AGM PIBG 2011 Masliza

AJK PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE-8

SMK SERI KUNDANG
AJK INDUK
29 JANUARI 2011
8.00PAGI -12.30 TENGAHARI
4

AGM PIBG 2011 Masliza

Pengerusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Pen. Setiausaha
Bendahari

:
:
:
:
:
:
:

Pn Hajah Noraizan bt Brahim (Pengetua)

Pn Hajah Jamaliah bt Abu (Penolong Kanan)
En Pazir b. Zainuddin (PK HEM)
Pn Suhaida bt Shamsuddin (PK Koku)
Pn Masliza bt Shahadan
Pn Nihan bt Ahmad
Pn Mariani bt Jusoh
5

AGM PIBG 2011 Masliza

Pen. Bendahari
Bil
1

Perkara
No 28

: Pn Faizah Nor bt Abdullah

Senarai Tugas
menyambut kedatangan VIP lebih awal
mendapatkan buku program untuk VIP
mengiringi dan meraikan VIP

AGM PIBG 2011 Masliza

No 1

menyediakan buku pelawat untuk ditandatangani VIP

memastikan penyediaan air mineral untuk VIP
meraikan kedatangan ibu bapa
bantuan pengawas sebagai petunjuk arah

menghubungi VIP & follow-up untuk merasmikan majlis

menyediakan surat jemputan VIP yang perlu

AGM PIBG 2011 Masliza

No 2
Pn Noor Liza bt Pamuji(K)
Pn Normasduha bt Ajis

ditandatangani YDP melalui pengetua (letter head PIBG)

menyerahkan satu salinan untuk difailkan
mendapatkan surat jemputan ibu bapa daripada S/U PIBG
untuk diriso
memastikan surat diedar melalui anak murid
mengutip semula borang usul dan maklum balas kehadiran
mengira jumlah kehadiran berdasarkann maklumbalas ibu

AGM PIBG 2011 Masliza

No 3

bapa & memaklumkan kepada AJK Jamuan dan AJK buku

program untuk anggaran penyediaan makanan dan buku
program.
memastikan usul ditaip kemas dan tersusun untuk diriso
menyerahkan usul kepada AJK buku program
menyediakan buku program lengkap
menyerahkan kepada AJK Pendaftaran

AGM PIBG 2011 Masliza

bendahari

No 4

menyediakan laporan kewangan lengkap dan menyerahkan

kepada AJK buku program
menyediakan bahan untuk laporan aktiviti oleh S/U
menyediakan bahan persembahan multimedia
memastikan keadaan sesuai untuk persembahan
multimedia
memastikan persembahan multimedia lancar semasa AGM

10

AGM PIBG 2011 Masliza

No 6

memimpin bacaan doa

No 5

mengacarakan majlis perasmian AGM

mendapatkan maklumat program daripada S/U
mohon pelajar menyediakan kerusi meja dan perhiasan
yang bersesuaian jika perlu.

11

AGM PIBG 2011 Masliza

Persiapan dewan sebelum

No 7

memastikan dewan bersih

menyusun kerusi dengan kedudukan jarak yang sesuai
untuk pergerakan tetamu
menyusun mengikut jenis dan warna yang seragam
jumlah kerusi mengikut anggaran kehadiran dengan
mengambil kira kehadiran sepasang ibu dan

12

AGM PIBG 2011 Masliza

10

11

Urus Sofa dan meja VIP sebelum &

selepas majlis
No 8

Persiapan Untuk Mesyuarat Agung

PIBG selepas perasmian
N0 27

bapa(kebiasaan 140-150 kerusi)

memastikan sofa untuk VIP di sediakan ditempat yang
sesuai lengkap dengan perhiasan yang sesuai
memastikan dikemas kembali selepas majlis perasmian
sebelum AGM bermula.
menukar susunan selepas majlis perasmian dan sebelum
mesyuarat bermula
menyediakan 2 meja kantin yang lengkap dengan

13

AGM PIBG 2011 Masliza

12

Mengemas dewan selepas majlis

No 9

13

Trafik dan Keselamatan

N0 10

skirting
menyediakan 20 kerusi yang sesuai
memastikan kerusi disimpan semula
memastikan dewan dikunci semula
menyediakan 5 orang pelajar untuk membantu (kadet
polis)
memastikan keadaan trafik baik

14

AGM PIBG 2011 Masliza

14

Perhiasan Pentas dan Back-drop

No 11

menyediakan back-drop dan hiasan pentas yang sesuai.

memastikan dikemas kembali

15

AGM PIBG 2011 Masliza

15

Fotografi & Dokumentasi

No 12

16

Pencatat Minit
N0 13 dan n0 26
xxxxx (Ucapan YDP semasa
perasmian)

memastikan mengambill gambar yang bersesuaian untuk

laporan
menyediakan laporan lengkap mengikut format.
mencatat minit mengikut bahagian seperti contoh bahan
yang diberi oleh S/U PIBG
menyerahkan minit bertulis tangan yang mudah dibaca dan

16

AGM PIBG 2011 Masliza

17

xxxxx (Ucapan pengetua & perasmi

AGM)
Pendaftaran Ibu bapa dan Guru
N0 14

sempurna kepada S/U PIBG dalam tempoh 3 hari selepas

cuti Tahun Baru Cina.
mendapatkan borang pendaftaran daripada S/U
menyediakan meja pendaftaran dengan hiasan dan lebel
mengikut tingkatan
disediakan kerusi dan alat tulis untuk pendaftaran ibu bapa
memantau pendaftaran ibu bapa agar maklumat yang
ditulis lengkap untuk rekod

17

AGM PIBG 2011 Masliza

18

No.23

mendapatkan buku program dan mengedarkan kepada

hadirin
menyediakan nombor cabutan bertuah
menyediakan 5 orang pelajar bertugas membantu
mengenalpasti nama2 penerima hadiah/anugerah
menyerahkan nama kpd MC dan AJK Buku Program
menyerahkan nama kepada stage manager

18

AGM PIBG 2011 Masliza

19

N0 15

memastikan sijil dan anugerah diserahkan kepada JK Sijil

dan cenderamata
menghubungi penerima dan mengesahkan kehadiran/kad
jemputan
menyediakan tabung derma kilat
menyediakan cenderamata (jika perlu)
menyediakan pengawas (pengawas yang sama semasa

19

AGM PIBG 2011 Masliza

menjadi petunjuk aras) untuk memastikan edaran tabung

mengira jumlah kutipan dan memaklumkan kepada
pengerusi majlis semasa AGM untuk diumumkan kepada
hadirin.

20

AGM PIBG 2011 Masliza

20

Siaraya
N0 16

21

Cenderamata & Cabutan Bertuah

No17

memastikan siaraya berfungsi dengan baik

menyediakan pelajar bertugas
memastikan alatan disimpan semula selepas majlis
menyediakan 20 hamper cabutan bertuah
menyediakan alatan untuk penyampaian sijil &
cenderamata & hamper cabutan bertuah

21

AGM PIBG 2011 Masliza

22

Sijil
No 18

menyediakan sijil AJK sesi 2014

menyerahkan kepada AJK cenderamata

23

Jurukira undi/ Pencatat papan putih

No 19

menyediakan 2 papan putih dan maker pen untuk

mencatat semasa pelantikan AJK sesi 2011
mencatat dan mengira undian

22

AGM PIBG 2011 Masliza

24

Seranta & Publisiti

N0 20

memastikan papan putih diletakkan semula ditempat asal

menempah kain rentang
memastikan kain rentang diletakkan ditempat sesuai
memastikan kain rentang disimpan kembali
memastikan kertas makluman bersaiz A3 diletakkan di
surau, masjid dan tempat2 yang sesuai untuk makluman
ibu bapa

23

AGM PIBG 2011 Masliza

bekerjasama dengan AJK masjid dan surau berhampiran

No 24

25

Jamuan VIP & Ibubapa

untuk mengumumkan di masjid dan surau

mengenalpasti jensi persembahan / nasyid
adakan latihan ringkas / raptai
persembahan tidak terlalu panjang/meleret-leret
menempah makanan

24

AGM PIBG 2011 Masliza

No 21

memastikan kebersihan sebelum dan selepas majlis

Puteri Islam / Pengawas

No 25

memastikan tempat duduk penerima anugerah

dapatkan senarai penerima anugerah drp urusetia
anugerah
taklimat berkenaan naik turun dan terima anugerah di

25

AGM PIBG 2011 Masliza

pentas
memastikan penerima berbaris naik dan turun dan kembali
ke tempat duduk
memastikan nama penerima tersusun seperti dalam teks
MC
memastikan susunan sijil dan anugerah selaras dgn nama
penerima/wakil
Catatan:

26

AGM PIBG 2011 Masliza

1.Sila serahkan resit perbelanjaan yang dibuat kepada bendahari untuk tuntutan.
2.Guru terlibat diminta menyerahkan nama@bilangan pelajar yang membantu kepada AJK Jamuan untuk penyediaan makanan

27