PENGURUSAN

PEROLEHAN
DAN BAYARAN

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

OBJEKTIF
Menjelaskan dasar-dasar pengurusan,
sistem dan peraturan serta arahanarahan yang berkuatkuasa.
Meningkatkan
kompetensi
dalam
merancang,
mengawal
dan
melaksanakan perolehan dan bayaran
mengikut sistem dan arahan yang
berkuatkuasa.
Meningkatkan akauntabiliti terhadap
pengurusan kewangan.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

DEFINISI
Perolehan
merupakan suatu
PEROLEHAN

urusan
permintaan bagi bekalan/perkhidmatan
atau kerja dalam pasaran mengikut
kehendak
agensi
pada
suatu
kemungkinan harga.
Bagi memastikan barang yang dibeli
mendapat 'best value for money dengan
kualiti terbaik, harga munasabah dan
berpatutan, kajian pasaran hendaklah
dibuat sebelum perolehan dijalankan.
AP 169.1
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

337

TANGGUNGJAWAB
PENGURUS
Patuhi
kehendak
undang-undang

peraturan sedia ada.

dan

Pengurusan perbelanjaan yang cekap dan

berkesan.

Sistem perolehan yang teratur dan sempurna.

Membuat kajian pasaran agar perolehan yang

dibuat
adalah
berpatutan
dan
menguntungkan kerajaan.
TPPKWS 11.1

Mengelak daripada dikenakan tindakan surcaj

Jabatan
Pengurusan
Kewangan
dan Pentadbiran
akibat
kecuaian
dan kelemahan
dalam urusan

434

JENIS-JENIS
PEROLEHAN

Bekalan
Perolehan barangan dan peralatan seperti
Peralatan Bantuan Mengajar (ABM) dan
bekalan
pejabat.
Perkhidmatan
Khidmat tenaga manusia atau kemahiran
menyiapkan sesuatu kerja tetapi bukan
perundingan
seperti
pengendalian
kursus/makanan,
pembersihan
dan
penyewaan.

Kerja
Pembinaan dan penyelenggaraan fizikal
iaitu kerja-kerja mekanikal dan elektrikal
seperti pembinaan bangunan, bekalan air,
perparitan dan
saliran.
Jabatan Pengurusan
Kewangan
dan Pentadbiran

1.

KAEDAH
Pembelian Terus
PEROLEHAN

2. Lantikan Terus
3. Sebut Harga
4. Kontrak Pusat
5. Kontrak Pusat Sistem Panel
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

631

PERINCIAN KAEDAH
PEROLEHAN
1. PEMBELIAN TERUS
a) BEKALAN/PERKHIDMATAN

Bekalan/Perkhidmatan sehingga RM20,000 setahun

bagi setiap jenis item pembelian terus dari manamana pembekal.
Membuat Kajian Pasaran sekurang-kurangnya dengan
tiga (3) pembekal tempatan.
1PP [PK 2/2013 para 5 (i)]

Bagi Pengurus Sekolah, perolehan melebihi

RM20,000 setahun bagi setiap jenis item
memerlukan kelulusan Ketua PTJ
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

727

1. PEMBELIAN TERUS BAGI

BEKALAN/PERKHIDMATAN
samb

TATACARA :

Bekalan/Perkhidmatan tiada dalam Kontrak Pusat

Kebenaran Ketua PTJ bagi pembelian melebihi had

Guna Pesanan Sekolah (DKS 005)

Pesanan
terus
kepada
pembekal
menawarkan harga berpatutan

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

yang

826

1. PEMBELIAN TERUS
samb

b) KERJA-KERJA REQUISITION
asal)

(kerja-kerja kecil/pembaikan yang tidak mengubah struktur

Melebihi RM20,000 hingga RM50,000 dipelawa

kepada kontraktor bangunan/awam Gred G1,
berdaftar dengan Lembaga Pembangunan
Industri
Pembinaan
Malaysia
(CIDB),
mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor
(PPK) serta Sijil Perolehan Kerja Kerajaan
(SPKK) dilaksanakan secara undian atau
pusingan dengan menggunakan Jadual Kadar
Harga.

Melebihi
RM50,000
dipelawa
secara
sebutharga
kepada
kontraktor
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran
bangunan/awam, berdaftar dengan CIDB,

925

2. LANTIKAN
TERUS
Kerja-kerja tidak melebihi RM20,000 setahun
bagi setiap jenis kerja dibuat secara lantikan
terus di kalangan kontraktor Gred G1,
berdaftar dengan CIDB, mempunyai SPKK dan
Sijil Taraf Bumiputera (STB).
1PP [PK 2/2013 para 6], AP 180.1(b)

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

10
25

3.
SEBUTHAR
a) PEROLEHAN
BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
GA

Melebihi RM20,000 hingga RM50,000

Dipelawa sekurang-kurangnya tiga (3) pembuat/ pembekal

tempatan dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
Jawatankuasa Pembuka Sebutharga tidak diperlukan.

1PP [PK2/2013 para 5 (iv)]

Melebihi

RM50,000 hingga RM100,000

Dipelawa sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/ pembekal

tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan

Melebihi RM100,000 hingga RM500,000

Dipelawa sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/ pembekal
tempatan dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

1PP [PK2/2013 para 7 (iii)(a)]

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

11
24

3. SEBUTHARGA
samb

Maksud pembuat/pembekal tempatan bagi

perolehan bekalan/perkhidmatan adalah yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan
beralamat di negeri berkaitan.

Sekiranya bilangan pembuat/pembekal di

negeri
berkenaan
tidak
mencukupi,
pembuat/pembekal di negeri berhampiran
boleh dipelawa.

Agensi dilarang mempelawa pembekal dan

syarikat bertaraf pembuat untuk menyertai
perolehan sebut harga yang sama.
1PP [PK 2/2013 para 7 (iii)]

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

12
23

3. SEBUTHARGA
samb
b)
PEROLEHAN KERJA

Melebihi RM 20,000 hingga RM 200,000

Dipelawa sekurang-kurangnya kepada lima (5) di kalangan
kontraktor tempatan/daerah Gred G1, berdaftar dengan CIDB
dan mempunyai SPKK.

Melebihi RM 200,000 hingga RM 500,000

Dipelawa sekurang-kurangnya kepada lima (5) di kalangan
kontraktor tempatan Gred G2, berdaftar dengan CIDB dan
mempunyai SPKK.

Perolehan kerja elektrik bernilai melebihi RM50,000

hingga RM500,000
Dipelawa sekurang-kurangnya kepada lima (5) di kalangan
kontraktor elektrik tempatan, berdaftar dengan CIDB dan
mempunyai SPKK.

1PP [PK 2/2013 para 7 (iii)(b)]

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran
13
22

3. SEBUTHARGA
samb
JAWATANKUASA
1. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
2. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga
a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal
b) Jawatankuasa Penilaian Harga
3.

Jawatankuasa Sebut Harga

1PP [PK 2/2013 para 7]

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

14
21

4. KONTRAK
PUSAT

Bagi item barangan siap/perkhidmatan guna sama.

Pemilihan
syarikat
Perbendaharaan

Senarai item seperti berikut:

a) Sampul Surat
b) Pos Laju
c) High Density Polythylene (HDPE) Fitting
d) Alat Pemadam Api Mesra Alam

Pesanan Kerajaan sebagai dokumen pembelian

yang

telah

dikenalpasti

oleh

1PP [PK 2/2013 para 2], AP178.1

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

15
28

5. KONTRAK PUSAT SISTEM

PANEL

Diuruskan sendiri oleh sekolah di antara

panel pembekal yang dipilih.

Kajian pasaran hendaklah dibuat supaya

perolehan yang dibuat paling sesuai dan
menguntungkan.

Perolehan di bawah RM50,000 setahun

pembelian secara terus daripada syarikat
panel pembekal yang dilantik.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

16
28

5. KONTRAK PUSAT SISTEM

PANEL samb

Melebihi RM50,000 sehingga RM500,000

melalui sebutharga daripada syarikat panel
pembekal yang dilantik yang diputuskan oleh
Jawatankuasa Sebut Harga.

Melebihi RM500,000 melalui sebutharga

daripada syarikat panel pembekal yang
dilantik yang diputuskan oleh Lembaga
Perolehan Agensi.

Kaedah perolehan secara rundingan terus

dengan syarikat panel tunggal, bagi had nilai
perolehan melebihi RM50,000.
1PP [PK 2/2013 para 3], AP178.1

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

17
28

PERANAN PENGURUS SEKOLAH

DALAM PEROLEHAN KWS
Peranan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun (JPKA)
menyemak prestasi perolehan
memastikan urusan perolehan mematuhi
prinsip perolehan
memastikan perolehan tidak dipecah kecilkan
Mesyuarat 4 kali setahun (tiga bulan sekali)
Dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah dan
Audit Dalam merupakan salah satu ahli
mesyuarat
1PP [PS 5.1/2013]

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

18
32

DOKUMENDOKUMEN
PEROLEHAN
1. KERTAS
KERJA (Jika berkaitan)
NOTA MINTA
3. PESANAN SEKOLAH
2.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

19
20

PROSEDUR PENGGUNAAN PESANAN SEKOLAH

Setiap pembelian wajib menggunakan

Sekolah kecuali PWR

Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa

boleh menandatangani Pesanan Sekolah

Pegawai yang menandatangani Pesanan Sekolah

hendaklah mencatatkan jumlah harga dengan
perkataan selepas sahaja butiran akhir dan
hendaklah menandatangani ringkas catatan itu
AP 177.1

Rekod dalam Buku Daftar Stok Pesanan Sekolah

untuk menunjukkan pergerakan stok Pesanan
Sekolah.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Pesanan

20
19

PROSEDUR PENGGUNAAN PESANAN

SEKOLAHsamb
Disediakan dalam tiga salinan dan mempunyai tiga
bahagian yang perlu diisi iaitu;
Butiran pesanan.
Perakuan mutu oleh pembekal.
Perakuan penerimaan oleh jabatan.

Catatkan tarikh bekalan

perkataan SEGERA

dikehendaki.

Jangan

guna

Salinan asal dan pendua diserahkan kepada pembekal.

Pembekal kembalikan salinan asal yang telah dibuat
pengesahan mutu bersama invois untuk pembayaran.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

21
18

PROSES PEROLEHAN
Nota Minta dari
Ketua Bidang/
Pegawai Berkaitan
dengan Kelulusan
Pengurus Sekolah

Keluarkan
Pesanan
Sekolah
kepada
pembekal

Terima
barang
Pesanan
daripada
pembekal

Terima
Bil/Invois
daripada
pembekal

Proses
Bayaran

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

22
17

BAYARAN
Definisi
Pembayaran adalah proses menyelesaikan
tanggungan melalui penjelasan bil/invois
daripada Kumpulan Wang Sekolah

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

23
17

BAYARAN
samb
Kaedah
Bayaran
Pembayaran tunai melalui Wang Runcit.
Pembayaran dengan Cek Berpalang.

Dokumen-dokumen Bayaran
Baucar Bayaran (DKS 006)
Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

24
17

PROSES
Peruntukan mencukupi.
[AP 102(a)(vii) & TPPKWS 5.2.1]
BAYARAN

Pesanan Sekolah yang asal dan bil/invois dicap

tarikh terima.

Bil/invois direkod dalam Daftar Bil (DKS 008)

Bekalan
diterima
dan
diperiksa
serta
perkhidmatan/kerja telah disempurnakan oleh
pegawai yang bertanggungjawab.

Pembayaran adalah sah dan disokong oleh

dokumen-dokumen sokongan yang lengkap dan
betul.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

[AP 99(a) & SPANM Bil 1/2008 ] 2513

PROSES
Kuasa
memperaku baucar bayaran
sekolah adalah
BAYARAN

mengikut had amaun iaitu;

kurang
daripada
RM10,000.00
hendaklah
samb
diperakukan oleh dua orang pegawai yang diberi
kuasa.
RM10,000.00 dan ke atas hendaklah
diperakukan oleh tiga orang pegawai yang diberi
kuasa.
[TPPKWS 5.5.3 dan 5.5.4]

Baucar bayaran yang telah dibayar hendaklah

direkodkan ke dalam Buku Tunai mengikut Kumpulan
Wang Sekolah.
[TPPKWS 5.5.12]2612
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

TIPS
C

SALINAN CEK

BAUCAR BAYARAN

LO / PESANAN TEMPATAN

INVOIS

NOTA MINTA

KERTAS KERJA [DOKUMEN SOKONGAN]

S Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Jabatan

27
11

PENGURUSAN
Kuasa
Menandatangani
CEK
Ditandatangani oleh pegawai yang diberi
kuasa melalui kuasa tetap dalam Borang
AK52 dan Kad Penanda Tangan yang Diberi
Kuasa.
SPK Bil 3/1999

Empat salinan Borang AK52

Tiga
contoh kad tandatangan daripada
bank
Diluluskan oleh JANM melalui JPN

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

28
07

PENGURUSAN
Kuasa Menandatangani
CEK
Kuasa menandatangani cek adalah mengikut
had
iaitu;
amaun
samb

kurang daripada RM10,000 diberi kepada

Pengurus Sekolah dan seorang pegawai yang
diberi kuasa.
TPPKWS 5.10.2

RM10,000 dan ke atas diberi kepada Pengurus

Sekolah dan dua orang pegawai yang diberi
kuasa.
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran
TPPKWS 5.10.3 2906

PENGURUSAN
BUKU
CEK
CEK
samb

Buku cek yang diterima hendaklah disemak dan

diperakukan pada belakang keratan cek yang terakhir.
AP115
Penerimaan dan pengeluaran cek direkodkan SEGERA
dalam Daftar Stok Buku Cek.
Buku Cek disimpan di dalam peti besi yang berkunci
dan di tempat yang selamat.
AP116
Sekolah yang tiada peti besi hendaklah menyimpannya
dalam kabinet besi yang berkunci dan di tempat yang
selamat.

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

30
05

DAFTAR
BIL

Tujuan Daftar Bil;

Memastikan bil/invois dijelaskan dalam tempoh 14

hari.
Mengesan bil/invois yang belum dijelaskan pada
akhir tahun.
TPPKWS 5.3.1, AP103(a)
Daftar Bil hendaklah diperiksa tidak kurang daripada
sekali sebulan oleh Pengurus Sekolah atau wakilnya
yang diberi kuasa dan ditandatangan ringkas.
TPPKWS 5.3.3, AP103(b)

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

31
04

PROSES BAYARAN
Fotostat
(manual)
Cek
Rekod
dalam
Daftar Bil

Terima
Bil/Invois
& Pesanan

Pastikan
dokumen
lengkap/
disahkan

Cap
Tarikh
Terima

Pesanan tempatan,
Bil/Invois,
Keputusan Sebutharga/
Surat setuju terima/
Surat jemputan/
Surat tuntutan

Sedia
Baucar
Bayaran

Sah/Perakui
Baucar
Bayaran

Keluar
Cek
Catat di
Buku Tunai

Cap TELAH
BAYAR &
Failkan Baucar

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Rekod ke
dalam Akaun
Subsidiari
32

PROSES BAYARAN
eSPKWS

Fotostat
Cek

Kunci masuk dalam daftar pembekal

Terima
Bil/Invois
& Pesanan

Pastikan
dokumen
lengkap/
disahkan

Cap
Tarikh
Terima

Sedia
Baucar
Bayaran
dan
cetak

Sah/Perakui
Modul
Pengesahan

Pesanan tempatan,
Bil/Invois,
Keputusan Sebutharga/
Surat setuju terima/
Surat jemputan/
Surat tuntutan

Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

Keluar
Cek

Cap TELAH
BAYAR &
Failkan Baucar

33

Sekian
Terima Kasih
Jabatan Pengurusan Kewangan dan Pentadbiran

34