PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

Dokumen SPSK berkaitan Pengurusan Mesyuarat :

PK07/1 Surat Panggilan Mesyuarat
PK07/2 Senarai kehadiran
PK07/3 Format minit mesyuarat (agenda mesti sama seperti tercatat dalam surat
panggilan mesyuarat)
PK07/4 Rekod Edaran
PK07/5 Maklum Balas minit mesyuarat (jika dalam minit ada perkara yang perlu
diambil tindakan)

Agenda Mesyuarat
1.
2.
3.
4.

5
6.

Perutusan Pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat yang lalu (Jika tiada, catatkan tiada)
Dicadang untuk disahkan oleh ...
Disokong untuk pengesahan oleh..
Perkara-perkara berbangkit (agenda ini membincangkan perkara-perkara
yang dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas/ borang maklum balas
mesyuarat (PK07/5) yang lalu, jika ada)
Fokus Mesyuarat (dan pembentangan kertas kerja, jika ada/ apa tujuan/ isu
utama mengadakan mesyuarat ini ? ). Agenda dalam surat panggilan mesti
sama dengan agenda yang tercatat dalam minit mesyuarat.
4.1. ..
4.2. ..
4.3
Hal-hal lain (Agenda ini membincangkan hal lain yang pada mulanya tiada
dalam agenda no. 4)
Penutup

Ruj: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991:

i)

Surat panggilan mesyuarat :

No. fail surat - no. fail induk panitia, ditandatangani oleh GB
Tarikh surat (diedar) : 10 hari sebelum tarikh mesyuarat
Dalam surat panggilan perlu dicatatkan:
Tarikh : Tarikh (hari Isnin)
Tempat : Bilik Mesyuarat, SK Pasir Gudang 2
Masa: 2.00 petang hingga 4.30 petang (masa mula dan masa dijangka tamat)
Pengerusi : Encik. (dan jawatan)

ii)
iii)

Agenda seperti di atas mesti dicatatkan dalam surat panggilan

Draf minit mesyuarat diserah kepada Pengerusi dalam tempoh 3 hari lepas
tarikh mesyuarat untuk semakan.
Minit mesyuarat,( rujuk format SPSK) , disiapkan dan diedarkan dalam
tempoh 7 hari dari tarikh mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat bersama
borang maklum balas (PK07/5). Sertakan surat iringan dengan tarikh dan
nombor fail Induk Panitia yang betul.
Borang maklum balas PK07/5 mesti dikutip semula dalam tempoh 14 hari
selepas tarikh diedar.

iv)

v)