Professional Documents
Culture Documents
PEMBANTU OPERASI
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
CAWANGAN PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN
1
MAKLUMAT PEGAWAI
DILULUSKAN OLEH
Nama :
Gelaran Jawatan :
Gred Jawatan :
Tarikh :
2
JADUAL PENGEMASKINIAN
TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA
1.
3
KANDUNGAN
4
1. CARTA ORGANISASI
1.1 Agensi
5
1.2 Bahagian
6
7
2. CARTA FUNGSI
8
9
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
4. DESKRIPSI TUGAS
10
GRED JAWATAN N11/N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN
KHIDMAT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
PENGURUSAN
HIRARKI 2 PENTADBIRAN &
DILULUSKAN OLEH
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) KEWANGAN
Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail, penghantaran
dan pendaftaran surat/dokumen/notis
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
PMR dan setarafnya
KOMPETENSI
5. PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
KPT
Menjaga kaunter mengikut arahan
1. PT/PO
11
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
jadual giliran bertugas (Isnin-
Khamis)
PT/PO
Memulakan tugas dikaunter
2.
mengikut waktu pajabat
PT/PO
Memastikan kebersihan dikaunter
3.
kemas dan teratur
4. PT/PO
Memastikan Buku Daftar Pelawat
dan cop Rasmi Bahagian
disediakan
5. PT/PO
Menerima, membuka dan cop
penerimaan surat yang dihantar
dengan tangan
PT/PO
Melayan pertanyaan pelanggan
6.
secara berhemah
7. PT/PO
Membantu menjawab panggilan
telefon
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap
1.
dan tepat
12
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika
2.
menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian
PT/PO
Surat yang telah masukan dalam
3.
sampul ditimbang mengikut berat
dan di asingkan untuk
menentukan harga penghantaran
4. PT/PO
Menggunakan Franking Mesin
yang telah disetkan harga pos /
menampal setem mengikut
keperluan
5. PT/PO
Asingkan mengikut kelompok:
i) Kuala
Lumpur
ii) Lain-
lain Negeri
PT/PO
Surat yang telah dicetak dengan
6.
franking mesin hendaklah
dihantar pada hari yang sama
untuk di pos
7. PT/PO
Mengisi borang penghantaran
melalui franking mesin
13
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap
1.
dan tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika
2.
menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian
PT/PO
Memastikan rujukan fail surat
3.
dicatat dipenjuru kiri sampul
4. PT/PO
Rekod surat dalam buku daftar
surat keluar (Am. 109. Pin.3/82)
5. PT/PO
Surat yang dihantar hendaklah
dapatkan cop Jabatan /Bahagian
dan ditandatangan penerimaan
sebagi bukti penghantaran.
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat yang
1.
14
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
dituju betul
PT/PO
Buka sampul mengikut
2.
keutamaan:
i) Serta
merta
ii) Segera
iii) Terimaan
Biasa
PT/PO
Pastikan cop dibetulkan mengikut
3.
tarikh semasa
4. PT/PO
Cop tarikh penerimaan di sebelah
bawah kanan tarikh surat yang
diterima
5. PT/PO
Susun surat yang telah dicop
mengikut keutamaan
6. PT/PO
Serahkan surat yang telah dicop
penerimaan kepada
PA(SUB)untuk diminitkan
6. CARTA ALIR
15
Mula
Memastikan kebersihan
dikaunter kemas dan teratur
Tamat
16
Mula
Tamat
17
Mula
Tamat
18
Mula
Tamat
19
7. SENARAI SEMAK
20
Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
21
Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan
22
Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan
23
1. Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)
2. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
3. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)
4. Arahan Keselamatan
5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari
semasa ke semasa oleh BKP.
6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada
secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.
24
9. SENARAI BORANG
25
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
26