KM

JALAN PAKA,
23000 DUNGUN,

TERENGGANU

KERTAS PENERANGAN
KOD DAN NAMA FB-025-3:2012 EXECUTIVE SECRETARYSHIP
PROGRAM

TAHAP L3

FB-025-3:2012 -C05 MEETING & EVENT

KOD DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI COORDINATION

1. IDENTIFY MEETING & EVENT COORDINATION

REQUIREMENTS
2. ARRANGE LOGISTIC OF MEETING & EVENT
NO. DAN PENYATAAN 3. COORDINATE MEETING & EVENT
AKTIVITI KERJA ARRANGEMENT
4. RECORD MINUTES OF MEETING
5. REPORT MEETING & EVENT COORDINATION

NO. KOD FB-025-3:2012-C05/P(12/13) Muka Surat: 1/12

TAJUK : KAEDAH MEMBUAT LAPORAN

TUJUAN :
 NO. KOD FB-025-3:2012-C05 /KP(12/13) Muka Surat : 2 Drp 8

Kertas penerangan ini adalah untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelajar
tentang kaedah membuat laporan dan minit mesyuarat.

PENERANGAN :

Setelah melaksanakan sesuatu majlis dan acara, setiausaha seharusnya bersedia untuk
menyediakan laporan bertulis dan laporan bergambar. Laporan ini perlu dikemukakan kepada
pihak pengurus untuk di dokumentasikan.

1.0 DEFINISI LAPORAN

Sebuah dokumen yang digunakan untuk menyampaikan maklumat khusus kepada
pembaca khusus. Maklumat tersebut boleh disampaikan secara sistematik dan objektif
dengan menitikberatkan ketepatan dan kepadatannya. Penulisan laporan bergantung
kepada tujuan atau perkara yang hendak disampaikan.Ellis dan Hopkins (1985) Sebuah
dokumen yang digunakan untuk menyampaikan maklumat yang khusus kepada pembaca
yang khusus. Oxford English Dictionary (2003) Sesuatu kenyataan formal hasil daripada
sesuatu penyelidikan / maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh
sekumpulan penyelidik.

2.0 PROSES PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT

2.1 Catatan setiausaha
Peringkat ini memerlukan setiausaha berada di dalam mesyuarat sepanjang
mesyuarat dijalankan dan mencatat segala kandungan mesyuarat dengan tepat.
Ini termasuklah semua isi penting mesyuarat dari awal hingga akhir, segala
keputusan mesyuarat, cadangan dan sokongan serta undian yang dicapai, nama
pencadang dan penyokong serta jumlah undi menyokong dan menentang.

2.2 Penulisan minit mesyuarat

Setiausaha hendaklah menulis minit mesyuarat secara gramatis. Draf minit
mesyuarat hendaklah disediakan dalam tempoh 3 hari selepas mesyuarat
diadakan. Manakala minit mesyuarat sebenar hendaklah diedarkan dalam
tempoh 7 hari selepas mesyuarat dijalankan.

2.3 Kandungan dan isi minit mesyuarat

Sesuatu minit mesyuarat perlulah mengandungi tajuk utama iaitu nama
mesyuarat berkenaan, bilangan mesyuarat yang biasanya di tulis diatas sekali,
 NO. KOD FB-025-3:2012-C05 /KP(12/13) Muka Surat : 3 Drp 8

tarikh mesyuarat iaitu bila mesyuarat tersebut akan diadakan, tempat

mesyuarat iaitu dimanakah mesyuarat tersebut akan dicatatkan, agenda
mesyuarat, catatan mesyuarat dengan tindakan serta tandatangan penyelia
mesyuarat.

2.4 Isi utama minit mesyuarat

a) Ucapan alu-aluan pengerusi majlis

b) Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu
c) Perkara berbangkit
d) Perkara yang ditetapkan dalam agenda
e) Hal-hal lain
f) Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi
g) Tandatangan pencatat (Setiausaha)
h) Tandatangan penyemak/pengerusi mesyuarat

3.0 KEPENTINGAN SENARAI KEUTAMAAN

a) Dapat menyusun tempat duduk bagi pelbagai majlis rasmi.

b) Menyusun atur cara majlis.
c) Menyusun bendera-bendera negeri atau negara.
d) Tertib ketibaan tetamu kenamaan dalam majlis formal.
e) Tertib kepulangan tetamu kenamaan
f) Penyampaian cenderamata

4.0 PRINSIP-PRINSIP SUSUNAN

Prinsip 1: Mengikut susunan keutamaan

o Melibatkan tempat duduk para jemputan dan pentas khas
o Jemputan tanpa isteri, di pentas khas, keutamaan bermula dari
kanan tetamu kehormat diikuti dengan kiri, balik ke kanan dan
kemudian ke kiri.
o Jemputan bersama isteri, ke kanan bermula dari sebelah kanan
tetamu kehormat membawa ke tepi (suami) dari kiri isteri tetamu
kehormat membawa ke tepi (isteri)

Prinsip 2: Jumlah tetamu di pentas khas terhad

NO. KOD FB-025-3:2012-C05 /KP(12/13) Muka Surat : 4 Drp 8

o Jemputan seorang: ganjil seperti 3,5,7,9

o Jemputan bersama isteri: genab seperti 6,8,10
o Jumlah dihadkan supaya penghormatan dan tumpuan diberi kepada
tetamu
Prinsip 3: Penganjur majlis duduk di kanan tetamu kehormat
o Penganjur perlu berada di sepanjang majlis berlangsung sebagai
tanda penghormatan kepada tetamu kehormat.

Prinsip 4: Isteri berada di sebelah kiri suami

o Merupakan amalah biasa apabila tetamu kehormat atau jemputan
dijemput bersama isteri.
o Kedudukan ini melibatkan majlis waktu siang mahupun malam
kecuali dalam keadaan tertentu.

5.0 PENGISIAN DAN SUSUN ATUR DI DALAM DAN LUAR TEMPAT MAJLIS

5.1 Penyediaan Keperluan Tetamu Di Atas Pentas

a) Rostrum
Tiga buah rostrum perlu disediakan. Sebuah rostrum dikhaskan untuk
ucapan Tetamu kehormat, sebuah lagi untuk tuan rumah, penceramah lain
serta bacaan doa jika ada. Rostrum untuk juruacara selalunya diletakkan di
luar pentas. Jambangan bunga tidak diletakkan di atas rostrum.

b) Air minuman
Keperluan air minuman (mineral) dan goblet di meja VIP di atas pentas serta
rostrum perlu diambil kira.

c) Susunan kerusi dan meja serta kudapan dan hiasan pentas (jika perlu)
Kerusi yang sesuai hendaklah digunakan untuk sesuatu majlis. Meja kecil
perlu disediakan di hadapan dengan bunga
NO. KOD FB-025-3:2012-C05 /KP(12/13) Muka Surat : 5 Drp 8

5.2 Memastikan kelancaran urusan jamuan makan

Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:

a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di

pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis. Biasanya diadakan di
penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan
jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat.

Menu bagi jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara
jamuan itu diadakan samada buffet berdiri, buffet duduk atau duduk. Bagi
Buffet berdiri menu yang disediakan hendaklah yang senang dimakan.
Makanan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk boleh terdiri
daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berat sedikit
kerana tetamu senang untuk makan serta berasa selesa.

b) Majlis khas jamuan ringan

Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan itu
boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenis buffet. Walau
bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah mengikut prinsip; manis-
pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras lembut dan sebagainya.
NO. KOD FB-025-3:2012-C05 /KP(12/13) Muka Surat : 6 Drp 8

c) Jamuan makan

Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu menu biasa
dan menu barat. Makanan China atau "Chinese food" tidak sesuai bagi
majlis rasmi dan formal sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan
protokol di Malaysia. Menu biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk
adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan
manakala menu barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar
negeri atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negeri.
 NO. KOD FB-025-3:2012-C05 /KP(12/13) Muka Surat : 7 Drp 8

SOALAN

1. Apakah maksud protokol kedudukan ?

..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

2. Lengkapkan yang berikut :.

a. Pengerusi merupakan
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
.
b. Ahli yang ‘bergelar’ mendahului mereka yang ‘tidak bergelar’.
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

c. Tempat duduk Pengerusi mestilah dapat memandang ahli.

..................................................................................................................................
..................................................................................................................................

d. Setiausaha.
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
 NO. KOD FB-025-3:2012-C05 /KP(12/13) Muka Surat : 8 Drp 8

RUJUKAN:

1. Omardin Ashaari ( 2003). Pengurusan Pejabat: Utusan Publications and Distributors.

2. Zubidah Ibrahim, Amimah Talib ( 2005 ). Teknologi Pejabat Perniagaan. Dewan

Bahasa dan Pustaka.

3. Buku panduan majlis dan acara. Kementerian Perdana Menteri