Pengurusan GERKO

PENGURUSAN MESYUARAT

Disampaikan oleh
Norazlan bin Ismail
MPKTBR

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 1

NI2003
Skop / Tajuk ( 2 jam )

• Jenis-jenis Mesyuarat
• Peranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat
• Agenda Mesyuarat
• Pengendalian Mesyuarat
• Tatacara Mesyuarat
• Minit Mesyuarat

☻
Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 2
NI2003
Objektif / Hasil Pembelajaran
• Mengetahui jenis-jenis, tatacara
mesyuarat serta peranan dan
tanggung jawab
• Menyediakan agenda dan minit
mesyuarat

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 3

NI2003
Mesyuarat menurut Islam

• ……Oleh itu, maafkanlah mereka

(mengenai kesalahan yang mereka
lakukan terhadapmu ) dan pohonlah
ampun bagi mereka dan juga
bermesyuaratlah dengan mereka dalam
urusan ( peperangan dan soal – soal
duniawi ) itu.
Tafsiran al – Quran Al’ Imran : 159
Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 4
NI2003
…..mesyuarat menurut Islam
• Islam menjadikan syura sebagai
peraturan untuk meneliti dan memeriksa
pendapat orang lain serta menyatukan
pendapat – pendapat tersebut agar
memperolehi petunjuk.
• Bermesyuarat membawa erti “ berjihad ”
kepada kebenaran dan menjunjung
tinggi hukum – hukum Allah.

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 5

NI2003
Pengertian Mesyuarat
• Mesyuarat adalah perbincangan
formal di antara tiga individu atau
lebih untuk mencapai objektif
bersama melalui proses komunikasi.
• Mesyuarat berbeza mengikut
keahlian , organisasi dan objektifnya.

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 6

NI2003
Jenis-jenis Mesyuarat
• Mesyuarat Agong Tahunan
• Mesyuarat Pagi
• Mesyuarat Luar Biasa
• Mesyuarat Jawatankuasa
• Taklimat

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 7

NI2003
Skop Perbincangan
• Pengertian Mesyuarat
• Asas – asas Pengurusan Mesyuarat
• Tatasusila Mesyuarat
• Membentuk dan Menyusun Agenda
• Check List Tugas - Bilik Mesyuarat
• Susun Atur Tempat Mesyuarat
• Carta Aliran Mengendalikan Mesyuarat
• Peranan Pengerusi dan Setiausaha
• Kepimpinan dalam Mesyuarat
• Minit Mesyuarat
Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 8
NI2003
Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat

TINDAKAN PRA-
MESYUARAT

SEMASA
MESYUARAT

SELEPAS
MESYUARAT

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 9

NI2003
Tindakan Pra-mesyuarat
• Menentukan tarikh, masa, tempat dan
agenda bersama pengerusi
• Membincangkan tujuan / objektif
• Membuat tempahan bilik mesyuarat
• Menentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)
• Menghantar surat jemputan ( 10 hari )

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 10

NI2003
…..tindakan pra-mesyuarat
• Menyediakan kemudahan bilik
• Menentukan kehadiran ( 1 jam )
• Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)
• Makluman mengenai etika
mesyuarat kepada ahli

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 11

NI2003
Tindakan semasa mesyuarat
• Memulakan mesyuarat
• Mengawal perbincangan
• Berikan penjelasan jika perlu
• Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /
atau tindakan
• Merumus mesyuarat

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 12

NI2003
 Tindakan selepas mesyuarat
• Menyediakan draf minit ( 3 hari )
• Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )
• Susunan nama kehadiran ahli
• Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan
maklumbalas
• Laporan maklumbalas oleh urusetia
• Menentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unit
• Mesyuarat ‘post mortem’
Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 13
NI2003
Membentuk dan menyusun agenda
• Perkara – perkara utama dalam agenda:
- perutusan pengerusi
- pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- perkara-perkara berbangkit
- senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan
- pembentangan kertas-kertas kerja jika ada
- hal-hal lain
- penutup mesyuarat

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 14

NI2003
Susun Atur Tempat Mesyuarat

Sesuai untuk perbincangan dan

kompromi bagi perbincangan peserta
tidak ramai.
Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 15
NI2003
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

• Sesuai untuk perbincangan dan kompromi

bagi bilangan peserta yang ramai.

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 16

NI2003
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan

kawalan lebih ke atas ahli – ahli

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 17

NI2003
Susun Atur Tempat Mesyuarat

• Sesuai apabila bilangan ahli terlalu

ramai.
Contohnya,mesyuarat Agung tahunan.

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 18

NI2003
Senarai semak tugas – bilik mesyuarat

• Bilik mesyuarat
• Kerusi , meja mencukupi
• Lampu boleh digunakan
• Kipas , alat pendingin
• Papan putih,pen,pemadam,
• Alat OHP, layar perak
• Alat pembesar suara,perakam

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 19

NI2003
…senarai semak tugas – bilik
mesyuarat
• Gelas,minuman,air,jag,
gula – gula,kertas kosong.
• Pensel,ball pen,kertas tulis,
fail dan bahan – bahan jika ada.

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 20

NI2003
Persediaan semasa mesyuarat
• Minit mesyuarat lalu
• Peraturan – peraturan mesyuarat

• Dokumen – dokumen yang

diperlukan
• Alatan – alatan lain yang diperlukan

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 21

NI2003
Mesyuarat yang tidak berkesan
66 D
D

DATANG DUDUK DENGAR

DIAM DENGKUR

DUIT

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 22

NI2003
Mesyuarat Berkesan
• Objektif tercapai
• Agenda yang jelas
• Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan
berkesan
• Pengurusan masa yang baik
• Kemudahan fizikal yang selesa
• Ahli yang mempunyai kepakaran
• Perbincangan secara positif
• Minit Mesyuarat yang tepat
• Tindakan susulan dilaksanakan
Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 23
NI2003
Bahan Rujukan
• Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),
Pengurusan Kokurikulum, Kuala Lumpur:
Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd.
• Kementerian Pendidikan Malaysia.
( 1990 ). Buku Panduan Gerak Kerja
Kokurikulum Sekolah Rendah. Kuala
Lumpur: Pusat Perkembangan Kurikulum
dan Dewan Bahasa dan Pustaka
• Jabatan Perdana Menteri, (1991). Panduan
Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan
Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan.
Kuala Lumpur:
Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 24
NI2003
Rumusan
• Pengurusan mesyuarat yang berkesan
membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih
teratur
• Setiap ahli perlu memahami tanggung
jawab masing-masing
• Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi
kekeluargaan

Pengurusan Gerko - 08/21/21 01:46 25

NI2003