PENULISAN MINIT MESYUARAT

3PPISMP KAJIAN SOSIAL

Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula diperbincangan akan datang.

Mesyuarat Bersiri

Berkala dan ada kesinambungan

- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu - Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi - Agenda mesyuarat tersusun dan tetap

Mesyuarat Khas
-

Ad-hoc Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi

MINIT MESYUARAT
Penting sebagai; Laporan Rekod Rujukan Mengambil tindakan Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli mesyuarat Imej Jabatan/Kementerian

PANDUAN MENGAMBIL MINIT

1. Peringkat Persediaan
Mengetahui agenda Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu Membaca semua kertas kerja Mengetahui latar belakang ahli

2. Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan - Ambil/buat catatan perbincangan - Guna perakam suara - Gunakan juru teringkas
6

3.

Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat

Draf laporan minit mesyuarat dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi dalam masa 3 hari selepas mesyuarat Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari selepas mesyuarat

FAKTA, bukan tanggapan peribadi PADAT, bukan bercerita TEPAT, bukan panjang berjela JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan PROFESYENAL, tunjukan kematangan

TULIN LENGKAP TEPAT BEBAS DARI KERAGUAN KUPASAN ISU/PERKARA POKOK RINGKASAN PERBINCANGAN KEPUTUSAN TINDAKAN PIHAK TERLIBAT

STRUKTUR MINIT
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN PERBINCANGAN

1. PERUTUSAN PENGERUSI
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 4. PERBINCANGAN 5. HAL-HAL LAIN 6. PENUTUP

10

MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat) - Tarikh: . - Masa: - Tempat:.. SENARAI KEHADIRAN - Yang Hadir - Tidak Hadir(dengan maaf/izin) - Turut Hadir (tetamu jemputan jika ada) - Setiausaha
11

sambung
1. PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. Ucapan penghargaan 1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan

12

sambung
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT (dari mesyuarat lepas) 3.1. (Tajuk) perkara/isu yang diputuskan 3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman) 3.2. (Tajuk) perkara/isu yang dibincangkan 3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

13

sambung
4. PERBINCANGAN PERKARA BARU PERLU DIREKODKAN: 4.1. Tajuk 4.1.1. Tujuan utama 4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan 4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan 4.1.4. Rumusan Pengerusi 4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya 4.2. (Kertas seterusnya)
14

sambung
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat) 5.1. (Tajuk) perkara/isu yang dikemukakan 5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman) 5.2. (Tajuk) perkara/isu berkaitan yang dibincangkan 5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)

6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT 6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang 6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi 6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan

15

URUSETIA

Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat Susunan nama hendaklah di sebelah kanan (Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)

TARIKH
Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan

16

CONTOH STRUKTUR MINIT

1. Perutusan Pengerusi 2. Pengesahan Minit Mesyuarat 3. Perkara-perkara Berbangkit - Tajuk i) Mesyuarat mengambil maklum a) b) ii) Mesyuarat membuat keputusan

a)
b)
17

sambung 4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertaskertas kerja i. Tajuk (a) (maklumat kertas) ii. Mesyuarat mengambil maklum (a) (b) iii. Mesyuarat membuat keputusan (a) (b) Tindakan 5. Hal-hal Lain 6. Penutup
18

Mengadakan post mortem Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi setiap tindakan (follow up dan follow through)

19

SEKIAN,TERIMA KASIH,

20