INSTITUT PENDIDIKAN GURU

KAMPUS KENT
TUARAN, SABAH
NAMA PENSYARAH
TUAN AHMAD FAUZI BIN MOHD SATNIH
MPU 2071
NAMA PELAJAR
PENGURUSAN KOKURIKULUM WAN NUR FARHANAH BINTI WAN ALJANNAH
910108-11-5292
PENTADBIRAN MESYUARAT DAN
SISTEM FAIL DAN SURAT
MENYURAT
DEFINISI MESYUARAT

Mesyuarat ialah satu

cara yang paling
berkesan untuk
menyelesaikan tugas
dan masalah yang
berkaitan dengan
organisasi atau
persatuan
JENIS MESYUARAT

• Mesyuarat Agung
Tahunan
• Mesyuarat Agung luar
biasa atau tergempar
• Mesyuarat
Jawatankuasa Kerja
• Mesyuarat Jawatan
kuasa kecil/biro
• Mesyuarat
Jawatankuasa Ad Hoc
 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
PENGERUSI
• Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agenda
• Agenda yang ingin dibincangkan tepat dan jelas
• segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat

SETIAUSAHA
• Menyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusi
• Menghantar surat jemputan mesyuarat
• Menyediakan tempat, peralatan dan minit mesyuarat
• Mencatat perbincangan dengan ringkas, tepat dan padat
• Selepas mesyuarat, setiausaha hendaklah mengedarkan minit mesyuarat utuk tindakan mereka yang
berkenaan

AHLI
• Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang dilaksanakan
• Mempengerusikan biro sekiranya dilantik
• Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh guru penasihat dari semasa ke semasa
AGENDA MESYUARAT

• Pembukaan oleh pengerusi

• Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
• Perkara berbangkit
• Laporan bendahari
• Agenda mesyuarat
• Hal-hal lain
• Perbincangan usul-usul dan cadangan
• Menetapkan tarikh mesyuarat akan
datang
• Penangguhan mesyuarat
PENGENDALIAN MESYUARAT
• Pembukaan (pengerusi mengikut panduan sedia ada
dan kata-kata aluan dari pengerusi)
• Pengesahan (pengesahan minit, tandatangan
pengerusi pada sebarang perubahan)
• Perkara berbangkit (elak perbincangan tambahan
terhadap perkara baru)
• Panduan menyuarat (presiden memberi peluang
kepada ahli untuk memberi cadangan dan segala
cadangan dan keputusan perlu dicatatkan)
• Pandangan (presiden membantu ahli atau
jawatankuasa mebuat keputusan)
• Menamatkan mesyuarat dengan menjemput
pencadang dan penyokong untuk menamatkan
mesyuarat.
 MINIT MESYUARAT

Minit mesyuarat ialah satu hal atau perkara yang telah

dibincangkan dalam suatu mesyuarat dan persetujuan telah
dicapai terhadap perbincangan tersebut. ini bermakna
catatan minit mesyuarat amat penting bagi membolehkan
tindakan dapat dilaksanakan oleh pihak-pihak yang terlibat
dengan berkesan.
Perkara penting dalam minit
mesyuarat
• Bilangan minit mesyuarat
• Senarai kehadiran
• Minit dicatat seberapa ringkas
dan mengikut agenda
• Tarikh mesyuarat
• Tempat mesyuarat
• Tandatangan pencatat atau
setiausaha dan pengesahan
pengerusi
Format
• Jenis fon: Arial
• Saiz fon: minimum 12 langkau
antara barisan inimum 1.5
• Kedudukan teks: justifies
• Istilah Bahasa Inggeris: Italic
Struktur minit mesyauarat
• Senarai kehadiran
• Perutusan pengerusi
• Pengesahan minit mesyuarat
• Perkara-perkara berbangkit
• Perbincangan
• Pembentangan kertas
• Hal-hal lain
• Penutup
 JENIS-JENIS FAIL

Fail jawatan
kokurikulum Fail penyelaras Fail penyelaras unit
sekolah kelab dan persatuan badan beruniform

Fail penyelaras
Fail pekeliling Fail unit badan
kelab dan persatuan
ikhtisas beruniform
sukan
FORMAT SURAT RASMI FORMAT DAN PROSEDUR SURAT RASMI

• Logo, nama dan alamat organisasi

• Nama jawatankuasa tertinggi persatuan
• Nombor fail (rujukan kami dan rujukan
SURAT MESYUARAT tuan)
• Tarikh
Merupakan suatu • Alamat penerima
urusan pentadbiran dan • Mengadap atau pembukaan surat
perlu diuruskan dan • Perkara (tujuan surat ditulis)
dikelolakan dengan • Kandungan surat ucapan terima kasih
cermat, peka, cepat dan dan penghargaan
mematuhi prosedur • Cogan kata
yang telah ditetapkan • Yang menurut perintah atau yang
menjalankan tugas
• Tandatangan
• Nama dan jawatan
 PROSEDUR SURAT RASMI
1. MENGARANG SURAT
• Berstruktur atau mengikut format surat
• Menggunakan frasa dan bahasa yang berhemah
• Berprotokol mengarang surat
2. TINDAKAN SUSULAN
• Ada elemen-elemen diperlukan
• Maklumat tepat dan jelas
• Protokol mesti dipenuhi
• Salinan untuk fail dan direkod
3. MEMFAILKAN SURAT
• Surat yang dihantar atau diterima
masuktersimpan kemas dan mudah
diakses bila perlu
4. KAEDAH MEMFAILKAN SURAT
• Surat yang diterima masuk hendaklah
dicop atau tulis tarikh terima terlebih
dahulu
• Masukkan di dalam fail yang berkaitan
dan rekodkan dalam kertas minit fail
dengan dakwat merah
• Salinan setiap surat keluar hendaklah
difailkan dan direkodkan dalam kertas
minit fail dengan dakwat hitam
 SISTEM RUJUKAN FAIL

1. Fail boleh dikelaskan Tahap kedua:

berdasarkan;
• Abjad Tahap pertama: Nombor Perkara
• Perkara 02/01 JK Kokurikulum
• Angka 01. Kurikulum
• Tempat dan kawasan 02. Kokurikulum 02/02 Sukan dan
03. Hal ehwal pelajar permainan
2. Dengan menggunakan 04. Kewangan 02/03 Unit Beruniform
kod 05. Asrama
02/04 Kelab dan
• ombor Persatuan
• Ringkasan
 Tahap keempat
Tahap ketiga

Nombor Perkara Nombor Perkara

01 Persekutuan 01 Mesyuarat
Pengakap

02 Pandu Puteri 02 Maklumat

03 Puteri Islam Ahli
04 Bulan Sabit 03 Perlembagaan
Merah 04 Perancangan
tahunan
SISTEM RUJUKAN SURAT RASMI

Kertas Minit:
• Satu fail satu kertas minit
• Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkod
• Menggunakan Borang Am 6
• Kertas minit disematkan di sebelah kiri fail
• Kandungan masuk: dakwat merah
• Kandungan keluar: dakwat hitam
KOMUNIKASI RASMI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

MEDIA ELEKTRONIK
MEDIA CETAK
• Radio
• Televisyen
• Akhbar
• E-mail
• Majalah
• Faks

MEDIA LAIN-LAIN

• Poster
• Banner