KERTAS KERJA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KESEPULUH

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN BUKIT KEPAYANG

GARDEN HOMES, SEREMBAN 2
1.0 PENDAHULUAN
SMK Bukit Kepayang telah pun mengadakan Mesyuarat Agung PIBG sebanyak 10
kali.Mesyuarat Agung PIBG ini diharapkan akan dapat memupuk hubungan di antara
ibu bapa dengan warga sekolah.Majlis ini juga memberi peluang kepada ibu bapa
dan warga sekolah untuk menyuarakan pendapat dan berbincang isu terkini untuk
meningkatkan lagi pencapaian semua pelajar dalam bidang akademik, kokurikulum
dan sahsiah.
2.0 MATLAMAT
Semoga perbincangan yang diadakan adalah secara telus dan dapat mencapai kata sepakat
antara pihak sekolah dan ibu bapa. Segala aktiviti yang dijalankan di sekolah juga dapat
dilaporkan kepada ibu bapa secara terus dan bersama-sama berusaha bagi meningkatkan
kecemerlangan pelajar dalam bidang akademik, kokurikulum dan pembangunan insan
disamping memupuk semangat cintakan sekolah.

3.0 OBJEKTIF
3.1 Mengeratkan hubungan antara ibu bapa dan pihak sekolah
3.2 Menjalinkan hubungan warga sekolah dengan masyarakat setempat.
3.3 Membincangkan usul-usul yang dikemukakan oleh ibu bapa untuk
meningkatkan peranan PIBG
3.4 Memberi pendedahan tentang aktiviti dan program yang dijalankan di sekolah.
4.0 PELAKSANAAN
Tarikh
Masa
Tempat

: 1 Mac 2014
: 8.00 Pagi
: Dewan Seri Kepayang, SMK Bukit Kepayang.

5.0 KUMPULAN SASARAN

-

Semua guru, pelajar dan ibu bapa SMK Bukit Kepayang

6.0 SENARAI AJK

Rujuk Lampiran
7.0 PERASMIAN
Perasmi : YB Dato Hasim bin Rusdi,DPNS.,DMSM.,PPT.,JP.,ANS,AMN,PMC.,PJK.,
Pengerusi Jawatankuasa Bertindak:Pertanian Dan Industri Asas Tani.

8.0 ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL
1
2
3
4
5
6

UNIT/JAWATANKUASA
Unit Sambutan
Unit Persiapan Pentas
Unit Buku Program
Unit Pameran Papan Kenyataan
Unit Persembahan
Unit Jamuan Murid

Unit jamuan Guru/Ibu Bapa

Guru : RM435.00
Ibu Bapa : RM1160.00
VIP : RM300.00
Unit Fotografi

8
9

10

Unit Cenderamata VIP

VIP : RM300.00
Pengarah: RM70.00
Pegawai PPD : RM50.00
YDP PIBG : RM50.00
Cabutan Bertuah

JUMLAH
RM150.00
RM200.00
RM180.00
RM250.00
RM200.00
RM357.00
RM1895.00
RM150.00
RM770.00

RM800.00
11.
12.
13.

40 Hamper X RM20.00
Backdrop
Cenderamata AJK PIBG sesi 2010/2011
Sumbangan Pelajar Cemerlang PMR
8A RM80 X 23 = RM1840.00
7A RM70 X 26 = RM1820.00
6A RM60 X 2= RM120.00
Jumlah

RM300.00
RM300.00
RM3780.00
RM9329.00

9.0 Kewangan
BIL
1
Sumbangan PIBG
2
Sumbangan hamper
3
Sumbangan Luar
Jumlah
10.0

Tentatif Program
Rujuk Lampiran

Perkara

JUMLAH
RM3529.00
RM800.00
RM5000.00
RM9329.00

JAWATANKUASA KERJA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KESEPULUH

SESI 2013/2014
1 Mac 2014
________________________________________________________________________
Ex-Officio

Puan Hajah Siti Rahimah bt. Sulaiman

Pengetua SMK Bukit Kepayang

Bil
1

Yang Dipertua

Tn. Haji. Ramli bin Harun

Naib Yang Dipertua

Encik V. Alageshwaranathan

Setiausaha

Cik Suriati binti Mustafa

Pen. Setiausaha

Cik Norshahira bt. Mohd. Salleh

Bendahari

Tn. Haji Abdullah bin Mamat

Jawatankuasa
Jawatankuasa Sambutan/Protokol
Puan Hajah Siti Rahimah bt. Sulaiman
En. Ezaiddin bin Hussain
Pn. Norlela bt. Hashim
En. Raja Manikam a/l Chinniah
Yang Dipertua PIBG
Naib Yang Dipertua PIBG
AJK PIBG
Pn. Norazila bt. Alias
En. Mohd. Nizar bin Mohd. yusof
Pn. Fatihah bt. Junoh
Pn. Rozila bt. Wahidin

Memastikan tempat duduk VIP dan sekitar

dihias bersih dan ceria.
Mengenal pasti tempat duduk tetamu khas
di dewan dan memaklumkan kepada AJK
Jamuan tentang penentuan tempat duduk
tetamu tersebut di meja jamuan.
Mempersilakan tetamu ke tempat jamuan.

Jawatankuasa Surat Jemputan

. Menyediakan surat jemputan untuk VIP

( YB, Pengarah, PPD)
. Menghubungi dan memastikan kehadiran
VIP atau wakil serta memaklumkan kepada
Jawatankuasa Pendaftaran dan Juruacara.

Cik Suriati bt. Mustafa (K)

Pn. Fauziah bt Zulkifli
Pn. Noraini bt. Md Din
3

Tugas

Jawatankuasa Teks Ucapan

Pn. Jaswani Bt Mohd Jaih ( K)
Pn. Salbiah bt. Ahmad
Pn. Norazila bt. Alias
Pencatat Minit Mesyuarat
Pn. Norliza bt. Kamarudin (K)
Pn. Thilaham a/p Mariappan
Pn. Faridah Bt Hassan

Menyediakan teks ucapan YB , Pengetua dan

YDP PIBG.
. Mencatat minit mesyuarat agung semasa
mesyuarat
Setelah ditaip dan dikemaskini perlu diserahkan
kepada setiausaha PIBG.

Jawatankuasa persiapan dewan

En. Jerome Lim ( kerusi/meja)
Pn. Asha Rani a/p Supramaniam

Pn. Siti Halimah bt. Abu Hassan (VIP)

Pn. Kogila a/p Kobalakrishnan

. Memastikan persekitaran tempat duduk VIP dihias

. Menyediakan gelas , air mineral dan menuangkan
air mineral VIP .
( cth : menghias meja VIP , )

Jawatankuasa Pendaftaran

Menyediakan borang pendaftaran yang

sesuai.
Memastikan meja pendaftaran kemas.
Membuat pendaftaran ibu, bapa dan guru.
Mengambil buku kedatangan mesyuarat
agung di pejabat.
Menyediakan Buku Pelawat dan
menentukan ditandatangani oleh pelawat
berkaitan.
Mengedarkan Buku Program VIP, ibu bapa
dan guru

Cik Nor Azilah Bt Dahalan(K)

Cik Chan Lai Chang
Pn. Suryati bt Kassim
Pn. Norliza bt. Ahmad
Pn. Shaliza Elliana bt. Zainal

Memastikan segala keperluan dan peralatan

disediakan.
. Menyediakan pembesar suara dan rostrum
di dewan.
Memastikan pembesar suara berfungsi
Sepenuhnya
. Menyediakan peralatan untuk mesyuarat iaitu
papan putih.
. Memastikan keadaan dalam dan luar dewan
berada dalam keadaan bersih.
. Menghias kawasan di dalam dan luar dewan
Mengemaskan dewan setelah majlis
berakhir.

Jawatankuasa Hiasan Pentas /

Back Drop
( Pentas)
Pn. Talfiza bt. Taufik (K)
Pn. Nurul Azizah bt. Abd. Wahab
Pn. Fairos Lubis Bt Amaran@Amran
Pn. Malarvily a/p C. Marimuthu
Pn. Siti Aishah bt. Mohd. Yusop

( Back Drop / Banner )

En. Shahrul Fitri Bin Borhan(K)

. Menghias pentas dengan pasu bunga yang

bersesuaian dengan bantuan pekerja.
Mengemaskan pentas setelah majlis
berakhir .

Mendapatkan maklumat back drop /banner

daripada Setiausaha PIBG.
Menyediakan dan menyiapkan back drop
2 hari sebelum majlis berlangsung.

Pengacara Majlis
Pn. Nor Rabaah Bt. Zakaria(K)
Encik Raja Sekaran a/l Gopalan
Pn. Siti Zubaidah bt. Salim

Menyediakan skrip untuk mengacarakan

majlis.
Mengacarakan majlis hingga selesai.

Jawatankuasa Buku Program

Mendapatkan maklumat yang diperlukan untuk

buku program
. Menyediakan bahan-bahan untuk buku
program.
Menaip dan menyemak maklumat yang
diperoleh.
. Menghias buku program VIP
Menyerahkan buku program kepada JK
Pendaftaran.

Pn. Norshamsila bt. Saludin( K)

Pn. Norsheilla bt. Shamsudin
Cik Farah Zahidah bt. Ruslan
Pn. Normala bt. Sali
Pn. Devaki a/p Subramaniam(Ibu Bapa)

10

Jawatankuasa Fotografi/Video
Encik Wan Noor Azmi Wan Husin (K)
Pn. Rina bt. Rosli
Pn. Norhuda Bt. Zaini

11

Jawatankuasa Publisiti
En. Mohamad Zulhilmi bin Abdul
Wahab (K)
En. V. Alageswaranathan ( Ibu bapa)

12

Bacaan Doa
Che Mohammad Rahim bin Che
Ibrahim (K)
En. Raduan bin Nasir

13

Jawatankuasa Acara Sambutan

Pn. Jamuna a/p Maruthai (K)
Pn. Lee Chui Peng
Pn. Kavitha a/p Govinden
Pn. Norliza bt. Jamian
Pn. Jaswinder Kaur a/p Jaila Singh
Jawatankuasa Persembahan

Menghubungi pihak Radio Negeri FM untuk

memaklumkan Majlis Mesyuarat Agung PIBG
kepada ibu bapa dan masyarakat setempat.

Menyediakan teks doa yang sesuai.

Membaca doa semasa majlis.

Menyediakan kelengkapan yang

bersesuaian seperti bunga manggar, pasukan
kompang, bunga telur dan sirih junjung
untuk sambutan ketibaan tetamu kehormat.
Menguruskan persembahan sebelum tetamu
kehormat masuk ke dewan.

Pn. Nor Azlina Zainal Abidin (K)

Pn. Rozila bt. Aliasak
Pn. Azlinda bt. Md. Azhar

Menentukan persembahan yang sesuai.

Melatih pelajar untuk persembahan.
Memastikan pakaian pelajar kemas dan
bersopan.
Mengadakan raptai.

Ajk Siaraya

. Memastikan supaya siaraya pada hari majlis

14

15

Mengambil gambar yang bersesuaian untuk

didokumentasikan.
Menyimpan semua peralatan selepas majlis
tamat.
Mendokumentasikan majlis dalam bentuk
gambar dan menyerahkan kepada pihak
pengurusan.

En. Raduan bin Nasir (K)

En. Muniandy a/l Verappan
En. Asmadi bin Ahmad Tolo(Ibu bapa)
16

Jawatankuasa Keselamatan/Lalulintas/
Disiplin Pelajar
En. Tan Teng Thian (K)
Pn. Moi Fong Fun
En. Mazli Mahadi
Pn. Rozita Mohd Dalal

berfungsi dengan baik.

. Menyediakan mikrofon untuk ahli persembahan
Memastikan kenderaan diletakkan di tempat
yang bersesuaian.
Memastikan disiplin pelajar terkawal.
Memaklumkan kepada pelajar supaya
berpakaian kemas.
. Menyediakan tempat letak kereta untuk VIP

17
Jawatankuasa Kebersihan dan
Keceriaan
Pn. Bong Ah Lan (K)
Pn. Peh Mui Yong
Pn. Norlida bt. Hussain
18

. Menyediakan penunjuk arah (cth: tandas)

Memastikan persekitaran sekolah dan
laluan tetamu sentiasa bersih.
Memastikan persekitaran sekolah bersih
sebelum,semasa dan selepas majlis
diadakan.

Jawatankuasa Jamuan
i)

Jamuan VIP

Pn. Zalinah bt. Osman (K)

Pn. Norazilah Bt Mat Noor
Pn. Rahimah bt. Ibrahim
ii)

Jamuan Pelajar

Pn. Hafizah Bt Baharuddin (K)

Pn. Latifah Bt Abd Ghafar
Pn. Lidyazurra bt. Mohd. Musa
iii)

Jamuan Guru/Ibu bapa

Menyediakan menu dan perbelanjaannya.

Menentukan bentuk atau cara jamuan
diadakan
Menentukan tempat jamuan
Menyediakan kerusi, meja, pinggan dan
gelas yang cukup untuk semua jemputan.
Menceriakan tempat jamuan.
Menyediakan alas meja dan bunga di atas
meja makan VIP.
Mengemas semua peralatan setelah majlis
tamat.

Pn. Zuraida bt. Wahab(K)

Pn. Fatimah Salma Mohammed
Pn. Roseni bt. Mahmud
19

20

Jawatakuasa Cenderamata / Hadiah

Loy Choon Khoon (K)
Pn. Zuraidah bt. Zolkapli
Pn. Zaiton bt Ayob
Pn. Nor Fatihah binti Abdullah

Menyediakan anggaran bajet untuk

dibentangkan dalam mesyuarat AJK PIBG.
Menyediakan cenderamata/hadiah dan
membalutnya untuk tetamu VIP
. menyediakan hadiah untuk ajk PIBG .

Jawatankuasa Cabutan Bertuah

. Menguruskan hadiah-hadiah untuk cabutan

Pn. Noorhazlin Bt Yahya (K)

Pn. Siti Marina Sham bt. Md Nor
Pn. Sheela Devi a/p Visvalingam
Cik Hjh. Fadzilah Hussain
En. Asmadi Ahmad Tolo( Ibu bapa)
En. Nordin bin Kamis(Ibu bapa)
En.Rozali bin Yaacob ( Ibu bapa)
21.

Jawatankuasa dan Keceriaan Papan

kenyataan
En. Kong Thiam You (K)
Pn. Muzlifah bt. Mohamed

22.

Jawatankuasa penyelia peserta

Pn. Roseilna bt. Othman (K)
Pn. Zaizura bt. Husin (K)
Pn. Shanthi a/p Shanmugam

23.

bertuah.
Menyediakan nombor cabutan bertuah
yang sesuai.
Mengendalikan cabutan dan penyampaian
hadiah.
. Mencari penaja bagi cabutan bertuah

Menentukan format pameran

Menyediakan bahan yang sesuai untuk
pameran.
Memastikan pameran berjalan lancar
Memastikan bilik laluan VIP bersih,kemas
dan menarik
- menyediakan senarai nama pelajar yang menerima
sijil dan cenderamata.( Pelajar Cemerlang PMR )
- Menyusun pelajar untuk menerima sijil dan
cenderamata
-Memastikan penyampaian sijil berjalan dengan
lancar.
-Menyediakan surat jemputan kepada pelajar

Dokumentasi
Cik Norshahira bt. Mohd. Salleh (K)
Cik Suriati bt. Mustafa

Menyediakan laporan sebelum dan semasa

mesyuarat agung.

PERHATIAN :
1. Sebarang tugas yang berkaitan yang tidak disenaraikan perlu diselesaikan mengikut
budi bicara jawatankuasa masing-masing demi kelancaran program.
2. SEMUA PENASIHAT PERSATUAN/KELAB/ UNIT BERUNIFORM perlu
memastikan papan kenyataan unit masing-masing dikemaskinikan menjelang
mesyuarat Agung.

Disemak dan disahkan oleh,

(PN. HJH. SITI RAHIMAH BT. SULAIMAN)

Pengetua,
SMK Bukit Kepayang.

ATURCARA
8.30 Pagi

Ketibaan ibu bapa, penjaga dan guru serta pendaftaran

8.40 Pagi

Ketibaan YDP PIBG Tn. Haji Ramli Bin Harun dan

AJK PIBG

8.45 Pagi

Ketibaan Pengarah Pendidikan Negeri dan

Pegawai Pendidikan Daerah Seremban

9.00 Pagi

Ketibaan
YB Dato Hasim bin Rusdi,
DPNS.,DMSM.,PPT.,JP.,ANS,AMN,PMC.,PJK.,
Pengerusi Jawatankuasa Bertindak:
Pertanian Dan Industri Asas Tani
Persembahan Pelajar
Bacaan Doa
Ucapan Yang Dipertua PIBG
Tn. Haji . Ramli Bin Harun
Ucapan Pengetua
Pn. Hjh. Siti Rahimah bt. Sulaiman
Ucapan Perasmian Mesyuarat Agung PIBG kali ke-11
Yang Berhormat, Dato Hasim bin Rusdi
Penyampaian Sijil dan Cenderamata
Pelajar Cemerlang PMR
Penyampaian Cenderamata Ajk PIBG

10.30 pagi

Jamuan

10.45 pagi

Mesyuarat Agung PIBG bermula

12.30 tengahari

Majlis Bersurai