PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.1 : Pembukaan Fail

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.1 : Pembukaan Fail

PROSES KERJA
JAWATAN

PT(P/O) N17 1. Menerima permohonan membuka fail baru.

PT(P/O) N17 2. Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi serta tajuk surat bagi
menentukan tajuk fail dan no.rujukan fail.

PT(P/O) N17 3 Buka kulit fail baru menggunakan jenis kulit fail yang sesuai.

PT(P/O) N17 4 . Catatkan tajuk fail di tengah –tengah kulit fail dan no.rujukan fail
disebelah kanan kulit fail dengan dakwat hitam atau biru

PT(P/O) N17 5.Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail 2.5sm dari
penjuru kiri dan atas.

PT(P/O) N17 6 Masukkan surat disebelah kanan fail dan kertas minit disebelah
kiri fail menggunakan tali hijau.

PT(P/O) N17 7. Catatkan no. kandungan pada surat berkenaan.

PT(P/O) N17 8. Daftarkan fail baru ke dalam Buku Daftar Fail

PT(P/O) N17 9. Serahkan fail kepada pegawai berkenaan dan rekod dalam
Kad pergerakan Fail
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.1 : Pembukaan Fail

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1.1 : Pembukaan Fail

Menerima permohonan membuka

fail baru.

Semak klasifikasi fail dan kod

klasifikasi serta tajuk surat bagi
menentukan tajuk fail dan
no.rujukan fail.

Buka kulit fail baru menggunakan

jenis kulit fail yang sesuai.

Catatkan tajuk fail di tengah –tengah

kulit fail dan no.rujukan fail disebelah
kanan kulit fail dengan dakwat hitam
atau biru

Tebuk lubang di sudut atas sebelah

kiri kulit fail 2.5sm dari penjuru
kiri dan atas.

Masukkan surat disebelah kanan fail

dan kertas minit disebelah kiri fail
menggunakan tali hijau.

Catatkan no. kandungan pada

surat berkenaan.

Daftarkan fail baru ke dalam Buku

Daftar Fail

Serahkan fail kepada pegawai

berkenaan dan rekod dalam
Kad pergerakan Fail
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.1 : Pembukaan Fail

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1.1 : Pembukaan Fail

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.2 : Penutupan Fail

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.2 : Penutupan Fail

PROSES KERJA
JAWATAN

PT(P/O) N17 1. Memastikan Fail yang hendak ditutup mengikut ciri ciri:-

- Fail Tidak Aktif

- Ketebalan Fail
- Melebihin 100 m.s dan Membuka Jld. baharu

PT(P/O) N17 2. Mencatatkan perkataan tutup dan tarikh untuk rujukan dan
penyimpanan rekod

PT(P/O) N17 3 Mencatatkan Jilid baru dan tarikh bagi Fail aktif yang
dibuka selepas Fail lama ditutup

PT(P/O) N17 4 . Bagi Fail tidak aktif yang ditutup , tidak perlu catatkan jilid baru.

PT(P/O) N17 5. Menyimpan Fail yang telah ditutup di rak fail atau kabinet fail yang
dikhaskan.
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.2 : Penutupan Fail

CARTA ALIRAN KERJA
Aktiviti 2.1.2 : Penutupan Fail

Memastikan Fail yang

hendak ditutup mengikut ciri
ciri:-
- Fail Tidak Aktif
- Ketebalan Fail
- Melebihin 100 m.s dan
Membuka Jld. baharu

Mencatatkan perkataan tutup dan

tarikh untuk rujukan dan penyimpanan
rekod

Mencatatkan Jilid baru dan tarikh bagi

Fail aktif yang dibuka selepas Fail
lama ditutup

Mencatatkan Jilid baru dan tarikh bagi

Fail aktif yang dibuka selepas Fail lama
ditutup

Bagi Fail tidak aktif yang ditutup ,

tidak perlu catatkan jilid baru.

Menyimpan Fail yang telah ditutup di

rak fail atau kabinet fail yang
dikhaskan.
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.2 : Penutupan Fail

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1.2 : Penutupan Fail

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.3 : Pergerakan Fail

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.3 : Pergerakan Fail

PROSES KERJA
JAWATAN

PT(P/O) N17 . Fail Keluar:

1. Dapatkan fail yang diminta oleh pegawai dirak fail yang

berkenaan

PT(P/O) N17 2. Catatkan tarikh dan nama pegawai yang memerlukan fail tersebut
ke dalam buku rekod pergerakan fail

PT(P/O) N17 Fail Masuk:

3. Catatkan tarikh fail dipulangkan bersebelahan nama pegawai

yang mengambilnya

PT(P/O) N17 4 . Fail disimpan semula dirak fail yang berkenaan

 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.3 : Pergerakan Fail

 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1.3 : Pergerakan Fail

. Fail Keluar:

Dapatkan fail yang diminta oleh

pegawai dirak fail yang berkenaan

Catatkan tarikh dan nama pegawai yang

memerlukan fail tersebut ke dalam buku
rekod pergerakan fail

Fail Masuk:

Catatkan tarikh fail dipulangkan

bersebelahan nama pegawai yang
mengambilnya

Fail disimpan semula dirak fail yang

berkenaan
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.3 : Pergerakan Fail

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1.3 : Pergerakan Fail

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.4 : Penyelenggaraan Fail

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.4 : Penyelenggaraan Fail

PROSES KERJA
JAWATAN

PT(P/O) N17 1. Memasti Fail diselenggarakan apabila :-

- fail lusuh
- koyak
- kotor semasa pergerakkan
- dirasakan sesuai untuk digantikan

PT(P/O) N17 2. Mengeluarkan segala isi kandungan atau lampiran termasuk

kertas minit

PT(P/O) N17 3 Menggantikan kulit fail lama dengan yang kulit yang baharu

PT(P/O) N17 4 . Kulit fail yang baharu hendaklah di lipat dan ditebuk

PT(P/O) N17 5. Memberi tajuk dan nombor rujukan fail seperti yang asal.

PT(P/O) N17 6. Kandungkan semula segala surat dan lampiran kedalam fail
Baharu beserta kertas minit
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.4 : Penyelenggaraan Fail

 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1.4 : Penyelenggaraan Fail

Memasti Fail diselenggarakan apabila :-

- fail lusuh
- koyak
- kotor semasa pergerakkan
- dirasakan sesuai untuk digantikan

Mengeluarkan segala isi kandungan

atau lampiran termasuk kertas minit

Menggantikan kulit fail lama dengan

yang kulit yang baharu

Kulit fail yang baharu hendaklah di

lipat dan ditebuk

Memberi tajuk dan nombor rujukan fail

seperti yang asal.
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.4 : Penyelenggaraan Fail

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1.4 : Penyelenggaraan Fail

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.5 : Pelupusan Fail

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.1.5 : Pelupusan Fail

PROSES KERJA
JAWATAN

PT(P/O) N17 1. Mengumpul dan mengasingkan faill mengikut kategori berikut:-

- Fail Personal – (berapa tahun)
- Fail Fungsional (Fail Projek)
- Fail Urusan Am

PT(P/O) N17 2. Mengikat fail-fail tutup dan diletakkan di satu tempat yang
selamat.

PT(P/O) N17 3 Menyediakan surat kepada Jabatan Arkib untuk pemeriksaan dan
kelulusan Pelupusan

PT(P/O) N17 4 . Menerima kelulusan daripada Jabatan Arkib

PT(P/O) N17 5. Melupuskan fail-fail mengikut peraturan yang ditetapkan

 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.5 : Pelupusan Fail

 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.1.5 : Pelupusan Fail

Mengumpul dan mengasingkan

faill mengikut kategori berikut:-
- Fail Personal – (berapa tahun)
- Fail Fungsional (Fail Projek)
- Fail Urusan Am

Mengikat fail-fail tutup dan diletakkan

di satu tempat yang selamat.

Menyediakan surat kepada Jabatan

Arkib untuk pemeriksaan dan kelulusan
Pelupusan

Menerima kelulusan daripada Jabatan

Arkib

Melupuskan fail-fail mengikut peraturan

yang ditetapkan
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : Pengurusan Fail

2.1.5 : Pelupusan Fail

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.1.5 : Pelupusan Fail

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.2 : Kad Perakam Waktu

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.2 : Kad Perakam Waktu

PROSES KERJA
JAWATAN

PT(P/O) N17 1. Menyediakan Kad Perakam Waktu Setiap Awal Bulan

PT(P/O) N17 2 .Menyusun kad di rak berhampiran mesin perakam waktu

mengikut nombor giliran.

PT(P/O) N17 3 Menyemak catitan merah pada kad kakitangan yang datang
lewat

PT(P/O) N17 4 . Memastikan kakitangan mencatitkan sebab-sebab dan

mendapat pengesahan daripada Ketua Unit apabila keluar
dan masuk pejabat

PT(P/O) N17 5. Menukar warna kad sekiranya ketua unit tidak menerima
alasan yang diberi

PT(P/O) N17 6 Menyediakan laporan serta memo amaran kepada

kakitangan yang melanggar peraturan kerja
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.2 : Kad Perakam Waktu

 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.2 : Urusan Kad Perakam Waktu

Menyediakan Kad Perakam Waktu

Setiap Awal Bulan

Menyusun kad di rak berhampiran

mesin perakam waktu mengikut
nombor giliran

Menyemak catitan merah pada kad

kakitangan yang datang lewat

Memastikan kakitangan mencatitkan

sebab-sebab dan mendapat
pengesahan daripada Ketua Unit
apabila keluar dan masuk pejabat

Menukar warna kad sekiranya

ketua unit tidak menerima alasan
yang diberi

Menyediakan laporan serta memo

amaran kepada kakitangan yang
melanggar peraturan kerja
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.2 : Kad Perakam Waktu

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.2 : Kad Perakam Waktu

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.3 : Pas Keselamatan

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.3 : Pas Keselamatan

PROSES KERJA
JAWATAN

PT(P/O) N17 1. Menerima borang permohonan pas keselamatan daripada staf

PT(P/O) N17 2. Memastikan borang diisi dengan lengkap dan teratur

PT(P/O) N17 3 Menyediakan surat dan mengemukakan permohonan kepada

CPK

PT(P/O) N17 4 . Menerima surat dan pas keselamatan daripada CPK

PT(P/O) N17 5. Mengedarkan pas keselamtatan kepada staf yang berkenaan

PT(P/O) N17 6 Memasukkan sesalinan surat ke dalam fail

 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.3 : Pas Keselamatan

 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.3 : Pas Keselamatan

Menerima borang permohonan

pas keselamatan daripada staf

Memastikan borang diisi dengan

lengkap dan teratur

Menyediakan surat dan

mengemukakan permohonan kepada
CPK

Menerima surat dan pas keselamatan

daripada CPK

Mengedarkan pas keselamtatan

kepada staf yang berkenaan

Memasukkan sesalinan surat ke dalam

fail
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.3 : Pas Keselamatan

SENARAI BORANG
 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.3 : Pas Keselamatan

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.4 : Tempahan Bilik Mesyuarat Dan Makan Minum

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.4 : Tempahan Bilik Mesyuarat Dan Makan Minum

PROSES KERJA
JAWATAN

PT(P/O) N17 1. Menerima Borang Tempahan dan Pesanan

PT(P/O) N17 2. Memastikan borang diisi dengan betul seperti tarikh, bilik
mesyuarat dan nama penempah

PT(P/O) N17 3 Memastikan ada kekosongan bilik mesyuarat , rekod dalam buku
tempahan

PT(P/O) N17 4. Memastikan Kebersihan Bilik Mesyuarat

PT(P/O) N17 5.Memastikan pihak Katering datang pada masa yang telah
ditetapkan mengikut tempahan

PT(P/O) N17 6 Mengemukakan Borang Asal kepada pihak Katering dan sesalinan
simpan dalam fail

PT(P/O) N17 7.Setiap awal bulan , semak tuntutan bayaran yang dikemukakan
oleh Katering

PT(P/O) N17 8. Mengemukakan tuntutan kepada Unit Kewangan untuk dibuat

Bayaran
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.4 : Tempahan Bilik Mesyuarat Dan Makan Minum

 CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 2.4 : Tempahan Bilik Mesyuarat Dan Makan Minum

Menerima Borang Tempahan dan

Pesanan

Memastikan borang diisi dengan

betul seperti tarikh, bilik mesyuarat
dan nama penempah

Memastikan ada kekosongan bilik

mesyuarat , rekod dalam buku
tempahan

Maklum kepada pemohon Ada/Tiada

TIDAK YA

Memastikan Kebersihan Bilik

Mesyuarat

Memastikan pihak Katering datang

pada masa yang telahditetapkan
mengikut tempahan

Setiap awal bulan , semak tuntutan

bayaran yang dikemukakan Oleh
Katering

Mengemukakan tuntutan kepada Unit

Kewangan untuk dibuat Bayaran
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.4 : Tempahan Bilik Mesyuarat Dan Makan Minum

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.4 : Tempahan Bilik Mesyuarat Dan Makan Minum

BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Tempahan Bilik Mesyuarat

2. Borang Tempahan Minuman/Makanan

 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.1 : Pemesanan Dan Pembelian Barang

 PROSES KERJA
Aktiviti 2.5.1 : Pemesanan Dan Pembelian Barang

JAWATAN PROSES KERJA

PT ( P/O ) STOR 1. Memeriksa bekalan yang diminta sama ada stok

mencukupi atau tiada stok di dalam stor

KPT(P/O)/KPT KEW 2. Membuat perancangan pembelian dengan meminta

sebut harga yang berlainan dari 3 atau lebih
pembekal.

PT ( P/O ) STOR
3. Menyemak samada pembekal berdaftar
dengan Kementerian Kewangan Malaysia

PT ( P/O ) STOR
4. Memilih pembekal yang menawarkan harga yang
terendah.

KPT (P/O)/KPT KEW/ 5. Membuat permohonan pengeluaran pesanan

PT ( W17 ) KEW kerajaan melalui e-perolehan perkhidmatan .

PT ( P/O ) STOR
6. Melampirkan 3 atau lebih sebut harga pembekal ,
salinan akaun, salinan kementerian Kewangan
salinan penilaian pembekal

KPT (P/O)/ KPT KEW/ 7. Menyerahkan dokumen permohonan pesanan

PT ( W17 ) KEW kerajaan yang lengkap ke Unit Kewangan.
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.1 : Pemesanan Dan Pembelian Barang

CARTA ALIRAN KERJA

 CARTA ALIRAN KERJA

2.5.1 : Pemesanan Dan Pembelian Barang

Memeriksa bekalan yang diminta

sama ada stok mencukupi atau
tiada stok di dalam stor

Membuat perancangan pembelian

dengan meminta sebut harga yang
berlainan dari 3 atau lebih pembekal.

Menyemak samada pembekal

berdaftar dengan Kementerian
Kewangan Malaysia

Memilih pembekal yang menawarkan

harga yang terendah.

Membuat permohonan pengeluaran

pesanan kerajaan melalui e-
perolehan perkhidmatan .

Melampirkan 3 atau lebih sebut

harga pembekal , salinan akaun,
salinan kementerian Kewangan
salinan penilaian pembekal

Menyerahkan dokumen permohonan

pesanankerajaan yang lengkap ke
Unit Kewangan.
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.1 : Pemesanan dan Pembelian Barang

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.5.1 : Pemesanan dan Pembelian Barang

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.2 : Menerima Stok dan Menyelenggara Rekod Stok

 PROSES KERJA

AKTIVITI : Menerima Stok Dan Menyelenggara Rekod Stok

JAWATAN PROSES KERJA

PT ( P/O ) STOR 1. Memastikan menerima Delivery Order (DO)

dan Local Order (LO) dari pihak pembekal

PT ( P/O ) STOR 2. Memeriksa keadaan stok yang diterima daripada

pihak syarikat atau pembekal samada mengikut
senarai yang dipohon.

PT ( P/O ) STOR 3. Jika tidak memenuhi syarat-syarat spesifikasi yang

dipohon, maklumkan kepada pembekal atau syarikat
tersebut.

PT ( P/O ) STOR 4. Stok yang diterima perlu direkodkan di dalam Kad

Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4)

PT ( P/O ) STOR 5. Menyusun barangan yang diterima mengikut Sistem

Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5.2 : Menerima Stok dan Menyelenggara Rekod Stok

CARTA ALIRAN KERJA

 CARTA ALIRAN KERJA

2.5.2 : Menerima Stok dan Menyelenggara Rekod Stok

Memastikan menerima
Delivery Order (DO) dan
Local Order (LO) dari pihak
pembekal
Memeriksa keadaan stok yang
diterima daripada pihak syarikat
atau pembekal samada mengikut
senarai yang dipohon.
Maklum Lengkap mengikut syarat?
kepada
pembekal YA

Stok yang diterima perlu direkodkan di

dalam Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3)
dan Kad Petak (KEW.PS-4)

Menyusun barang yang diterima

didalam Stor mengikut Sistem Masuk
Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.2 : Menerima Stok dan Menyelenggara Rekod Stok

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.5.2. : Menerima Stok dan Menyelenggara Rekod Stok

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.3 : Pengeluaran Stok

 PROSES KERJA

Aktiviti 2.5.3 : Pengeluaran Stok

JAWATAN PROSES KERJA

KPT/ 1. Menerima borang permohonan stok ( KEW.PS-11 )

KETUA UNIT

PT ( P/O ) STOR 2. Memeriksa bekalan yang diminta sama ada stok

mencukupi atau tiada stok di dalam stor

PT ( P/O ) STOR 3. Menyemak permohonan dan memberi nombor

Pendaftaran

PT ( P/O ) STOR 4. Menentukan kuantiti pengeluaran

STAF UNIT 5. Mengeluarkan stok kepada pemohon dan

menandatangani perakuan penerimaan pada borang
permohonan pengeluaran stok ( KEW.PS-11 )

PT ( P/O ) STOR 6. Merekodkan pengeluaran di kad kawalan stok

( KEW.PS-3 ) dan kad petak ( KEW.PS-4)
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5.3 : Pengeluaran stok

CARTA ALIRAN KERJA

 CARTA ALIRAN KERJA

2.5.3 : Pengeluaran Stok

Menerima borang permohonan

stok ( KEW.PS-11 )

Memeriksa bekalan yang diminta

sama ada stok mencukupi atau
tiada stok di dalam stor

Menyemak permohonan dan

memberi nombor Pendaftaran

Menentukan kuantiti pengeluaran

Mengeluarkan stok kepada pemohon dan

menandatangani perakuan penerimaan
pada borang permohonan pengeluaran
stok( KEW.PS-11 )

Merekodkan pengeluaran di kad

kawalan stok ( KEW.PS-3 ) dan kad
petak ( KEW.PS-4)
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.3 : Pengeluaran Stok

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.5.3. : Pengeluaran Stok

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.4 : Bertanggungjawab Dalam Pemeriksaan Audit Dan

Verifikasi Stor
 PROSES KERJA
2.5.4 : Bertanggungjawab Dalam Pemeriksaan Audit Dan
Verifikasi Stor

JAWATAN PROSES KERJA

PT ( P/O ) STOR/ 1. Mengedar memo/email memaklumkan bahawa stor tidak

KPT PENTADBIRAN beroperasi sehingga selesai audit.
KETUA UNIT

PT ( P/O ) STOR
2.Mengemaskini semua rekod-rekod stor seperti Kad
Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4)

PT ( P/O ) STOR
3. Menyediakan borang-borang yang digunapakai ketika
proses verifikasi dilaksanakan.

PT ( P/O ) STOR
PEGAWAI VERIFIKASI 4. Maklumkan kepada Pegawai Pemeriksa Audit dan
Verifikasi Stok yang telah dilantik untuk membuat auditan

PT ( P/O ) STOR
5. Membuat tindakan pelarasan stok apabila terdapat stok
berlebihan atau berkurangan disebabkan silap semasa
pengiraan
PT ( P/O ) STOR
6. KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan untuk kelulusan
Ketua Jabatan

PT ( P/O ) STOR/
PEGAWAI ASET 7. Laporan KEW.PS-14, KEW.PS-15, KEW.PS-16 untuk
perakuan Pegawai Pengawal

PT ( P/O ) STOR/
PEGAWAI ASET 8. KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 hendaklah dikemukakan
kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5.4 : Bertanggungjawab Dalam Pemeriksaan Audit Dan

Verifikasi Stor

CARTA ALIRAN KERJA

 CARTA ALIRAN KERJA
AKTIVITI : Bertanggungjawab Dalam Pemeriksaan Audit Dan
Verifikasi Stor

Mengedar memo/email memaklumkan

bahawa stor tidak beroperasi sehingga
selesai audit

Mengemaskini semua rekod-rekod stor

seperti Kad Kawalan Stok (Kew.PS.3)
dan Kad Petak (Kew.PS-4)

Menyediakan borang-borang yang

digunapakai ketika proses verifikasi
dilaksanakan

Maklumkan kepada Pegawai Pemeriksa

Audit dan Verifikasi Stok yang telah
dilantik untuk membuat auditan

Membuat tindakan pelarasan stok apabila

terdapat stok berlebihan atau berkurangan
disebabkan silap semasa pengiraan

KEW.PS-17 hendaklah dikemukakan

untuk kelulusan Ketua Jabatan

Laporan KEW.PS-14, KEW.PS-15,

KEW.PS-16 untuk perakuan Pengawai
Pengawal

KEW.PS-15 dan KEW.PS-16 hendaklah

dikemukakan kepada Perbendaharaan
sebelum 15 Mac tahun berikutnya
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.4 : Bertanggungjawab Dalam Pemeriksaan Audit Dan

Verifikasi Stor
 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.5.4. : Bertanggungjawab Dalam Pemeriksaan Audit Dan

Verifikasi Stor

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5 : Pengurusan Stor

2.5.5 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok Setiap Tahun

 PROSES KERJA
2.5.5 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok Setiap Tahun

JAWATAN PROSES KERJA

PT ( P/O ) STOR 1. Mengenalpasti barang stor yang mempunyai jangka

boleh guna atau tarikh luput.

PT ( P/O ) STOR 2. Jika terdapat asingkan barang-barang yang tidak boleh

digunakan atau sudah tarikh luput di tempat lain bagi
proses pelupusan.

PT ( P/O ) STOR 3. Mengemaskini rekod stok KEW.PS-3 dan KEW.PS-4

PT ( P/O ) STOR 4. Membuat pengiraan baki stok stor jabatan.

PT ( P/O ) STOR 5. Membuat pengiraan kedudukan stok mengikut suku

tahun pada borang KEW.PS-13.

PT ( P/O ) STOR 6. Memperakukan borang KEW.PS-13 oleh Pegawai

Pengawal.

PEGAWAI ASET
7. Memaklumkan kepada pegawai yang
PT ( P/O ) STOR bertanggungjawab atau urusetia Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
PEGAWAI ASET untuk memberi makluman kepada setiap Bahagian.
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5.5 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok Setiap Tahun

 CARTA ALIRAN KERJA

2.5.5 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok Setiap Tahun

Mengenalpasti barang stor yang

mempunyai jangka boleh guna atau
tarikh luput

Jika ada, asingkan barang=barang

yang tidak boleh digunakan atau
sudah tarikh luput di tempat lain bagi
proses pelupusan

Mengemaskini rekod stok KEW.PS-3

dan Kew.PS-4

Membuat pengiraan baki stok stor

jabatan

Membuat pengiraan kedudukan stok

nmengikut suku tahun pada borang
KEW.PS-13

Memperakukan borang KEW.PS-13

oleh Pegawai Pengawal

Memaklumkan kepada pegawai yang

bertanggungjawab atau urusetia Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Aset Ahli
Kerajaan (JKPAK) untuk memberi
makluman kepada setiap bahagian
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.5.5 : Menyediakan Laporan Pusingan Stok Setiap Tahun

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.5.5. : Menyediakan Laporan Pusingan Stok Setiap Tahun

BIL. SENARAI BORANG

1.

2.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.6 : Pengurusan Surat-Menyurat

2.6.1 : Pendaftaran Surat Masuk

 PROSES KERJA

PENGURUSAN SURAT- MENYURAT

AKTIVITI: Pendaftaran Surat Masuk

JAWATAN PROSES KERJA

PT(P/O) N17 1. Menerima surat-surat masuk

PT(P/O) N17 2. Cop tarikh terima dan daftarkan kedalam Sistem Pendaftaran
Surat-Menyurat.

PT(P/O) N17 3. Mengagihkan surat-surat untuk dihantar kepada Pengarah

Kanan dan Pengarah Rekabentuk

PT(P/O) N17 4. Menerima kembali surat-surat daripada Pengarah Rekabentuk

dan agih-agih surat kepada Ketua-Ketua Unit
 CARTA ALIRAN KERJA
AKTIVITI : PENDAFTARAN SURAT MASUK

CARTA ALIRAN KERJA

Menerima surat-surat masuk

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Cop tarikh terima dan daftarkan

Pentadbiran
kedalam Sistem Pendaftaran
2.6 : Surat-Menyurat.
Pengurusan Surat- Menyurat

2.6.1 : Pendaftaran Surat Masuk

Mengagihkan surat-surat untuk
dihantar kepada Pengarah Kanan
dan Pengarah Rekabentuk

Menerima kembali surat-surat

daripada Pengarah Rekabentuk dan
agih-agih surat kepada Ketua-Ketua
Unit
 CARTA ALIRAN KERJA
AKTIVITI : Pendaftaran Surat Masuk

. Menerima surat-surat masuk

Cop tarikh terima dan daftarkan kedalam

Sistem Pendaftaran Surat-Menyurat.

Mengagihkan surat-surat untuk dihantar

kepada Pengarah Kanan dan Pengarah
Rekabentuk

Menerima kembali surat-surat daripada

Pengarah Rekabentuk dan agih-agih surat
kepada Ketua-Ketua Unit
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : PengurusanSurat Menyuratl

2.6.1 : Pendaftaran Surat Masuk

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.6.1 : Pendaftaran Surat Masuk

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.6 : Pengurusan Surat-Menyurat

2.6.2 : Mengkandungkan Dan Merekod Surat-Surat ke Dalam Fail

 PROSES KERJA

PENGURUSAN SURAT- MENYURAT

AKTIVITI: Mengkandungkan Dan Merekod Surat-Surat ke Dalam Fail

JAWATAN PROSES KERJA

PT(P/O) N17 1. Mengasingkan surat-surat berdasarkan Perkara/Tajuk dan No.

Fail surat berkenaan.

PT(P/O) N17 2. Mendapatkan fail-fail berkaitan dari rak fail.

PT(P/O) N17 3 Menebuk lubang di sebelah kanan surat dengan menggunakan

penebuk lubang dan kandungkan surat dengan menggunakan tali
hijau (green tag)

PT(P/O) N17 4. Merekodkan no. bilangan surat dan tarikh dikandungkan pada
kertas minit di sebelah kiri fail. Surat masuk ditulis dengan dakwat
merah dan surat keluar dengan dakwat hitam atau biru.

PT(P/O) N17 5. Menyimpan semula fail di rak yang berkenaan mengikut turutan
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.6 : Pengurusan Surat- Menyurat

2.6.2 : Mengkandungkan Dan Merekod Surat-Surat ke

Dalam Fail
 CARTA ALIRAN KERJA
AKTIVITI : Mengkandugkan Dan Merekod Surat-Surat ke Dalam Fail

Mengasingkan surat-surat berdasarkan

Perkara/Tajuk dan No. Fail surat berkenaan.

Mendapatkan fail-fail berkaitan dari rak fail.

Menebuk lubang di sebelah kanan surat

dengan menggunakan penebuk lubang dan
kandungkan surat dengan menggunakan tali
hijau (green tag)

Merekodkan no. bilangan surat dan tarikh

dikandungkan pada kertas minit di
sebelah kiri fail. Surat masuk ditulis
dengan dakwat merah dan surat keluar
dengan dakwat hitam atau biru.

Menyimpan semula fail di rak yang

berkenaan mengikut turutan
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : PengurusanSurat Menyuratl

2.6.2 : Mengkandungkan Dan Merekod Surat-Surat ke

Dalam Fail
 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.6.2 : Mengkandungkan Dan Merekod Surat-Surat ke

Dalam Fail

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.6 : Pengurusan Surat-Menyurat

2.6.3 : Penghantaran Surat-Surat Keluar

PROSES KERJA

PENGURUSAN SURAT-MENYURAT
 PROSES KERJA

AKTIVITI : Penghantaran Surat-Surat Keluar

JAWATAN PROSES KERJA

PT(P/O) N17 1. Mengasingkan surat-surat yang diterima mengikut tempat/alamat

PT(P/O) N17 2. Menyerahkan surat-surat tersebut untuk penghantaran oleh

Pembantu Operasi dengan tangan

PT(P/O) N17 3. Surat-surat yang akan dihantar melalui pos dimasukkan ke dalam
sampul surat, digam dan dicopkan dengan cop rasmi jabatan

PT(P/O) N17 4. Menyerahkan surat-surat kepada Pembantu Operasi untuk

urusan pos

PT(P/O) N17 5. Surat-surat atau memo untuk edaran dalaman dimasukkan ke

dalam rak unit yang disediakan di Unit Pentadbiran
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.6 : Pengurusan Surat- Menyurat

2.6.3 : Penghantaran Surat Keluar

 CARTA ALIRAN KERJA
AKTIVITI : Penghantaran Surat-Surat Keluar

Mengasingkan surat-surat yang

diterima mengikut tempat/alamat

Menyerahkan surat-surat tersebut

untuk penghantaran oleh Pembantu
Operasi dengan tangan

Surat-surat yang akan dihantar melalui pos

dimasukkan ke dalam sampul surat, digam
dan dicopkan dengan cop rasmi jabatan

Menyerahkan surat-surat kepada

Pembantu Operasi untuk urusan pos

Surat-surat atau memo untuk edaran

dalaman dimasukkan ke dalam rak unit
yang disediakan di Unit Pentadbiran
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : PengurusanSurat Menyurat

l 2.6.3 : Penghantaran Surat-Surat Keluar

 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.6.3 : Penghantaran Surat-Surat Keluar

BIL. SENARAI BORANG

1.
 PROSES KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.6 : Pengurusan Surat-Menyurat

2.6.4 : Menguruskan Bekalan Setem/mengemaskinikan

Rekod Masuk Keluar Setem
 PROSES KERJA
PENGURUSAN SURAT-MENYURAT

AKTIVITI : Menguruskan Bekalan Setem/mengemaskinikan

Rekod Masuk Keluar Setem

JAWATAN PROSES KERJA

PT(P/O) N17 1. Menerima borang permohonan setem/Bar Code daripada

Pembantu Operasi .

PT(P/O) N17 2. Membekalkan dan merekodkan pengeluaran setem yang diminta

oleh Pembantu Operasi ke dalam buku daftar stok bekalan
(KEW.314)

PT(P/O) N17 3. Borang permohonan difailkan

PT(P/O) N17 4. Jika bekalan setem /Bar Code berkurangan uruskan pembelian
melalui pejabat pos

PT(P/O) N17 5. Catatkan jumlah pembelian setem/bar code ke dalam buku stok
bekalan (KEW.314 )

PT(P/O) N17 6. Menyimpan Buku Daftar Setem dan Setem ke dalam Kabinet
Besi

KPT 7. Mengemaskini harga setem /bar code ke buku daftar

pemeriksaan mengejut (Arahan PerbendaharaanNo.309) setiap
enam bulan.
 CARTA ALIRAN KERJA

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.6 : Pengurusan Surat- Menyurat

2.6.4 : Menguruskan Bekalan Setem/mengemaskinikan

Rekod Masuk Keluar Setem
 CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI : Menguruskan Bekalan Setem / Bar Code Dan

mengemaskini Rekod Masuk Keluar Setem

Menerima borang permohonan setem/Bar

Code daripada Pembantu Operasi .

Membekalkan dan merekodkan pengeluaran

setem yang diminta oleh Pembantu Operasi
ke dalam buku daftar stok bekalan (KEW.314)

Borang permohonan difailkan

Jika bekalan setem /Bar Code berkurangan

uruskan pembelian melalui pejabat pos

Catatkan jumlah pembelian setem/bar

code ke dalam buku stok bekalan
(KEW.314 )

Menyimpan Buku Daftar Setem dan

Setem ke dalam Kabinet Besi

Mengemaskini harga setem /bar code ke

buku daftar pemeriksaan mengejut (Arahan
PerbendaharaanNo.309) setiap enam bulan.
 SENARAI BORANG

Fungsi 4 : Bahagian Penyelarasan & Khidmat Sokongan

Aktiviti 2 : Pentadbiran

2.1 : PengurusanSurat Menyuratl

2.6.4 : Menguruskan Bekalan Setem/mengemaskinikan

Rekod Masuk Keluar Setem
 SENARAI BORANG

Aktiviti 2.6.4 : Menguruskan Bekalan Setem/mengemaskinikan

Rekod Masuk Keluar Setem

BIL. SENARAI BORANG

1.