KEWANGAN

DAN
PENGURUSAN
MAJLIS1 . MUHAMAD IKHWAN BIN MOHD
KHUSAIRI
2. AMZANI BIN RAIDIN
3. MUHAMMAD SYABIL BIN SAAD
KEWANGAN
A. TATACARA PEROLEHAN:
Dalam membuat perolehan pengurusan majlis/acara, pegawai perlulah:
- Mematuhi peraturan kewangan yang sedang berkuatkuasa.
- Memohon kelulusan khas kadar ke Kementerian Kewangan (jika perlu)
- Mengikut bajet yang diluluskan
- Merancang perolehan dengan teliti bagi memastikan semuanya teratur dan boleh
dilaksanakan pada masa yang dikehendaki berlandaskan peraturan semasa.
KEWANGAN
B. PERINCIAN KEWANGAN:
Menyediakan anggaran perbelanjaan secara terperinci dengan mengambil kira:
- Impak perbelanjaan
- Dasar penjimatan selaras dengan pekeliling dan arahan yag sedang berkuatkuasa dan
terkini.
C. AGIHAN PERUNTUKAN
Pengurus Kewangan perlu
- Agihkan peruntukan kewangan kepada Jawatankuasa Pelaksana/Petugas seperti kelulusan
Pengurusi
- Melaksanakan agihan dgn kadar segera bagi memastikan kerja-kerja persiapan dan
perolehan majlis/acara tidak tertangguh.
PENGURUSAN MAJLIS
A. CARTA PERBATUAN
Perlu Disediakan untuk:
- Memantau anggaran masa yang diperuntukkan bagi melaksanakan tugas
- Sebagai indicator untuk mengenal pasti kelewatan atau masalah dalam
perlaksanaan tugas
- Melihat perbandingan status sebentar pelaksanaan tugas dan perancangan.
PENGURUSAN MAJLIS
B. PENGISIAN MAJLIS
- Atur cara
- Bacaan doa
- Ucapan
- Pelancaran
- Persembahan
- Penyampaian hadiah/cenderamata/sijil
- Lawatan pamerkan
- Jamuan
PENGURUSAN MAJLIS
C. CENDERAMATA/HADIAH
- Menyediakan cenderamata/hadiah mengikut kesesuaian majlis dan tetamu
kehormat.
- Pembawa dulang/hadiah dan keperluan dalam penyerahan perlu diteliti dan
dimuktamadkan.
- Petugas/penyelaras untuk keperluan dalam penyerahan cenderamata/hadiah
perlu dilantik.
- Menyediakan dulang dan pembawa dulang serta penyambut hadiah yang
bersesuaian dan secukupnya.
PENGURUSAN MAJLIS
D. ATUR CARA PENTADBIRAN
1. FORMAT
Di dalam atur cara pentadbiran terdapat:
- Masa
- Atur cara terperinci
- Pegawai yg bertanggungjawab/penyelaras
- Catatan khas (jika perlu)
PENGURUSAN MAJLIS
D. ATUR CARA PENTADBIRAN
2. KEGUNAAN
Antara kegunaannya adalah:
- Panduan untuk melihat majlis/acara berlajan mengikut perancangan
- Panduan semua Pegawai melaksanakan tugas dan rujukan untuk sesi raptai.
- Sebagai rujukan dan medium penambahbaikan pada masa hadapan
PENGURUSAN MAJLIS
E. PENGACARAAN
Tugas pengacara majlis:
- Menyediakan teks Pengacara Majlis dan perlu Disemak oleh penganjur.
- Mengendali dan mengawal perjalanan majlis
- Membuat pengumuman
- Memberi panduan kepada tetamu
- Menyemak panggilan hormat berasarkan kepada kehadiran tetamu kehormat
PENGURUSAN MAJLIS
F. PEMBACA DOA
1. Pembaca Doa bagi majlis/acara di peringkat Persekutuan yg dihadiri oleh Seri
Paduka Baginda di-Pertuan Agong, doa dibaca oleh Mufti Wilayah
Persekutuan.
2. Pembaca Doa bagi majlis/acara di peringkat Negeri yang dihadiri oleh Duli
Yang Maha Mulia Sutan atau Raja, doa dibaca oleh Mufti Negeri atau Timbalan
Mufti.
3. Pembacaan doa dikecualikan sekiranya sesuatu majlis/acara ada unsur-unsur
hiburan yang melalaikan dan menyalahi syara’
4. Bagi majlis/acara lain, Pembaca Doa boleh dilaktik dari kalangan Mereka yang
layak.
PENGURUSAN MAJLIS
G Ucapan
• Ia perlulah dihadkan kepada 3 orang sahaja(mengikut
kesesuaian majlis/acara) dengan dimulai oleh ucapan
tuan rumah dan diakhiri dengan ucapan oleh tetamu
kehormat yang tertinggi/ VVIP utama.
• Ini tidak terpakai bagi majlis/acara sesi dialog, bicara
eksekutif, forum atau majlis/acara yang mempunyai
konsep yang serupa.
PENGURUSAN MAJLIS
1. Jenis:
I. Ucapan alu-aluan
II. Ucapan perasmian

2. Perkara yang perlu diberi perhatian dalam penyedian ucapan:

III. Senarai panggilan hormat (salutation) perlulah disediakan oleh urus setia
berdasarkan susunan protokol terkini
IV. Mengambil kira masa yang diperuntukkan
PENGURUSAN MAJLIS
H. Raptai
• Perlu diingatkan sekecil mana pun sebuah majlis/acara
yang dibuat, raptai mesti diadakan. Bagi sebuah
majlis/acara rasmi dan berskala besar, mengadakan
taklimat raptai dan raptai penuh adalah satu kewajipan
bagi memastikan tiada masalah berlaku semasa
majlis/acara terutamanya dalam aspek teknikal dan
kesesuaian.
PENGURUSAN MAJLIS
1. Tujuan Raptai
I. Menjelaskan Pegawai dan Petugas dengan tanggungjawab
masing-masing.
II. Menentukan susunan pengisisan majlis/acara
III. Menjangka masa dengan lebih tepat
IV. Sebagai medium untuk memperbaiki kelemahan/masalah
yang timbul.
V. Menyelaras majlis/acara yang dirancang dan membiasakan
petugas-petugas dengan lokasi dan keadaan sebenar.
 PENGURUSAN MAJLIS
. Jenis-jenis Raptai
I. Kelompok
 Raptai ini diadakan secara segmen atau berdasarkan satu aktviti pengisian
majlis/ acara sahaja

II. Biasa
 Raptai ini menyentuh dan merangkumi semua aktiviti pengisian dalam
sebuah majlis/acara

III. Penuh
 Juga dikenali sebagai Full Scale Rehearsel di mana raptai diadakan seolah-oleh
hari kejadian (mengikut waktu dan lokasi sebenar)
PENGURUSAN MAJLIS
I . Kehadiran Khalayak
• Pengesian majlis
• Hadiah
• Logistik dan kemudahan
• Keadaan semasa majlis/acara yang sedang berlangsung.
• Minat dan kegemaran
• Promosi
PENGURUSAN MAJLIS

J. Buku Atur Cara Majlis

Buku ini mengandungi maklumat mengenai majlis yang diadakan.

Antara maklumat yang terkandung dalam buku atur cara :
• Kata alu-aluan dan potret tetamu kehormat
• Objektif
• Atur cara
• Maklumat tema dan sambutan
• Pengerusi dan senarai jawatankuasa
• Pelan lokasi (jika perlu)
• penghargaan
PENGURUSAN MAJLIS
K. Susunan Tempat Duduk Tetamu Kehormat Di Atas Pentas

• Susunan tempat duduk perlu mengikut susunan protocol yang

terkini.
• Seboleh-bolehnya jumlah tetamu kehormat dihadkan dan bilangan
ganjil adalah lebih baik.
• Pergerakan tetamu kehormat juga perlu diselaraskan dan bersesuaian
dengan susunan tempat duduk di atas pentas
• Pastikan pegawai pengiring tetamu kehormat mengetahui akan
pergerakan dan peranan tetamu kehormat semasa majlis/acara
berlangsung.
PENGURUSAN MAJLIS
L. Taklimat Kepada Tetamu Kehormat

• Taklimat hendaklah disampaikan oleh pengerusi

atau urus setia kepada tetamu kehormat supaya
beliau mendapat gambaran yang jelas tentang
perjalanan majlis atau acara.