PEMUKIMAN

PROGRAM TRANSFORMASI DAERAH

2023
 PA N D U A N
PENULISAN
MINIT
MESYUARAT
Bengkel Pemantapan Kualiti Pengoperasian
Dasar Pendidikan BPSH
2-4 Februari 2020 | IPN, Sabak Bernam
 Merupakan platform utama bagi membincangkan,
M E S Y U A R AT menyelaraskan, menyelesaikan seterusnya memutuskan
sesuatu perkara atau isu.

Minit mesyuarat yang berkualiti

Fakta Padat Tepat &

Jelas
 Pan du an Pen gu ru san Mesyu arat
MAMPU.100-1/9/1 (16)
Pekeliling ini dikeluarkan bagi menggantikan
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil.2
Tahun 1991 iaitu Panduan Pengurusan Mesyuarat dan
Urusan Jawatankuasa-jawatankuas Kerajaan yang
dikeluarkan pada 1 April 1991 serta PKPA Bil.1 Tahun
1993 iaitu Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi yang
dikeluarkan pada 2 Januari 1993.
Urus Setia Mesyuarat
Berperanan penting bagi
menyelaraskan urusan mesyuarat
.

Pramesyuarat
.

Semasa mesyuarat
.

Selepas mesyuarat
.
 Tindakan SebelumMesyuarat
▪ Menentukan tarikh, masa dan tempat mesyuarat
▪ Membuat tempahan bilik mesyuarat
▪ Menentukan agenda mesyuarat dengan persetujuan
pengerusi mesyuarat serta menyediakan Perutusan
Pengerusi Mesyuarat
▪ Menentukan kertas kerja yang akan dibawa untuk
perbincangan mesyuarat
▪ Menghantar surat/email jemputan mesyuarat
▪ Menghantar peringatan sehari sebelum mesyuarat
Tindakan Semasa Mesyuarat diadakan
▪ Memastikan kemudahan bilik mesyuarat disediakan
▪Menyemak kehadiran ahli
▪ Menentukan kehadiran
mesyuarat sejurus sebelum
mesyuarat berlangsung ▪ Mengadakan perbincangan pramesyuarat (precouncil)
▪ Mengemaskini senarai kehadiran
.
 Tindakan Selepas Mesyuarat
▪ Menyediakan draf minit mesyuarat mengikut format
yang ditetapkan dan mengemukakannya kepada
pengerusi mesyuarat untuk kelulusan dalam
tempoh 3 hari bekerja

▪ Mengedarkan minit mesyuarat selewat-lewatnya

dalam tempoh 7 hari bekerja

▪ Mengesan maklum balas pelaksanaan keputusan

mesyuarat
Selesai
▪ Menyedia dan mengedarkan borang maklum balas

▪ Mendapatkan laporan maklum balas daripada pihak

yang berkaitan
 ST R U KT U R M I N IT M E SY U A R AT * * Aspek Teknikal

Jenis Font
Arial
01
Saiz Font
02 14

Jarak Antara Barisan

Single Spacing
03
K e d u d u k a n Te k s
04 Justified

S u m b e r : A R A H A N P E N TA D B I R A N K E T U A P E N G A R A H M A M P U , B I L . 6 TA H U N 2 0 1 4 [ N o . R u j u k a n : M A M P U . 1 0 0 - 1 / 9 / 1 ( 1 6 )
]
 STRUKTUR MINIT MESYUARAT * * Struktur Minit Mesyuarat

Pe r u t u s a n
Pe n g e r u s i Pembentangan
Kertas Makluman

Pe n g e s a h a n
Minit
Mesyuarat Hal-hal Lain

Perkara
Berbangkit Penutup

Pembentangan
Kertas Cadangan

S u m b e r : A R A H A N P E N TA D B I R A N K E T U A P E N G A R A H M A M P U , B I L . 6 TA H U N 2 0 1 4 [ N o . R u j u k a n : M A M P U . 1 0 0 - 1 / 9 / 1 ( 1 6 )
]
PERUTUSAN PENGERUSI
Catatan tentang perkara penting yang telah dibangkitkan
oleh pengerusi mesyuarat
✓Ucapan alu-aluan
✓Ucapan penghargaan dan tahniah
✓Memaklumkan sesuatu perkara atau isu hasil daripada
mesyuarat lain untuk perhatian / tindakan ahli mesyuarat
✓Memaklumkan sesuatu perkara atau isu tertentu
P E N G E S A H A N M I N I T M E S Y U A R AT
Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas
1. Tanpa Pindaan
2. Dengan Pindaan (perlu dinyatakan).
PERKARA-PERKARA
BERBANGKIT
Mengandungi catatan tentang perkara
yang dibangkitkan dalam mesyuarat
yang lepas
✓ Tajuk utama perkara berbangkit dicatatkan
✓ Perenggan minit mesyuarat lepas yang
membincangkan perkara yang sama dicatatkan.
✓ Jika perkara berbangkit masih memerlukan
tindakan, catatkan agensi yang perlu mengambil
tindakan.
P E M B E N TA N G A N K E R TA S
Perkara yang perlu dicatatkan
✓ Tajuk kertas pembentangan
✓ Pihak yang menyediakan kertas kerja
✓ Tujuan kertas pembentangan
✓ Isu penting yang dibentangkan /perkara yang
dimaklumkan
✓ Pandangan ahli mesyuarat
✓ Keputusan Pengerusi / mesyuarat.
HAL-HAL LAIN
Merekodkan perkara lain yang
dibincangkan dalam mesyuarat yang
tidak termasuk dalam
agenda mesyuarat
PENUTUP
Merekodkan pernyataan
berikut:
✓ Ucapan penangguhan pengerusi mesyuarat
✓ Catatan tarikh mesyuarat akan datang (sekiranya
tarikh telah ditentukan)
✓ Masa mesyuarat itu tamat / ditangguhkan
URUS SETIA dan TARIKH
Nama Bahagian/ JK yang
bertanggungjawab sebagai urus
setia mesyuarat serta tarikh minit
mesyuarat disediakan
TEKNIK PENULISAN SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT
**mengikut kekananan

Hadir Turut Hadir Tidak Hadir Urus Setia

Dengan Maaf/
Mangkir
Perkara yang perlu ada bagi memastikan minit
mesyuarat berkualiti ?
Berapakah tempoh masa draf minit PERLU
disiapkan?
Berapakah tempoh masa minit mesyuarat
PERLU diedarkan?
PA N D U A N
PENULISAN
MAKLUM
BALAS
 Apa itu ?
MAKLUM BALAS M E S Y U A R A T
merujuk kepada respons atau tanggapan yang memberikan maklumat
juga pandangan secara terperinci, relevan, dan memberi manfaat kepada
penerima maklum balas. Tujuan utama adalah untuk membantu dalam
memperkuat komunikasi dan memastikan pemahaman yang baik antara
pihak-pihak yang terlibat.

Maklum balas mesyuarat yang berkualiti

Jelas & Bahasa Fokus & Responsif & Cadangan Positif &
ringkas mudah bermaklumat berterus terang penyelesaian membina
difahami
Jelas & ringkas
• Ungkapkan maklumat anda secara jelas dan
ringkas. Hindari penggunaan perkataan atau
frasa yang tidak perlu.
• Pastikan mesej yang disampaikan mudah
difahami oleh penerima.
Fokus & bermaklumat
• Jangan terlalu merapu atau terlalu
menyelit topik yang tidak berkaitan.
• Pastikan maklum balas anda berkaitan
dengan isu utama.
Bahasa mudah difahami
• Gunakan bahasa yang sopan dan sesuai dengan
konteks. Hindari penggunaan perkataan atau
nada yang kasar atau merendahkan.
• Tetapkan tone yang profesional dalam setiap
komunikasi anda.
• Elakkan penggunaan bahasa teknikal atau
berbelit-belit, kecuali jika komunikasi itu ditujukan
kepada individu atau kumpulan yang memahami
istilah tersebut.
• Jika anda memberikan maklum balas berkenaan
kesilapan atau masalah, ambil tanggungjawab
dan berikan langkah-langkah yang diambil untuk
memperbaikinya.
Responsif & berterus terang
• Berikan maklum balas dalam tempoh masa yang
sesuai.
• Jangan biarkan penerima menunggu terlalu lama Positif & membina
untuk mendapatkan respons anda.
• Berikan maklum balas yang positif.
• Jika kritikan perlu diberikan, lakukan dengan cara
yang membina tanpa membuat penerima berasa
terlalu terkesan.
• Berikan maklum balas secara terus terang dan jujur.
• Hindari menyembunyikan maklumat atau
memberikan maklum balas yang tidak jujur.
• Maklum balas yang baik membentuk asas
Cadangan penyelesaian komunikasi yang berkesan dan membina hubungan
• Berikan cadangan atau penyelesaian terhadap isu yang positif dengan orang lain.
yang dibangkitkan.
• Ini menunjukkan bahawa anda tidak hanya
mengenali masalah tetapi juga mencari cara untuk
menyelesaikannya.
• Pastikan maklumat yang disediakan adalah tepat
dan boleh dipercayai.
• Rujuk kepada sumber atau bukti jika perlu.
PA N D U A N
PENULISAN
KERTAS
CADANGAN/
KERJA
Apa kepentigan kertas
cadangan/kerja?

Penilaian
Penyampaian maklumat Idea/Projek/Isu/ Inisiatif

Peruntukan kewangan Pematuhan kepada garis

& sumber lain panduan & lain-lain
 Maksud atau Tiada perancangan
objektif tidak jelas Tiada sumber
maklumat atau data

Tidak mengikut Tidak berkualiti

&
prosedur kelulusan

Lewat/ Tidak
Implikasi sumber mengikut tempoh

Tiada rujukan/ punca

Ekspektasi tinggi kuasa/ arahan
Prin sip
penuli san kertas
cadangan/kerja?
• Format
• Clear (Jelas)
• Comprehensive
4C + 1F (Lengkap)
• Correct (Betul)
• Concise (Ringkas)
Format

Clear (Jelas)
• Tujuan
• Objektif
• Justifikasi
• Bahasa
C omprehensive C orrec t
(Lengkap) (B e t u l )
• Fakta • Ejaan
• Data • Tatabahasa
• Maklumat sokongan • Rujukan dan lain-lain
• Isu/ cabaran **jika berkaitan
C onci se (Ringkas)
• Ringkas
• Padat
• Mudah difahami
• Elak penggunaan Bahasa
yang terlalu panjang dan
bombastik

Kenal pasti kumpulan sasaran

yang meneliti kerja kerja/
cadangan anda
Proses penuli san kertas
cadangan/kerja?

SEBELUM MENULIS M E M B U AT S E M A K A N

Ejaan, ayat dan

Format
penggunaan
MENYEDIAKAN perkataan
Merangka idea – D R A F K E R TA S
berkaitan tajuk KERJA/
CADANGAN Kecukupan maklumat
dan kepatuhan format
Membuat rujukan,
pengumpulan data
dan maklumat
01 Tujuan
02 Latar belakang

03 Objektif
04 Strategi pelaksanaan
05 Anggaran perbelanjaan

06 Penutup

07 Ulasan sokongan
01 Tujuan 02 Latar belakang

***Nyatakan tujuan kertas cadangan/ kerja

***Berikan latar belakang program aktiviti/cadangan

termasuk:
- Peruntukan perlembagaan
- Keputusan mesyuarat
03 Objektif 04 Strategi pelaksanaan

***Berikan objektif berkaitan:

cadangan/permohonan/aktiviti dan program
yang dijalankan
Peringatan: Pastikan objektif SMART
***Nyatakan strategi pelaksanaan:
- Tarikh, masa dan tempat
- Kumpulan sasaran
- Jemputan/ VIP
- Urus setia dan Jawatankuasa kerja
- Garis masa pelaksanaan
- Tentatif
05 Anggaran perbelanjaan 06 Penutup

***Nyatakan perincian berikut: ***Nyatakan kesimpulan ke atas program/aktiviti/cadangan

- Sumber utama kewangan DSA, yuran peserta, untuk pertimbangan Ketua Jabatan
sumbangan dan lain-lain
- Objek sebagai yang diperlukan
- Perincian kos
- Jumlah yang diperlukan
07 Ulasan sokongan

Ulasan SKP Ulasan & Sokongan Ulasan & Persetujuan Ulasan & Keputusan
PA N D U A N
PENULISAN
MINIT BEBAS
01 Tujuan 02 Latar belakang

***Berikan latar
belakang program
aktiviti/cadangan
termasuk:
- Peruntukan
perlembagaan
- - Keputusan
mesyuarat

***Nyatakan tujuan kertas cadangan/ kerja

03 Asas pertimbangan

***Berikan kesan yang diperoleh dengan

pelaksanaan program/aktiviti/cadangan
04 Perkara yang dicadangkan 05 Implikasi kewangan

***Nyatakan dengan jelas perkara ***Nyatakan dengan jelas sekiranya melibatkan implikasi
program/aktiviti/cadangan kewangan contohnya bayaran emolumen akibat
penambahan waran dan sebagainya
06 Kesimpulan 07 Syor

Nyatakan
Tandatangan Ketua Jabatan kesimpulan/syor ke atas
***Berikan sebab peri pentingnya pelaksanaan program/aktiviti/cadang
an untuk pertimbangan
program/aktiviti/cadangan tersebut
08 Ulasan

Ulasan Bahagian yang berkaitan

Sekian
Terima kasih.