GARIS PANDUAN

MAJLIS KONVOKESYEN
MAKTAB PERGURUAN

UNIT HAL EHWAL PELAJAR

BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU
MAJLIS KONVOKESYEN MAKTAB PERGURUAN MALAYSIA
1. LATAR BELAKANG
Maktab-Maktab Perguruan Malaysia mengadakan Majlis Konvokesyen
pada setiap tahun. Majlis ini merupakan satu majlis penganugerahan dan
keraian yang diadakan khas untuk guru-guru yang menamatkan kursus
dengan jayanya di Maktab masing-masing.
1.1 Isu-isu mengenai pengurusan majlis tersebut kerap dibangkitkan
dalam tinjauan dan pemantauan yang telah dibuat. Isu-isu ini boleh
dikategorikan seperti berikut:
1.1.1 Pemilihan tarikh konvokesyen dan penundaan tarikh
1.1.2 Pemilihan Tetamu Khas dari dalam dan luar Kementerian
Pendidikan Malaysia.
1.1.3 Draf teks ucapan Tetamu Khas, Pengetua dan Wakil BPG
serta kata alu-aluan Menteri Pendidikan , Ketua Pengarah
Pendidikan Malaysia, Pengarah BPG dan Pengetua.
1.1.4 Buku cenderamata
1.1.5 Aturcara majlis ( perarakan regalia, doa konvokesyen ,
persembahan koir/nasyid/muzik tradisional)
1.1.6 Pakaian dan tatalaku graduan

1.1.7 Protokol dan etika (susunan kedudukan dalam dan luar

dewan, di atas pentas, dewan jamuan, bilik khas /
menunggu tetamu dan tandas)

1.1.8 Jemputan dan sambutan

1.1.9 Aturcara pentadbiran dan skrip juruacara.

2. PENGUATKUASAAN

2.1 Garis panduan ini hendaklah dilaksanakan oleh semua maktab

bagi majlis konvokesyen tahun 2002 dan seterusnya.

2.2 Semua Pengetua Maktab hendaklah mempastikan pelaksanaan

garis panduan ini adalah di bawah kawalan dan makluman
Pengetua Maktab.
 GARIS PANDUAN MAJLIS KONVOKESYEN
MAKTAB PERGURUAN MALAYSIA

1. Tarikh Konvokesyen dan Tetamu Kehormat

Jawatankuasa hendaklah menetapkan tarikh dan masa konvokesyen

yang hendak diadakan serta mencadangkan dua nama Tetamu Kehormat.
Tarikh, masa dan nama-nama Tetamu Kehormat hendaklah dimaklumkan
kepada Bahagian Pendidikan Guru untuk penyelarasan dan menjemput
Tetamu Kehormat hadir ke konvokesyen. Jika Tetamu Kehormat yang
hendak dijemput itu dari luar Kementerian Pendidikan Malaysia,
kebenaran Kementerian ini perlu diperolehi. Sebarang penundaan tarikh
hendaklah dimaklumkan segera kepada BPG.

2. Kata Aluan Buku Cenderamata dan Teks Ucapan

Satu jawatankuasa teks ucapan yang terdiri daripada mereka yang mahir
dan telah mendapat latihan menulis teks ucapan hendaklah diwujudkan
untuk menulis teks ucapan Pengetua, Pengarah Pendidikan Guru dan
Tetamu Kehormat di samping kata alu-aluan untuk buku cenceramata.
Draf kata alu-aluan dan teks ucapan Tetamu Kehormat, Pengarah dan
Pengetua hendaklah dihantar ke BPG untuk disemak, diedit dan
mendapat persetujuan daripada Pengarah Pendidikan Guru dan Tetamu
Kehormat. Elakkan dari menulis teks ucapan yang menyentuh mengenai
pengumuman dasar Kementerian yang akan atau belum dilaksanakan.
Draf-draf teks ucapan dan kata alu-aluan hendaklah dihantar ke BPG
selewat-lewatnya satu bulan sebelum tarikh konvokesyen. Sebaik-
baiknya dihantar juga dalam bentuk disket.Elakkan ucapan Pengetua
seperti membuat laporan mengenai maktab. Dicadangkan Pengetua
menyampaikan ucapan dengan nasihat terakhir dan dapat menyuntik
semangat untuk menjadi guru yang profesional. Teks ucapan Tetamu
Kehormat yang tidak disaring tidak boleh diberi kepada pemberita akhbar.

3. Buku Cenderamata Konvokesyen

Buku cenderamata konvokesyen hendaklah dihadkan untuk konvokesyen

sahaja. Jawatankuasa hendaklah menyemak dan mengedit untuk
mempastikan tiada kesilapan. Reka bentuk mestilah menarik agar buku
dapat diabadikan oleh para graduan. Perkara-perkara yang tidak ada
kaitan atau kurang mustahak seperti senarai-senarai semua AJK kecil,
Staf akademik, staf sokongan, nama-nama Pengetua dan Timbalan
 Pengetua yang pernah bertugas di Maktab itu, laporan-laporan dan
seumpamanya haruslah dielakkan. Maklumat ini lebih sesuai dibuat
melalui ruangan-ruangan dalam majalah Maktab atau Laporan Tahunan
Maktab. Buku cenderamata dicadangkan mengandungi kata alu-aluan,
aturcara majlis, senarai graduan, penerima-penerima hadiah khas dan
penghargaan. Sebaik-baiknya buku ni tidak mengandungi iklan
perdagangan.

4. Program Majlis

Program majlis hendaklah dijalankan dengan penuh syahdu dan tertib

agar ia memberi makna dan kesan yang sempurna.

4.1 Perarakan Regalia

Perarakan ini mestilah dijalankan dengan penuh istiadat. Alat

kebesaran yang diarak juga mestilah mempunyai pengertian
tersendiri. Oleh itu alat-alat mestilah terlebih dahulu mendapat
pengiktirafan atau anugerah oleh pihak-pihak tertentu,
misalnya jika kris panjang atau cokmar yang menjadi alat
kebesarannya, ia mestilah dianugerahkan oleh mereka yang
berwibawa seperti YB Menteri Pendidikan, selaku kuasa yang
tertinggi di Kementerian Pendidikan.

4.2 Doa Majlis Konvokesyen

Amalan membaca doa dalam satu-satu majlis memenag

dituntut untuk kejayaan dan keberkatan. Justeru itu, doa yang
dibaca difokuskan untuk kejayaan, keselamatan dan
keberkatan Majlis, hadirin, ibu-bapa, pemimpin, graduan,
agama dan ummah. Di samping itu, boleh dimasukkan unsur-
unsur kesyukuran, akhlak mulia, kebahagian hidup di dunia
dan akhirat. Jangka masa yang sebaik-baik lebih kurang tiga
minit. Namun begitu adab-adab doa mestilah dipatuhi.

4.3 Persembahan Dalam Majlis

Acara persembahan hendaklah sesuai dan tidak

menampakkan seolah-olah Majlis Konvokesyen seperti Hari
Persembahan Tarian, Koir atau Muzikal.

4.4 Pakaian dan Tatalaku

 Pakaian hendaklah kemas, sopan dan rasmi dari hujung
rambut hingga hujung kaki. Dicadangkan pakaian untuk Majlis
Konvokesyen seragam dan satu warna, seperti bagi lelaki
berbaju kebangsaan atau ’lounge suit’. Para graduan tidak
dibenarkan meninggalkan dewan atau majlis makan sebelum
Tetamu Kehormat meninggalkan majlis. Graduan juga
tidakdibenarkan keluar bergambar atau berada di luar dewan
sebelum majlis selesai. Pastikan juga graduan memankai kasut
yang sesuai untuk majlis.

4.5 Susun Tadbir Majlis dan Skrip Jurucara

Urusetia hendaklah menyediakan susun tadbir majlis yang teliti

agar ia berjalan dengan sempurna. Skrip Jurucara hendaklah
disediakan sebelum majlis dan raptai berjalan. Skrip hendaklah
disemak agar terhindar perkara-perkara kurang sesuai atau
tidak diingini disebut semasa majlis berjalan.

5. Protokol dan Etiket

Persediaan sebelum dan semasa majlis dijalankan perlulah dikawalselia

olah Jawatankuasa protokol.

5.1 Susunan Keutamaan

Susunan keutamaan amatlah mustahak dalam pelbagai majlis,

khasnya dalam Majlis Konvokesyen. Antara kegunaan susunan
keutamaan ialah:

 Menyusun tempat duduk

 Menyusun aturcara majlis
 Menyusun bendera negeri-negeri di Malaysia
 Tertib ketibaan Tetamu Kehormat dan Kenamaan
 Tertib kepulangan Tetamu Kehormat dan kenamaan
 Salutasi dan penyampaian ucapan

5.2 Persediaan

Jawatankuasa protokol hendaklah mempastikan perkara-

perkara berikut dibuat lebih awal.

 Senarai Jemputan
 Tempahan kenderaan rasmi untuk Tetamu kehormat
  Menentukan pegawai pengiring
 Mempastikan nama, gelaran, bintang-bintang, pangkat
Tetamu Kehormat untuk dituliskan dalam buku cenderamata
dan belakang pentas (back drop)
 Pakaian Tetamu Kehormat
 Bilik rehat dan tandas
 Miniman dan gubahan bunga di atas meja kecil di pentas
Tetamu Kehormat
 Keselesaan tempat duduk di pentas
 Ruang penyampaian diploma

6. Jemputan dan Sambutan

6.1 Bagi menjamin kejayaan sesuatu majlis, senarai jemputan

hendaklah disediakan oleh jawatankuasa jemputan dan sambutan
di peringkat awal-awal lagi. Ada berapa jenis senarai yang harus
disediakan:

 Ringkasan senarai
 Senarai nama
 Senarai keutamaan
 Senarai jawapan
 Senarai kehadiran

6.2 Penyambut tetamu mempunyai peranan penting bermula dari

sebelum tetamu tiba hinggalah majlis selesai. Penyambut tetamu
perlu mempunyai senarai jemputan yang akan hadir dan
menyemak senarai dengan teliti agar nama, panggilan hormat,
tempat duduk dapat dipastikan. Penyambut tetamu hendaklah
mengenali tetamu yang akan hadir. . Penyambut tetamu hendaklah
mempunyai kriteria dan kualiti yang tertentu, termasuk perawakan,
pakaian, gaya diri dan ramah di samping mahir dalam teknik
menyambut. Jika perlu, pengiring mesti tahu tempat duduk tetamu
itu.

7. Raptai

Raptai bagi mengendalikan majlis dari awal sampai akhir sangat perlu
diadakan agar majlis berjalan tanpa kecacatan dan kelemahan. Semua
AJK perlu hadir menetukan perjalanan majlis akan sempurna.
Disediakan :

Unit Hal Ehwal Pelajar,

Bahagian Pendidikan Guru,
Kementerian Pelajaran Malaysia.

1 Mac 2002

CONTOH LAM-PT18-02

PEMANTAUAN KEBERKESANAN MAJLIS KONVOKESYEN

DARIPADA PERSEPSI PELAJAR

Pengambilan Tahun :
Tarikh
Tandakan ( √ ) pada ruang berkenaan

1. Tidak Sesuai
2. Kurang Sesuai
3. sesuai
4. Sangat Sesuai

Bil. Aspek utama 1 2 3 4

1. Penentuan tarikh konvokesyen

2. Tempoh makluman dihantar kepada graduan
3. Aturcara Majlis Konvokesyen
4. Taklimat aturcara pentadbiran dan perjalanan majlis
5. Raptai
6. Persediaan warga maktab
7. Majlis Makan Malam Graduan
8. Ucapan Pengarah Maktab
9 Ucapan Tetamu Kehormat
10 Jamuan Konvekesyen
11. Persembahan semasa Majlis Konvokesyen
12. Keceriaan Maktab
13. Layanan kepada keluarga waris graduan
14. Urusan mengambil dan memulangkan jubah

CONTOH LAM-PT18-03

PEMANTAUAN KEBERKESANAN MAJLIS KONVOKESYEN

DARIPADA PERSEPSI TIMBALAN PENGARAH MAKTAB/KJ HEP

Pengambilan Tahun :
Tarikh
Tandakan ( √ ) pada ruang berkenaan

1. Tidak Sesuai
2. Kurang Sesuai
3. sesuai
4. Sangat Sesuai

Bil. Aspek utama 1 2 3 4

1. Perancangan Majlis Konvokesyen

2. Mesyuarat Pengurusan Majlis Konvokesyen
3. Persediaan Majlis Konvokesyen
4. Pengagihan tugas
5. Pelaksanaan Aturcara Pentadbiran Majlis
Konvokesyen
6. Penyediaan Teks Ucapan Tetamu Terhormat
7. Aturcara Majlis Konvokesyen
8. Disiplin Graduan (Pakaian/tingkahlaku)
9 Taklimat kepada graduan selepas pendaftaran
10 Raptai Majlis Konvokesyen
11. Persiapan Dewan dan Keceriaan maktab
12. Majlis makan/kesyukuran konvokesyen
13. Perjalanan majlis konvokesyen
14. Kepatuhan terhadap Garis Panduan yang
disediakan oleh BPG
15. Mesyuarat Penyelarasan Setiausaha Konvokesyen

Tandatangan
Timbalan Pengarah Maktab/KJ HEP
Cop Jabatan