CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH >

1
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

PENGETUA

PENOLONG PENOLONG
PENOLONG PENOLONG PENOLONG KANAN
KANAN KANAN
KANAN PETANG KANAN HEM TINGKATAN ENAM
PENTADBIRAN KOKURIKULUM

GURU
GURU
PERPUSTAKAAN
KAUNSELING
DAN MEDIA

2
 CARTA FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN M EDIA

Bertanggungjawab dalam
Program Kemahiran Maklumat
dan Perkhidmatan Pusat Sumber
Sekolah
Bertanggungjawab dalam hal-hal
pengurusan, pentadbiran Pusat
Sumber Sekolah
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Kurikulum

Pengurusan Kewangan
Pengurusan
Pembangunan Sumber
Manusia

3
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

GURU PERPUSTAKAAN DAN MEDIA

1. Merancang, melaksanakan Program Kemahiran Maklumat dan Perkhidmatan

Pusat Sumber Sekolah yang dapat menyokong pelaksanaan pengajaran dan
pembelajaran.

(a) Melaksanakan Program Kemahiran Maklumat

(b) Mengurus Mesyuarat JK Induk/Kerja Pusat Sumber Sekolah.
(c) Merancang, melaksana, menyelaras Program Pembangunan Staf
dan Program Latihan Dalaman berhubung dengan Pusat Sumber
Sekolah
(d) Memantau dan mengawal selia pelaksanaan Program Pusat Sumber
Sekolah dan Program Galakan Membaca (NILAM)

4
2. Menyelia dan Mengurus Bahan-Bahan Pusat Sumber Sekolah

(a) Membuat perolehan bahan-bahan pusat sumber sekolah.

(b) Melaksanakan tugas semakan stok dan inventori peralatan Pusat
Sumber Sekolah.
(c) Merancang dan mengurus Program Promosi PSS
(d) Menyediakan Laporan, Analisis Pelaksanaan Pembangunan,
Pengurusan, Program dan Aktiviti serta Kewangan Pusat Sumber
Sekolah.

3. Berhubung dan bekerjasama dengan Bahagian Teknologi Pendidikan

Negeri/JPWP/PKG/Perpustakaan Awam untuk meningkatkan perkhidmatan
dan Program Pusat Sumber Sekolah

(a) Mempromosi dan menjadi ahli Persatuan Perpustakaan / Pusat

Sumber Sekolah Negeri.
(b) Menjalankan Penyelidikan/Kajian Tindakan Berhubung dengan
Perkhidmatan Pusat Sumber Sekolah.

5
PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

6
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
GURU
GELARAN KETUA Ketua Pengarah Pelajaran
PERPUSTAKAAN
JAWATAN PERKHIDMATAN Malaysia
DAN MEDIA
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN GPM WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
Pengurusan Pusat Sumber
GRED JAWATAN DG41 BIDANG UTAMA
Sekolah

GRED JD SUB-BIDANG

DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN Tetap < Nama GPM >
OLEH
HIRARKI 1 <Nama Pegawai Penilai 1>
< nama sekolah> DISEMAK OLEH
(BAHAGIAN) <Jawatan Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 2
DILULUSKAN <Nama Pegawai Penilai 2>
(CAWANGAN/
OLEH <Jawatan Pegawai Penilai 2>
SEKTOR/UNIT)

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Membantu merancang dan mengelola Pusat Sumber Sekolah bagi memastikan

pembudayaan ilmu sebagai pembelajaran sepanjang hayat berlaku dalam kalangan guru
dan murid.

7
 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

Melaksanakan urusan pengurusan dan 1. Menubuhkan jawatankuasa.

pentadbiran pusat sumber bagi 2. Menyediakan perancangan tahunan.
membolehkan pusat sumber sekolah 3. Melaksanakan perbincangan dengan jawatankuasa.
diuruskan secara sistematik dan 4. Menilai keberkesanan perancangan PSS
berkesan.

Melaksanakan urusan pembelian dan 1. Menyediakan anggaran belanjawan.

organisasi bahan bagi meningkatkan 2. Membuat analisis bahan bacaan terkini semasa.
tahap penguasaan ilmu dalam kalangan 3. Membuat pembelian bahan bacaan dan proses teknik
pelajar di sekolah. bahan.
4. Menyemak stok buku lama untuk tujuan pelupusan/hapus
kira.

Melaksanakan program galakan 1. Membentuk jawatankuasa galakan membaca dan literasi

membaca dan literasi maklumat bagi maklumat.
melahirkan generasi bermaklumat. 2. Merancang program galakan membaca dan literasi
maklumat.
3. Menilai keberkesanan perancangan program.

8
Merancang dan mentadbir pelaksanaan 1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
kurikulum kepada guru bagi memastikan
murid menerima pembelajaran
berdasarkan dasar kurikulum
kebangsaan

DIMENSI

● Bilangan Guru :

● Bilangan Pelajar :

● Bilangan Mesyuarat/Jawatankuasa :

● Bilangan Program/Aktiviti :

9
 ● Bilangan bahan bacaan :

● Agensi Luar :

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS

● Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi
pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya; dan
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan

ATAU

● Ijazah Sarjana Muda Pendidikan yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada
institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya;

KOMPETENSI

● Kemahiran kepimpinan

● Kemahiran pedagogi

● Kemahiran membimbing

● Kemahiran merancang dan menganalisis

10
 ● Kemahiran membuat keputusan

● Kemahiran menyelia

PENGALAMAN

● Berada dalam gred 41 sekurang-kurangnya 3 tahun

PROSES KERJA

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

11
 Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik

Memberi arahan
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala

Menyediakan jadual
3. PK HEM GB
pemantauan

Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala

Sekiranya ada aduan/isu

tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut

Menyediakan laporan dan

6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan

7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

12
 CARTA ALIR

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

Melantik Jawatankuasa
MULA

GB Ya
Beri arahan melaksanakan
Tindakan pemantauan secara berkala
penyelesaian

GB Menyediakan
jadual
pemantauan
Laksana
PK HEM pemantauan
berkala
60 minit
AJK
Aduan/Isu 5850 minit
AJK

Laporan 120 minit

AJK
13 TAMAT
Tindakan
susulan
120 minit
AJK
Rekod dan
dokumentasi
AJK 180 minit
 Tidak

SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik

14
 Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara

4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

15
 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang

A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK GKMP
Petang Menyediakan kertas kerja/ pelan
tindakan yang mempunyai keperluan
minimum seperti berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual /
Pengisian Program

16
 PK(P) / PK
Petang
3. Menentukan kaedah pemantauan GKMP
berdasarkan salah satu dari kaedah
berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen

GB

4. Mendapatkan kelulusan daripada GB PK(P)/ PK

Petang

PK(P) / PK
Petang
5. Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
perbincangan jawatan kuasa

GAB
B. PELAKSANAAN
6. Melaksanakan program seperti yang GKMP / GAB /
telah dirancang AKP

C. PEMANTAUAN DAN
PK (P)/ PK
PENGUKURAN
Petang
Melaksanakan pemantauan dan
7. pengukuran GKMP / GAB /
a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI

17
 GKMP / GAB

8. Menyediakan laporan program setelah PK(P) / PK

program selesai. Petang

GB
D. KEBERKESANAN
9. PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post mortem GAB
untuk mengenalpasti kekuatan dan
kelemahan pelaksanaan program.

PK (P)/ PK
Petang
10. Membuat tindakan susulan berdasarkan GAB
keputusan mesyuarat post mortem.

GAB

11. Penilaian prestasi;

PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian prestasi ke Petang / GKMP
atas kumpulan sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan program.

PK(P) / PK
Petang
12. Membentangkan laporan penilaian GKMP / GAB
prestasi dalam mesyuarat.

GKMP / GAB

13. Membuat penambahbaikan berdasarkan PK (P)/ PK

keputusan mesyuarat. Petang

18
 GKMP/ GAB

14. Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK

CARTA ALIR

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

19

Tempoh
masa
Proses Kerja 2 hari
60 minit
 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
GB

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

GB Kajian semula

PK Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

60 hari

Tamat

20
 90 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 2 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan kertas kerja

1.

Mendapatkan kelulusan

2.

Melaksanakan program

Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
4.

21
 Kajian semula

5.

Tindakan Susulan

6.

Membentang laporan dalam

mesyuarat
7.

Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
7.

Merekod dan mendokumentasi

8.

22
PROSES KERJA

Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Mengenal pasti agensi-agensi yang

1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah

Mengadakan mesyuarat awal bersama

agensi luar / PIBG untuk
2. GB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah

Memberi arahan untuk melaksanakan

3. GB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK GB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GPM PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada GB

23
 Melaksanakan aktiviti mengikut
7. GPM PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GPM PK/GKMP
yang dilaksanakan

Mengadakan mesyuarat post mortem

9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan GB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 3: Mengurus jaringan dan hubungan luar

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

TAMAT
24

60 minit

Tidak 120 minit

berkesan Laporan
 MULA

Ya

Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem

GB dan PK Mengenal pasti

agensi

Mesyuarat awal
GB dan PK bersama agensi

Arahan melaksanakan
GB
tugas

Menyediakan
GPM kertas kerja

120 minit
PK

Laksana aktiviti
GPM

120 minit
GPM

P/GB dan PK 120 minit

Rekod dan 60 minit

GAB
dokumentasi

25
SENARAI SEMAK

Aktiviti 4 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada GB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

26
 PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
BIL. JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK

Mengurus pelantikan Pegawai Aset,

1. GB Pegawai Pemeriksa Aset dan PPD 1PEKELILING
Lembaga Pemeriksa Pelupusan. PERBENDAHARA
AN (1PP):
Pengurusan Aset

Pegawai Penerima Aset menerima

2. GAB aset bersama dokumen lain dan PT
menyemak butiran dalam dokumen.

3. GAB Memeriksa, mengira, menimbang, GB

mengukur dan menguji aset seperti
dalam senarai bagi memastikan aset
menepati spesifikasi. (Pemeriksaan
teknikal oleh pegawai bertauliah jika
perlu).

27
 Menyediakan laporan penerimaan
4. GAB jika terdapat perkara yang tidak GB
memenuhi spesifikasi.

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu

5. GAB GAB
dari tarikh penerimaan.

Menyediakan senarai daftar aset

6. GAB (Harta Modal / Aset Alih Bernilai PT
Rendah).

Menanda pengenalan aset (melabel/

7 PT mengecat/ mencetak timbul) dengan GAB
“Hak Kerajaan Malaysia”

Menempatkan Aset / Mengemaskini

8 GAB PT
penempatan aset.

Merekod dan mengawal pergerakan

9 PT GAB
aset.

10 GAB Mengemaskini senarai aset. PT

28
 11 GAB Memeriksa kerosakan aset (jika ada). PT

Pemeriksaan aset sekurang-

kurangnya sekali dalam setahun dan
12 GB mengemukakan Laporan GAB
Pemeriksaan Aset kepada Ketua
Jabatan.

Mengadakan Mesyuarat JK
Pengurusan Aset Alih Kerajaan
13 GB (JKPAK) sekurang-kurangnya 4 kali GAB
setahun atau sekali dalam tempoh
tiga (3) bulan.

Mengemukakan KEW. PA-10 dan

KEW. PA-11 bersama-sama Sijil
14 GB Tahunan Pemeriksaan Harta Modal GAB
Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.
PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

CARTA ALIR

Aktiviti 4 : Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

29
Tanggungjawab Proses Kerja

Tempoh
Mula Masa

Urus lantikan Pegawai Aset, 120 minit

GB
Pegawai Pemeriksa Aset Lembaga
Pemeriksa Pelupusan

GAB Penerimaan aset 60 minit

GAB Tidak penuhi

Semak spesifikasi aset 240 minit
sepesifikasi
Sediakan
laporan

Laporan lengkap

GAB Laporan penerimaan 2 hari

60 hari 120 minit

GAB Daftar aset 120 minit

GAB Sediakan Daftar Aset 1920 minit

PT Tanda pengenalan 180 minit

GAB Penempatan aset 60 minit

Kemaskini Tidak lengkap

PT laporan Rekod dan kawal pergerakan aset 120 minit

Lengkap
GAB Kemaskini senarai aset 30 minit

GAB Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit

GB

Tamat

30
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus Pentadbiran Pejabat - Aset

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai

Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa
Pelupusan.

1.

● Permohonan Pelantikan

● Surat Lantikan

Pegawai Penerima Aset menerima aset

bersama dokumen lain dan menyemak butiran
dalam dokumen.

2.

● Dokumen berkaitan

● Borang Penerimaan Aset Alih

● Borang Penolakan Aset Alih

31
 Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur
dan menguji aset seperti dalam senarai bagi
memastikan aset menepati spesifikasi.
(Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
jika perlu).

● Lantikan pegawai penerima

● Dokumen pemeriksaan penerimaan

● Surat lantikan teknikal (jika perlu)

Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat

4. perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.

Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh

penerimaan.

5.

● Dokumen pendaftaran

● Nombor siri pendaftaran aset

Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /

6. Aset Alih Bernilai Rendah).

32
 ● Rekod daftar aset

Menanda pengenalan aset dengan “Hak

Kerajaan Malaysia”

● Tanda pengenalan aset;

7.

- melabel, atau
- mengecat
- cetak timbul

Menempatkan Aset / Mengemaskini

penempatan aset.

8.

● Dokumen penempatan aset di lokasi

● Pamerkan

● Kemaskini

9. Merekod dan mengawal pergerakan aset.

33
 ● Dokumen pergerakan aset

Mengemaskini senarai aset.

10.

● Laporan

Memeriksa kerosakan aset (jika ada).

11.

● Borang aduan kerosakan

12. Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali

dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.

● Dokumen Laporan Pemeriksan

● Laporan Tindakan hasil penemuan

pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan

34
 ● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut

Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.

13.
● Senarai Jawatankuasa

● Surat panggilan

● Senarai kehadiran

● Minit mesyuarat

● Maklum balas mesyuarat

Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11

bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan
14. Harta Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah
KEW. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

35
PROSES KERJA

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
GB GPK/ GAB

1. ● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
panggilan mesyuarat kepada ahli PENTADBIRAN
mesyuarat.

36
 GPK/ PK AWAM
2. GB
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan Petang/ GAB
agenda yang ditetapkan

BIL. 2 TAHUN 2018

MyMESYUARAT
3. GAB Mencatat minit mesyuarat. GB - EKOSISTEM
PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL

● AKTA ARKIB
4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB
NEGARA

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
5. GAB GAB
7 hari bekerja.

GPK/ PK
6. GB Mengambil tindakan hasil keputusan Petang/ GAB
mesyuarat yang telah dipersetujui.

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi GB

37
CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

GB Edar surat panggilan 240 minit

360 minit

GB
Laksana mesyuarat

360 minit

GAB
Catatan minit mesyuarat.

38

TAMAT
 GAB 780 minit

Sedia minit mesyuarat.

GB Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

390 minit

Kumpul dan satukan maklum balas

GAB

60 minit

Mengemaskini Rekod dan Fail.

GAB

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Mesyuarat

39
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Pengedaran Surat panggilan mesyuarat

kepada ahli mesyuarat.

1.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
program/ laporan (sekiranya ada)

Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan

agenda yang ditetapkan

2. ● Rekod kehadiran

● Perkara-perkara yang dibincangkan

● Keputusan-keputusan yang dibuat

● Tindakan-tindakan susulan yang

perlu diambil

3.

Mencatat minit mesyuarat.

40
 ● Catatan minit

● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4.

● Draf

● Semakan

Mengedarkan minit mesyuarat dan

Borang Maklum balas dalam tempoh 7
hari bekerja.

5.

● Rekod penghantaran

6.

Mengambil tindakan hasil keputusan

mesyuarat yang telah dipersetujui.

41
 ● Rekod tindakan

7. Mengumpul dan menyatukan dapatan

maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

PROSES KERJA

Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia

42
 Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

Mengarahkan guru untuk mengisi

Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

GPK/SU
2. Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
LADAP

3. GPK/ SU Mengkaji keperluan bidang latihan

LADAP berdasarkan Analisis Keperluan

43
 Latihan

Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
GPK/SU
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

5. GB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

Latihan dalam takwim sekolah
GPK/ SU
6. selepas kelulusan Pengetua / Guru
LADAP
Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

GB menguruskan kursus / latihan yang
7.
telah diluluskan

44
 Menguruskan latihan (Sebelum ,
semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
GAB penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

menghadiri latihan.
GPK/
SU LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
/GAB menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
9.
Besar/ Guru Penolong Kanan
selepas latihan untuk disimpan dan
tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

GAB / online dalam sistem SPL KPM.
PENGANJ
UR v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

45
 Mengedar borang penilaian kursus
kepada peserta pada hari terakhir
GPK/SU
10. kursus untuk menilai keberkesanan
LADAP
pelaksanaan latihan personel

Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus

Mengedarkan dan mengumpul

borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.

13. SU LADAP Rekod dan dokumentasi

46
CARTA ALIR

Aktiviti 6 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

TEMPOH MASA

47
 GB Mengarahkan guru untuk mengisi Borang 3900 min
MULA Matriks Kompetensi guru secara online
TANGGUNGJAWAB PROSES
untuk mengenal KERJA
pasti keperluan latihan
dalam Sistem SPL KPM.
GPK/SU
LADAP Mencetak Rumusan Analisis Matriks
Kompetensi dalam Sistem eSPLG 390 min

GPK/ SU
LADAP Mengkaji keperluan bidang latihan
berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
780 min
GPK/SU
Menyerahkan cadangan perancangan
LADAP latihan kepada Pengetua/Guru Besar 20 min
untuk kelulusan.

GB
Meneliti cadangan dan menentukan jenis
latihan yang diperlukan 180 min

GPK/SU
Menyediakan Jadual Perancangan Latihan
LADAP 180 min
dalam takwim sekolah selepas kelulusan
Pengetua / Guru Besar
GB
Memberi arahan kepada GPK untuk
30 min
menguruskan kursus / latihan yang telah
GPK/SU diluluskan
LADAP
KU/PP Menguruskan latihan (sebelum, semasa Mengikut
dan selepas) keperluan
GPK/SU
lokasi
LADAP Mengedar borang penilaian kursus kepada
KU/PP peserta pada hari terakhir kursus untuk 30 min
menilai keberkesanan pelaksanaan latihan
GAB/ SU personel
LADAP
Merekod kehadiran kursus dalam SPL
KPM
390 min
SU LADAP Mengedarkan dan mengumpul borang
keberkesanan program selepas 1 bulan
kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.
SU LADAP
Salinan dan Rekod Fail

48
 TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Pengurusan Pembangunan Manusia

i) Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online

49
 untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem eSPLG.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan jenis

5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.

50
 Memberi arahan kepada GPK untuk
7. menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

9. 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)
i. Menyediakan senarai calon dan
menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.
ii. Memaklumkan kepada calon untuk
menghadiri latihan.
iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau

51
 maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel

Merekod kehadiran kursus dalam

11. eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

52
PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

9. GPK
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

10. GPK

53
 Menyediakan Rancangan PdP atau
Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:

a) Sukatan Pelajaran dan

b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi

Guru Kelas.

f) Senarai Nama Murid

g) ‘Headcount’

11. GPK
Menyediakan Rancangan Pelajaran
Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)

54
 a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
12. GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan

13. GPK
Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing

murid seperti yang telah dirancang
14. GPK dalam Buku Persediaan Mengajar
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

55
 Di dalam Bilik Makmal/Bilik
Khas/PJPK:

a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
berkaitan)
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas

15. GPK

(jika berkaitan)

c) Merekod pemulangan
peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP

16. GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan
Murid:

56
 a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat
pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

CARTA ALIR

Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

57
 Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu
GPK 150 MINIT
Mula serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail 15 MINIT

GPK
Rekod Persediaan Mengajar

GPK Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian 15 MINIT

(KSSR ) mengikut format penulisan

Memastikan suasana bilik darjah dalam 3 MINIT

GPK
keadaan kondusif

Merekodkan pengambilan dan pemulangan 3 MINIT

GPK
peralatan dan bahan yang diperlukan

GPK Melaksanakan PdP dan bimbingan

3 MINIT
GPK Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

Mula

SENARAI SEMAK
Aktiviti 7: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

58
 Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan
1.
oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod

Persediaan Mengajar iaitu:

a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan

Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
2.

Guru Kelas.

d) Senarai Nama Murid

e) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)

3. mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)

59
 a) Tema/Tajuk
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah

6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:

7
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas
bermula (jika berkaitan)
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas

60
 (jika berkaitan)

c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan

selepas tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:

8
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

BIL. TANGGUNG PROSES KERJA PEGAWAI UNDANG-

JAWAB LAIN YANG UNDANG,
ADA PERATURAN
HUBUNGAN/ DAN PUNCA

61
 DIRUJUK KUASA

1. GB PINJAMAN BUKU DI PUSAT

SUMBER
GPK/GPM
Membuat ketetapan berkaitan
pengurusan pusat sumber
1. Akta
Pendidika
n 1996
(Akta 550)
GPK/GPM
2. Pelan
2. Menyediakan Peraturan Pinjaman Pembang
GB
dan Pemulangan Buku di Pusat unan
Sumber. Pendidika
n
Malaysia
2013 –
2025
GPM
3. Memastikan kad pinjaman/kad GB/GPK
pintar diedarkan kepada murid.

GB/GPK
GPM
4. Menyemak status pinjaman buku
daripada perisian sistem automasi
atau rekod pinjaman

GB/GPK
GPM
Merekod butiran pinjaman

62
 5.

GB/GPK
GPM
Mencatat tarikh pemulangan buku
6. pada slip pinjaman di buku yang
dipinjam

GB/GPK
GPM
7 PEMULANGAN BUKU DI PUSAT
SUMBER

Menyemak tarikh pemulangan

buku.

GB/GPK
GPM
8
Memastikan buku yang
dipulangkan dalam keadaan baik.
Jika rosak, pembantu Pengawas
akan baiki dan jika hilang,
peminjam akan didenda

GB/GPK
GPM
9
Menghantar surat peringatan
kepada peminjam yang tidak
memulangkan buku seminggu
selepas tarikh yang ditetapkan
dengan cara;

63
 a) Memaparkan nama peminjam
terlibat di papan kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber akan
mengesan peminjam di sekolah
dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman
dalam masa seminggu.
c) Surat peringatan dikeluarkan

GPM

10
Mengambil tindakan terhadap
GB/GPK
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman

GPM

11 Membuat analisis jumlah murid

yang membuat pinjaman buku di
GB/GPK
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali

GPM

12 PROGRAM-PROGRAM PUSAT
SUMBER (Rujuk Pengurusan
Program)
GB/GPK
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.

GPM

13 Memberi taklimat tentang GB/GPK

64
 pelaksanaan program

GPM

14 Menganjurkan program peringkat

sekolah dan memastikan program GB/GPK
berjalan lancar.

GPM

15 Menyediakan data dan laporan

GB/GPK
program yang dijalankan

GPM/PT

16 Merekod dan mendokumentasi GB/GPK

65
 CARTA ALIR

Aktiviti 18: Pengurusan Pusat Sumber

66
Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh
Mula
masa

GB Membuat ketetapan pengurusan 180 minit

pusat sumber

Menyediakan peraturan penggunaan,

GPM pinjaman dan dan pemulangan buku 1170 minit
pusat sumber

Memastikan kad pinjaman/kad pintar 15 minit

diedarkan kepada murid.

GPM Menyemak status pinjaman buku 5 minit

daripada perisian sistem automasi atau
rekod pinjaman
5 minit
GPM Merekod butiran pinjaman

Mencatat tarikh pemulangan buku

60 minit
GPM pada slip pinjaman di buku yang
dipinjam

Menyemak tarikh pemulangan buku. 2 hari

30
60 minit
hari
GB/GPK

Memastikan buku yang dipulangkan 15 minit

dalam keadaan baik
GPM
Menghantar surat peringatan kepada
peminjam yang tidak memulangkan 15 minit
buku seminggu selepas tarikh yang
ditetapkan
GPM
Mengambil tindakan terhadap
peminjam yang melanggar 15 minit
GPM peraturan peminjaman
Mengambil tindakan terhadap
GPM peminjam yang melanggar 15 minit
peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid
GPM 120 minit
yang membuat pinjaman buku

Menentukan program dan

GPM
menyediakan kertas kerja aktiviti 60 minit
yang hendak dilaksanakan.

Memberi taklimat tentang

GPM pelaksanaan program 120 minit

Menganjurkan program peringkat

GPM 390 minit
sekolah dan memastikan program
berjalan lancar.

GPM Menyediakan data dan laporan

program yang dijalankan 120 minit

GPM/PT Merekod dan mendokumentasi 5 minit

Tamat

67
 SENARAI SEMAK

Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber

BIL
TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
.

PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER

1.
Membuat ketetapan berkaitan pengurusan pusat
sumber

2. Menyediakan Peraturan Pinjaman dan

Pemulangan Buku di Pusat Sumber.

68
3 Memastikan kad pinjaman/kad pintar diedarkan
kepada murid.

4. Menyemak status pinjaman buku daripada

perisian sistem automasi atau rekod pinjaman

5. Merekod butiran pinjaman

6. Mencatat tarikh pemulangan buku pada slip

pinjaman di buku yang dipinjam

PEMULANGAN BUKU DI PUSAT SUMBER

7.
Menyemak tarikh pemulangan buku.

7. Memastikan buku yang dipulangkan dalam

keadaan baik. Jika rosak, pembantu Pengawas
akan baiki dan jika hilang, peminjam akan

69
 didenda

a) Menghantar surat peringatan kepada

peminjam yang tidak memulangkan buku
seminggu selepas tarikh yang ditetapkan;
b) Memaparkan nama peminjam terlibat di
papan kenyataan untuk tempoh seminggu
8. c) Pengawas Pusat Sumber akan mengesan
peminjam di sekolah dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman dalam masa
seminggu.
d) Selepas tarikh tersebut surat peringatan akan
dikeluarkan

9. Mengambil tindakan terhadap peminjam yang

melanggar peraturan peminjaman

Membuat analisis jumlah murid yang membuat

10. pinjaman buku di Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali

PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER

(Rujuk Pengurusan Program)
11.
Menentukan program dan menyediakan kertas
kerja aktiviti yang hendak dilaksanakan.

70
13. Memberi taklimat tentang pelaksanaan program

14. Menganjurkan program peringkat sekolah dan

memastikan program berjalan lancar.

15. Menyediakan data dan laporan program yang

dijalankan

16. Merekod dan mendokumentasi

71
SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal 2018

72
SENARAI BORANG

KOD BORANG
BIL. BORANG

1.

2.

3.

4.

5.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

73
BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

5.

74
75