myPortfolio

PEMBANTU OPERASI
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
CAWANGAN PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN

BAHAGIAN : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

CAWANGAN PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN, UNIT PENTADBIRAN
ALAMAT : ARAS 6, BLOK E8, KOMPLEKS E

NO. TELEFON : 03-88846255

NO. FAKS. : 03-88895235
LAMAN SESAWANG: moe.gov.my

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Florine Martin

Gelaran Jawatan : Pembantu Operasi

Gred Hakiki Jawatan : N11

Tarikh Penempatan : 29.06.2020

DILULUSKAN OLEH

Nama :

Gelaran Jawatan :

Gred Jawatan :

Tarikh :

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1.

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

5-6
Carta Organisasi
Carta Fungsi 7
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8
Deskripsi Tugas 9
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai 10-21
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan 22
Punca Kuasa
Senarai Borang 23
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 24

4
 CARTA ORGANISASI
1.1 Agensi

1.2 Bahagian

5
6
CARTA FUNGSI

7
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis

dengan sempurna, cekap dan berkesan.
2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen.
3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau peralatan
bekalan daripada stor Pejabat.
4. Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas
mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat diselenggara
dengan baik.
5. Menjaga Kaunter BKP
6. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
7. Penghantaran Surat Dengan Tangan
8. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh Penerimaan

8
 DESKRIPSI TUGAS
*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI KSU
PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO (PK) 1 WARAN PERJAWATAN B.63.3.1.4.(322)

GRED JAWATAN N11/N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN

GRED JD N11 SUB-BIDANG OPERASI AM

STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH

KHIDMAT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
PENGURUSAN
HIRARKI 2 PENTADBIRAN &
DILULUSKAN OLEH
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) KEWANGAN

SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail,
penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian surat/dokumen/notis 1. Menjaga Kaunter BKP
di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat Seliaan. 2. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
3. Penghantaran Surat Dengan Tangan
4. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan
5. Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan
dokumen
6. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang
atau peralatan bekalan daripada stor.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan:
2. Bilangan Pengisian:
3. Bilangan Skim Perkhidmatan:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

PMR dan setarafnya

KOMPETENSI

Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan

Berkebolehan mengurus masa
Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan
Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas.
PENGALAMAN

9
 PROSES KERJA

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
KPT
Menjaga kaunter mengikut
1. PT/PO
arahan jadual giliran bertugas
(Isnin- Khamis)
PT/PO
Memulakan tugas dikaunter
2.
mengikut waktu pajabat
PT/PO
Memastikan kebersihan dikaunter
3.
kemas dan teratur
4. PT/PO
Memastikan Buku Daftar Pelawat
dan cop Rasmi Bahagian
disediakan
5. PT/PO
Menerima, membuka dan cop
penerimaan surat yang dihantar
dengan tangan
PT/PO
Melayan pertanyaan pelanggan
6.
secara berhemah
7. PT/PO
Membantu menjawab panggilan
telefon

10
 Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap
1.
dan tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika
2.
menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian
PT/PO
Surat yang telah masukan dalam
3.
sampul ditimbang mengikut berat
dan di asingkan untuk
menentukan harga penghantaran
4. PT/PO
Menggunakan Franking Mesin
yang telah disetkan harga pos /
menampal setem mengikut
keperluan
5. PT/PO
Asingkan mengikut kelompok:
i) Kuala Lumpur
ii) Lain-lain Negeri
PT/PO
Surat yang telah dicetak dengan
6.
franking mesin hendaklah
dihantar pada hari yang sama
untuk di pos
7. PT/PO
Mengisi borang penghantaran
melalui franking mesin

11
 Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap
1.
dan tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika
2.
menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian
PT/PO
Memastikan rujukan fail surat
3.
dicatat dipenjuru kiri sampul
4. PT/PO
Rekod surat dalam buku daftar
surat keluar (Am. 109. Pin.3/82)
5. PT/PO
Surat yang dihantar hendaklah
dapatkan cop Jabatan /Bahagian
dan ditandatangan penerimaan
sebagi bukti penghantaran.

12
 Aktiviti 4: Menerima / Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh
Penerimaan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. JAWAB PROSES KERJA ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
PT/PO
Memastikan alamat surat yang dituju
1.
betul
PT/PO
Buka sampul mengikut keutamaan:
2.
i) Serta merta
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa
PT/PO
Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh
3.
semasa
4. PT/PO
Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah
kanan tarikh surat yang diterima
5. PT/PO
Susun surat yang telah dicop mengikut
keutamaan
6. PT/PO
Serahkan surat yang telah dicop
penerimaan kepada PA(SUB)untuk
diminitkan

13
 CARTA ALIR

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Menjaga kaunter mengikut arahan jadual

giliran bertugas (Isnin- Khamis)

Memulakan tugas dikaunter mengikut waktu

pajabat

Memastikan kebersihan dikaunter kemas

dan teratur

Memastikan Buku Daftar Pelawat dan cop

Rasmi Bahagian disediakan

Menerima, membuka dan cop penerimaan

surat yang dihantar dengan tangan

Melayan pertanyaan pelanggan secara

berhemah

Membantu menjawab panggilan telefon

Tamat

14
 Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaran Surat mel Biasa

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang

tidak bercetak alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut

berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos/

menampal setem mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

i. Kuala Lumpur
ii. Lain-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan franking mesin hendaklah

dihantar pada hari yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui

franking mesin untuk rekod

Tamat

15
 Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul

surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

Memastikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri

sampul

Rekod surat dalam buku daftar surat keluar ( Am.

109. Pin.3/82)

Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul

surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

Tamat

16
 Aktiviti 4: Menerima / Membuka Surat Daripada Luar dan
Cop Tarikh Penerimaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat yang dituju betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

 Sertamerta
 Segera
 Terimaan Biasa
Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah kanan

tarikh surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

keutamaan

Serahkan surat yang telah dicop penerimaan

kepada PA(SUB)untuk diminitkan

Tamat

17
 SENARAI SEMAK
Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

i) Sertamerta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut

3.
tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah

4. bawah kanan tarikh surat yang
diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

18
Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan

1. tepat

Cop alamat Bahagian jika

2. menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam

sampul ditimbang mengikut berat dan
3.
di asingkan untuk menentukan harga
penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang

4. telah disetkan harga pos/menampal
setem mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

5. i. Kuala Lumpur
ii. Lain-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan

6. frangking mesin hendaklah dihantar
pada hari yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui

7. fagnking mesin

19
 Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan

1. tepat

Cop alamat Bahagian jika

2. menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Memastikan rujukan fail surat dicatat

3.
dipenjuru kiri sampul

Rekod surat dalam buku daftar surat

4.
keluar (Am. 109. Pin.3/82)

Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan

5. ditandatangan penerimaan sebagi
bukti penghantaran.

20
 Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

i) Serta merta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut

3.
tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah

4. bawah kanan tarikh surat yang
diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

21
 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)

2. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
3. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)
4. Arahan Keselamatan
5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari
semasa ke semasa oleh BKP.
6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara
lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.

22
 SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang penghantaran surat Franking

Buku penghantaran surat -Am. 109.

2.
Pin.3/82
Buku Rekod Penggunaan Mesin
3
Fotostat

4 Buku Rekod Fail Tutup

23
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

24