JPS.

SJK-SPSK02

INSTRUMEN PEMANTAUAN
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR
KOD SEKOLAH
:
NAMA SEKOLAH :
PPD
:
TARIKH
:
Maklumat Tambahan Merujuk Kepada Pencapian Tahun Sebelum :
GPS :
UPSR
GPS :
PMR
GPS :
SPM
BAND :
Kedudukan Penarafan Laporan Audit Kewangan Sekolah :

Sila berikan skor berdasarkar kriteria berikut :

Prosedur tidak dipatuhi/dilaksanakan dan tiada bukti perlaksanaan
0
1
Prosedur dipatuhi/dilaksanakan tetapi tiada bahan bukti dapat ditunjukkan semasa proses audit
2
Prosedur dipatuhi dan bahan bukti yang diperlukan dapat ditunjukkan.

PK 01 - PENGURUSAN PANITIA
Bil
1

2
3

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif - prestasi setiap mata pelajaran bagi
peperiksaan pertengahan tahun/ akhir tahun / peperiksaan Awam
meningkat 3 peratus atau minimum 65 peratus keseluruhan dalam
tahun semasa.

Keputusan Peperiksaan

AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata pelajaran telah
dilantik.
Mesyuarat JKKS dan panitia telah dilaksanakan sekurang-kurangnya
4 kali setahun.

Takwim Pengurusan Sekolah

Surat Lantikan Ketua Panitia
Minit Mesyuarat JKS
Takwim sekolah

Mesyuarat Jawatankuasa panitia mata pelajaran telah dilaksanakan

sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
Perkara-perkara berikut telah disediakan.
5
Sukatan Pelajaran dan HSP/DSP terkini
6
Rancangan Pelajaran Tahunan
4

Bahan Bukti

Minit Mesyuarat Panitia

Takwim sekolah

Anggaran perbelanjaan tahunan berdasarkan peruntukan kewangan Dokumen a hingga c

bagi pembelian bahan bantu mengajar dan program / aktiviti panitia.

8
9

Rekod Pencapaian 100% Sukatan Pelajaran diajar

Aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat dilaksanakan
dan laporan pelaksanaan program disediakan.

10
11

PK03/3 - Rekod Pencapaian 100% Sukatan Pelajaran

(PK 01/2 : Rekod Pelaksanaan dan Penilaian Program)

Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok atau

Inventori Kew PA 3. Harta Modal Kew PA 2
Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia berdasarkan SPI Bil Fail Panitia berdasarkan senarai semak PK01/1
4/89 dipatuhi

PK 02 - PENGURUSAN JADUAL WAKTU

Bil
1

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif - jadual waktu disiapkan dalam tempoh tujuh
(7) hari sebelum sesi persekolahan bermula.

PENYEDIAAN JADUAL WAKTU

2
Mengenal pasti mata pelajaran , bilangan kelas, bilangan guru dan
opsyen serta mematuhi peruntukan masa untuk setiap mata
pelajaran.
Mematuhi peruntukan masa untuk setiap mata pelajaran:
3
Menetapkan guru mata pelajaran
4
Agihan jumlah minit guru mengajar.
5
Menyusun jadual waktu peribadi dan kelas (berkomputer/manual)
6
Menyemak dan mengesahkan Jadual Waktu Peribadi dan Kelas
7

Mengedarkan Jadual Waktu Peribadi dan Kelas kepada semua guru.

PENYEDIAAN JADUAL GURU GANTI

8
Mengenal pasti guru yang tidak hadir.
9
Menentukan dan menyediakan Jadual Guru Ganti
10 Mengedar Slip Guru Ganti

Bahan Bukti
Jadual Waktu Guru

Peruntukan masa dalam Jadual Waktu

Peruntukan masa dalam Jadual Waktu

Jadual Waktu
T/Tangan Pengesahan Jadual Waktu
Tandatangan Pengesahan Guru
Rekod Kehadiran Guru.
Rujuk
JadualPK18
WaktuPengurusan
Guru Ganti PdP Guru Ganti
Rekod Edaran Slip Guru Ganti.
(mengikut sekolah)

PK 03 - PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

Bil

Prosedur Kualiti
Bahan Bukti
Pencapaian Objektif - proses Pembelajaran dan Pengajaran yang
Buku Rekod Mengajar
telah dirancang, dilaksanakan 100% berdasarkan Rancangan
(Semak sekurang-kurangnya 10% drpd jumlah guru)
Pelajaran Tahunan.
SEBELUM P d P
Dokumen yang perlu dilampirkan dalam Buku Rekod Persediaan Mengajar atau Fail Rekod Persediaan Mengajar :
2
Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran
3
Rancangan Pelajaran Tahunan
Sukatan Pelajaran,
4
Jadual Waktu Peribadi dan Jadual Waktu Kelas bagi Guru Kelas.
Huraian Sukatan Pelajaran,
Rancangan Pelajaran Tahunan, Jadual Waktu.
5
Takwim Penggal Persekolahan
(Dalam Buku Rekod Mengajar)
6
Senarai Nama Murid
7
Headcount
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-kurangnya:
8
Tema / Tajuk
9
Standard Kandungan (KSSR)
10 Standard Pembelajaran (KSSR)
11 Objektif / Hasil Pembelajaran
Buku Rekod Mengajar.
12 Aktiviti
13 KBKK / EMK
14 Nilai / BBM
15 Refleksi / Impak
SEMASA P d P
Di dalam Kelas:
16 Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.
1

17

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

18

Melaksanakan P dan P seperti yang telah dirancang dalam Rekod

Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat perkara yang tidak dapat
dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
19 Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan
untuk P dan P sebelum kelas bermula (jika berkaitan)
20
21
22

1. Memantau 3 bilik darjah secara rawak

2. Buku Kawalan Bilik Darjah
3. Buku Rekod Mengajar

PK03/2 - Buku Rekod Pinjaman Peralatan

Merekodkan kehadiran murid dan penggunaan bilik.
PK 03/1 - Buku Penggunaan Bilik Khas
Buku Kawalan Bilik Darjah
Melaksanakan P dan P mengikut aktiviti yang telah dirancang
Buku Rekod Mengajar
dalam Rekod Persediaan Mengajar. (kecuali jika terdapat perkara
yang
tidak
dapat
dielakkan)
Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan selepas tamat

P dan P
SELEPAS P d P
23 Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid (Tugas Guru):
24
25
26

Memeriksa hasil kerja murid.

Memulangkan hasil kerja murid yang telah diperiksa.
Memastikan murid membuat pembetulan
(jika berkaitan)

Hasil Kerja Murid

(semak 5 buku latihan murid - m/p yang lemah)

PK 04 - PENGURUSAN PENCERAPAN
Bil
1

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif - guru-guru yang mengajar di Sekolah
Rendah/Menengah Negeri Selangor dicerap minimum satu (1) kali Rekod Pencerapan
setahun.

Memaklumkan kepada semua guru tentang pencerapan yang akan

dijalankan minimum satu kali setahun dalam mesyuarat kurikulum.

Melantik jawatankuasa pencerapan dan penurunan kuasa

pencerapan kepada Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran,
Ketua Panitia dan Guru Cemerlang

Taklimat kepada pencerap tentang penggunaan Borang Pencerapan.

Menyediakan jadual pencerapan guru dan mengagihkan tugas

pencerapan di antara Guru Besar/Pengetua dan Guru-Guru
Penolong Kanan.

Bahan Bukti

Minit Mesyuarat Kurikulum

Surat Pelantikan
penurunan kuasa
Instrumen Pencerapan

Jadual Pencerapan

6
7

Menjalankan proses pencerapan.

Membincangkan kekuatan dan kelemahan P & P dengan guru yang
(PK 04/1: Instrumen Pencerapan)
dicerap. Pencerapan susulan
(jika perlu)

8
9

Analisa instrumen pencerapan guru

Memfailkan dokumen dan rekod pencerapan.

Analisa Instrumen Pencerapan Guru

Fail Pencerapan

Surat
PK 04/1 :

PK 05 - PENGURUSAN PEPERIKSAAN
Bil
1

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif - penyediaan soalan dan pengurusan
Peperiksaan Pertengahan Tahun dan Peperiksaan Akhir Tahun
dapat berjalan dengan lancar dalam tempoh 60 hari mengikut
perancangan yang telah ditetapkan dalam Takwim Sekolah.

Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan pada awal

Menyedia dan mengedarkan takwim peperiksaan
PENYEDIAAN SOALAN
4
Menentukan penyedia/penggubal soalan dan disahkan.
5
Menyediakan draf soalan
6
Menyerahkan draf soalan dan skema jawapan
PENERIMAAN KERTAS SOALAN
7
Penyerahan/penerimaan/penyemakan/pengesahan kertas soalan
8
Mengagihkan kertas soalan mengikut bilangan murid bagi kelas
berkaitan dan menyimpan di tempat selamat.
2
3

Bahan Bukti

Dokumen/Laporan berkaitan pengurusan Peperiksaan

Minit Mesyuarat J/K Peperiksaan

Takwim Peperiksaan
PK05/1 : Agihan tugas penyedia/penggubal soalan
PK05/2 : Jadual spesifikasi Item
PK05/3 Penyerahan darf soalan dan skema jawapan
Senarai semak kertas soalan oleh setiausaha peperiksaan

PENGENDALIAN PEPERIKSAAN
9
Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan yang disahkan oleh
Jadual Pengawasan
10 Pengawas peperiksaan mengambil kertas soalan dan mengedarkan PK 05/4: Rekod Pengambilan Kertas Soalan
PK 05/5:Rekod Penyerahan Kertas/Skrip Jawapan
11 Kumpul kertas jawapan murid dan serahkan kepada
PENYEMAKAN KERTAS JAWAPAN
12 Menyerahkan skrip jawapan murid kepada guru mata pelajaran
PK 05/5:Rekod Penyerahan Kertas/Skrip Jawapan
LAPORAN MARKAH PEPERIKSAAN
13 Masukkan markah dalam Sistem Analisa Peperiksaan Sekolah
(SAPS) dan mencetak analisis laporan
14

Merekod markah dan analisis ke dalam Buku/Kad/Slip Pelaporan

murid dan menyerahkan kepada GB/Pengetua/GPK untuk
ditandatangani.

15

Menyerahkan Buku/Kad/Slip Pelaporan murid kepada ibu

bapa/penjaga untuk disemak dan ditandangani serta dikembalikan
untuk disimpan.

POST MORTEM
16 Mengadakan mesyuarat post mortem peperiksaan yang telah
dilaksanakan
17 Merancang/Melaksanakan pengayaan/pemulihan berdasarkan
dapatan.

Analisis Markah / Slip Peperiksaan

&
Buku/Kad/Slip Pelaporan murid
(Pengesahan Pentadbir & Pengesahan Ibu Bapa)

Minit Mesyuarat Post Mortem / Headcount, Laporan

Program

PK 06 - PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

Bil
1

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif a) 100 peratus hasil kerja murid disemak oleh guru mata pelajaran
dalam tempoh yang ditetapkan oleh panitia masing-masing.
b ) Pihak pentadbir memantau semakan hasil kerja murid minimum
dua (2) kali setahun.

SEMAKAN HASIL KERJA MURID OLEH GURU

2
Memaklumkan kepada semua guru tentang semakan hasil kerja
murid.
3
Hasil kerja murid yang betul ditanda dan yang tidak betul ditanda
dengan simbol yang sesuai menggunakan pen berdakwat merah
4
5

Fail Pemantauan Semakan Hasil Kerja Murid

Minit Mesyuarat

Memberi ulasan yang membina terhadap hasil kerja murid jika perlu. Buku Latihan Murid
(semak 5 buku latihan murid)
Guru berusaha memastikan murid membuat pembetulan bagi latihan
bertulis yang salah mengikut keperluan mata pelajaran.

PEMANTAUAN HASIL KERJA MURID OLEH PENTADBIR

6
Menyediakan jadual pemantauan hasil kerja murid yang disahkan
oleh Guru Besar/ Pengetua/GPK diedarkan kepada semua guru.
7

Bahan Bukti

Mengumpul dan menyerahkan semua buku latihan murid dan

melengkapkan borang untuk dipantau oleh pentadbir mengikut
jadual yang ditetapkan.

Jadual Pemantauan Buku Murid / Takwim

Buku Latihan Murid

PK 06/1: Borang Pengesanan semakan Hasil Kerja Murid

PK 06/2 : Laporan Semakan Buka

Pentadbir mengesahkan penerimaan semua buku latihan murid dan Nota/Latihan Pelajar
memilih sekurang-kurangnya 5 buah buku latihan murid setiap kelas
secara rawak untuk pemantauan.

Pengesahan pemantauan oleh pentadbir sekolah dan pemulangan

buku latihan murid mengikut jadual yang disediakan.

10

Memfailkan dokumen dan rekod semakan hasil kerja murid.

Fail Panitia - Pemeriksaan Buku Rampaian

TINDAKAN SUSULAN
11 Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan semakan Hasil Kerja Murid Analisis Hasil Kerja Murid
oleh guru
12

Membentangkan dan melaksanakan tindakan penambahbaikan

Minit Mesyuarat

PK 07 PENGURUSAN MESYUARAT
Bil
1

Prosedur Kualiti
Bahan Bukti
Pencapaian Objektif - proses pengendalian mesyuarat yang teratur
mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling
Sekurang-kurangnya 2 sampel.
Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 2/1991
(Dari panggilan mesyuarat hingga memfailkan minit)

Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat, yang mengandungi maklumat berikut:
2
Nama Mesyuarat
3
Tarikh dan Tempat Mesyuarat
4
Masa mula dan masa dijangka tamat mesyuarat
5
Agenda Mesyuarat
PK 07/1 : Rekod Edaran
6
Nama Pengerusi Mesyuarat
7
Jenis Pakaian
8
Surat Panggilan Mesyuarat diedarkan sekurang-kurangnya 10 hari
sebelum tarikh mesyuarat
9
Pengerusi mempengerusikan pelaksanaan mesyuarat berdasarkan Agenda Mesyuarat
agenda yang ditetapkan
Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat berikut:
10 Senarai Kehadiran
11 Perkara-perkara penting yang dibincangkan
PK 07/2 : Senarai Kehadiran
12 Keputusan yang dibuat
Minit Mesyuarat
13 Menyediakan minit mesyuarat menggunakan format minit mesyuarat.
14

Mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam

tempoh 7 hari kepada semua ahli mesyuarat.

PK 07/1 : Rekod Edaran

15

Mengambil tindakan hasil minit mesyuarat yang telah dipersetujui.

PK 07/3: Maklum balas mesyuarat

16

Mengumpul dan menyatukan borang maklum balas untuk edaran

mesyuarat akan datang.
Memfailkan minit mesyuarat.

Fail Mesyuarat

17

PK 08 PENGURUSAN BIMBINGAN
Bil
1

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif - 100% murid mendapat Perkhidmatan
Bimbingan daripada Guru Bimbingan dalam Perkhidmatan
Bimbingan, Kemahiran Belajar, Perkhidmatan Bimbingan Kerjaya,
Perkhidmatan Pembangunan Diri Murid dan Perkhidmatan
Bimbingan Motivasi, melainkan dalam hal-hal yang bukan kawalan
pihak sekolah.

PENGURUSAN BIMBINGAN
2
Mengarahkan semua Guru Bimbingan dan Kaunseling untuk
mengisi borang biodata

Bahan Bukti

Laporan Bimbingan dan Kaunseling (100% - Kumulatif

bagi semua kaunselor di sekolah)

Borang Biodata (BPPBK BK01)

Mengarahkan semua Guru Bimbingan dan Kaunseling untuk

melaksanakan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling sepenuh
masa
Menyediakan Takwim Tahunan Perkhidmatan Bimbingan
Membentangkan Takwim Tahunan dalam Mesyuarat
Memaklumkan kepada Guru Kelas dan Guru-guru serta murid bagi
melaksanakan Perkhidmatan Bimbingan

Surat Siaran

Menyediakan Bahan / Instrumen dan melakasanakan perkhidmatan

Bimbingan mengikut masa, tarikh dan tempat yang ditetapkan

Buku Profil Murid

BPPBK

Mengadakan Kaunseling Individu / kaunseling Kelompok kepada

murid mengikut keperluan
Membuat Analisis dan Rumusan terhadap prestasi Perkhidmatan
Bimbingan yang dijalankan sepanjang tahun dan diserahkan serta
disahkan oleh Pentadbir.

Borang Laporan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling

(BK 13/ L4)

3
4
5
6

Takwim Tahunan UBK

Minit Mesyuarat dan Takwim Tahunan
Borang kebenaran / temujanji

PK 09 - PENGURUSAN PUSAT SUMBER

Bil

Prosedur Kualiti
Bahan Bukti
Pencapaian Objektif Memastikan 100% murid terlibat dalam program Pusat Sumber
Analisis Rekod Pinjaman
Sekolah
PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER
2
Menyediakan Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Buku di Pusat
Panduan Pengurusan Pusat Sumber
Sumber.
3
Menyediakan kad pinjaman/kad pintar untuk diedarkan kepada
murid
4
Menyemak status peminjam daripada perisian sistem automasi atau
Sistem Pengurusan Pusat Sumber
rekod pinjaman
5
Merekod butiran pinjaman.
6
Mencatat tarikh pemulangan buku pada slip pinjaman di buku yang
dipinjam
1

PEMULANGAN BUKU DI PUSAT SUMBER

7
Menyemak tarikh pemulangan buku.
8
Memastikan buku yang dipulangkan dalam keadaan baik
9

10
11

Sistem Pengurusan Pusat Sumber

Menghantar surat peringatan kepada peminjam yang tidak

memulangkan buku seminggu selepas tarikh yang ditetapkan atau
memaparkan nama peminjam terlibat di papan kenyataan untuk,
tempoh seminggu atau pengawas PS akan mengesan peminjam di
sekolah dan mereka mesti memulangkan buku pinjaman dalam
masa seminggu. Selepas tarikh tersebut surat peringatan akan
dikeluarkan.

Surat Peringatan Pemulangan Buku

Sistem Pengurusan Pusat Sumber
Peraturan Pinjaman Buku Pusat Sumber

Mengambil tindakan terhadap peminjam yang melanggar peraturan

peminjaman .
Membuat analisis jumlah murid yang membuat pinjaman buku di
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan sekali.

Analisis Pinjaman

PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER

12 Menentukan program dan menyediakan kertas kerja aktiviti yang

hendak dilaksanakan

Kertas Kerja (rujuk SPI Bil. 13/1998 Program Membina

Tabiat Membaca)

13

Memberi taklimat tentang pelaksanaan program dan melaksanakan

program

Kertas Kerja Program

14

Menyediakan data dan laporan program yang dijalankan

Laporan Program / Analisis Penyertaan

PK 10 - PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF

Bil
1

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif - semua guru di sekolah negeri Selangor
mendapat latihan
TUJUH ( 7 ) hari dalam satu tahun

Bahan Bukti
Kad Pelaporan Latihan KPM

KEPERLUAN LATIHAN
2
Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Kompetensi Matriks untuk
mengenal pasti keperluan latihan.
Surat Arahan Guru Besar,
(PK 10/1: Borang Matriks Kompetensi)
(PK 10/2: Analisis Keperluan Latihan)
3
Mengambil tindakan, membuat analisis dan rumusan.
PERANCANGAN LATIHAN
4
Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan Analisis Keperluan
Latihan.
Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada Guru
Besar/Pengetua untuk kelulusan.
6
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan selepas kelulusan
GB/Pengetua
PELAKSANAAN LATIHAN
7
Memberi arahan kepada GPK untuk menguruskan kursus/latihan
yang telah diluluskan.
Menguruskan latihan dengan melakukan perkara-perkara berikut:
8
Menyediakan senarai calon dan menghantar senarai tersebut
kepada penganjur latihan.
9
Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan.

(PK 10/3: Jadual Perancangan Latihan),

Kelulusan Guru Besar

10

Sekiranya latihan dianjurkan oleh agensi luar, guru hendaklah

menyediakan minit curai dan diserahkan kepada GB/Pengetua/GPK
selepas latihan.

Surat Arahan

Borang Permohonan,
Senarai calon, Surat/Memo Makluman Peserta,
Laporan Program, Minit Curai.

Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran untuk kemas

Salinan Sijil / Kad Pelaporan Latihan KPM / Senarai
kini rekod
Kehadiran
PENILAIAN LATIHAN
12 Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta pada hari terakhir
kursus untuk menilai keberkesanan pelaksanaan perkembangan
(PK 10/4: Instrumen Penilaian Program)
staf.
11

13

Merekod kehadiran kursus dalam Kad Pelaporan Latihan/Kad Biru.

14
15

(PK 10/6: Pelaporan Kursus)

Mengisi Borang Pelaporan setelah tamat berkursus.
Mengedarkan borang keberkesanan program selepas 1 bulan kursus
kepada guru untuk melaksana penilaian kendiri.
(PK 10/5: Instrumen KeberkesananProgram) - Semak 5%
drpd jumlah guru
Mengumpul borang keberkesanan program dan menilai kompetensi
guru selepas 1 bulan kursus.

16

Kad Pelaporan Latihan KPM (Kad Biru)

PK 11 - PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN

Bil
1

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif a) Mengambil tindakan terhadap semua aduan dan maklum balas
pelanggan yang diterima dan direkodkan.

PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN

2
Menerima aduan pelanggan secara lisan dan bertulis seperti
bersemuka / telefon / Borang Aduan Pelanggan, merekod dan
menyerahkan kepada Guru Penyelaras Aduan atau dimasukkan ke
dalam peti cadangan.

Bahan Bukti
Kes aduan pelanggan

(PK 04-1: Borang Aduan Pelanggan)

Memaklumkan kepada pelanggan/pengadu bahawa aduan telah

diterima dan tindakan sedang/sudah diambil dalam masa TIGA hari
Surat pemakluman kepada pengadu
bekerja
( jika surat rasmi )

Pengetua/Guru Besar atau GPK Pentadbiran mengarahkan Urusetia

Aduan untuk membuat siasatan
(PK 04-2: Daftar Aduan Pelanggan)

Urusetia Aduan membuat laporan dalam tempoh sembilan hari dan

menyerahkan kepada Pengetua atau GPK Pentadbiran.

Menghantar keputusan siasatan aduan bersama Borang Maklum

Balas kepada pelanggan/pengadu yang memberi butiran lengkap
dalam tempoh
14 hari bekerja
Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan dilaporkan dalam
Mesyuarat Pengurusan untuk tindakan penambahbaikan

(PK 04-3: Laporan Siasatan Aduan) e-PIDP

Keputusan Siasatan Aduan

04-6: Borang Maklum Balas)
(PK 04-5: Analisis Aduan)
Mesyuarat

(PK

Minit

PK 12 - PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

Bil
1

Prosedur Kualiti
Bahan Bukti
Pencapaian Objektif Memastikan proses pengurusan maklum balas pelanggan dan tahap
kepuasan guru dan staf diurus secara terancang dan berkesan.
Analisis hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan:
a)
Analisis maklum balas pelanggan
Maklum balas pelanggan sekurang-kurangnya 4 kali setahun.
b) Tahap kepuasan guru dan staf sekurang-kurangnya 2 kali stahun Minit Mesyuarat
c) Maklum balas murid-murid 2 kali setahun.

PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

2
Menyediakan borang maklum balas pelanggan
SPSK PK 12-1 Borang Maklum Balas Pelanggan
3
Menyediakan peti cadangan/maklum balas pelanggan ditempat yang Peti Cadangan
sesuai dan berkunci
4
Menyemak dan menganalisis data maklum balas pelanggan setiap
SPSK PK 12-1A Analisis Maklum Balas Pelanggan
bulan
5

Membentang analisis dalam mesyuarat untuk tindakan susulan

TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF

6
Menyediakan dan mengedarkan Borang Tahap Kepuasan guru dan
staf 2 kali setahun
7
Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru dan staf untuk
dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan
8

Membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan

yang telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan

Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan kepada pihak pengurusan
PENGURUSAN MAKLUM BALAS MURID
10 Mengedarkan instrumen penilaian P d P guru kepada murid secara
rawak (sekurang-kurangnya 5 orang murid bagi 3 kelas yang diajar
oleh guru berkenaan)
11 Mengumpul dan menganalisis data.
12 Mengadakan sesi perbincangan profesional dengan guru
berdasarkan dapatan analisis maklum balas
13 Dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan peringkat sekolah
9

Minit Mesyuarat
SPSK PK 12-2 Instrumen Tahap Kepuasan Guru dan
Kakitangan
SPSK PK 12-2A Analisis Tahap Kepuasan Guru dan
Kakitangan
Minit
Mesyuarat
Laporan Tindakan Pembetualan, Pencegahan dan
Penambahbaikan
Surat iringan/ Memo

SPSK PK 12-3 Instrumen Penilaian P d P Guru

Analisis Penilaian Murid
Minit Mesyuarat

SPSK

PK 13 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

Bil

Prosedur Kualiti
PENGKELASAN DOKUMEN
Pencapaian Objektif - Prosedur yang diwujudkan bertujuan untuk
mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula
dan melupuskan rekod kualiti.

Semua dokumen kualiti diedarkan kepada pemegang-pemegang

dokumen dengan mengisi dan menandatangani borang Akuan
Penerimaan Dokumen Kualiti.

Bahan Bukti

Senarai Induk Dokumen Kualiti

(SPSK PK13/4)

Akuan Penerimaan Dokumen Kualiti

(SPSK PK13/1)

PENGENDALIAN EDARAN KEPADA PIHAK KETIGA

Pemegang-pemegang dokumen tidak terkawal yang membuat
salinan kepada pihak ketiga hendaklah dicatat perkataan SALINAN Cap ' SALINAN'
PENGENDALIAN PINDAAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Sebarang cadangan pindaan terhadap dokumen tidak terkawal
hendaklah dipohon dengan menggunakan Borang Permohonan
Pindaan.

Borang Permohonan Pindaan

(SPSK PK13-2)

Permohonan pindaan ini hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan untuk dikemukakan kepada PQD

MKSP

Nombor pindaan akan berubah secara 0+n bagi mana-mana muka

surat yang dipinda. Tarikh pindaan bagi muka surat berkenaan juga
akan berubah mengikut tarikh kelulusan pindaan

Borang Rekod Pindaan

(SPSK PK 13-3)

Pelupusan dokumen tidak terkawal hendaklah merujuk pekeliling

prosedur pelupusan rekod

Senarai Pelupusan Dokumen / Rekod

(SPSP PK 13-6)

PK 14 PENGURUSAN AUDIT DALAM

Bil

Prosedur Kualiti
Bahan Bukti
Pencapaian Objektif - dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam tahun semasa dengan teratur dan cekap

Mengarahkan Pasukan Audit Sekolah menyediakan pengurusan

Audit Dalam

Menyediakan jadual audit dalam dan kelulusan Pengarah/Pegawai

Pendidikan Daerah

Surat arahan
Jadual Pelaksanaan Audit
(SPSK PK14-1)
Catatan Audit
(SPSK PK14-2)
Laporan Ketidakakuran
(SPSK PK14-3)

Menjalankan Audit Dalam

Menjalankan Mesyuarat Penyelarasan Pelaporan Hasil Audit

Laporan Keseluruhan
(SPSK PK14-4)

Menjalankan Audit Susulan

Laporan Audit Susulan

Membentangkan Laporan Audit Dalam dalam Mesyuarat Kajian

Semula Pengurusan

Minit Mesyuarat MKSP

PK 15 PENGURUSAN KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK AKUR

Bil

2
3
4

Prosedur Kualiti
Bahan Bukti
Pencapaian Objektif - Prosedur ini adalah panduan bagi mengawal perkhidmatan tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan dalam proses
Mengkaji dan mengenal pasti punca-punca perkhidmatan tidak
memenuhi keperluan yang ditetapkan bagi melaksanakan kawalan
yang sesuai.
Tindakan terhadap perkhidmatan tidak memenuhi keperluan melalui
aduan
diambil terhadap perkhidmatan tidak mematuhi keperluan yang
Mengemukakan
salinan
laporan
kawalan
perkhidmatan
tidak
ditetapkan sepertisatu
yang
diputuskan
dalam
Mesyuarat
Kajian Semula
akur dan laporan tindakan kawalan ke Unit Pengurusan Kualiti
Daerah.

Lporan Audit Dalam

Minit Mesyuarat
Borang Tindakan Pembetulan/ Pencegahan/
Penambahbaikan
Laporan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur

PK 16 TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN

Bil

Prosedur Kualiti
Bahan Bukti
Pencapaian Objektif - Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua ketakakuran dikaji dan tindakan pembetulan, pencegahan dan

Membentuk pasukan kerja bagi mengenalpasti punca-punca

ketidakpatuhan dan cadangan penambahbaikan

JK Pasukan Petugas Kualiti

Maklumat ketakakuran

Laporan Audit Dalam

Maklum balas pelanggan
Rekod ketidakakuran dan cadangan penambahbaikan

3
4
5

Cadangan penambahbaikan
Verifikasi tindakan pembetulan
Analisis Data

Minit Mesyuarat MKSP

Laporan Audit Susulan
Analisis Pencapaian Objektif Kualiti

PK 17 PENGURUSAN PEROLEHAN
Bil
1

Prosedur Kualiti
Bahan Bukti
Pencapaian Objektif Memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan mematuhi arahan perbendaharaan dan tatacara pengurusan kewangan dan
perakaunan Kumpulan Wang Sekolah tanpa audit berteguran.

BELIAN TERUS
2
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa kewangan sekolah bagi
membuat perancangan pembelian dan penetapan dasar-dasar
pembelian
3

Memilih pembekal/syarikat yang telah mendaftar dalam senarai

pembekal yang memenuhi kriteria dan diluluskan oleh sekolah

Minit Mesyuarat

SPSK PK 17/3 Borang Pendaftaran Pembekal/Syarikat

4
5

Membuat pembelian berdasarkan;

Menggunakan Pesanan Tempatan bagi pembelian yang melebihi
RM100.00 dan melalui panjar wang runcit bagi pembelian yang
kurang RM100.00

Memastikan setiap pembelian perlu menerima Salinan Asal Pesanan Invois

Tempatan, Bil/Invois, penyemakan nota serahan, membuat perakuan Pesanan Tempatan
penerimaan dan mengisi borang penilaian prestasi pembekal.
PK 17/4 Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Merekod stok / inventori

Rekod Pembelian
PEROLEHAN
9
Menerima dan menyemak semua perolehan yang dibekalkan
menepati spesifikasi.
10 Merekod stok / inventori
11 Melaksanakan penilaian prestasi pembekal bagi setiap perolehan
7
8

12

Buku Tunai
SPSK PK 17/2 Nota Minta

SPSK

Kew PA 2, Kew PA 3, Kew PA 4, Kew PA 5

Kew
4 Bil
BukuPS
Daftar
SAP
Kew PA 2, Kew PA 3, Kew PA 4, Kew PA 5
Kew
SPSKPS
PK4 17/4 Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Melaksanakan analisis penilaian prestasi pembekal dua kali setahun SPSK PK 17/5 Analisis Penilaian Prestasi Pembekal

PK 18 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN GURU GANTI

Bil

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif Memastikan proses pembelajaran dan pengajaran dapat
dilaksanakan dengan berkesan tanpa kehadiran guru subjek

Buku/Dokumen Guru Ganti

2
3
4
5

Arahan menyediakan bahan/modul mengikut subjek

Sediakan bahan/modul mengikut subjek
Serah bahan/Modul untuk cetakan
Serah bahan kepada GPK/GKMP/KP

Minit / Surat Arahan

Bahan / Modul
Rekod Serahan
SPSK PK 18/1 Borang Serahan Bahan

Terima slip guru ganti dan dokumen dilampirkan dalam Buku

Persediaan Mengajar atau Fail Rekod Persediaan Mengajar

Slip Guru Ganti

BPM / FRPM

Bahan Bukti

Ambil bahan mengikut subjek kelas yang diganti

Melaksanakan P d P / Pengurusan kelas berdasarkan bahan/modul
yang telah disediakan
PEMANTAUAN P d P GURU GANTI
9
Pemantauan dilaksanakan secara rondaan ke kelas berkenaan
secara rawak

SPSK PK18/2 Borang Kawalan MMI

BPM / FRPM
Kawalan Kelas

Mengedarkan instrumen/maklum balas P d P guru ganti kepada

Ketua Kelas
SELEPAS P d P GURU GANTI
11 Menyerahkan bahan/modul kepada GPK/GKPM/KP
12 Guru Subjek memeriksa hasil kerja murid

SPSK PK 18/4 Borang Maklum Balas MMI

7
8

10

Rekod

SPSK PK 18/3 Borang Pemantauan MMI

Bahan/Modul
PK
18/1
Borang
Hasil
Kerja
MuridSerahan Bahan

SPSK

PK 19 PENGURUSAN PENTAKSIRAN BERASASKAN SEKOLAH

Bil
1

Prosedur Kualiti
Pencapaian Objektif Memastikan pengurusan Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS)
dijalankan mengikut prosedur yang ditetapkan oleh Lembaga
Peperiksaan dan Jawatankuasa PBS sekolah

PENGURUSAN
2
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa PBS sekurang-kurangnya 4
kali setahun
3
Menyediakan agihan tugas jawatankuasa dan carta organisasi PBS
serta melantik pentaksir sekolah

Bahan Bukti
Pengurusan Bilik PBS
Jawatankuasa PBS

Minit Mesyuarat
Surat Lantikan

Menetapkan sistem fail PBS dan mengedarkan surat pekeliling /

surat siaran pelaksanaan PBS kepada guru

Senarai Semak

Menyedia dan mengedarkan Jadual Kerja Pengoperasian /

Pelaksanaan PBS kepada guru

Pelan Tindakan PBS

Mempamerkan Jadual Pelaksanaan PBS

Menguruskan pelaksanaan PBS bagi kes-kes khas
PELAN KOMUNIKASI
8
Mengadakan taklimat PBS kepada murid dan ibu bapa
6
7

Papan Kenyataan
Fail Kes Khas
Surat Siaran
/ Dokumentasi

Laporan

Mengedarkan surat siaran PBS kepada ibu bapa / penjaga

10

12

Mengadakan Program Pembudayaan PBS

Memastikan semua guru mata pelajaran yang terlibat PBS memiliki
Dokumen Standard Prestasi (DSP)
Menyediakan fail perkembangan murid (FPM) untuk semua murid

13
14

Menyediakan Fail Showcase (FS)

Menggunakan Standard Prestasi untuk mentaksir murid

FS
Instrumen Pentaksiran

15

Mencatatkan pencapaian prestasi murid, mengisi prestasi murid

dalam SPPBS, menyimpan evidens terkini dalam FS dan mencetak
pelaporan akhir tahun mengikut keperluan

SPPBS, FPM, FS
Pelaporan

16

Mengadakan taklimat / latihan dalaman bagi penataran PBS,

Standard Prestasi dan latihan SPPBS

Laporan / Dokumentasi

17

Memastikan guru terlibat menghadiri pementoran dalaman atau

luaran
Menyediakan Jadual penyelarasan dalaman
Menyediakan jadual dan melaksanakan pemantauan

Senarai Kehadiran

11

18
19
20

Menyedia dan mengadakan penyelarasan skor serta

membentangkan laporan pementoran, penyelarasan dan
pemantauan

Senarai Semak
FPM

Jadual / Takwim
Takwim Pemantauan
pemantauan
Laporan / Minit Mesyuarat

PENGURUSAN PERLAKSANAAN SPSK (AM)

Bil
1

Perkara
Jawatankuasa SPSK Sekolah Ditubuhkan

Bahan Bukti
Carta Jawatankuasa SPSK Sekolah
dan disahkan oleh Pentadbir
Salinan Sijil/Surat Lantikan

2
3

Surat Lantikan AJK SPSK Sekolah Diedarkan

Dokumen Kualiti SPSK yang lengkap bercap "SALINAN DOKUMEN
TIDAK TERKAWAL"
dan Salinan/Cabutan PK daripada Dokumen Kualiti dicap
Dokumen Kualiti
"SALINAN" dan ditandatangani oleh Pengurus Kualiti pada muka
surat hadapan sahaja.

Mesyuarat Jawatankuasa SPSK Sekolah dilaksanakan

(sekurang-kurangnya 2 kali setahun)

5
6
7
8
9

Mempamerkan Visi dan Misi sekolah

Mempamerkan Objektif Kualiti SPSK.
Mempamerkan Dasar Kualiti SPSK
Mempamerkan carta organisasi sekolah dan piagam pelanggan.
Taklimatkan tentang SPSK kepada semua staf dan murid.

10

Perancangan Pra Audit Dalam oleh pihak sekolah.

Minit Mesyuarat

Persekitaran Sekolah

Laporan Program / Laporan Guru Bertugas

Minit Mesyuarat / Takwim

Instrumen

ULASAN / CADANGAN PENAMBAHBAIKAN :

(TANDATANGAN JURUAUDIT SEKOLAH)

(TANDATANGAN PENGETUA/GURU BESAR)

JPS.SJK-SPSK02

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

Skor

ap

Skor
yang ditetapkan dalam proses

Skor
etulan, pencegahan dan

Skor

a pengurusan kewangan dan

Skor

Skor

Skor

RUMUSAN DAPATAN KESELURUHAN PEMANTAUAN SPS

0
0
0
0

TARIKH PEMANTAUAN

MARKAH
PENUH

PROSEDUR KUALITI
PK 01 - PENGURUSAN PANITIA

22

PK 02 - PENGURUSAN JADUAL WAKTU

20

PK 03 - PENGURUSAN PENGAJARAN
& PEMBELAJARAN

52

PK 04 - PENGURUSAN PENCERAPAN

18

PK 05 - PENGURUSAN PEPERIKSAAN

34

PK 06 - PENGURUSAN SEMAKAN
HASIL KERJA MURID

24

PK 07- PENGURUSAN MESYUARAT

34

PK 08 - PENGURUSAN BIMBINGAN

18

PK 09 - PENGURUSAN PUSAT SUMBER

28

PK 10 - PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF

32

PK 11 - PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN

14

PK 12 - PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

26

PK 13 - PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI

16

PK 14 - PENGURUSAN AUDIT DALAM

12

PK 15 - PENGURUSAN KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK AKUR

PK 16 - TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN

PENAMBAHBAIKAN

10

PK 17 - PENGURUSAN PEROLEHAN

22

PK 18 - PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN

PENGAJARAN GURU GANTI

24

PK 19 - PENGURUSAN PBS

40

PENGURUSAN PERLAKSANAAN SPSK (AM)

20

JUMLAH

388

AMAT LEMAH
AUDIT KEWANGAN :

BAND :

TANDATANGAN

TANDATANGAN

.......................................................................
(

)
JURU AUDIT SEKOLAH

......................................................................
)
PENGETUA/GURU BESAR

.......................................................................
(

)
JURU AUDIT SEKOLAH

......................................................................
(

)
PENGETUA/GURU BESAR

AN KESELURUHAN PEMANTAUAN SPSK

0
0
0

MARKAH

PERATUS

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

0%

E
BAND :

TANDATANGAN

........................................................................
)
PENGETUA/GURU BESAR

........................................................................
(

)
PENGETUA/GURU BESAR