myPortfolio

PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN/OPERASI) GRED N19

MARKAS 1 BRIGED

BAHAGIAN : MARKAS 1 BRIGED

ALAMAT : KEM RASAH
70300 SEREMBAN
NEGERI SEMBILAN

NO. TELEFON : 06-7667026

NO. FAKS. : 06-7675787
LAMAN SESAWANG : www.mod.gov.my

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Dg Fatimah binti Ahmad

GelaranJawatan : PembantuTadbir (Perkeranian/Operasi)

Gred Hakiki Jawatan : N19/N22 TBBK

Tarikh Penempatan : 31.5.2015

2
 DILULUSKAN OLEH

Nama : Hasbee binti Yunus

Gelaran Jawatan : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

Gred Jawatan : N22

Tarikh :

3
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji semula dan dikemaskini
apabila berlaku sebarang perubahan.

4
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 6-7

Carta Fungsi 8

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 9

Deskripsi Tugas 10-11

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai semak 12-42

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca 43

Kuasa

Senarai Borang 44

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 45

5
1. CARTA ORGANISASI
1.1 Agensi

6
1.2 Markas 1 Briged

CARTA ORGANISASI MARKAS 1 BRIGED

MARKAS

CAWANGAN KEM
RANCANGAN/GERAK

CAWANGAN SEL
TADBIR/LOGISTIK PENTADBIRAN AWAM

7
Sel Pentadbiran Awam

PEGAWAI TADBIR AWAM

GRED N32

PEMBANTU TADBIR (P/O)

GRED N22

BHG PENTADBIRAN & BHG LOGISTIK BHG LATIHAN BHG PELUPUSAN

PERKHIDMATAN/HRMIS

PEMBANTU TADBIR PEMBANTU TADBIR

PEMBANTU TADBIR (P/O) GRED
(P/O) GRED
(P/O) GRED N19/N22 (TBBK)
N19/N22 (TBBK)
N19/N22 (TBBK)

BHG KEWANGAN
PEMBANTU TADBIR PEMBANTU TADBIR
(P/O) GRED (P/O) GRED
N19/N22 (TBBK) N19/N22 (TBBK)

PEMBANTU PEMBANTU PEMBANTU

PEMBANTU OPERASI
TADBIR (KEW) TADBIR (KEW) TADBIR (KEW)
(PELAYAN PEJABAT)
GRED GRED GRED
GRED N11/N14 (TBBK)
W19/W22(TBBK W19/W22(TBBK W19/W22(TBBK
) ) )
1
 2. CARTA FUNGSI

MARKAS

1. Mempertahankan keseluruhan kawasan dartan Negeri

Sembilan dan Melaka dari sebarang bentuk ancaman
khususnya ancaman militant.
2. Melaksanakan sebarang bentuk operasi ketenteraan di luar
kawasan tanggungjawab.
3. Membantu Pihak Berkuasa Awam untuk penugasan tertentu
dan keselamtan.
4. Bertanggungjawab untuk membantu pihak kerajaan negeri
bagi menjayakan upacara-upacara yang berbentuk istiadat
dan memerlukan kepakaran tentera.

CAWANGAN RANCANGAN/GERAK CAWANGAN TADBIR/LOGISTIK KEM SEL PENTADBIRAN AWAM

1. Bertanggungjawab terhadap 1. Menguruskan hal-hal berkaitan 1. Merancang dan melaksanakan 1. Bertanggungjawab terhadap
pelaksanaan operasi di kawasan dengan aspek pentadbiran perkara-perkara tadbir dan pengurusan sumber manusia
Negeri Sembilan dan Melaka 2. Menguruskan hal-hal tatatertib logistic penjawat awam pasukan di
serta operasi lain merangkumi termasuk Mahkmah Tentera, 2. Merangka dan mengedar bawah naungan 1 Briged dari
Operasi Teras, Operasi Perbicaraan Pihak berkuasa arahan-arahan segi perjawatan, pengurusan
Gabungan serta Operasi Atasan Berkenaan. pergerakan/latihan tatatertib, kenaikan pangkat
Bersama. 3. Pengurusan Logistik dan Aset 3. Menentukan kelicinan aturcara dan keperluan latihan.
2. Bertanggungjawab membantu 4. Pengurusan Gaji dan Emolumen pejabat-pejabat dan 2. Menguruskan logisitk seperti
Pihak berkuasa Awam (PBA) 5. Menguruskan hal-hal berkaitan cawangan-cawangan serta permohonan, pembekalan
dalam pengurusan bencana dengan istiadat menentukan semua anggota dan agihan peralatan kerja,
alam dan ketenteraman awam faham tugas masing-masing alatulis dan pakaian seragam
3. Menjaga dan memantau 4. Menentukan semua Lembaga 3. Bertanggungjawab terhadap
keselamatan dari masa ke Penyiasatan, Pemeriksaan Aset pembayaran emolumen dan
semasa dan Audit dilaksanakan melalui tuntutan yang berkelayakan
2
Perintah Bersidang yang untuk penjawat awam
dikeluarkan olah Kem 1 Bgd
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PEJABAT TADBIR AWAM

1. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

i. Menguruskan perkara-perkara perkhidmatan

ii. Menguruskan perkara-perkara perjawatan
iii. Menguruskan perkara-perkara tatatertib
iv. Menguruskan perkara-perkara latihan
v. Mengurusakan perkara-perkara peperiksaan

2. PENTADBIRAN

i. Pelaksanaan Mesyuarat
ii. Menguruskan perkara-perkara Keselamatan
iii. Menguruskan Inventori Pejabat Tadbir Awam
iv. Agihan Pakaian Seragam dan Peralatan Pekerja Awam

3. KEWANGAN

i. Menguruskan bayaran/pelarasan emolumen penjawat awam pasukan

ii. Menguruskan permohonan tuntutan elaun perjalanan tugas rasmi dan elaun
motosikal, elauan pertukaraan, elaun pindah rumah dan lain-lain.
iii. Urusetia Pemeriksaan dan Pelupusan Pasukan (LPP) sekitar Negeri Sembilan

10
 4. DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
Gelaran Jawatan Pembantu Tadbir (P/O) Disediakan Oleh Dg Fatimah binti
Ahmad
Ringkasan Gelaran Jawatan PT (P/O) 1 Disemak Oleh Hasbee binti
Yunus
Gred Jawatan Pembantu Tadbir Gred N19 Diluluskan oleh Almunizam binti
Alimat
Hirarki 1/Bahagian Markas 1 Briged Tarikh Dokumen
Hirarki 2/Cawangan/Sektor/Unit Sel Pentadbiran Awam Stream
Skim Perkhidmatan Pembantu Tadbir (Perkeranian / Bidang Utama Pengurusan
Operasi) Sumber Manusia
Ketua Perkhidmatan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Komponen
Kepakaran
Kedudukan di Waran Bekalan: B60 Sub-Komponen
Perjawatan Program 3 Pengkhususan
Aktiviti 3.3.1.3f
Butiran: 121

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan urusan sumber manusia merangkumi pengesahan dalam perkhidmatan, taraf berpencen, pertukaran,
pemangkuan dan kenaikan pangkat, penanggungan kerja, tatatertib, latihan, perjawatan & pengisian, Laporan Penilaian
Prestasi Tahunan, Logistik, Aplikasi HRMIS, persaraan dan pengurusan emolumen dan kewangan.
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
1. Menguruskan perkhidmatan bagi memastikan 1. Menguruskan dokumentasi permohonan bagi
pengurusan personel dilaksanakan mengikut pengesahan jawatan dalam perkhidmatan.
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam, Perintah Am,
Pekeliling dan Surat Pekeliling Perkhidmatan yang 2. Menguruskan dokumentasi permohonan Pemberian
ditetapkan. Taraf Berpencen

3. Menguruskan dokumentasi permohonan bagi

Penangunggan Kerja.

4. Menguruskan dokumentasi permohonan Pertukaran

melalui ePertukaran/HRMIS

5. Menyedia dokumentasi permohonan bagi

Kemudahan Tambang Mengunjungi Wilayah
Asal.

6. Menyedia dan memproses bagi Persaraan.

7. Merekodkan hal-hal perkhidmatan di Kenyataan

Perkhidmatan dalam Buku Rekod Perkhidmatan.
8. Menguruskan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

2. Menguruskan permohonan cuti bagi menentukan Menguruskan dokumentasi permohonan dan merekod
kelayakan cuti atas tujuan tertentu dengan syarat yang kelulusan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan
berbeza mengikut kelayakan cuti yang dipohon.
i) Cuti Kerana Perkhidmatan:-
a) Cuti Rehat;
b) Cuti Separuh Gaji;
c) Cuti Tanpa Gaji

ii) Cuti Atas Sebab Perubatan:-

a) Cuti Sakit;
b) Cuti Bersalin;
c) Cuti Kecederaan;
d) Cuti Tibi, Kusta dan Barah;
e) Cuti Kerantina;
f) Cuti Sakit Lanjutan

iii) Cuti Tidak Rekod:-

a) Cuti Gantian;
b) Cuti Menghadiri Latihan;
c) Cuti Isteri Bersalin;
d) Cuti Masuk Peperiksaan;
e) Cuti Kursus Intensif;
f) Cuti Kematian Ahli Keluarga Terdekat;
g) Cuti Kuarantin

11
 iv) Cuti-Cuti Lain:-
a) Cuti Haji;
b) Cuti Umrah;
c) Cuti kerana Berkursus (Cuti Belajar);
d) Cuti Menjaga Anak (Tanpa Gaji);
e) Cuti Mengikut Pasangan (Tanpa Gaji)

3. Menguruskan Pelaksanaan Mesyuarat Pentadbiran 4 1. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada pasukan
kali setahun 2. Permohonan tempat untuk mengadakan mesyuarat
3. Keperluan Mesyaurat ter,asuk Sajian
4. Pengedaran Minit Mesyuarat
DIMENSI
1. Jumlah Pasukan Naungan 1 Briged : 43
2. Jumlah Perjawatan di bawah Naungan 1 Briged : 947
3 . Jumlah Pengisian Pasukan di bawah Naungan 1 Briged: 718
4. Skim Perkhidmatan : 7

. Sijil Pelajaran Malaysia

KOMPETENSI

. Kebolehan bertutur dan menulis dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris.
. Kebolehupayaan menggunakan perisian Microsoft Office dan Excel di tahap yang baik.
Berkebolehan di dalam Sistem Pengurusan Aset (SPA)
PENGALAMAN
(Pengalaman kerja dan tempoh)

. 3 tahun

12
5. PROSES KERJA

Aktiviti 1: Menguruskan dokumentasi permohonan bagi Pengesahan Jawatan Dalam

Perkhidmatan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menyemak dan memastikan

Pengesahan jawatan di
dalam perkhidmatan
1. PT(P/O)
dimajukan antara 1 – 3
tahun dan memenuhi syarat
pengesahan.

Sekiranya pegawai masih

tidak memenuhi syarat
PT(P/O) pengesahan, perlu
2.
membuat permohonan
lanjutan tempoh percubaan.

Permohonan yang lengkap

PT(P/O) perlu dihantar ke CKA,
3.
BPSM.

Terima kelulusan daripada

4. PT (P/O)
CKA, BPSM

Merekod di dalam Buku

5. PT (P/O)
Perkhidmartan

13
Aktiviti 2: Menguruskan dokumentasi permohonan Perakuan Pemberian Taraf Berpencen.

UNDANG-
PEGAWAI
UNDANG,
LAIN YANG
TANGGUNG PERATUR
BIL. PROSES KERJA ADA
JAWAB AN DAN
HUBUNGAN/
PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Setelah genap tiga (3)

tahun perkhidmatan dan
1. PT(P/O)
telah disahkan di dalam
perkhidmatan.

Mengisi Borang Keenam

PT(P/O)
2. (Peraturan 38) beserta
Dokumetasi sokongan.

Menghantar permohonan
PT(P/O) yang lengkap ke CKA,
3.
BPSM.

Terima kelulusan daripada

4. PT (P/O)
CKA, BPSM

Merekod di dalam Buku

PT (P/O)
Perkhidmatan

14
Aktiviti 3: Menguruskan dokumentasi permohonan bagi Penangunggan Kerja.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
Terima permohonan
1. PT (P/O)
daripada pasukan

Memastikan pegawai yang

menanggung berjawatan
lebih rendah dan tidak
PT(P/O) mengambil cuti rehat
2.
dalam tempoh 28 hari bagi
penanggungan kali
pertama, 14 hari bagi
tanggunggan kali kedua.

Menyemak dokumentasi
dan surat permohonan:-
- Borang Lampiran F
PT(P/O)
3. - Kenyataan Cuti
- Buku Perkhidmatan
yang dikemaskini.

Memajukan surat teguran

4. PT(P/O) sekiranya didapati
dokumen tidak lengkap
Menghantar surat iringan
5. PT(P/O) kepada PTA untuk
ditandatangani.
Memajukan ke UNPP,
6. PT (P/O) BPSM untuk tindakan
kelulusan
PT (P/O) Memajukan kelulusan ke
7.
pasukan
PT (P/O) Merekod keputusan
Penanggungan ke dalam
8.
Buku Perkhidmatan
Pegawai

15
Aktiviti 4: Menguruskan dokumentasi permohonan Pertukaran melalui
ePertukaran/HRMIS

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA

Menerima maklumat
permohonan dari pegawai
yang ingin bertukar
1. PT(P/O)
samada dalam
Kementerian atau Luar
Kementerian.

Memasukkan data di
dalam sistem
PT(P/O) ePertukaran dan
2.
mencetak Lampiran I dan
HRMIS

Menyimpan permohonan
PT(P/O)
3. di dalam fail subjek

16
Aktiviti 5: Menyedia dokumentasi permohonan bagi Kemudahan Tambang
Mengunjungi Wilayah Asal.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. PT(P/O) Terima permohonan dari

pegawai

Semak kelayakan
PT(P/O) (Kemudahan setahun
2.
sekali)

Mengisi lengkap borang

PT(P/O)
3. mengunjungi wilayah asal.

Sertakan dokumen yang

berkaitan:-
- Sijil Lahir Pegawai
& Keluarga (kali
4. PT(P/O) pertama)
- Kad Pengenalan
Pegawai &
Keluarga
- Borang Cuti Rehat
- Lampiran B

Dokumentasi lengkap
5. PT(P/O) hantar kepada Unit
Urusetia Kewangan,
BPSM
Terima kelulusan (eTiket)
6. PT(P/O)
daripada UUK, BPSM
Pemakluman kepada
7. PT (P/O)
pegawai

17
Aktiviti 6 : Menyedia dan memproses bagi Urusan Persaraan Wajib/Pilihan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
PSU Unit Mengeluarkan arahan dan
1. Persaraan, penghantaran dokumen
BPSM persaraan

Menerima dokumen
2. PT(P/O)
daripada pegawai.

Lengkapkan borang-borang
PT(P/O)
3. persaraan.

Hantar untuk
PT(P/O) ditandatangani oleh
4.
pegawai.

Majukan ke Unit
5. PT(P/O)
Persaraan, BPSM.

Terima Kelulusan (Kew 8)

PT(P/O)
daripada BPSM

PT (P/O) Failkan

18
Aktiviti 7: Merekodkan hal-hal perkhidmatan di Kenyataan Perkhidmatan dalam Buku
Rekod Perkhidmatan.

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA

CKA, Menyediakan kelulusan

1.
BPSM dan Kew 8

Menerima Kew 8, surat- AM 274

2. PT(P/O)
surat daripada BPSM

Merekod di dalam buku

perkhidmatan Am274 di
3. PT(P/O) bahagian perkhidmatan,
kenyataan cuti atau
lembaran tatatertib.

Surat-surat disimpan dan

PT(P/O) difail di dalam fail yang
4.
berkaitan.

Hantar ke pegawai untuk PTA

PT(P/O)
5. ditandatangani

Buku yang telah siap

ditandatangani, perlu
6. PT (P/O)
disimpan dengan baik di
tempat selamat.

19
Aktiviti 8: Menguruskan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG ADA PERATURA
BIL PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA

Membuat edaran borang

1. PT(P/O)
LNPT ke pasukan.

Mengisi dan melengkapkan

butiran dimuka hadapan
2. PT(P/O) borang dan
menandatangani
dibahagian Pegawai Yang
Dinilai.

Serahkan borang LNPT

bersama SKT akhir tahun
yang telah diisi dan
3. PT(P/O) ditandatangani pegawai
kepada Pegawai Penilai
Pertama (Ketua/Penyelia
Bahagian masing-masing).

Memastikan PPP dan PPK

4. PT(P/O) selesai memberi markah
penilaian dalam masa
tempoh yang ditetapkan

Menyemak samada
markah PPP dan PPK,
ulasan dan tandatangan
telah lengkap dan
5. PT(P/O) dimasukkan ke dalam
Modul Pengurusan
Prestasi, HRMIS melalui
Data Sejarah oleh
pentadbir yang dilantik

Menerima borang LNPT

PT(P/O) yang telah selesai daripada
pasukan dan akan
6 diserahkan selepas Majlis
Anugerah Perkhidmatan
Cemerlang selesai

20
Aktiviti 9: Merekodkan permohonan cuti di dalam Buku Rekod Perkhidmatan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. PT(P/O) Menerima borang permohonan

daripada pegawai yang telah
diluluskan bagi:

1) Cuti Kerana Perkhidmatan:-

a) Cuti Rehat;
b) Cuti Separuh Gaji;
c) Cuti Tanpa Gaji

2) Cuti Atas Sebab

Perubatan:-

d) Cuti Sakit (Awam dan

Swasta)
e) Cuti Bersalin;
f) Cuti Kecederaan;
g) Cuti Tibi, Kusta dan
Barah;
h) Cuti Kerantina;
i) Cuti Sakit Lanjutan

3) Cuti Tidak Berekod

j) Cuti Isteri Bersalin

k) Cuti Latihan Sukarela
l) Cuti Kuarantin

3) Gantian Cuti Rehat

2. PT(P/O) Menyemak dan merekodkan

kelulusan cuti di dalam buku
rekod cuti dan Buku Rekod
Perkhidmatan Pegawai

3. PT(P/O) Memajukan Buku Cuti kepada

PTA untuk ditandatangani

4. PT(P/O) Memfailkan borang cuti dan

kelulusan cuti di dalam folder dan
fail subjek

21
Aktiviti 10: Pengurusan Mesyuarat

UNDANG-
PEGAWAI
UNDANG,
LAIN YANG
TANGGUNG PERATUR
BIL. PROSES KERJA ADA
JAWAB AN DAN
HUBUNGAN/
PUNCA
DIRUJUK
KUASA

1. PT(P/O) Menetapkan tarikh mesyuarat

PT(P/O) Membuat persediaan mesyuarat

2.
PT(P/O) Mengeluarkan surat edaran /
3.
emel
PT(P/O) Sediakan Agenda dan
4. kumpulkan laporan /
maklumbalas
PT(P/O) Menyediakan Folder untuk
5.
keperluan mesyuarat
PT(P/O)
6. Menyediakan minit mesyuarat

PT(P/O)
7. Mengedarkan minit mesyuarat

22
6. CARTA ALIR

Aktiviti 1 : Menguruskan dokumentasi permohonan bagi pengesahan jawatan dalam

perkhidmatan

\\\\ PROSES KERJA TEMPOH

TANGGUNGJAWAB MULA MASA
AA

PT(P/O) Memastikan syarat pengesahan dalam

perkhidmatan dipenuhi.

PT(P/O) Mengisi borang-borang yang

berkaitan

Dapatkan dokumen sokongan

PT(P/O) seperti keputusan peperiksaan,
Induksi dan lain-lain yang
disyaratkan

Buat Memo untuk dihantar kepada

PT(P/O) CKA

PT(P/O) TEGURAN
Pertimbangan dan kelulusan Pihak
Berkuasa Melulus

LULUS

Rekod di dalam Buku Rekod

Perkhidmatan

TAMAT

23
Aktiviti 2 : Menguruskan dokumentasi permohonan Pemberian Taraf Berpencen

\\\\ PROSES KERJA TEMPOH

MASA

MULA
TANGGUNGJAWAB
Genap 3 tahun Mengisi borang 1 HARI
Jadual Keenam beserta BEKERJA
PT(P/O) dokumentasi sokongan

Menghantar permohonan yang

lengkap ke CKA,BPSM
PT(P/O)

Pertimbangan dan kelulusan Pihak

Berkuasa Melulus

LULUS

Rekod di dalam Buku

PT(P/O) RekodPerkhidmatan

TAMAT

24
Aktiviti 3 : Menguruskan dokumentasi permohonan Penanggungan Kerja

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH

Terima permohonan daripada
pasukan sekiranya ada kekosongan
MASA
perjawatan ataupun pegawai cuti
PT(P/O) bersalin

Menyemak dokumentasi dan surat

permohonan

PT(P/O)
Teguran

Hantar Menghantar teguran ke pasukan

teguran sekiranya dokumnetasi tidak
PT(P/O) Ya lengkap

Memajukan permohonan ke UNPP,

Tidak BPSM untuk tindakan kelulusan

Pertimbangan dan kelulusan Pihak

PT(P/O) Berkuasa Melulus

Penyampaian Keputusan

Merekod Keputusan

Lulus
Tidak Lulus Selesai

PT(P/O)

PT(P/O)

TAMAT

25
Aktiviti 4: Menguruskan dokumentasi permohonan Pertukaran melalui ePetukaran/HRMIS

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA
Menerima maklumat dan dokumen
permohonan dari pegawai yang
PT(P/O) ingin bertukar keluar samada
pertukaran dalaman atau pertukaran
luaran 2 hari
berkerja
Memasukkan data pegawai ke
PT(P/O) dalam sistem ePertukaran dan
mencetak Borang A (1/2015)
Kelulusan Ketua Jabatan serta
Lampiran I untuk Sistem HRMIS

Permohonan yang telah diterima

dimasukkan ke dalam fail subjek
TAMAT

26
Aktiviti 5: Menyediakan dokumentasi permohonan bagi Kemudahan Tambang
Mengunjungi Wilayah Asal

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

PT/(P/O) Terima permohonan dari Pegawai

Semak Kelayakan (Kemudahan

PT(P/O) setahun sekali) dan dokumentasi
yang berkaitan

PT(P/O)
Lengkap
Tidak

Ya

Dokumentasi lengkap hantar kepada

PT(P/O)
Unit Urusetia Kewangan, BPSM

PT(P/O)
Terima Kelulusan (etiket)

PT(P/O) Pemakluman kepada

pegawai/pemohon

TAMAT

27
Aktiviti 6: Menyedia dan memproses Persaraan Paksa/Pilihan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

PT/(P/O) Menerima dokumen daripada

pegawai

PT(P/O)
Lengkapkan borang-borang
persaraan
PT(P/O)

PT(P/O) Hantar untuk tandatangan oleh

pegawai

Hantar ke Unit Persaraan BPSM

Pertimbangan dan kelulusan Pihak

Berkuasa Melulus
Lulus

PT(P/O) Penyampaian Keputusan

PT(P/O) Failing

TAMAT

28
Aktiviti 7: Merekodkan hal-hal perkhidmatan di Kenyataan Perkhidmatan dalam Buku
Rekod Perkhidmatan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
MULA

Menerima Kew 8, Surat –surat daripada

PT/(P/O) Terima CKA,BPSM

Merekod di dalam buku Perkhidmatan 2 hari

PT(P/O) Rekod berkerja
Am 274 di bahagian perkhidmatan,
Kenyataan Cuti atau Lembaga
Tatakelakuan
PT(P/O) Fail Failing

PT(P/O) Hantar Buku Perkhidmatan AM 274

kepada Pegawai untuk ditandatangani

TAMAT Buku yang telah siap di tandatangan

lalul disimpan dengan baik di tempat
yang selamat

29
 Aktiviti 8: Menguruskan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

PT/(P/O) Mengedar borang LNPT ke pasukan

membuat agihan kepada pegawai
awam pada hujung September tiap-
tiap tahun

PT(P/O) Mengisi dan melengkapkan butiran

dimuka hadapan borang dan
menandatangani di bahagian Pegawai
Yang Dinilai
PT/(P/O) Menyerahkan borang LNPT bersama
SKT akhir yang telah diisi dan
ditandatangani pegawai kepada
Pegawai Penilaian Pertama 5 hari
(Ketua/Penyelia Bahagian masing- berkerja
masing)
PT(P/O)
Memastikan PPP dan PPK selesai
memberi markah penilaian dalam
masa tempoh 2 minggu

PT(P/O) Menyemak sama ada markah dan

ulasan PPP dan PPK ditandatangan
dan dilengkapkan

PT(P/O)
Memasukkan markah di dalam Modul
Penilaian Prestasi HRMIS melalui
Data Sejarah

TAMAT
Selesai

30
 Aktiviti 9: Merekodkan permohonan cuti di dalam Buku Rekod Perkhidmatan
AM 274

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA

PT/(P/O) MULA Terima borang yang telah diluluskan

PT(P/O) Terima
Merekod di dalam buku rekod cuti
dan Buku Rekod Perkhidmatan Am
274 Bahagian Kenyataan Cuti
Rekod Failing
PT(P/O) 1 hari
berkerja

Hantar Buku Rekod Cuti kepada

PT(P/O) Fail
Pegawai untuk ditandatangani

Buku yang telah siap di tandatangan

lalul disimpan dengan baik di tempat
yang selamat

TAMAT

31
Aktiviti 10 : Menguruskan Pelaksanaan Mesyuarat Pentadbiran

MULA \\\\
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH
MASA
Menetapkan segala temujanji,
PT (P/O) mesyuarat,seminar atau kursus

PT (P/O) Persedian Mesyuarat

PT (P/O)
Keluarkan dan edarkan surat/emel
kepada ahli mesyuarat
Ya

tunda

tidak

PT (P/O) Sediakan agenda dan kumpulkan

laporan yang diperlukan

PT (P/O)
Sediakan dokumen/folder

Sediakan minit mesyuarat

PT (P/O)

PT (P/O)
Edar minit mesyuarat kepada ahli
mesyuarat

TAMAT

32
7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Menguruskan dokumentasi permohonan bagi Pengesahan Jawatan Dalam

Perkhidmatan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Pegawai telah berkhidmat selama 1 hingga 3

1.
tahun.
Lengkapkan borang Jadual dengan dokumentasi
sokongan:-
- Kad Pengenalan
2.
- Surat Tawaran
- Penempatan
- Sijil Tranformasi
Cop pengesahan setiap dokumen sokongan yang
3.
hendak dihantar.

4. Hantar ke BPSM

5. Terima kelulusan beserta Kew 8

6. Rekod di dalam Buku Rekod Perkhidmatan

33
 Aktiviti 2: Menguruskan dokumentasi permohonan Pemberian Taraf Berpencen.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Lengkapkan bagi Jadual Keenam (Peraturan 38)

1.
beserta dokumentasi.

Cop pengesahan dokumentasi sokongan yang

2.
hendak dihantar bersama borang permohonan.

Setelah lengkap diisi, dihantar kepada Ketua

3. Jabatan untuk ditandatangan / Sokongan /
Kelulusan.

4. Hantar borang ke CKA, BPSM untuk kelulusan.

5. 1 salinan difailkan di dalam fail subjek

6. Terima kelulusan beserta Kew 8

7. Rekod di dalam Buku Rekod Perkhidmatan

34
 Aktiviti 3: Menguruskan dokumentasi permohonan bagi Penangunggan Kerja.

Bil TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima permohonan daripada pasukan dan

memastikan syarat-syarat tanggung kerja dipenuhi

2. Semak dokumentasi yang dihantar

3. Memajukan surat iringan untuk tandantangan PTA

4. Hantar ke UNPP, BPSM untuk tindakan kelulusan

5. Terima Kelulusan beserta Kew 8

6. Rekod di dalam Buku Rekod Perkhidmatan

35
 Aktiviti 4: Menguruskan dokumentasi permohonan Pertukaran melalui
ePertukaran/HRMIS

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima dokumentasi untuk permohonan

1.
pertukaran daripada pegawai

2. Mengemaskini data di dalam ePertukaran/ HRMIS

Memastikan Lampiran I (HRMIS) dan Borang

3. A(1/2015) telah ditandatangani oleh Ketua
Jabatan
Simpan satu salinan permohonan di dalam fail
4.
subjek dan fail peribadi pegawai

36
 Aktiviti 5: Menyedia dokumentasi permohonan bagi Kemudahan Tambang
Mengunjungi Wilayah Asal.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menerima permohonan dari pegawai.

2. Semak kelayakan.

3. Proses borang permohonan beserta dokumen

sokongan.

Dapatkan pengesahan dokumentasi dan

4.
sokongan Ketua Jabatan beserta surat iringan.
Surat, borang dan dokumen yang ditandatangani
5. Ketua Jabatan dihantar ke Unit Urusetia
Kewangan, BPSM

6. Satu salinan ke dalam fail.

37
 Aktiviti 6 : Menyedia dan memproses bagi Persaraan Wajib/Pilihan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima dokumen persaraan daripada pegawai

2. Mengisi borang-borang yang berkaitan

Memajukan kepada PTA untuk ditandatangani

3. setelah pegawai menandatangani borang
permohonan
Menghantar dokumen dan Buku Rekod
4.
Perkhidmatan Pegawai ke Unit Persaraan, BPSM

5. Terima Kelulusan dan Kew 8

6. Failkan

38
 Aktiviti 7: Merekodkan hal-hal perkhidmatan di Kenyataan Perkhidmatan dalam Buku
Rekod Perkhidmatan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Terima Kew 8, Kelulusan daripada BPSM

2. Kemaskini di dalam Buku Perkhidmatan

3. Hantar ke PTA untuk ditandatangani

Masukkan kew 8 dan kelulusan di dalam fail

4.
subjek dan fail peribadi pegawai

39
 Aktiviti 8: Menguruskan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan.

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Lengkapkan borang dan ditandatangani oleh

1. Pegawai Yang Dinilai.

Serah borang lengkap beserta SKT akhir kepada

2.
Pegawai Penilai Pertama.

Semak maklumat yang perlu PPP isi telah

3.
lengkap.

4. Agihan kepada PPK untuk Penilaian.

Markah dimasukkan ke dalam Modul Penilaian

5.
Prestasi HRMIS melalui Data Sejarah

40
Aktiviti 9: Merekodkan permohonan cuti di dalam Buku Rekod Perkhidmatan AM274

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menerima Borang Permohonan Cuti

1.
yang telah diluluskan
Rekod di dalam Buku Cuti dan Buku
2. Rekod Perkhidmatan AM 274
pegawai

Memastikan buku cuti rehat

3.
ditandatangani oleh PTA

4. Memfailkan borang cuti di dalam

folder cuti

41
Aktiviti 10: Menguruskan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menetapkan tarikh mesyuarat

Keluarkan dan edarkan surat

2.
kepada ahli mesyuarat
Sediakan agenda dan kumpulkan
3.
laporan yang diperlukan
Sediakan dokumen dan keperluan
4.
mesyuarat

5. Sediakan minit mesyuarat

6 Edarkan minit mesyuarat

7 Failkan

42
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Pekeliling Perkhidmatan
2. Pekeliling Perbendaharaan
3. Akta Angkatan Tentera 1972 (Akta 77)
4. Peraturan-Peraturan Angkatan Tentera – Angkatan Tetap, Angkatan Simpanan Tetap dan
Angkatan Sukarela
5. Perintah Am
6. Perlembagaan Persekutuan
7. Arahan Perbendaharaan
8. Semua Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)
9. Nilai dan Etika Kerja Perkhidmatan Awam
10. Panduan dan Etika Kerja Kementerian Pertahanan
11. Arahan-arahan dari Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
12. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan
Perkhidmatan) 2012 – P.U.(A)1/2012

43
9. SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Perakuan Pengesahan Dalam
1. Jadual Ketiga P.U.A(1)
Perkhidmatan
Borang Opsyen Bagi Skim KWSP
2. Mengikut Subseksyen 6a(1) Akta Pencen Jadual Kelima P.U.A(1)
1980
3. Perakuan Pemberian Taraf Berpencen Jadual Keenam (Peraturan 38)
4. Borang Akujanji Jadual Pertama P.U.A(1)
JPA.BP.SPPP.B01A
JPA.BP.SPPP.B03
JPA.BP.SPT.B03a
JPA.BP.SPPP.B04
JPA.BP.UMUM.B02. Pin
JPA.BP.UMUM.BK
Dokumen Persaraan Wajib / Pilihan
5. JPA.BP.SPT.B01a
/Terbitan
JP.BP.SPT.B01d (Pindaan 2018)
JP.BP.SPT.B01e (Pindaan 2018)
JPA.BP.SPT.B02
JPA.BP.SPT.B05a Pin 2010
JPA.BP.SPT.B06 Pin 2007
Borang Skim A Berwakil
6. Borang Cuti Rehat AM 42-Pin 2/91
Borang Perakuan Penanggungan Kerja/ Lampiran ‘D’
7. Senarai Semak Urusan Penanggungan Lampiran ‘F’
Kerja
Borang Permohonan Kebenaran
8.
Meninggalkan Pejabat Dalam waktu Kerja
Borang Pemilihan Waktu Bekerja
9.
Berperingkat (WBB)

44
10. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

- TIADA -

45