myPortfolio

GURU PERPUSTAKAAN MEDIA (GPM)

BAHAGIAN : SK SUNGAI TONG

ALAMAT : 21500, SETIU, TERENGGANU

NO. TELEFON : 09-6572828

NO. FAKS. : 09-6572741

LAMAN
SESAWANG : www.sokesto.net

1
 MAKLUMAT PEGAWAI

Nama : NURUL WAHIDATI AINUN BT MUHAMAD

@ A.WAHAB
Gelaran Jawatan : Guru Perpustakaan Media (GPM)

Gred Hakiki Jawatan : DG42

Tarikh Penempatan : 02 JANUARI 2004

DILULUSKAN OLEH

Nama : CHE WAN RALISYARDY B CHE WAN SAMIUN

Gelaran Jawatan : GURU BESAR

Gred Jawatan : DG34

Tarikh : 22 November 2018

2
 JADUAL PENGEMASKINIAN

TANDATANGAN
BIL. TARIKH TAJUK
PENYELIA

1. 21 November 2018 Penyediaan MyPortfolio JUNIDAH BT SAID

PKP

3
 KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

Carta Organisasi 1-2

Carta Fungsi 3

Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi 4

Deskripsi Tugas 5-7

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai Semak 8 - 38

Senarai Undang-undang, Peraturan dan Punca Kuasa 39

Senarai Borang 39

Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai 40

4
1. CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI SK SUNGAI TONG

JPN

PPD

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN & PK HAL EHWAL MURID PK KOKURIKULUM GURU DATA GURU BIMBINGAN
KURIKULUM

5
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN SK SUNGAI TONG

GURU BESAR

PENOLONG PENOLONG
PENOLONG
KANAN KANAN
KANAN HEM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM

GURU
PERPUSTAKAAN
DAN MEDIA

6
 CARTA FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN M EDIA

Bertanggungjawab dalam
Program Kemahiran Maklumat
dan Perkhidmatan Pusat Sumber
Sekolah
Bertanggungjawab dalam hal-hal
pengurusan, pentadbiran Pusat
Sumber Sekolah
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Kurikulum

Pengurusan Kewangan
Pengurusan
Pembangunan Sumber
Manusia

7
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

1. Merancang, melaksanakan Program Kemahiran Maklumat dan Perkhidmatan

Pusat Sumber Sekolah yang dapat menyokong pelaksanaan pengajaran dan
pembelajaran.
(a) Melaksanakan Program Kemahiran Maklumat
(b) Mengurus Mesyuarat JK Induk/Kerja Pusat Sumber Sekolah.
(c) Merancang, melaksana, menyelaras Program Pembangunan Staf
dan Program Latihan Dalaman berhubung dengan Pusat Sumber
Sekolah
(d) Memantau dan mengawal selia pelaksanaan Program Pusat Sumber
Sekolah dan Program Galakan Membaca (NILAM)

2. Menyelia dan Mengurus Bahan-Bahan Pusat Sumber Sekolah

(a) Membuat perolehan bahan-bahan pusat sumber sekolah.

(b) Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan Pusat
Sumber Sekolah.
(c) Merancang dan mengurus Program Promosi PSS
(d) Menyediakan Laporan, Analisis Pelaksanaan Pembangunan,
Pengurusan, Program dan Aktiviti serta Kewangan Pusat Sumber
Sekolah.

3. Berhubung dan bekerjasama dengan Bahagian Teknologi Pendidikan

Negeri/JPWP/PKG/Perpustakaan Awam untuk meningkatkan perkhidmatan
dan Program Pusat Sumber Sekolah
(a) Mempromosi dan menjadi ahli Persatuan Perpustakaan / Pusat
Sumber Sekolah Negeri.
(b) Menjalankan Penyelidikan/Kajian Tindakan Berhubung dengan
Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah.

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

8
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GURU
GELARAN KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
PERPUSTAKAAN
JAWATAN PERKHIDMATAN Malaysia
DAN MEDIA
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN GPM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
Pengurusan Pusat Sumber
GRED JAWATAN DG42 BIDANG UTAMA
Sekolah
GRED JD SUB-BIDANG
Nurul Wahidati Ainun Bt
DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN Tetap Muhamad
OLEH
GPM
HIRARKI 1 Junidah Bt Said
SK SG TONG DISEMAK OLEH
(BAHAGIAN) Penolong Kanan Pentadbiran
HIRARKI 2 C.W Ralisyardy Bin
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ C.W Samiun
OLEH
SEKTOR/UNIT) Guru Besar

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan 22 November 2018
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan mengelola Pusat Sumber Sekolah bagi memastikan

pembudayaan ilmu sebagai pembelajaran sepanjang hayat berlaku dalam kalangan guru
dan murid.

9
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Melaksanakan urusan pengurusan dan 1. Menubuhkan jawatankuasa.
pentadbiran pusat sumber bagi 2. Menyediakan perancangan tahunan.
membolehkan pusat sumber sekolah 3. Melaksanakan perbincangan dengan jawatankuasa.
diuruskan secara sistematik dan 4. Menilai keberkesanan perancangan PSS
berkesan.

Melaksanakan urusan pembelian dan 1. Menyediakan anggaran belanjawan.

organisasi bahan bagi meningkatkan 2. Membuat analisis bahan bacaan terkini semasa.
tahap penguasaan ilmu dalam kalangan 3. Membuat pembelian bahan bacaan dan proses teknik
pelajar di sekolah. bahan.
4. Menyemak stok buku lama untuk tujuan pelupusan/hapus
kira.

Melaksanakan program galakan 1. Membentuk jawatankuasa galakan membaca dan literasi

membaca dan literasi maklumat bagi maklumat.
melahirkan generasi bermaklumat. 2. Merancang program galakan membaca dan literasi
maklumat.
3. Menilai keberkesanan perancangan program.

Mera Merancang dan mentadbir pelaksanaan 1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
kurikulum kepada guru bagi memastikan
murid menerima pembelajaran
berdasarkan dasar kurikulum
kebangsaan

10
 DIMENSI
● Bilangan Guru : 23 orang
● Bilangan Pelajar : 170
● Bilangan Mesyuarat/Jawatankuasa : 4 kali
● Bilangan Program/Aktiviti : 8
● Bilangan bahan bacaan : 2000
● Agensi Luar : Perpustakaan Bergerak

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

ATAU

● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;

KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Pengalaman mengajar selama 15 tahun.

PROSES KERJA

11
Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
Menyediakan jadual
3. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

12
Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan
penyelesaian

GB Melantik Jawatankuasa

Beri arahan melaksanakan

GB pemantauan secara berkala

Menyediakan 60 minit
PK HEM jadual
pemantauan
Laksana 5850 minit
AJK pemantauan
berkala

AJK 120 minit

Aduan/Isu

AJK
Tidak 120 minit
Laporan

AJK 180 minit

Tindakan
susulan

AJK
TAMAT Rekod dan
dokumentasi

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

13
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara

4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

14
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang

2. PK(P)/ PK GKMP
A. PERANCANGAN
Petang
Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai keperluan
minimum seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual /
Pengisian Program

3. PK(P) / PK Menentukan kaedah pemantauan GKMP

Petang berdasarkan salah satu dari kaedah
berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen

4. GB Mendapatkan kelulusan daripada GB PK(P)/ PK

Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB/GPM Melaksanakan program seperti yang GKMP / GAB /
telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
8. GKMP / Menyediakan laporan program setelah PK(P) / PK
GAB/GPM program selesai. Petang

15
 D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post mortem GAB
untuk mengenalpasti kekuatan dan
kelemahan pelaksanaan program.

10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan berdasarkan GAB

Petang keputusan mesyuarat post mortem.

11. GAB/GPM/ Penilaian prestasi;

GPM PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian prestasi ke Petang / GKMP
atas kumpulan sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan program.

12. PK(P) / PK Membentangkan laporan penilaian GKMP / GAB

Petang prestasi dalam mesyuarat.

13. GKMP / Membuat penambahbaikan berdasarkan PK (P)/ PK

GAB/GPM keputusan mesyuarat. Petang
14. GKMP/ Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK
GAB/GPM

CARTA ALIR

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

16
 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
GB

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan Tempoh
pembetulan Proses Kerja masa
Tiada isu

GB Kajian semula 60 minit

PK Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

2 hari
60 hari

Tamat

SENARAI SEMAK 90 minit

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

17
 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

/

2. Mendapatkan kelulusan
/

3 Melaksanakan program
/

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program /

5. Kajian semula
/

6. Tindakan Susulan
/

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat /

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan /

8. Merekod dan mendokumentasi

/

PROSES KERJA

18
Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. GB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. GB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK GB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GPM PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada GB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GPM PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GPM PK/GKMP
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan GB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

TAMAT

19

Tidak
Laporan 120
60 minit
minit
berkesan
 MULA

Ya

Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem

GB dan PK Mengenal pasti agensi

Mesyuarat awal bersama

GB dan PK agensi

Arahan melaksanakan tugas

GB

Menyediakan
GPM kertas kerja

120 minit
PK

Laksana aktiviti
GPM

120 minit
GPM

P/GB dan PK 120 minit

Rekod dan 60 minit

GAB
dokumentasi

SENARAI SEMAK

Aktiviti 4 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

20
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak /
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk /
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan /
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan /
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap /
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja /
6.
daripada GB
Melaksanakan aktiviti mengikut /
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti /
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan /
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi /

PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

PEGAWAI
TANGGU LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
NG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
BIL. JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengurus pelantikan Pegawai Aset,
1. GB Pegawai Pemeriksa Aset dan PPD 1PEKELILING
Lembaga Pemeriksa Pelupusan. PERBENDAHARA
Pegawai Penerima Aset menerima AN (1PP):
2. GAB aset bersama dokumen lain dan PT Pengurusan Aset
menyemak butiran dalam dokumen.

21
 Memeriksa, mengira, menimbang,
mengukur dan menguji aset seperti
GAB dalam senarai bagi memastikan aset
3. GB
menepati spesifikasi. (Pemeriksaan
teknikal oleh pegawai bertauliah jika
perlu).
Menyediakan laporan penerimaan
4. GAB jika terdapat perkara yang tidak GB
memenuhi spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu
5. GAB GAB
dari tarikh penerimaan.
Menyediakan senarai daftar aset
6. GAB (Harta Modal / Aset Alih Bernilai PT
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
7 PT mengecat/ mencetak timbul) dengan GAB
“Hak Kerajaan Malaysia”
Menempatkan Aset / Mengemaskini
8 GAB PT
penempatan aset.
Merekod dan mengawal pergerakan
9 PT GAB
aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset. PT

11 GAB Memeriksa kerosakan aset (jika ada). PT

Pemeriksaan aset sekurang-
kurangnya sekali dalam setahun dan
12 GB mengemukakan Laporan GAB
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
Jabatan.
Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
13 GB (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali GAB
setahun atau sekali dalam tempoh
tiga (3) bulan.
14 GB Mengemukakan KEW. PA-10 dan GAB
KEW. PA-11 bersama-sama Sijil
Tahunan Pemeriksaan Harta Modal
Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.
PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

22
Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh
Masa

Mula
Urus lantikan Pegawai Aset, 120 minit
GB
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga
Pemeriksa Pelupusan

GAB Penerimaan aset 60 minit

GAB Tidak penuhi Semak spesifikasi aset 240 minit

sepesifikasi
Sediakan
laporan

Laporan lengkap

2 hari GAB Laporan penerimaan 120 minit

60 hari

Mula
GAB Daftar aset 120 minit

GAB Sediakan Daftar Aset 1920 minit

PT Tanda pengenalan 180 minit

GAB Penempatan aset 60 minit

Kemaskini Tidak lengkap

PT Rekod dan kawal pergerakan aset 120 minit
laporan

Lengkap
GAB Kemaskini senarai aset 30 minit

GAB Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit

GB SENARAI SEMAK Pemeriksaan aset 80 minit

Tamat
Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

23
 Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai
Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa
1. Pelupusan.
● Permohonan Pelantikan
● Surat Lantikan
Pegawai Penerima Aset menerima aset
bersama dokumen lain dan menyemak butiran
dalam dokumen.
2. ● Dokumen berkaitan
● Borang Penerimaan Aset Alih
● Borang Penolakan Aset Alih
Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur
dan menguji aset seperti dalam senarai bagi
memastikan aset menepati spesifikasi.
(Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
3 jika perlu).
● Lantikan pegawai penerima
● Dokumen pemeriksaan penerimaan
● Surat lantikan teknikal (jika perlu)
Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat
4. perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
penerimaan.
5. ● Dokumen pendaftaran
● Nombor siri pendaftaran aset
Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /
6. Aset Alih Bernilai Rendah).
● Rekod daftar aset
Menanda pengenalan aset dengan “Hak
Kerajaan Malaysia”
● Tanda pengenalan aset;
7.
- melabel, atau
- mengecat
- cetak timbul
Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.
8. ● Dokumen penempatan aset di lokasi
● Pamerkan
● Kemaskini
Merekod dan mengawal pergerakan aset.
9. ● Dokumen pergerakan aset

Mengemaskini senarai aset.

10. ● Laporan

Memeriksa kerosakan aset (jika ada).

11. ● Borang aduan kerosakan
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut

24
 Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.

PROSES KERJA

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

25
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
1. GB GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK EKOSISTEM
2. GB
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3. GAB Mencatat minit mesyuarat. GB
● AKTA ARKIB
NEGARA

4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
5. GAB GAB
7 hari bekerja.

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
6. GB mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi GB

MULA

CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

26

TAMAT
 GB Edar surat panggilan 240 minit

GB Laksana mesyuarat 360 minit

360 minit
GAB Catatan minit mesyuarat.

GAB Sedia minit mesyuarat. 780 minit

GB Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail. 60 minit

GAB

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

27
 Pengedaran Surat panggilan mesyuarat
kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
1.
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
● Catatan minit
3.
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan
Borang Maklum balas dalam tempoh 7
5.
hari bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan
Mengumpul dan menyatukan dapatan
7.
maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

PROSES KERJA

Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

28
 PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

GPK/SU
2. Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
LADAP
Mengkaji keperluan bidang latihan
GPK/ SU berdasarkan Analisis Keperluan
3.
LADAP Latihan

Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
GPK/SU
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

5. GB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

Latihan dalam takwim sekolah
GPK/ SU
6. selepas kelulusan Pengetua / Guru
LADAP
Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

GB menguruskan kursus / latihan yang
7.
telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum ,

semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

29
 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,
semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
GAB penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

menghadiri latihan.
GPK/
SU LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
/GAB menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
9.
Besar/ Guru Penolong Kanan
selepas latihan untuk disimpan dan
tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

GAB / online dalam sistem SPL KPM.
PENGANJ
UR v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir
GPK/SU
10. kursus untuk menilai keberkesanan
LADAP
pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.

13. SU LADAP Rekod dan dokumentasi

CARTA ALIR

30
Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel

TANGGUNGJAWAB MULA PROSES KERJA TEMPOH MASA

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang
3900 min
Matriks Kompetensi guru secara online untuk
GB mengenal pasti keperluan latihan dalam
Sistem SPL KPM.

GPK/SU LADAP Mencetak Rumusan Analisis Matriks

390 min Kompetensi dalam Sistem eSPLG

GPK/ SU LADAP Mengkaji keperluan bidang latihan

berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
780 min
GPK/SU LADAP
Menyerahkan cadangan perancangan latihan
20 min kepada Pengetua/Guru Besar untuk
kelulusan.
GB

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

180 min
GPK/SU LADAP latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan Latihan

GB
180 min dalam takwim sekolah selepas kelulusan
Pengetua / Guru Besar
GPK/SU LADAP
KU/PP Memberi arahan kepada GPK untuk
30 min menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan
GPK/SU LADAP
KU/PP
Menguruskan latihan (sebelum, semasa dan
Mengikut keperluan selepas)
GAB/ SU LADAP
lokasi

30 min Mengedar borang penilaian kursus kepada

peserta pada hari terakhir kursus untuk
SU LADAP menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
personel

Merekod kehadiran kursus dalam SPL KPM

390 min
SU LADAP Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

Salinan dan Rekod Fail

390 min
SENARAI SEMAK TAMAT

Aktiviti 6 : Pengurusan Pembangunan Manusia

i) Latihan Personel

31
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
1. untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem eSPLG.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

7. menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

9. 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru

32
 Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam

11. eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

33
 PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

9. GAB/GPM PKP
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau

Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
10. GAB/GPM Tahunan
PKP
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran

Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
11. GAB/GPM b) Standard Kandungan
PKP
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
12. GAB/GPM Memastikan suasana bilik darjah dalam
PKP
keadaan kondusif.

13. GAB/GPM PKP

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan
Disiplin Murid.

34
 Melaksanakan PdP dan membimbing
murid seperti yang telah dirancang
14. GAB/GPM dalam Buku Persediaan Mengajar PKP
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik

Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
15. GAB/GPM berkaitan) PKP
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan
yang telah digunakan selepas
tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan

Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
16. GAB/GPM c) Memastikan murid membuat PKP
pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

35
CARTA ALIR

Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

Mula
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GPK 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail 15 MINIT

GPK
Rekod Persediaan Mengajar

GPK Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian 15 MINIT

(KSSR ) mengikut format penulisan

Memastikan suasana bilik darjah dalam 3 MINIT

GPK
keadaan kondusif

Merekodkan pengambilan dan pemulangan 3 MINIT

GPK
peralatan dan bahan yang diperlukan

GPK Melaksanakan PdP dan bimbingan

3 MINIT
GPK Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

Mula

36
SENARAI SEMAK
Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan /
1.
oleh Pentadbir Sekolah
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan
Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan /
2.
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan /
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif. /

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid. /

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah

6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika /
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas
bermula (jika berkaitan) /
7
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa. /
8
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

37
 PROSES KERJA
Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. GB PINJAMAN BUKU DI PUSAT

SUMBER 1. Akta
GPK/GPM
Pendidika
Membuat ketetapan berkaitan n 1996
pengurusan pusat sumber (Akta 550)
2. Pelan
2. Menyediakan Peraturan Pinjaman Pembang
GPK/GPM GB
dan Pemulangan Buku di Pusat unan
Sumber. Pendidika
n Malaysia
3. 2013 –
GPM Memastikan kad pinjaman/kad GB/GPK
2025
pintar diedarkan kepada murid.
GB/GPK
4. Menyemak status pinjaman buku
GPM daripada perisian sistem automasi
atau rekod pinjaman
GB/GPK
5. Merekod butiran pinjaman
GPM
Mencatat tarikh pemulangan buku GB/GPK
6. pada slip pinjaman di buku yang
GPM dipinjam

7 PEMULANGAN BUKU DI PUSAT GB/GPK

SUMBER
GPM
Menyemak tarikh pemulangan
buku.
8 GB/GPK
Memastikan buku yang
GPM dipulangkan dalam keadaan baik.
Jika rosak, pembantu Pengawas
akan baiki dan jika hilang,
peminjam akan didenda

38
9 GB/GPK
Menghantar surat peringatan
GPM kepada peminjam yang tidak
memulangkan buku seminggu
selepas tarikh yang ditetapkan
dengan cara;
a) Memaparkan nama peminjam
terlibat di papan kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber akan
mengesan peminjam di sekolah
dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman
dalam masa seminggu.
c) Surat peringatan dikeluarkan
10 GPM
Mengambil tindakan terhadap
GB/GPK
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
11 GPM Membuat analisis jumlah murid
yang membuat pinjaman buku di
GB/GPK
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
12 GPM PROGRAM-PROGRAM PUSAT
SUMBER (Rujuk Pengurusan
Program)
GB/GPK
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.
13 GPM Memberi taklimat tentang
GB/GPK
pelaksanaan program
14 GPM Menganjurkan program peringkat
sekolah dan memastikan program GB/GPK
berjalan lancar.
15 GPM Menyediakan data dan laporan
GB/GPK
program yang dijalankan
16 GPM/PT
Merekod dan mendokumentasi GB/GPK

39
 CARTA ALIR

Aktiviti 18: Pengurusan Pusat Sumber

Tanggungjawab
Tempoh Proses Kerja
masa Mula

GB Membuat ketetapan pengurusan pusat

180 minit
sumber

Menyediakan peraturan penggunaan,

GPM pinjaman dan dan pemulangan buku
1170 minit
pusat sumber

15 minit Memastikan kad pinjaman/kad pintar

diedarkan kepada murid.

GPM Menyemak status pinjaman buku daripada

5 minit
perisian sistem automasi atau rekod
pinjaman
5 minit
GPM Merekod butiran pinjaman

Mencatat tarikh pemulangan buku pada

60 minit
GPM slip pinjaman di buku yang dipinjam

2 hari
30 minit Menyemak tarikh pemulangan buku.
60 hari
GB/GPK

15 minit Memastikan buku yang dipulangkan dalam

keadaan baik
GPM
Menghantar surat peringatan kepada
15peminjam
minit yang tidak memulangkan buku
seminggu selepas tarikh yang ditetapkan
GPM
Mengambil tindakan terhadap
15 minit peminjam yang melanggar
GPM peraturan peminjaman
Mengambil tindakan terhadap
15
GPMminit peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid yang
GPMminit
120 membuat pinjaman buku

Menentukan program dan

GPM
60 minit menyediakan kertas kerja aktiviti yang
hendak dilaksanakan.

Memberi taklimat tentang

120
GPM minit pelaksanaan program

Menganjurkan program peringkat

GPM
390 minit sekolah dan memastikan program
berjalan lancar.

GPM
120 minit
SENARAI SEMAK Menyediakan data dan laporan
program yang dijalankan

5GPM/PT
minit Merekod dan mendokumentasi

Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

Tamat

40
BIL
TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
.

PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER

1. //////
Membuat ketetapan berkaitan pengurusan pusat
sumber

Menyediakan Peraturan Pinjaman dan

2. /
Pemulangan Buku di Pusat Sumber.

Memastikan kad pinjaman/kad pintar diedarkan

3 /
kepada murid.

Menyemak status pinjaman buku daripada

4. /
perisian sistem automasi atau rekod pinjaman

5. Merekod butiran pinjaman /

Mencatat tarikh pemulangan buku pada slip

6. /
pinjaman di buku yang dipinjam

PEMULANGAN BUKU DI PUSAT SUMBER

7. /
Menyemak tarikh pemulangan buku.

Memastikan buku yang dipulangkan dalam

keadaan baik. Jika rosak, pembantu Pengawas
7./ /
akan baiki dan jika hilang, peminjam akan
didenda
a) Menghantar surat peringatan kepada /
peminjam yang tidak memulangkan buku
seminggu selepas tarikh yang ditetapkan;
b) Memaparkan nama peminjam terlibat di
papan kenyataan untuk tempoh seminggu
8. c) Pengawas Pusat Sumber akan mengesan
peminjam di sekolah dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman dalam masa
seminggu.
d) Selepas tarikh tersebut surat peringatan akan
dikeluarkan /
Mengambil tindakan terhadap peminjam yang
9. /
melanggar peraturan peminjaman
10. Membuat analisis jumlah murid yang membuat /
pinjaman buku di Pusat Sumber Sekolah 6 bulan

41
 sekali
PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER
(Rujuk Pengurusan Program)
11. /
Menentukan program dan menyediakan kertas
kerja aktiviti yang hendak dilaksanakan.
13. Memberi taklimat tentang pelaksanaan program /
Menganjurkan program peringkat sekolah dan
14. /
memastikan program berjalan lancar.
Menyediakan data dan laporan program yang
15. /
dijalankan
16. Merekod dan mendokumentasi /

42
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal 2018

SENARAI BORANG

43
 KOD BORANG
BIL. BORANG

1. BORANG STANDARD 4 : PDPC

2. BORANG CUTI REHAT KHAS

3. BORANG KEBERHASILAN

4. REKOD PENGGUNAAN BILIK KHAS

5. SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT

6. REKOD PINJAMAN DAN PEMULANGAN BUKU

REKOD PENGAMBILAN DAN PEMULANGAN

7.
ALATAN

BIL.
SENARAI JAWATANKUASA NAMA JAWATANKUASA
YANG DIANGGOTAI

1 JAWATANKUASA PANITIA MATEMATIK

2 JAWATANKUASA NILAM

3 JAWATANKUASA UPSR

4 JAWATANKUASA OLAHRAGA DAN MERENTAS DESA

5. JAWATANKUASA PPIM SEKOLAH

6. JAWATANKUASA PERSATUAN SAINS DAN MATEMATIK

44
 7. JAWATANKUASA KANTIN

8. JAWATANKUASA PIBG

Disediakan oleh : Disahkan oleh :

....................................................... .............................................

(NURUL WAHIDATI AINUN BT MUHAMAD) (C.W RALISYARDY B C.W SAMIUN)

GPM SKST. GURU BESAR SKST.

45