myPortfolio

PEMBANTU TADBIR
(PERKERANIAN / OPERASI) GRED N22
SEKOLAH KEBANGSAAN MIRI

BAHAGIAN : SEKOLAH KEBANGSAAN MIRI

ALAMAT : LOT 1167, BLOK 7, MCLD, JALAN BULAN SABIT, 98000

MIRI SARAWAK

NO. TELEFON : 085-411590

NO. FAKS. : 085-411595
LAMAN SESAWANG: -
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : NORIZAN BINTI AHMAD

Gelaran Jawatan : PEMBANTU TADBIR ( PERKERANIAN /

OPERASI )

Gred Hakiki Jawatan : N22

Tarikh Penempatan : 16.06.2009

DILULUSKAN OLEH

Nama : CHHOA ENG GIM

Gelaran Jawatan : PENOLONG KANAN PENTADBIRAN

Gred Jawatan : DG32

Tarikh : 07/11/.2019
 JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN

PENYELIA

1. 07.11.2019 PEMBANTU TADBIR

(P/O) N22

Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji

semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 5–6

Carta Fungsi 7

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 8-9

Deskripsi Tugas 10

Proses Kerja, Carta Alir, Senarai Semak 11 - 28

bagi Aktiviti 1-6

Senarai Undang-undang, Peraturan dan 29

Punca Kuasa

Senarai Borang 30-31

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 32

CARTA ORGANISASI
1.1 Carta Organisasi Sekolah Kebangsaan Miri
JPN

PPD

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN & PK HAL EHWAL PK KOKURIKULUM PK PETANG PK PENDIDIKAN

KURIKULUM MURID KHAS
1.2 Bahagian
CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
SEKOLAH KEBANGSAAN MIRI

GURU BESAR
SAPRI BIN PAEE
DG41

PEN. KANAN
PENTADBIRAN PEN. KANAN HEM PEN. KANAN KK
CHHOA ENG GIM SABTUYAH BT JERA’IE JOHNNY HARRIS BIN MOHAMAD
DG44 DG42 SHAMSUDDIN
DG44

PEMBANTU TADBIR
P/O N22
NORIZAN BT AHMAD

PEMBANTU TADBIR (P/O) N19

PEMBANTU PENGURUSAN MURID N19
SURAHANA BT AB RAJAK N19
HASMAH BT IDROS
AZLINA YUNIZAR BT JOHAN
NURBAYA BT BUJANG
ERNA MAVISLLY APOI
CHRISTINA PUYANG NGAU
PAULINE ANAK RANTAI

PEMBANTU OPERASI N11

MOHD HAFIZHUDDIN ABDULLAH

 CARTA FUNGSI

SEKOLAH KEBANGSAAN MIRI

PEMBANTU TADBIR
PENGKERANIAN/OPERASI
N22

KEWANGAN DAN AKAUN DAN EMOLUMEN PENTADBIRAN AM

1. Menguruskan Belanjawan. 1.Mengurus Tadbir Aset Dan Inventori

Peringkat Sekolah Dengan Lebih Tersusun Dan
2. Menyedia dan memproses pembukaan akaun bank.
Sistematik.
3. Menguruskan Terimaan.
2. Setiausaha Jawatankuasa Aset Kerajaan,
4. Menguruskan Pembelian. Harta Rendah Nilai dan Stor kerajaan

5. Menguruskan Pembayaran. 3. Memastikan Pengurusan Ruang Pejabat Dan

6. Menguruskan Sistem Online ESPKWS.
7. Menyediakan Penyata Penyesuaian Akaun Berakhir
31 Disember.
8. Menyediakan Penyata Penyesuaian bank setiap
hujung bulan tarikh bekerja .
7. Setiausaha Jawatankuasa Kewangan Sekolah.
8. Menjalankan Tugas Sebagai Urusetia Bagi
Pembukaan Tender Sebut Harga Kantin Dan Bekalan
Bahan Mentah Pra Sekolah.
Peralatan Pejabat Dalam Keadaan Teratur Dan
Sempurna.
4. Menyediakan dan Menyemak Penyata
Perubahan Pendapatan (Kew.8)
Mengurus Hal Ehwal Perhubungan Awam Dan
Perkhidmatan Pelanggan.
4. Menjalankan Tugas Yang Diarahkan Oleh
Guru Besar Dari Semasa Ke Semasa.

9. Menguruskan gaji dan elaun kepada guru dan staff.

10. Menguruskan elaun-elaun yang melayakkan bagi

setiap pegawai.
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

KEWANGAN DAN AKAUN

1. Menguruskan Terimaan Kumpulan Wang Sekolah bagi Kumpulan Wang

Kerajaan dan Kumpulan Wang Suwa.

2. Mengurus Pembelian Kumpulan Wang Sekolah bagi Kumpulan Wang

Kerajaan Dan Kumpulan Wang Suwa.

3. Menguruskan Pembayaran bagi penerimaan invois daripada pihak

pembekal untuk dibuat pembayaran, merangkumi pembelian barang atau
perkhidmatan di bawah Kumpulan Wang Kerajaan atau Kumpulan Wang
SUWA.

4. Menguruskan Penyediaan Buku Tunai meliputi maklumat berkaitan

pembelian barangan/ perkhidmatan serta maklumat bayaran bagi setiap
Kumpulan Wang Kerajaan Atau Kumpulan Wang SUWA

5. Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah setiap bulan dan

berakhir pada 31 Disember setiap tahun secaraSistem Online ESPKWS
untuk Diaudit Oleh Pihak Audit Dalaman Dan Pihak Audit Sekolah,
Kementerian Pendidikan Malaysia.

6. Menjalankan Tugas Sebagai Setiausaha Bagi Mesyuarat Di Bawah Unit

Kewangan Dan Akaun Sekolah.

7. Menguruskan Hal Ehwal Berkaitan Kemasukkan Tender Sebut Harga Bagi

Kantin Dan Bahan Mentah Pra Sekolah Setiap Tahun.

EMOLUMEN

1. Menyediakan dan menyemak Penyata Perubahan Pendapatan pegawai

(Kew.8).
2. Menyediakan waran peruntukan dan pelarasan emolumen setiap pegawai.

3. Menguruskan hal ehwal bayaran gaji, elaun, upah, KWSP dan lain-lain
potongan gaji pegawai Perkhidmatan Awam.
PENTADBIRAN AM

1. Mengurus Tadbir Aset Dan Inventori Peringkat Sekolah Dengan Lebih

Tersusun Dan Sistematik.
2. Memastikan Pengurusan Ruang Pejabat Dan Peralatan Pejabat Dalam
Keadaan Teratur Dan Sempurna.
3. Mengurus Hal Ehwal Perhubungan Awam Dan Perkhidmatan Pelanggan.
4. Tugas Yang Diarahkan Oleh Guru Besar Dari Semasa Ke Semasa.
 DESKRIPSI TUGAS

*Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi

MAKLUMAT UMUM
PEMBANTU TADBIR
KETUA
GELARAN JAWATAN (PERKERANIAN/OPERAS KPM
PERKHIDMATAN
I)
PEMBANTU TADBIR KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN JAWATAN (PERKERANIAN / WARAN B.63.5.3.13(835)
OPERASI) PERJAWATAN
GRED JAWATAN N22 BIDANG UTAMA KHIDMAT PENGURUSAN

GRED JD GRED N19/N22 SUB-BIDANG KEWANGAN

TETAP DAN NORIZAN BT AHMAD

STATUS JAWATAN DISEDIAKAN OLEH
BERPENCEN
BAHAGIAN KHIDMAT CHHOA ENG GIM
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
PENGURUSAN PK PENTADBIRAN
HIRARKI 2 UNIT PENTADBIRAN SAPRI BIN PAEE
DILULUSKAN OLEH
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) DAN KEWANGAN GURU BESAR

SKIM PERKHIDMATAN SOKONGAN TARIKH DOKUMEN 07.11.2019

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan tugas-tugas kewangan bagi membolehkan sekolah menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Membantu menguruskan semua proses bayaran bagi 1.Menguruskan Terimaan.

memastikan bil tuntutan dibayar tidak lewat dari 14 hari dari
tarikh terima bil tuntutan yang lengkap dan sempurna selaras
dengan peraturan yang berkuat kuasa.
DIMENSI
2.Menguruskan Pembelian.
3.Menguruskan Pembayaran.
4.Menguruskan Penyediaan Buku Tunai.
5.Menyediakan Penyata Penyesuaian Akaun Berakhir
Tahun 31 Disember ...
6.Menguruskan Kewangan secara online ESPKWS.
7.Menguruskan Laporan-Laporan Kewangan Lain
8.Memastikan Pengurusan Ruang Pejabat Dan
Peralatan Pejabat Supaya Berada Dalam Keadaan
Teratur Dan
Sempurna
9.Menguruskan gaji dan elaun-elaun bagi setiap pegawai
yang melayakkan.

1. Bilangan Perjawatan : 1
2. Bilangan Pengisian : 1
3. Bilangan Skim Perkhidmatan : 1
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

KOMPETENSI

1.Kemahiran menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik

2.Kemahiran berkomunikasi yang baik
3.Kebolehan dalam kerja-kerja pemfailan
4.Boleh bekerjasama dalam kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuat kuasa
 PENGALAMAN

Pengalaman dan bidang Pengurusan Kewangan dan Perkhidmatan Hampir 23 Tahun.

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Urusan Terimaan

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA

1. Ketua Pembantu Menerima surat penurunan kuasa Guru Besar Arahan

Tadbir/PT daripada Guru Besar dengan Perbendaharaan
Kewangan menjelaskan jenis kutipan yang
dibenarkan. Tatacara
Pengurusan
Kewangan &
2. Ketua Pembantu Keluarkan Buku Resit rasmi dan Guru Besar Perakaunan
Tadbir/PT rekod dalam Buku Daftar Resit Kumpulan Wang
Kewangan Sekolah
- Pastikan siri resit
berturutan
- Jumlah yang mencukupi
- Resit tidak boleh dipinda
(AP62)

3. Ketua Pembantu Terima kutipan dari orang awam dan Guru Besar
Tadbir/PT peruntukan PCG
Kewangan
- Resit dikeluarkan selepas
kutipan diterima.
- Jumlah wang bersamaan
dengan jumlah resit.

Tulis slip masuk Bank bagi

Ketua Pembantu
4. penerimaan wang awam dan
Tadbir/PT
Kewangan masukkan wang ke Bank.

Semak slip masuk bagi pengesahan

5. Guru Besar wang / cek telah dibankkan.

Ketua Pembantu Catatkan ke dalam buku tunai dan Guru Besar

6. Tadbir/PT subsidiari.
Kewangan
Kutipan perlu dibankkan apabila :
 (AP78(a)

i. pungutan wang kertas dan duit

syiling RM 500.00 atau

ii. jumlah pungutan (termasuk wang

kertas, duit syiling, wang pos dan
kiriman wang , cek melebihi
RM2,000.00.

Aktiviti 2: Urusan Pembelian

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
Ketua Arahan
1. Guru Besar Hendaklah membuat perancangan Pembantu Perbendaharaan
pembelian untuk setahun. Tabdir/ PT
Kewangan
Tatacara
Penolong Pengurusan
Kanan Kewangan &
Perakaunan
Panitia Kumpulan Wang
Matapelajaran Sekolah
2. Guru Besar Perlu mengadakan mesyuarat Ketua
dengan Jawatankuasa Kewangan Pembantu
Sekolah bagi membuat Tabdir/ PT
perancangan pembelian. Kewangan

Penolong
Kanan

Panitia
Matapelajaran
3. Ketua Pembantu Pastikan pembelian dibuat Panitia
Tadbir/PT berdasarkan : Matapelajaran
Kewangan
- Mengikut keperluan
- Kedudukan kewangan
mencukupi dengan jumlah
tanggungan di ambilkira
- Kedudukan stok, kuantiti
berdasarkan :

i. baki stok

ii. penggunaan bulanan

iii.kekerapan keperluan
 iv. tarikh barangan dibekalkan

v. dapatkan jumlah setahun bagi

tiap-tiap bekalan/perkhidmatan yang
disenaraikan.

Arahan
4 Pastikan barang-barang dibeli
Perbendaharaan
daripada pembekal yang berdaftar
dengan kontrak pusat. Jika tiada Tatacara
dalam kontrak pusat, dapatkan Pengurusan
pembekal yang boleh memberi Kewangan &
harga yang berpatutan dengan Perakaunan
mengambilkira kualiti barang.
Kumpulan Wang
Sekolah
5 Mematuhi kaedah pembelian bagi
perolehan bekalan / perolehan
perkhidmatan berdasarkan
- Pembelian secara terus
dengan pembekal tidak
berdaftar
- Pembelian secara terus
dengan pembekal berdaftar
- Sebutharga
- Tender

6 Pastikan pembelian yang melebihi

RM2,000 bagi satu jenis item atau
jenis bagi perolehan bekalan dan
perkhidmatan perlu ada minit
mesyuarat untuk kebenaran.

7 Pastikan pembelian yang melebihi

RM 100.00 menggunakan Pesanan
Sekolah (AM75). Pembelian yang
kurang daripada RM 100.00 boleh
dibuat melalui Panjar Wang Runcit.

8 Pastikan Pesanan Sekolah

disediakan 3 salinan :
- Salinan asal untuk
simpanan dalam fail dan
salinan kedua dihantar
kepada pembekal
- Salinan ketiga difailkan.

9
Pastikan apabila menerima barang-
barang
- Salinan asal pesanan
sekolah dikembalikan
- Bil/Invois asal disertakan
- Semak barang-barang
dengan nota serahan dan
bandingkan dengan
pesanan sekolah asal
- Perakuan penerimaan di
 pesanan sekolah diisikan.
- Tindakan lanjut kerani stor
untuk memasukkan dalam
daftar stok.

Aktiviti 3: Urusan Pembayaran

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA
1. Ketua Pembantu Pastikan peruntukan mencukupi
Tadbir/PT apabila membuat sesuatu Guru Besar Arahan
Kewangan pembayaran Guru m/p Perbendaharaan

2. Ketua Pembantu Semak dokumen-dokumen dan Guru Besar Tatacara

Tadbir/PT pastikan : Kerani Stor Pengurusan
Kewangan - Salinan asal pesanan Kerani Aset Kewangan &
Sekolah yang dipulangkan Guru m/p Perakaunan
oleh pembekal ada Kumpulan Wang
tandatangan perakuan Sekolah
penerimaan.
- Cop stok iaitu tarikh
kemasukan stok
Kew PS(Daftar Harta
Modal)
(Inventori)
(Daftar Stok Bekalan
Pejabat)
- Bil/Invois dan delivery nota
ada cop tarikh penerimaan
barang-barang
- Bil/Invois tidak dibayar
lewat melebihi 14 hari dari
tarikh terimaan.

3. Ketua Pembantu Sediakan baucar pembayaran 2 Guru Besar

Tadbir/PT salinan : Penolong
Kewangan - Yang asal dilampirkan Kanan
dengan dokumen-dokumen
penyokong salinan asal
pesanan sekolah,
bil,Invois , Nota Minta,
Lain-lain dokumen jika ada
- Lengkapkan medan-medan
baucar.

Guru Besar Meluluskan baucar pembayaran

4.
Ketua Pembantu Setelah baucar diluluskan, cek Guru Besar
5. Tadbir/PT Penolong
 Kewangan hendaklah dikeluarkan. Kanan
Guru Besar Cek hendaklah ditandatangani oleh
6. pegawai-pegawai yang diberi kuasa

- 2 pegawai bagi RM10,000

ke bawah Penolong
Kanan
- 3 pegawai bagi RM10,000
ke atas.

7 Ketua Pembantu Copkan dengan perkataan ‘Telah

Tadbir/PT Bayar’ dan tarikh pada :
Kewangan
- Baucar pembayaran
- Salinan asal pesanan
sekolah
- Bil/invois
- Nota minta dan lain-lain
dokumen jika ada

8 Ketua Pembantu Failkan baucar pembayaran yang

Tadbir/PT asal bersama-sama dengan
Kewangan dokumen-dokumen penyokong
untuk di audit.

9 Ketua Pembantu
Tadbir/PT Kemaskini Daftar Bil
Kewangan
10 Hantar cek kepada pembekal
Ketua Pembantu
Tadbir/PT beserta dengan salinan baucar
Kewangan pembayaran
 Aktiviti 4: Urusan Penyediaan Buku Tunai dan Subsidiari
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA

Ketua Arahan
1. Pembantu Dapatkan buku tunai dan Perbendaharaan
Tadbir/PT subsidiari.
Kewangan Tatacara
Pengurusan
Kewangan &
2. Ketua Perakaunan
Pembantu Catatkan baki awal tahun di
ruangan penerimaan. Kumpulan Wang
Tadbir/PT Sekolah
Kewangan

3. Ketua Rekod/catatkan urusniaga setiap Guru Besar

Pembantu kali berlaku penerimaan/
Tadbir/PT pembayaran.
Kewangan

Ketua
4. Pembantu Tutup bayaran setiap akhir
Tadbir/PT bulan.
Kewangan
Ketua
5. Pembantu Terima penyata bank.
Tadbir/PT
Kewangan
Ketua Sediakan penyata penyesuaian
6. Pembantu Bank/akaun.
Tadbir/PT
Kewangan
 7 Memperakui dan
Guru Besar menandatangani Penyata
Penyesuaian Bank/akaun.

8 Ketua Hantar penyata penyesuaian

Pembantu bank ke :
Tadbir/PT
Kewangan - Jabatan Pendidikan
- Pejabat Pendidikan
Daerah
- Salinan Fail

Aktiviti 5: Urusan Penyata Penyesuaian Akaun Berakhir Pada 31 Disember

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN DAN PUNCA
/ DIRUJUK KUASA

1. Ketua Pembantu Pastikan semua rekod dikemaskini Arahan

Tadbir/PT dengan sempurna dan lengkap: Perbendaharaan
Kewangan
- Buku tunai Tatacara
- Buku resit Pengurusan
- Daftar bil Kewangan &
- Buku Subsidiari Perakaunan
Kumpulan Wang
2. Ketua Pembantu Pastikan penyata penyesuaian bank Sekolah
Tadbir/PT bulan Disember telah dibuat.
Kewangan
3. Ketua Pembantu Guru Besar
Dapatkan penyata audit tahun lepas
Tadbir/PT
bagi pelarasan
Kewangan

Ketua Pembantu Sediakan penyata-penyata

4. Tadbir/PT penyesuaian akaun berakhir pada
Kewangan 31 Disember dengan lengkap.

- Penyata penerimaan/
pembayaran
- Penyata pendapatan /
perbelanjaan
- Nota-nota kepada
kumpulan wang terkumpul
- Penyata imbangan
- Surat pengakuan guru
besar

5. Guru Besar Pastikan semua penyata yang telah

 disiapkan dan tandatangan
diturunkan.

Ketua Pembantu Hantar penyata yang telah siap4

6. Tadbir/PT salinan ke pejabat audit cawangan1
Kewangan salinan failkan.

7 Pemeriksaan penyata penyesuaian

Ketua Pembantu
akaun bagi tahun berakhir 31
Tadbir/PT
Kewangan disember oleh pejabat audit
cawangan.

8 Terima penyata audit sebenar untuk

Guru Besar
tahun berkenaan

9 Pembantu Masukkan fail

Operasi

CARTA ALIRAN

Aktiviti 1: Urusan Terimaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Keluarkan surat kuasa kepada anggota

Keluarkan buku resit

Terimaan kutipan dan keluar resit serta merta

semasa penerimaan mengikut kumpulan wang

Daftar resit / kutipan dalam penyata kutipan

Serah kutipan RM dan buku resit serta penyata

penerimaan kepada Guru besar mengikut
kumpulan wang

Semak kutipan RM buku resit dan penyata

Minta Penjelasan kutipan
Dari PT dan Tidak lengkap
pembetulan
Betul

Ya

Tulis slip masuk bank hasil kutipan

Minta Penjelasan Tidak lengkap
Dari PT dan
pembetulan
Ya

Semak slip bank selepas dibankkan

Catat dalam buku tunai mengikut kumpulan

wang
Aktiviti 2: Urusan Pembelian

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Membuat perancangan

Mengadakan mesyuarat dengan

Jawatankuasa Kewangan sekolah

Membuat Keputuan pembelian

Barang / perkhidmatan

Dapatkan jumlah setahun bagi tiap-tiap

Bekalan / perkhidmatan yang disenaraikan
untuk membuat pilihan pembekal.

Pilihan pembekal

- Berdaftar / tidak berdaftar

- Sebutharga
- tender

Dapatkan kelulusan jika pembelian melebihi

RM2,000.00 bagi satu jenis item atau kelas /
jenis item bagi perolehan bekalan /
perkhidmatan.

Cara pembelian
 Pembelian melalui
Pembelian melalui
Pesanan sekolah jika
Panjar wang runcit jika
melebihi RM 100
Kurang daripada
RM 100

Sediakan pesanan sekolah 3 salinan

- Salinan asal dan kedua
kepada pembekal
- Salinan ketiga failkan

Rekod butir pesanan sekolah dalam

daftar bil

Terima barang dan semak :

- Salinan asal pesanan
sekolah
- Bil/invois
- Nota serahan

Tidak
Ya

Tindakan dengan
Pembekal minta
penjelasan
 Turunkan tandatangan perakuan
Di pesanan sekolah yang asal bagi tujuan
pembayaran.

Masukkan stok kemaskini Daftar Stok,

lengkapkan Daftar Stok

Kew PS2
Kew PS3
KewPS4

Rekod butir-butir penerimaan dalam

Daftar bil:
- No bil / invois
- Rujukan / pesanan
- Tarikh bil diterima

Tamat

Aktiviti 3: Urusan Pembayaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Semak dokumen-dokumen pembayaran

- Salinan asal pesanan sekolah
- Cop stok
- Bil, invois dan delivery order
- Lain-lain dokumen yang
diperlukan

Sediakan baucar pembayaran

- 2 salinan baucar asal
Dikepilkan dengan dokumen-
dokumen penyokong
- Baucar salinan dihantar
kepada pembekal

Hantar baucar pembayaran kepada Guru

besar untuk kelulusan
 Tidak

Buat pembetulan

Failkan baucar pembayaran yang asal

bersama dokumen-dokumen penyokong

Rekodkan butir-butir pembayaran di dalam

Buku Tunai bagi kumpulan wang yang
dibelanjakan

Rekod butir pembayaran dalam Daftar Bil

Hantar cek kepada pembekal beserta dengan

baucar salinan

Tamat
Aktiviti 4: Urusan Penyediaan Buku Tunai

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Dapatkan buku tunai

Catatkan baki awal ruangan penerimaan

Rekodkan/catatkan urusniaga setiap kali

berlaku penerimaan / pembayaran

Terimaan Bayaran

Rujuk resit/
penyata/slip bank Rujuk
baucar / cek

Lengkap

Tutup bayaran
 Terima penyata bank

Sediakan penyata penyesuaian

bank
Minta di –
Lengkapkan
Penyesuaian Tidak
akaun Lengkap
Lengkap

Ya

Dapatkan perakuan
tandatangan Guru Besar
Minta
Pembetulan Tidak Lulus
dan Lulus
pengesahan

Ya

Hantar penyata penyesuaian

ke Jabatan Pendidikan negeri
dan PPD

Tamat

Aktiviti 5: Urusan Penyata Penyerahan Akaun Berakhir Pada 31 Disember

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

Mula

Pastikan semua rekod dikemaskinikan

- Buku Tunai
- Buku resit / penyata kutipan
Minta - Baucar / Bil
lengkapkan Tidak - Stok
dokumen Lengkap
yang
berkaitan

Pastikan penyata penyesuaian bank

Disember telah dibuat

Dapatkan Penyata Audit tahun lepas bagi

pelarasan

Sediakan penyata-penyata penyesuaian

akaun berakhir pada 31 Disember
- Penyata penerimaan /
pembayaran
- Penyata pendapatan dan
 Minta
sediakan Tidak
pembetulan Lengkap
penyata

Minta beri
penjelasan Tidak
perkara yang Lengkap
berkaitan

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Urusan Penerimaan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Tentukan kuasa menerima wang telah

1. pun dibuat

2. Pastikan Resit dikeyin dalam sistem

 Semak terimaan harian
3.

Semak Buku Tunai terimaan

4.

Aktiviti 2: Urusan Pembelian

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Tentukan peruntukan masih

mencukupi
Sediakan Borang Pesanan
2.

Senarai jenis pembelian

3.

Rekod ke dalam Buku Stok

4.

Pastikan semua dokumen direkodkan

5. ke dalam Buku Daftar Bil.

Aktiviti 3: Urusan Pembayaran

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pastikan semua dokumen :-

1. (a) Pesanan Sekolah
(b) Invois adalah lengkap

● Pastikan peruntukan masih

2. mencukupi
●
 Baucar pembayaran
3.

Sediakan cek untuk pembayaran

4.

Dapatkan tandatangan Guru Besar

5.

Hantarkan cek dan baucar kepada

6. pembekal.

Pastikan resit penerimaan di terima

7. daripada pembekal

Aktiviti 4: Urusan Penyediaan Buku Tunai Online

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Adakan buku tunai online

1.

Tulis / catatkan baki awal tahun

2.
pada setiap peruntukan
 Ada terimaan ? Catat terimaan ke
3. dalam Buku Tunai

Ada bayaran? Catatkan bayaran ke

4. dalam Buku Tunai

Tutup bayaran
5

Terima penyata bank dari bank

6

Sediakan Penyata Penyesuaian

7 Bank

Tandatangan di Buku Tunai

8 Sebagai Penyedia

Serah pada Guru Besar / Penolong

9 Kanan untuk pengesahan dan
tandatangan
Serah kepada Guru Audit Dalaman
10 untuk disemak bersama baucar
bayaran
Aktiviti 5: Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Wang Kerajaan / Suwa

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Tentukan dokumen-dokumen berikut

dikemaskinikan
i) Buku Tunai
1. ii) Buku Resit
iii) Penyata Kutipan
iv) Baucar / Bil
v) Stok
vi) Slip Bank

Tentukan Penyata Bank Bulan Disember

dibuat
2.

Dapatkan Penyata Audit tahun lepas

3.

Sediakan penyata-penyata penyesuaian

akaun berakhir pada 31 Disember .....
i) Penyata Penerimaan /
pembayaran
ii) Penyata pendapatan /
4. perbelanjaan
iii) Nota-nota kepada Penyata
Kumpulan Wang Terkumpul
iv) Penyata Imbangan
v) Surat Perakuan guru besar

Tentukan Guru Besar menandatangani

5. penyata

Buat surat iringan dan kirimkan ke :

i) 2 salinan ke Pejabat Audit
ii) 1 salinan ke jabatan
6. pendidikan negeri
iii) 1 salinan ke pejabat
pendidikan daerah
iv) 1 salinan untuk fail
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1. Perintah Am Bab A

2. Tatacara Pengurusan Kewangan & Perakaunan Kumpulan Wang

Sekolah

3. Arahan Perbendaharaan
- AP 44
- AP 62
- AP 69
- AP 70 (a) (iv)
- AP 146

4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)

5. Arahan Perkhidmatan

6. Pekeliling – Pekeliling Perkhidmatan dan Pekeliling-Pekeliling

Kewangan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.
- Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8 Tahun 2010
 SENARAI BORANG

KOD
BIL. BORANG
BORANG
1. Borang Digunakan Urusan Terimaan
Lampiran 4-5
a. Surat Kebenaran Menerima Wang Awam, Menulis Dan Lampiran 2-1
Menandatangan Resit Lampiran 2-2
b. Daftar Stok Buku Resit
Lampiran 4-7A
c. Resit Rasmi Pejabat
RP.01(Pin.09)
d. Daftar Slip Bayar Masuk Bank
e. Slip Bayar Masuk Bank

2. Borang Digunakan Urusan Pembelian

Lampiran 11-1
a. Nota Minta
b. Pesanan Sekolah DKS 005

c. Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah

3.
Borang Digunakan Urusan Pembayaran AK 52
a. Surat Kuasa Tandatangan DKS 006
b. Baucar Bayaran
DKS 008
c. Daftar Bil
d. Daftar Stok Buku Cek
e. Daftar Cek Tak Laku
f. Daftar Cek Batal
4.
Borang Digunakan Urusan Penyediaan Buku Tunai DKS 009
DKS 010
a. Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan DKS 007
b. Buku Tunai Kumpulan Wang Suwa
c. Akaun Subsidiari
d. Penyata Penyesuaian Bank

Borang Digunakan Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran

5.
a. Borang Tuntutan Bantuan Persekolahan
Sekolah Rendah TBP/R

b. Borang Kelulusan Bayaran Tambahan BT1(SR/SM)

Persekolahan Tahun..
c. Borang Permohonan Pindah Peruntukan
Banturan Per Kapita (PCG)
d. Borang Permohonan Pindah Peruntukan
 Kumpulan Wang Sekolah
6. Borang Digunakan Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah
Berakhir Pada 31 Disember

a. Format Penyata Penerimaan Dan Pembayaran

b. Format Kunci Kira-Kira
c. Daftar Akaun Belum Bayar (ABB)
d. Format Permohonan Pelarasan Akaun Belum Bayar
e. Daftar Akaun Belum Terima (ABT)
 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

1.Setiausaha Ahli Jawatankuasa Kewangan Dan Akaun (JPKA)

2. Setiausaha Ahli Jawatankuasa Aset Dan Inventori (JKPAK)
3. Urusetia Tender Sebutharga Kantin Dan Bahan Mentah Pra Sekolah