myPortfolio

PEMBANTU OPERASI
SK SAMBIR

BAHAGIAN : ASAJAYA
ALAMAT : PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH
SAMARAHAN, JALAN DATO’ MOHD
MUSA, 94300 KOTA SAMARAHAN
SARAWAK

NO. TELEFON : 016-8151529

NO. FAKS. :
LAMAN SESAWANG: sksambirsamarahan.blogspot.com

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : Zuraimi Bin Sulong

Gelaran Jawatan : Pembantu Operasi

Gred Hakiki Jawatan : N14

Tarikh Penempatan : 17.07.1999

DILULUSKAN OLEH

Nama : FAIZAL BIN JARAWI

Gelaran Jawatan : PEN. KANAN PENTADBIRAN

Gred Jawatan : DG32

Tarikh :

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA
PENGEMASKINIAN
MYPORTFOLIO
1. 16 NOV 2018

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

5-6

Carta Organisasi

Carta Fungsi 7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8

Deskripsi Tugas 9

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai 10-21

Semak bagi Aktiviti 1

Senarai Undang-undang, Peraturan dan 22

Punca Kuasa

Senarai Borang 23

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 24

4
5
 CARTA ORGANISASI
1.1 SK SAMBIR

1.2 Bahagian

6
 (PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN)

NORLIA BINTI TUAH

GURU BESAR

FAIZAL BIN JARAWI BARAWI BIN LEMAN MOHAMAD ALI BIN YUSUP
PENOLONG KANAN 1 PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID PENOLONG KANAN KO-KURIKULUM

NORA BINTI ENDO

PEMBANTU TADBIR PERKERANIAN / OPERASI (N22)
NUR AZSHIELDHA BINTI SAHRAN
JURUTEKNIK KOMPUTER (FT19)

SITI ZAUWIAH BIN HADZLI

PEMBANTU PENGURUSAN MURID (N19)

ZURAIMI BIN SULONG

PEMBANTU OPERASI (N14)

7
CARTA FUNGSI

8
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

1. Melaksanakan tugas penyampaian atau kutipan surat/dokumen/notis

dengan sempurna, cekap dan berkesan.
2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen.
3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau peralatan
bekalan daripada stor Pejabat.
4. Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas
mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat diselenggara
dengan baik.
5. Menjaga Kaunter BKP
6. Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
7. Penghantaran Surat Dengan Tangan
8. Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh Penerimaan

9
 DESKRIPSI TUGAS
*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAWATAN PEMBANTU OPERASI KSU
PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN PO (PK) 1 WARAN B.63.3.1.4.(322)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN N14 BIDANG UTAMA PENTADBIRAN

GRED JD N14 SUB-BIDANG OPERASI AM

ZURAIMI BIN
STATUS JAWATAN TETAP DISEDIAKAN OLEH
SULONG
KHIDMAT
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH FAIZAL BIN JARAWI
PENGURUSAN
HIRARKI 2 PENTADBIRAN &
DILULUSKAN OLEH SUFIAN BIN BASRI
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) KEWANGAN

SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU OPERASI TARIKH DOKUMEN 16.11.2018

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail,
penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian 1.Menjaga Kaunter
surat/dokumen/notis di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat 2.Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa
Seliaan. 3.Penghantaran Surat Dengan Tangan
4.Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan
5.Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan
dokumen
6.Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-
barang atau peralatan bekalan daripada stor.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan:
2. Bilangan Pengisian:
3. Bilangan Skim Perkhidmatan:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
PMR dan setarafnya

KOMPETENSI

Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan

Berkebolehan mengurus masa
Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan
Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas.
Kebolehan bertukang.
PENGALAMAN

SK Sambir – 1999 hingga sekarang

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter

10
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
KPT
Menjaga kaunter mengikut arahan jadual
1. PT/PO
giliran bertugas (Isnin- Khamis)
PT/PO
Memulakan tugas dikaunter mengikut
2.
waktu pajabat
PT/PO
Memastikan kebersihan dikaunter kemas
3.
dan teratur
4. PT/PO
Memastikan Buku Daftar Pelawat dan cop
Rasmi Bahagian disediakan
5. PT/PO
Menerima, membuka dan cop penerimaan
surat yang dihantar dengan
tangan
PT/PO
Melayan pertanyaan pelanggan
6.
secara berhemah
7. PT/PO
Membantu menjawab panggilan
telefon

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

11
 PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap dan
1.
tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika menggunakan
2.
sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian
PT/PO
Surat yang telah masukan dalam sampul
3.
ditimbang mengikut berat dan di
asingkan untuk menentukan
harga penghantaran
4. PT/PO
Menggunakan Franking Mesin yang telah
disetkan harga pos / menampal
setem mengikut keperluan
5. PT/PO
Asingkan mengikut kelompok:
i) Kuala Lumpur
ii) Lain-lain Negeri
PT/PO
Surat yang telah dicetak dengan franking
6.
mesin hendaklah dihantar pada
hari yang sama untuk di pos
7. PT/PO
Mengisi borang penghantaran melalui
franking mesin

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

12
 PT/PO
Memastikan alamat surat lengkap
1.
dan tepat
PT/PO
Cop alamat Bahagian jika menggunakan
2.
sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian
PT/PO
Memastikan rujukan fail surat dicatat
3.
dipenjuru kiri sampul
4. PT/PO
Rekod surat dalam buku daftar surat
keluar (Am. 109. Pin.3/82)
5. PT/PO
Surat yang dihantar hendaklah dapatkan
cop Jabatan /Bahagian dan
ditandatangan penerimaan sebagi
bukti penghantaran.

Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh

Penerimaan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

13
 PT/PO
Memastikan alamat surat yang dituju betul
1.
PT/PO
Buka sampul mengikut keutamaan:
2.
i) Serta merta
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa
PT/PO
Pastikan cop dibetulkan mengikut
3.
tarikh semasa
4. PT/PO
Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah
kanan tarikh surat yang diterima
5. PT/PO
Susun surat yang telah dicop mengikut
keutamaan
6. PT/PO
Serahkan surat yang telah dicop
penerimaan kepada
PA(SUB)untuk diminitkan

CARTA ALIR

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB
Mula

Menjaga kaunter mengikut

arahan jadual giliran
bertugas (Isnin- Khamis)

Memulakan tugas dikaunter

mengikut waktu pajabat
14

Memastikan kebersihan
dikaunter kemas dan teratur
Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaran Surat

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat lengkap dan

tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan

sampul surat yang tidak bercetak alamat
Bahagian
15
Surat yang telah masukan dalam sampul
ditimbang mengikut berat dan di
asingkan untuk menentukan harga
Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat lengkap

dan tepat

Cop alamat Bahagian jika

menggunakan sampul surat yang
tidak bercetak alamat Bahagian

Memastikan rujukan fail surat

dicatat dipenjuru kiri sampul
16

Rekod surat dalam buku daftar

surat keluar ( Am. 109. Pin.3/82)
Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh
Penerimaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Memastikan alamat surat yang

dituju betul

Buka sampul mengikut

keutamaan:
Sertamerta
Segera
Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan

mengikut tarikh semasa

Cop tarikh penerimaan di

sebelah bawah kanan tarikh
surat yang diterima
17

Susun surat yang telah dicop

 SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

i) Sertamerta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh

3.
semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah

4.
kanan tarikh surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

18
 Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan Surat mel Biasa

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat

1.

Cop alamat Bahagian jika menggunakan

2. sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian

Surat yang telah masukan dalam sampul

ditimbang mengikut berat dan di
3.
asingkan untuk menentukan harga
penghantaran

Menggunakan Franking Mesin yang telah

4. disetkan harga pos/menampal setem
mengikut keperluan

Asingkan mengikut kelompok:

5. i. Kuala Lumpur
ii. Lain-lain Negeri

Surat yang telah dicetak dengan frangking

6. mesin hendaklah dihantar pada hari
yang sama untuk di pos

Mengisi borang penghantaran melalui fagnking

7. mesin

19
 Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat lengkap dan

1. tepat

Cop alamat Bahagian jika menggunakan

2. sampul surat yang tidak bercetak
alamat Bahagian

Memastikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru

3.
kiri sampul

Rekod surat dalam buku daftar surat keluar

4.
(Am. 109. Pin.3/82)

Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan

5. ditandatangan penerimaan sebagi
bukti penghantaran.

20
 Aktiviti 4: Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop
Tarikh Penerimaan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Memastikan alamat surat yang dituju

1. betul

Buka sampul mengikut keutamaan:

i) Serta merta
2.
ii) Segera
iii) Terimaan Biasa

Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh

3.
semasa

Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah

4.
kanan tarikh surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut

5. keutamaan

21
 SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA

1. Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)

2. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
3. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 – Bab 8)
4. Arahan Keselamatan
5. Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari
semasa ke semasa oleh BKP.
6. Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara
lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.

22
 SENARAI BORANG

BIL. BORANG KOD BORANG

1. Borang penghantaran surat Franking

Buku penghantaran surat -Am. 109.

2.
Pin.3/82

23
 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1.Skuad Mesra PPD Samarahan.

2. Pegawai stor sekolah.

3. Pegawai siaraya.

24