PENGURUSAN MAJLIS

RASMI
Aspek-aspek Penting Dalam
Pengurusan Majlis Rasmi/Formal
Jawatankuasa
Tempat Majlis
Penyediaan Senarai Jemputan
Atur Cara Majlis
Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis
Penulisan dan Pengedaran Kad Jemputan
Pemilihan Menu
Susunan Keutamaan
sambungan

Panggilan Hormat
Susunan Tempat Duduk
Pengacaraan Majlis Formal
Penyediaan Atur Cara Pentadbiran
Peranan Penyambut Tetamu
Raptai
Nilai-nilai Islam
Post-Mortem
1. Jawatankuasa

Merupakan nadi penting dalam

pengurusan sesuatu majlis rasmi/formal.
Bilangan ahlinya terhad dan tetap.

Ditubuhkan secara tetap.

Dipertanggungjawabkan mengikut tugas

yang telah ditetapkan.
 Majlis Rasmi Di Peringkat Agensi
Perlu ada Jawatankuasa Majlis Rasmi yang tetap
bagi melicinkan pengurusan perjalanan sesuatu
majlis rasmi.
Tugas: merancang dan melaksanakan semua majlis
rasmi di peringkat agensi.
Bilangan ahlinya terhad; kalau boleh tidak boleh
lebih daripada 7 orang dan terdiri daripada
agensi berkenaan sahaja.
2. Tempat Majlis

Penentuan tempat majlis perlu dibuat

awal kerana tempat majlis ada kaitannya
dengan bilangan tetamu dan anggaran
perbelanjaan.
sambungan
Perkara-perkara penting dalam penentuan
tempat majlis iaitu;
a. Diketahui umum dan mudah dituju.
b. Mempunyai tempat letak kereta yang
mencukupi.
c. Mempunyai ruang legar yang luas.
d. Mempunyai kemudahan asas yang
mencukupi.
e. Sesuai dengan jenis majlis yang diadakan.
Penggunaan Protokol Dalam Majlis

Adalah tertakluk kepada jenis majlis

atau tempat majlis itu diadakan.
Biasanya majlis yang diadakan di tempat
yang terbuka atau di tempat ibadat,
penggunaan protokol adalah terhad dan
adakalanya terpaksa diubahsuai.
4. Penyediaan Senarai Jemputan

Lima (5) bentuk senarai jemputan;

i. Ringkasan senarai
ii. Senarai nama

iii. Senarai mengikut keutamaan

iv. Senarai jawapan kehadiran

v. Senarai hadir
5. Penulisan dan Pengedaran Kad
Jemputan
Kad Jemputan hendaklah mengandungi
butiran berikut;
a. Nama majlis
b. Penganjur atau yang menjemput
c. Logo agensi
d. Tempat majlis
e. Ruang nama jemputan
f. Tarikh majlis diadakan
sambungan

g. Masa majlis bermula dan masa majlis

berakhir
h. Masa ketibaan tetamu
i. Panduan pakaian
j. Nama dan nombor telefon rujukan
k. Atur cara majlis (mengikut keperluan)
l. Plan tempat majlis (mengikut keperluan)
m. Kad Jawapan (mengikut keperluan)
6. Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk

kepada tahap atau taraf majlis tersebut.
Contohnya;

a. Majlis Penuh Istiadat

b. Majlis Formal
c. Majlis Separuh Formal
d. Majlis Tidak Formal
7. Pemilihan Menu

Terdapat 3 kategori jamuan iaitu;

a. Jamuan ringan dalam sesuatu
majlis
b. Majlis khas jamuan ringan
c. Jamuan makan
8. Susunan Keutamaan
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu
diikuti dalam majlis rasmi dan formal
ialah keutamaan yang telah diwartakan
sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan
dengan pindaan-pindaan yang telah
diluluskan dari semasa ke semasa.
Di peringkat negeri pula, hendaklah
mematuhi Susunan Keutamaan Negeri
yang berkenaan. fam_jbk
sambungan

Susunan Keutamaan Persekutuan yang

diterima-pakai ialah Susunan Keutamaan
Persekutuan yang diwartakan sebagai
P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985
dan pindaan-pindaan yang diluluskan
selepas tarikh tersebut manakala Susunan
Keutamaan Negeri ialah yang diluluskan
oleh pihak negeri.
sambungan

Susunan ini hendaklah diamalkan di

semua majlis formal seperti aturan
ketibaan dan balik, tempat duduk, teks
juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya.
Susunan Keutamaan Persekutuan yang

dipakai sekarang bertarikh 22 Januari

1998 adalah seperti mana Senarai
Susunan Keutamaan Persekutuan 1-70.
8. Panggilan Hormat

Panggilan hormat yang sesuai

hendaklah digunakan terhadap
tetamu kehormat dan para jemputan.
Panggilan ini juga hendaklah

diamalkan dalam teks juruacara dan

perkara-perkara lain yang
berkaitan.
9. Susunan Tempat Duduk
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat
duduk mesti mematuhi susunan keutamaan
yang diwartakan.
Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu
pula terdiri daripada persekutuan dan negeri,
maka satu persetujuan hendaklah dicapai
antara Protokol Persekutuan dan Protokol
Negeri mengikut prinsip-prinsip yang
ditetapkan.
sambungan

Dalam apa jua majlis kecuali Majlis

Konvokesyen Universiti dan jamuan
makan, tetamu yang duduk di pentas
atau meja khas hendaklah dihadkan.
10. Pengacaraan Majlis Formal

Juruacara hendaklah terdiri daripada

mereka yang berkebolehan dalam
bidang ini.
Tidak semua orang boleh menjadi
juruacara yang baik.
Memaklumkan kepada tetamu apa yang

akan berlaku mengikut urutan acara

majlis.
sambungan

Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi

Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh
menjadi juruacara.
Teks ucapan hendaklah ditaip dengan
menggunakan kertas separuh A4 dan
satu muka surat hanya dimuatkan satu
pengumuman sahaja.
sambungan

Setiap pengumuman mengandungi

butiran berikut;
MASA: (anggaran)
CUE: (panduan bagi juruacara)
ANN: (teks pengumuman)
Contoh:

Masa Cue Ann

8.35 Apabila Menteri tiba Mengumumkan

pagi di tangga/pintu ketibaan.

8.45 Selesai lagu Hadirin dipersilakan

pagi Negara Ku dan duduk
lagu Jalur YB Datuk.
Gemilang
sambungan
Gaya dan isi teks juruacara tertakluk kepada
tahap atau taraf majlis yang berkenaan;
a. Majlis Penuh Istiadat
b. Majlis Rasmi dan Formal
c. Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal
d. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal
e. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal
 Peraturan Juruacara Majlis
Setiap majlis mesti disediakan 2 juruacara (seorang
sebagai simpanan)
Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihak
penganjur.
Peranan Juruacara; mengawal majlis, membuat
pengumuman dan memberi panduan.
Juruacara tidak gemuruh, yakin, sebutan yang jelas,
suara yang mantap, pandangan jelas dan
pergerakan pantas.
11. Atur Cara Majlis
Ialah urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula
hingga akhir.
Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah
malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam
dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30
malam.
Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari
Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15
tengah hari dan jika dimulakan sebelah petang
hendaklah tidak lebih awal dari 2.45 petang.
sambungan
Cara menyediakan atur cara majlis ialah
dengan menyenaraikan dahulu acaranya
mengikut urutan.
Lepas itu letak masa akhirnya dan
kemudian dari waktu akhir membawa
kepada waktu permulaan.
Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka
masa bagi setiap acara.
12. Penyediaan Atur Cara
Pentadbiran Majlis
Merupakan atur cara majlis yang ditulis secara
terperinci dengan tujuan;
a. Sebagai panduan untuk pegawai yang
mengendalikan majlis tersebut.
b. Sebagai panduan kepada semua pegawai dan
pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut.
sambungan
c. Menentukan majlis berjalan dengan licin
dan mengikut lunas-lunas protokol yang
diterima.
d. Untuk mengawal masa.
e. Untuk menjadi panduan masa akan datang.
f. Sebagai rekod.
sambungan

Atur cara pentadbiran yang baik

mengandungi butiran berikut;
a. Masa
b. Keterangan yang merupakan urutan
acara secara terperinci.
c. Pegawai yang bertanggungjawab.
sambungan
Atur cara pentadbiran majlis adalah dokumen
yang sangat penting kerana ianya
menggariskan secara terperinci semua
tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang
yang terlibat bagi sesuatu acara.
Senarai semak (check list) disediakan bagi
membantu melicinkan penggendalian majlis
berkenaan.
14. Raptai

Raptai penting bagi sesuatu majlis.

Perlu dijalankan beberapa kali

mengikut keperluan.
Tujuan Raptai
a. Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas
dan tanggungjawabnya.
b. Untuk menentukan urutan majlis.
c. Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
d. Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
e. Untuk penyelarasan acara.
f. Untuk membiasakan petugas-petugas dengan
keadaan dan tempat.
 15. Nilai-nilai Islam
34

Hendaklah menggambarkan
hasrat kerajaan mengenai dasar
Penerapan Nilai-nilai Islam sejajar
dengan agama Islam sebagai
agama rasmi negara.
 16. Post-Mortem
35

Diadakan selepas selesai sesuatu

majlis bagi mengukur tahap kejayaan
majlis.
Juga mencari kelemahan serta cara-

cara mengatasinya bagi majlis yang

akan datang.
 18. Kemahiran Menggendalikan
36
Persiapan Dewan
a. Back Drop
Hendaklah mengandungi perkara-perkara yang
perlu sahaja. Contoh: nama majlis, tarikh dan
perasmi.
b. Tempat Duduk Tetamu
c. Rostrum dan Mikrofon
d. Troli Hadiah dan Alas
e. Dulang Hadiah dan Alas
f. Persembahan
g. Hiasan Bunga-bunga Hidup
h. Lain-lain.
37
Terima Kasih