;
 RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa sekurang-
kurangnya lima pembuat/pembekal tempatan
bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.

 RM100,000 hingga RM500,000 dipelawa sekurang-

kurangnya lima pembuat/pembekal tempatan dan
berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
AP 170.1 & SPP Bil 5/2009
Maksud pembuat/pembekal tempatan bagi perolehan
bekalan/perkhidmatan adalah yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan dan beralamat di negeri
berkaitan.

Sekiranya bilangan pembuat/pembekal di negeri

berkenaan tidak mencukupi, pembuat/pembekal di
negeri berhampiran boleh dipelawa.

Agensi dilarang mempelawa pembekal dan syarikat

bertaraf pembuat untuk menyertai perolehan sebut
harga yang sama.
Kerja-kerja kecil/Pembaikan kecil bernilai;
RM 20,000 hingga RM 200,000
- dipelawa sekurang-kurangnya kepada lima
dikalangan Kontraktor Kelas F, berdaftar dengan
PKK dalam daerah tersebut.

RM 200,000 hingga RM 500,000

- dipelawa sekurang-kurangnya kepada lima
dikalangan Kontraktor Kelas E, berdaftar dengan
PKK dalam negeri tersebut.
SPP Bil 5/2009

23
 Tempoh Notis Sebut Harga dipamerkan di papan
kenyataan sekurang-kurangnya 7 hari berturut-turut
selain mempelawa sebut harga kepada penyebut
harga yang dikenalpasti. [AP170.2(d)]

 Semua borang sebut harga diberi nombor siri untuk

pengawalan.

 Satu penyebut harga dibenarkan mengemukakan

satu tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif
tidak dibenarkan.
 Peti tawaran yang berlabel dan mempunyai dua
kunci berbeza disimpan oleh dua orang pegawai
secara berasingan.

 Borang tawaran menggunakan Borang Q. [AP 170.1]

dan dimasukkan ke dalam sampul surat berlakri.

 Tawaran dimasukkan ke dalam peti tawaran

sebelum ditutup pada tarikh dan waktu yang
ditetapkan.

 Peti tawaran hendaklah dibuka dengan secepat

mungkin selepas sebut harga ditutup.
SPP Bil 5/2009
1) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender

2) Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga/Tender

a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal
b) Jawatankuasa Penilaian Harga

3) Jawatankuasa Sebut Harga/Tender

1) JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT HARGA

KEAHLIAN
 sekurang-kurangnya dua orang pegawai dan
seorang daripadanya adalah pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.

 dilantik oleh Pengurus Sekolah secara bertulis.

BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUT
HARGA

 Membuka peti tawaran.

 Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran.

 Menandatangani ringkas pada harga dan apa-apa

pindaan tulisan atau taipan bertindih dalam dokumen
tawaran.

 Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan

semua dokumen yang diperlukan.
a) JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL

KEAHLIAN
 Tidak kurang daripada tiga orang iaitu seorang
Pengerusi dan dua orang ahli.

 Dilantik oleh Pengurus Sekolah secara bertulis.

 Pemilihan berdasarkan kemahiran, pengalaman dan

berkelayakan tentang bekalan/perkhidmatan
Sekiranya agensi tiada kemahiran dalaman, kepakaran
dari Jabatan Teknik atau jabatan lain digunakan seperti
JKR, Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS), Jabatan Kimia,
Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan sebagainya.

Bidang Tugas Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Penilaian berdasarkan dokumen-dokumen yang
dikemukakan, pernyataan pematuhan ‘statement of
compliance’ dan penilaian fizikal
b) JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA

KEAHLIAN
 Tidak kurang daripada dua orang iaitu seorang
Pengerusi dan dua orang ahli.
 Dilantik oleh Pengurus Sekolah secara bertulis.

Tugas-tugas Jawatankuasa Penilaian Harga

Penilaian harga dengan mengambilkira faktor-faktor
seperti syarat dan kadar pembayaran, tempoh,
diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut
harga.
Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang tidak
kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut,
perabut, ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg,
alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai
sekolah menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian
sahaja.

SPP Bil 5/2009

 KEAHLIAN
 sekurang-kurangnya tiga orang pegawai dan
seorang daripadanya adalah pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.

 Dilantik oleh Pegawai Pengawal secara bertulis

 Dipengerusikan oleh Pemegang Waran Peruntukan
(Pengarah Pelajaran Negeri/Pengurus Sekolah) atau
mana-mana pegawai yang dilantik oleh Pegawai
Pengawal.

 Bagi perolehan kerja, seorang daripadanya terdiri

daripada Pegawai Teknikal.
BIDANG TUGAS JAWATANKUASA SEBUT HARGA

 Membuat keputusan terima tawaran paling baik

berpandukan harga yang berpatutan dan memenuhi
syarat-syarat yang ditetapkan.

 Asas-asas pemilihan dicatatkan dalam minit dan

ditandatangani oleh pengerusi dan ahli jawatankuasa.

 Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima,

sebab-sebab menyetujui tawaran alternatif
dinyatakan dalam keputusan sebut harga dan
dicatatkan ke dalam minit.
 Keputusan sebulat suara dan tidak melebihi had nilai
sebut harga, jika tidak dikemukakan kepada Lembaga
Perolehan.

 Pesanan kerajaan/inden kerja dikeluarkan segera

kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya.

 Rekod pertimbangan dan keputusan sebut harga

disimpan oleh Urusetia untuk tujuan audit.

 Bagi Sebut Harga Kantin, wang pertaruhan hendaklah

dikutip mengikut syarat-syarat dalam Perjanjian Sewa
Kantin.
SPP Bil.5/2009 dan AP 170.3
v) SEBUT HARGA/TENDER KANTIN SEKOLAH
 Tawaran kepada pengusaha kantin mengikut
anggaran sewa kantin:
- Tidak melebihi RM500,000 setahun – Sebut Harga.
- Melebihi RM500,000 setahun – Tender

 Tempoh perjanjian selama dua tahun dan boleh

dilanjutkan setahun lagi.
 Kadar sewa berdasarkan perjanjian dan dijelaskan
selewat-lewatnya minggu pertama setiap
bulan.[TPKPKWS 9.7.3]

 Wang Pertaruhan/Deposit kantin, api dan air

dikenakan.

 Hasil sewa kantin direkod dalam Daftar Sewa

Kantin dan Buku Tunai.
Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
Bekalan/perkhidmatan melebihi RM500,000 setahun.

Panduan Perolehan Secara Tender

 Keutamaan penender Bumiputera.
 Keutamaan barangan/perkhidmatan tempatan.
 Dasar Pemindahan Teknologi.
 Dasar Perolehan Barang Import.
 Tidak membenarkan anak syarikat menyertai tender
badan induk bagi mengelak pertelingkahan
kepentingan ’conflict of interest’ yang boleh
menjejaskan keputusan jawatankuasa untuk setuju
terima perolehan. [SPP Bil 26/1986]

 Keupayaan dan pengalaman yang mencukupi.

 Tender yang disetuju terima oleh Lembaga Perolehan

merupakan tawaran terbaik yang dinilai dan tidak
semestinya tawaran termurah.
i) TATACARA MEMPELAWA TENDER

 Pelawaan tender diiklankan dalam;

- akhbar harian utama Bahasa Melayu [dalam negara]
- akhbar harian utama iaitu Bahasa Melayu dan Bahasa
Inggeris [antarabangsa]
[AP 172.1(b)]

 Tarikh tutup tidak kurang dari;

- 21 hari dari tarikh dokumen tender dijual [dalam negara]
- 56 hari dari tarikh dokumen tender dijual [antarabangsa]
 Peti tawaran yang berlabel dan mempunyai dua
kunci yang berbeza dan disimpan oleh dua orang
pegawai secara berasingan.

 Borang tawaran Sebut Harga menggunakan Borang

Q. [AP 170.1]

 Borang tawaran dimasukkan ke dalam sampul surat

berlakri.
ii) PEMBUKAAN TAWARAN TENDER

 Dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang

dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua orang
pegawai dan seorang daripadanya adalah Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.

 Dilantik secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.

iii) PENILAIAN TENDER

a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal
b) Jawatankuasa Penilaian Harga
iv) ASAS PENILAIAN TENDER

a) Penender memenuhi syarat seperti dalam

dokumen tender.
b) Kemampuan teknikal penender seperti
kakitangan profesional dan teknikal, pengalaman
kerja, rekod prestasi dan projek yang sedang
dijalankan.
c) Kemampuan kewangan dari segi pusingan modal.
d) Analisis harga tender dengan mengambil kira
tempoh siap/penghantaran yang ditawarkan.
 Semua perolehan secara tender dipertimbangkan
dalam mesyuarat Lembaga Perolehan.

 Ahli Lembaga Perolehan dilantik oleh Menteri

Kewangan, diwartakan dalam Warta Kerajaan dan
keahliannya terdiri daripada Kumpulan Pengurusan
dan Profesional. [AP192.1(b)]

 Hanya ahli yang diwartakan dan Urus Setia mesyuarat

sahaja dibenarkan dalam bilik mesyuarat semasa
keputusan dibuat.
 Kuorum mesyuarat hendaklah tidak kurang daripada
tiga orang termasuk Pengerusi. Kehadiran wakil KSU
Perbendaharaan dalam Lembaga Perolehan A

 Urus Setia Lembaga Perolehan hendaklah

merekodkan segala keputusan ketika Lembaga
Perolehan bersidang.

 Keputusan dipamerkan di papan kenyataan Jabatan

dan laman web dengan mencatatkan nama syarikat
yang berjaya.
Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-
mana kontraktor/pembekal setelah mendapat
kelulusan khas Perbendaharaan tanpa mengira had
nilainya

Lazimnya dibuat atas alasan;

 Mempunyai satu punca sumber pembekal
 Mengatasi keperluan mendesak/segera
 Perolehan yang perlu dirahsiakan atau mempunyai
risiko keselamatan ‘security risk’
Pihak pengguna akan membuat cadangan terlebih
dahulu beserta dengan justifikasi

Tawaran harga akan dipohon daripada pembekal dan

setelah kelulusan daripada Perbendaharaan
diperolehi, rundingan kontrak diadakan dan
dimeterai
 Bagi memperkemaskan rundingan harga, garis
panduan berikut hendaklah dipatuhi;

 Hendaklah ditubuhkan bagi setiap rundingan terus

dan dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau
pegawai yang diturunkan kuasa.

 Keahlian sekurang-kurangnya tiga orang pegawai

yang berkelayakan, mempunyai pengalaman dan
kemahiran teknikal mengenai perolehan berkenaan.
 Dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal.

 Laporan disediakan dan ditandatangani oleh

Pengerusi dan ahli-ahli jawatankuasa dalam tempoh
tiga hari selepas tamat rundingan harga.

 Surat Setuju Terima (LOA) hendaklah dikeluarkan

kepada syarikat dalam tempoh satu hari selepas
kelulusan Kementerian Kewangan.

SAP bertarikh 26 Mac 2008

 Pembelian kecemasan yang diistiharkan oleh Majlis
Keselamatan.

 Pembelian untuk kegunaan semasa kecemasan sahaja.

 Semua peraturan perolehan dikecualikan.

 Laporan dikemukakan dalam tempoh sebulan kepada

Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal untuk
siasatan dan audit.
 Pesanan Sekolah merupakan dokumen kewangan
yang digunakan sebagai satu ikatan perjanjian antara
pihak sekolah dan pembekal.

 Setiap pembelian menggunakan borang pesanan

kecuali PWR dan tender.
 Surat kelulusan Menandatangani Borang Pesanan
Sekolah dikeluarkan
 Pengurus Sekolah/Pegawai yang diberi kuasa sahaja
yang boleh menandatangani Pesanan Sekolah
 Pegawai yang menandatangani Pesanan Sekolah
hendaklah mencatatkan jumlah harga dengan
perkataan selepas sahaja butiran akhir dan
hendaklah menandatangani ringkas catatan itu.
[AP 177.1]

 Rekod dalam Buku Daftar Stok Pesanan Sekolah

untuk menunjukkan pergerakan stok Pesanan
Sekolah.
[TPKPKWS Lampiran 6-5]
 Disediakan dalam tiga salinan dan mempunyai tiga
bahagian yang perlu diisi iaitu;
– Butiran pesanan.
– Perakuan mutu oleh pembekal.
– Perakuan penerimaan oleh jabatan.

 Catatkan tarikh bekalan dikehendaki. Jangan guna

perkataan ’SEGERA’

 Borang pesanan asal dan pendua diserahkan kepada

pembekal. Pembekal kembalikan borang pesanan asal
yang telah dibuat pengesahan mutu bersama invois
untuk pembayaran.
 Salinan peniga disimpan dalam Buku Pesanan.

 Semak barang yang dipesan dengan borang pesanan.

 Pengesahan penerimaan hendaklah ditandatangani

oleh pegawai bertanggungjawab.

 Pastikan Pesanan Sekolah dan Invois dicop tarikh

terima dan direkodkan ke dalam Daftar Bil.

 Bekalan direkodkan ke dalam stok dalam tempoh 14

hari dari tarikh terima.
Sekiranya Pesanan Sekolah yang asal hilang, sesalinan
fotostat yang diakui benar boleh dikeluarkan bagi
menggantikan pesanan asal tersebut dengan catatan
pada salinan pejabat Pesanan Sekolah bahawa salinan
asal telah hilang dan satu salinan fotostat yang diperakui
telah dikeluarkan.
Perakuan dan tandatangan Pengurus Sekolah dibuat
pada salinan pesanan tersebut seperti berikut;

‘Saya mengesahkan bahawa Pesanan Sekolah asal telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa
pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika
Pesanan Sekolah asal dijumpai, ia tidak boleh
digunakan untuk tujuan pembayaran.’

[TPKPKWS 6.4.1(b)&(c)]
 Pembelian tanpa menggunakan borang pesanan
sekolah kecuali PWR.

 Pembeli daripada satu pembekal sahaja.

 Pembelian tidak terancang.

 Barangan dibeli terlebih dahulu tanpa mengisi borang

permohonan dan mendapat kebenaran.
 Pembelian menggunakan wang sendiri tanpa
kebenaran Pengetua/Guru Besar dan tidak merujuk
terlebih dahulu tentang kedudukan peruntukan
wang dalam Buku Tunai.

 Tiada rekod dalam Daftar Bil.

 Pembelian dibuat oleh semua pegawai tanpa

kawalan.
 Pesanan melalui telefon dan tanpa rekod.

 Barangan diterima tidak disemak dengan teliti.

 Guna barang sebelum direkod dalam stok.

Pembayaran adalah proses menyelesaikan tanggungan
melalui penjelasan bil dan invois daripada Kumpulan
Wang Sekolah

a)SEKTOR AWAM
 Pembayaran daripada Wang Runcit.[AP 97(d)]
 Pembayaran dengan Cek Berpalang. [AP 97(a)]
 Pembayaran melalui Jabatan Akauntan Negara/
Pejabat Perakaunan.
- Sistem Pukal.
Satu sistem bayaran yang dipusatkan dan dibayar
oleh JANM atas maklumat yang diberi oleh
pembekal. [AP 99(e)(i)]
- Pindahan Dana Eletronik (EFT).
Dalam persekitaran elektronik, bayaran dibuat
terus kepada akaun penerima melalui pindahan
dana elektronik. [AP 97(e)]
- Baucar Jurnal.
Urusniaga antara dua Jabatan/Kementerian

 Pembayaran melalui Bank Draf/Pemindahan Telegraf

(TT)/Surat Kredit (LC). [AP 124]
Bank Draf, Pindahan Telegraf dan Surat Kredit hanya
boleh diminta mengikut kebenaran yang dikeluarkan
oleh Akauntan Negara Malaysia.
 Bayaran Tunai melalui Panjar Wang Runcit.
 Bayaran melalui Cek.

Kuasa bagi membolehkan sesuatu bayaran dibuat.

Baucar disediakan, diperaku dan diluluskan di
peringkat sekolah untuk tujuan pembayaran.

TPKPKWS 7.3.1
a) JENIS-JENIS BAUCAR BAYARAN

 Baucar Bayaran Sekolah.

 Baucar Kecil Sekolah/Baucar Kecil Kew.50

 Baucar Kew. 304/304A.

 Baucar Jurnal.
a) PERSEDIAAN SEBELUM MEMBUAT BAYARAN
 Peruntukan mencukupi. [AP 102(vii) & TPKPKWS
7.4.7]
 Pesanan Sekolah yang asal dan bil/invois dicop tarikh
terima.
 Bekalan diterima dan diperiksa serta perkhidmatan
telah disempurnakan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
 Pembayaran adalah sah dan disokong oleh dokumen-
dokumen sokongan yang lengkap dan betul. [AP 99(a)
& SPANM Bil 1/2008 ]
b)PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

 Disediakan setelah bil/invois diterima.

 Disediakan dalam dua salinan.
 Pembayaran dibuat kepada penerima yang sah.
 Nama seseorang pegawai tidak boleh ditunjukkan
sebagai penerima bayar pada sesuatu baucar kecuali
berkenaan bayaran gaji, pendahuluan, pinjaman atau
tuntutan persendirian. [AP 99 (b)]
 Disertakan dengan dokumen sokongan asal.
 Kuasa memperaku baucar bayaran sekolah adalah
mengikut had amaun iaitu;
- kurang daripada RM10,000 hendaklah diperakukan
oleh dua orang pegawai yang diberi kuasa.
- RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan oleh
tiga orang pegawai yang diberi kuasa.
[TPKPKWS 7.4.3 dan 7.4.4]

 Baucar bayaran yang telah dibayar hendaklah

direkodkan ke dalam Buku Tunai mengikut Kumpulan
Wang Sekolah.
[TPKPKWS 7.4.8]
Bil/Invois Hilang Dan Bayaran Belum Dibuat

Tuntutan boleh dibuat dengan syarat;

 Kemukakan salinan asal yang yang disahkan oleh

pihak Sekolah
 Syarikat perlu membuat perakuan dibelakang
bil/invois
 Sekolah mengesahkan barangan/perkhidmatan yang
diterima
Pengesahan Oleh Syarikat Untuk Bil/Invois Yang Telah
Hilang Dan Bayaran Belum Diterima Lagi

“DIAKUI SALINAN SAH DAN TIADA APA-APA BAYARAN

DITERIMA DI ATAS BIL/INBOIS YANG TELAH HILANG DAN
SEKIRANYA BIL/INBOIS ASAL ITU DIJUMPAI KELAK, KAMI
TIDAK AKAN MEMBUAT TUNTUTAN SEKALI LAGI.”

TANDATANGAN : ……………………………………….

NAMA :………………………………………..

COP SYARIKAT :………………………………………..

TARIKH :………………………………………..

70
71
Baucar Hilang

 Sekiranya pembayaran telah dibuat tetapi baucar

bayaran dan bil/invois asal telah hilang, salinan
baucar boleh diambil dan perakuan daripada
Pengurus Sekolah bahawa baucar dan bil/invois
tidak dapat dikesan tetapi pembayaran telah dibuat.

AP 108
c) KAWALAN DALAMAN
– Penyedia, Pengesah dan Pelulus baucar terdiri
daripada pegawai yang berbeza bagi mewujudkan
pengasingan tugas.
– Dokumen sokongan lengkap dan betul untuk tujuan
pembayaran.
– Pembayaran belum dibuat dengan menyemak
Daftar Bil.
– Bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh
ianya diterima lengkap dan sempurna. [SPP Bil
7/2006, AP 103(a) & SAP bertarikh 6 Feb 2009]
- Baucar dengan semua dokumen sokongan yang telah
dibayar hendaklah dicop ’Telah Dibayar’ untuk
mengelak pembayaran dua kali. [SPANM Bil 1/2008]

- Baucar bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun

dan difailkan mengikut nombor siri dan kumpulan
wang yang berkaitan. [TPKPKWS 7.4.10]

- Baucar dan dokumen sokongan disimpan mengikut

tempoh tertentu.
[AP 150 & Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan
Perakaunan Oleh Arkib Negara]
a)TAKRIF CEK

Merupakan satu bil pertukaran dan secara amnya

sebagai satu arahan kepada bank bagi membayar
sejumlah wang dengan pemintaan arahan daripada
empunya cek tersebut.

TPKPKWS 7.6
b) CIRI PENTING PENGELUARAN CEK
 Berpalang ‘ Akaun Penerima Sahaja ‘ kecuali bagi
Panjar Wang Runcit.

 Ditulis dengan jelas dengan dakwat kekal.

 Tempoh laku tiga bulan sahaja. [AP 117]

 Tarikh semasa. Dilarang mengeluarkan cek tarikh
tertunda ’Post Dated Cek’

 Nama penerima adalah seperti dalam Baucar

Bayaran.

 Direkod dalam Buku Tunai dan dikemaskini dalam

Daftar Bil.
c) KUASA MENANDATANGANI CEK

Ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa melalui

kuasa tetap dalam Borang AK52 dan Kad Bank. [SPK Bil
3/1999]

- Empat salinan Borang AK52

- Lima contoh kad tandatangan daripada bank
- Diluluskan oleh JANM melalui JPN
Kuasa menandatangani cek adalah mengikut had amaun
iaitu;

- kurang daripada RM10,000 ditandatangani oleh dua

orang pegawai yang diberi kuasa. [TPKPKWS 7.8.2]
- RM10,000 dan ke atas ditandatangani oleh tiga
orang pegawai yang diberi kuasa.
[TPKPKWS 7.8.3]
d) BUKU CEK

 Semak sepenuhnya buku cek yang diterima dari bank.

 Perakuan dan tandatangan ringkas oleh Pengurus

Sekolah di belakang kaunterfoil yang akhir atau dalam
Daftar Stok Buku Cek bahawa pemeriksaan telah
dibuat. [AP 115]

‘Buku Cek No. Siri........hingga No. Siri ........ telah

disemak mengandungi 50 helaian cek bersiri dan
disahkan betul’
 Penerimaan dan pengeluaran cek direkodkan SEGERA
dalam Daftar Stok Buku Cek.

 Buku Cek disimpan di dalam peti besi yang berkunci

dan di tempat yang selamat. [AP116]

 Sekolah yang tiada peti besi hendaklah menyimpannya

dalam kabinet besi yang berkunci dan ditempat yang
selamat.

TPKPKWS 7.11
e) PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH/ROSAK

 Keluarkan resit atas jawatan Pengurus Sekolah dan

diruangan perihal bertulis ’Untuk pembatalan Cek
No....bertarikh......

 Cek Batal direkod ke dalam Daftar Cek Batal.

 Resit direkod dalam Buku Tunai di ruangan

penerimaan.
f) PEMBAYARAN SEMULA

Baucar baru disediakan dengan mencatatkan

nombor baucar dan nombor cek.

Resit asal sebagai dokumen sokongan.

Cek baru direkod ke dalam Buku Tunai ruangan

bayaran & Daftar Cek Batal.

TPKPKWS 7.9
g) TATACARA PENGGANTIAN CEK HILANG

 Dapatkan surat pengesahan/perakuan bertulis

daripada penerima.

 Maklumkan secara bertulis kepada bank pembayar

untuk menahan cek itu dari ditunaikan/menghentikan
bayaran.

 Dapatkan surat pengesahan bank.

 Semakan Penyata Bank bagi bulan berkenaan untuk
memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan dari
tarikh cek tersebut hingga tarikh berhenti
pembayaran.

 Sediakan cek gantian seperti proses cek batal

TPKPKWS 7.10 & AP 123

Tujuan Daftar Bil;

 Memastikan bil/invois dijelaskan dalam tempoh 14

hari.
 Mengesan bil/invois yang belum dijelaskan pada akhir
tahun.
TPKPKWS 7.5.1
 Daftar Bil hendaklah diperiksa tidak kurang daripada
sekali sebulan oleh Pengurus Sekolah atau wakilnya
yang diberi kuasa dan ditandatangan ringkas.

[AP103(b) & SPP Bil 7/2006]

 Gagal mengutip wang atau hasil yang
dipertanggung jawabkan.
 Membuat bayaran yang tidak disahkan dengan
sempurna.
 Bertanggungjawab ke atas sesuatu kehilangan
wang atau kerosakan harta kerajaan.
 Gagal dan lambat membuat bayaran.
88