CARTA ORGANISASI

1.1 CARTA ORGANISASI < NAMA SEKOLAH

JPN

PPD

GURU BESAR

PK PENTADBIRAN & PK HAL EHWAL MURID PK PK PETANG PK PENDIDIKAN

KURIKULUM KOKURIKULUM KHAS
 1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >

GURU BESAR

PK HAL EHWAL PK PENDIDIKAN

PK PENTADBIRAN PK KOKURIKULUM PK PETANG
MURID KHAS
 CARTA FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL ELWAL MURID

Bertanggungjawab dalam peningkatan

sahsiah murid serta memastikan
pelaksanaan selaras dengan dasar
KPM
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-sgensi
luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa

PENGURUSAN PENGOPERASIAN

Pengurusan Organisasi Pengurusan Hal Ehwal

Pengurusan Pembangunan Murid
Sumber Manusia
Pengurusan Perhubungan
Luar
 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI

PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID

PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
d. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar

PENGURUSAN KURIKULUM

a. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa

PENGURUSAN HAL EHWAL MURID

a. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program disiplin murid

b. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan dan
kaunseling murid
c. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program kesihatan,
kebajikan dan keceriaan sekolah
d. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
e. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan dan
kebersihan bangunan dan kawasan
f. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan kedai buku
 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Hal Ehwal Murid Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN
GELARAN PK HEM DI WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG32 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama Pengetua>
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>

Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Menbantu merancang dan menyelaras pengurusan organisasi dan pengurusan hal ehwal
murid bagi memastikan berlaku peningkatan kualiti sekolah serta kemenjadian murid yang
seimbang dan menyeluruh.
 AKAUNTABILITI
Membantu merancang,
merangka dan
menyelaraskan program/
aktiviti pengurusan sekolah
yang komprehensif bagi
memastikan kualiti sekolah
meningkat secara konsisten.
Membantu merancang dan
mentadbir pengurusan hal
ehwal murid bagi
memastikan keselamatan,
kebajikan dan
kemenjadian murid secara
menyeluruh
Melaksanakan PdP bagi
memastikan murid menerima
pembelajaran berdasarkan
dasar kurikulum kebangsaan
TUGAS UTAMA
1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan
pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan
rekod kerajaan
2. Melaksanakan Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
4. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar
1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program
disiplin murid
2. Membantu merancang dan memantau perkhidmatan bimbingan
dan kaunseling murid
3. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan program
kesihatan, kebajikan dan keceriaan sekolah
4. Membantu merancang dan menyelaras pengurusan buku teks
5. Membantu mengawal dan menyelaras perkhidmatan keselamatan
dan kebersihan bangunan dan kawasan
5. Membantu mengawal dan memantau pengurusan kantin dan
kedai buku
1. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
 DIMENSI
● Kategori Sekolah:
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Guru:
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
Bilangan Kelas:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
●

KOMPETENSI
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun
PROSES KERJA

Aktiviti 1: Pengurusan Data

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. GB untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK HEM Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan

Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK HEM GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)

Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB

4. GB
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. GB atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK HEM menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan
7. PK HEM GAB
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
8. PK HEMGAB PK(P)
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
9. PKHEM Menyediakan laporan GAB
 tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. GB atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi GB

CARTA ALIR

Aktiviti 1: Pengurusan Data

TANGGUNGJAWAB

GB

PK HEM

PK HEM

GB

GB

PK HEM

PK HEM/ GAB

PK HEM
 GB

AKP

PROSES KERJA TEMPOH

Mengeluarkan arahan untuk

mengumpul data yang diperlukan

Mengumpul data dari sumber-

sumber yang berkaitan

Memasukkan data/menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya
perlu)

Melaksanakan verifikasi dan validasi

data

Membuat pengesahan ke atas data

yang telah disemak dan dikemaskini

Menganalisis data dan

menyediakan laporan berdasarkan
keperluan

Membentangkan laporan dalam

mesyuarat pengurusan

Membuat tindakan susulan

(tindakan pembetulan, pencegahan
dan penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.

Menyediakan laporan tindakan

susulan
Membuat pengesahan ke atas
laporan yang telah dikemaskini

Rekod dan dokumentasi

Mula

Data perlu Data mengikut

diubahsuai kehendak dan
keperluan

Tamat
at
SENARAI SEMAK

Aktiviti 1: Pengurusan Data

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan arahan untuk
1.
mengumpul data yang diperlukan
Mengumpul data dari sumber-sumber
2.
yang berkaitan
Memasukkan data / menggabungkan
3.
data yang dikumpul (sekiranya perlu)
Melaksanakan verifikasi dan validasi
4.
data
Membuat pengesahan ke atas data
5.
yang telah disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan menyediakan
6.
laporan berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan dalam
7.
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.
Menyediakan laporan tindakan
9.
susulan
Membuat pengesahan ke atas laporan
10.
yang telah dikemaskini

11. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,

TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA

Menubuhkan Jawatan Kuasa PEKELILING

1 GB PK
Perancangan Strategik KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
BILANGAN 2 TAHUN
2 GB Mengenal pasti isu strategik sekolah PK 2005

Garis Panduan Bagi

Mewujudkan Petunjuk-
3 GB Menetapkan matlamat sekolah PK Petunjuk Prestasi
Utama Atau Key
Performance Indicators
(KPI) dan
4 Jawatankuasa Analisis persekitaran (SWOT) GB/ PK/ GAB Melaksanakan
Pengukuran Prestasi di
Agensi Kerajaan
Penyediaan Perancangan Strategik,
5 Jawatankuasa GB/ PK/ GAB
Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

Kelulusan Perancangan Strategik,

6 GB PK
Pelan Taktikal dan Pelan Operasi

7 PK/GAB Pelaksanaan Pelan Operasi GB/ PK

Melaksanakan kajian semula dan

8 GB PK
menambah baik

Mendokumentasikan Perancangan
9 Jawatankuasa GB
Strategik.
CARTA ALIR

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit

GB
Perancangan Strategik

GB Mengenal pasti isu strategik 180 minit

sekolah

GB Menetapkan matlamat sekolah 180 minit

Tidak lulus
Penambahbaikan

Lulus

TAMAT
SENARAI SEMAK

Aktiviti 2: Pengurusan Strategik

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengeluarkan surat pelantikan Jawatan kuasa
1. ● Mengenal pasti guru yang akan menguruskan
perancangan strategik
Mengenal pasti isu strategik sekolah
● Surat arahan
2.
● Pengumpulan data dan laporan
● Bengkel
Menetapkan matlamat sekolah
3. ● Surat arahan
● Bengkel
Analisis persekitaran (SWOT)
4. ● Faktor membantu pencapaian objektif
● Faktor menjejas pencapaian objektif
Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal
dan Pelan Operasi
● Semakan Perancangan Strategik sedia ada
5. ● Pelan Taktikal yang diterjemah dari Perancangan
Strategik
● Operasi lengkap dari setiap Pelan Taktikal yang
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
7. Sokongan
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan

10. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
DIRUJUK

PK HEM Menerima dan GB

1.
merekod aduan
Mengeluarkan surat
2. GB/PK akuan terima (SAT) PK/GAB
kepada pengadu.
Menyalurkan aduan
3. GB kepada pihak PK/GAB
berkaitan.

4. PK/GKMP/GAB Menjalankan siasatan GB

PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil GB

5.
siasatan .

6. PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. PK

7. GB Mengesahkan laporan PK/GKMP/GAB

Menghantar keputusan
siasatan aduan
8. PK/GKMP/GAB bersama Borang GB
Maklum Balas kepada
pengadu
Menyediakan analisis
GKMP/GAB aduan setiap bulan PK
9.
dan dilaporkan dalam
mesyuarat pengurusan

GAB/PT Rekod dan GB

10.
dokumentasi
CARTA ALIR

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

PK HEM Menerima dan merekod aduan 60 minit

Mengeluarkan surat akuan terima (SAT) kepada 30 minit

GB/PK pengadu.

Menyalurkan aduan kepada pihak berkaitan. 90 minit

GB

Menjalankan siasatan 2730 moniti

PK/GKMP/GAB

PK/GKMP/GAB Melaporkan hasil siasatan . 60 minit

PK/GKMP/GAB Menyediakan ulasan. 120 minit

GB Pengesahan laporan 30 minit

PK/GKMP/GAB Menghantar keputusan siasatan aduan bersama

Borang Maklum Balas kepada pengadu 390 minit

GKMP/GAB Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan 300 minit

dilaporkan dalam mesyuarat pengurusan

TAMAT
GAB/PT Rekod dan dokumentasi 60 minit
SENARAI SEMAK

Aktiviti 3 : Pengurusan Aduan

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Menerima dan merekod aduan

2.
Mengeluarkan surat akuan terima
(SAT) kepada pengadu.

3.
Menyalurkan aduan kepada pihak
berkaitan.

4. Menjalankan siasatan

5. Melaporkan hasil siasatan .

6. Menyediakan ulasan.

Menghantar keputusan siasatan aduan

7. bersama Borang Maklum Balas
kepada pengadu
Menyediakan analisis aduan setiap
8 bulan dan dilaporkan dalam mesyuarat
pengurusan

9 Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
Menyediakan jadual
3. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan

8. AKP Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

 CARTA ALIR

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan
penyelesaian

GB Melantik Jawatankuasa

Beri arahan melaksanakan

GB pemantauan secara berkala

Menyediakan 60 minit
PK HEM jadual
pemantauan
Laksana 5850 minit
AJK pemantauan
berkala

AJK 120 minit

Aduan/Isu

AJK
120 minit
Tidak
Laporan

AJK 180 minit

Tindakan
susulan

AJK
TAMAT Rekod dan
dokumentasi
SENARAI SEMAK

Aktiviti 4: Mengurus infrastruktur dan persekitaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala

3. Menyediakan jadual pemantauan

Melaksanakan pemantauan secara

4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan

8. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA

Aktiviti 5: Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. GB Arahan pelaksanaan program PK(P) / PK Petang

2. PK HEM A. PERANCANGAN GKMP

Menyediakan kertas kerja/ pelan

tindakan yang mempunyai
keperluan minimum seperti
berikut :

a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan / Jadual /
Pengisian Program
3. PK HEM Menentukan kaedah pemantauan GKMP
berdasarkan salah satu dari
kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen

4. GB Mendapatkan kelulusan daripada PK(P)/ PK Petang

GB
5. PK HEM Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB / AKP
yang telah dirancang

C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK HEM pengukuran GKMP / GAB / AKP
a) Pelaksanaan program
b) Pencapaian KPI

8. GKMP / GAB Menyediakan laporan program PK(P) / PK Petang

setelah program selesai.
D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / GKMP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.

10. PK HEM Membuat tindakan susulan GAB

berdasarkan keputusan mesyuarat
post mortem.

11. GAB Penilaian prestasi;

PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian prestasi Petang / GKMP
ke atas kumpulan sasar untuk
melihat keberkesanan
pelaksanaan program.

12. PK HEM Membentangkan laporan penilaian GKMP / GAB

prestasi dalam mesyuarat.

13. GKMP / GAB Membuat penambahbaikan PK (P)/ PK Petang

berdasarkan keputusan
mesyuarat.
14. GKMP/ GAB Merekod dan mendokumentasi. GB/GPK
 CARTA ALIR

Aktiviti 5 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

 Mula

PK Menyediakan kertas kerja

PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit

Tidak lulus
GB

Lulus
Penambahbaikan

GAB Melaksanakan program 1170 minit

PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit

Ada isu
Tindakan
pembetulan

Tiada isu

GB Kajian semula

PK Tindakan susulan 60 minit

GAB Menyedia dan membentang

1440 minit
laporan dalam mesyuarat

GAB Melaksanakan tindakan 1440 minit

penambahbaikan

GAB Merekod dan mendokumentasi 20 minit

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 5 : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran Murid / Program / Aktiviti

 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Menyediakan kertas kerja

2. Mendapatkan kelulusan

3 Melaksanakan program

4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program

5. Kajian semula

6. Tindakan Susulan

7. Membentang laporan dalam

mesyuarat

7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan

8. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

 UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA

Mengenal pasti agensi-agensi yang

1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. GB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah

Memberi arahan untuk melaksanakan

3. GB PK
program

Menerima arahan untuk melaksanakan

4. PK GB
program

Menyediakan kertas kerja bagi setiap

5. GAB PK
program yang dirancang

Mendapatkan kelulusan kertas kerja

6. PK PK/GKMP
daripada GB

Melaksanakan aktiviti mengikut

7. GAB PK/GKMP
prosedur

Menyediakan laporan setiap aktiviti

8. GAB PK/GKMP
yang dilaksanakan

Mengadakan mesyuarat post mortem

9. PK bagi mengenal pasti keberkesanan GB
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. GAB Rekod dan dokumentasi PK/GKMP

CARTA ALIR

Aktiviti 6: Mengurus jaringan dan hubungan luar

 TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Ya

Tindakan

60 minit
penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem 120 minit

GB dan PK Mengenal pasti

agensi

Mesyuarat awal
GB dan PK bersama agensi

Arahan melaksanakan
GB tugas

GAB Menyediakan kertas kerja

Laporan

Tidak 120 minit

berkesan
PK

Laksana aktiviti
GAB

120 minit
GAB

TAMAT
P/GB dan PK 120 minit

Rekod dan 60 minit

GAB
dokumentasi
SENARAI SEMAK

Aktiviti 6 : Mengurus jaringan dan hubungan luar

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada GB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan

10. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA

Aktiviti 7 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
MAKLUMBALAS PELANGGAN
(Luar)
1. Akta Pendidikan
1. GB Menubuhkan jawatan kuasa PK / PK Petang 1996 (Akta 550)
pengurusan maklum balas. 2. Pelan
Pembangunan
2. PK / PK Petang Menyediakan borang maklum balas GAB Pendidikan
pelanggan Malaysia 2013 –
2025
3. Pekeliling
3. GB Menyediakan Peti Cadangan/ GPK Kemajuan
Maklum Balas Pelanggan di tempat Perkhidmatan
yang sesuai dan berkunci Awam Bilangan 1
Tahun 2008:
4. PK / PK Petang Menyemak dan menganalisis GAB Panduan
maklum balas pelanggan setiap Pengurusan
bulan Perhubungan
Pelanggan
5. PK / PK Petang Membentangkan analisis dalam GB
mesyuarat pengurusan untuk
tindakan susulan.
TAHAP KEPUASAN GURU DAN
STAF (Pelanggan Dalam)

Menyedia dan mengedar Borang

6. PK / PK Petang Tahap Kepuasan guru dan Staf GAB
sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

7 PK / PK Petang Menyediakan laporan analisis tahap GB

kepuasan guru dan staf untuk
dibentang dalam mesyuarat
pengurusan

8 GB Membuat tindakan pembetulan dan PK / PK Petang

penambahbaikan yang telah diputuskan
dalam mesyuarat pengurusan

9 PK / PK Petang Menyerahkan tindakan pembetulan dan GAB

penambahbaikan kepada Pihak
Pengurusan

14 PK / Petang Merekod dan mendokumentasi GAB

 CARTA ALIR
Aktiviti 7 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA

MULA

Menubuhkan Jawatan Kuasa 60 minit

GB
Pengurusan Maklum Balas

PK / PK Petang 390 minit

Sedia borang maklum balas

GB Sedia peti maklum balas 1170 minit

Tindakan
Pembetulan dan Ada isu
Penambahbaikan

Tiada isu

SENARAI SEMAK
TAMAT

Aktiviti 7 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

MAKLUMBALAS PELANGGAN

1. Menubuhkan jawatan kuasa pengurusan maklum balas.

Mesyuarat penubuhan jawatan kuasa

2.
Menyediakan borang maklum balas pelanggan
a) Mencetak borang maklum balas
 b) Mengedar dan menempatkan borang berdekatan dengan
peti cadangan

Menyediakan Peti Cadangan / Maklum Balas Pelanggan di

3 tempat yang sesuai dan berkunci
a) Menyediakan peti cadangan
b) Meletakkan peti cadangan di tempat yang telah ditetapkan
c) Memastikan kunci pada setiap peti maklum balas

Menyemak dan menganalisis maklum balas pelanggan setiap

4. bulan
a) Mengumpul dan menyatukan borang maklum balas
b) Melaksanakan analisis maklum balas

Membentangkan analisis dalam mesyuarat pengurusan untuk

5. tindakan susulan.
a) Menyediakan bahan pembentangan
b) Membentangkan laporan kepada GB

TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF

6. Menyedia dan mengedar Borang Tahap Kepuasan guru dan

Staf sekurangkurangnya 1 kali setahun.
a) Mencetak borang maklum balas
b) Mengedarkan borang kepada semua guru
c) Pengumpulan dan analisis

Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru dan staf

7. untuk
dibentang dalam mesyuarat pengurusan
a) Menyediakan bahan pembentangan
b) Membentangkan laporan kepada GB

Membuat tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang

8. telah diputuskan dalam mesyuarat pengurusan
a) Mengadakan mesyuarat tindakan pembetulan
b) Melaksanakan tindakan pembetulan

9. Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan kepada Pihak Pengurusan

10. Merekod dan mendokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 8 : Pengurusan Mesyuarat

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
● PEKELILING
1. Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
GB GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
mesyuarat. AWAM
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK - EKOSISTEM
2. PK HEM
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3. GAB GB
Mencatat minit mesyuarat.
● AKTA ARKIB
 NEGARA
4. GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB

Mengedarkan minit mesyuarat dan

borang maklum balas dalam tempoh
5. PK HEM GAB
7 hari bekerja.

Mengambil tindakan hasil keputusan

GPK/ PK
6. PK HEM mesyuarat yang telah dipersetujui.
Petang/ GAB

Mengumpul dan menyatukan GPK/ PK

7. GAB
dapatan maklum balas. Petang/

8. GAB Rekod dan dokumentasi GB

CARTA ALIR

Aktiviti 8 : Pengurusan Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

GB
Edar surat panggilan 240 minit

PK HEM Laksana mesyuarat 360 minit

GAB

360 minit
 Catatan minit mesyuarat.
TAMAT

GAB Sedia minit mesyuarat. 780 minit

PK HEM Edaran minit dan maklum balas mesyuarat 120 minit

Kumpul dan satukan maklum balas 390 minit

GAB

Mengemaskini Rekod dan Fail.

GAB 60 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 8 : Pengurusan Mesyuarat

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Pengedaran Surat panggilan mesyuarat

kepada ahli mesyuarat.
● Agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat
● Menentukan kertas kerja/ isu/
 program/ laporan (sekiranya ada)
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan
agenda yang ditetapkan
● Rekod kehadiran
2. ● Perkara-perkara yang dibincangkan
● Keputusan-keputusan yang dibuat
● Tindakan-tindakan susulan yang
perlu diambil
Mencatat minit mesyuarat.
3.
● Catatan minit
● Keputusan mesyuarat

Menyediakan minit mesyuarat.

4. ● Draf
● Semakan
Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang
5. Maklum balas dalam tempoh 7 hari bekerja.
● Rekod penghantaran
Mengambil tindakan hasil keputusan
6. mesyuarat yang telah dipersetujui.
● Rekod tindakan

7.
Mengumpul dan menyatukan dapatan
maklum balas.

8. Mengemaskini Rekod dan Fail.

PROSES KERJA

Aktiviti 9 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
 Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
1. GB secara online untuk mengenal pasti
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.

GPK/SU Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam Sistem SPL KPM
LADAP
Mengkaji keperluan bidang latihan
GPK/ SU berdasarkan Analisis Keperluan
3.
LADAP Latihan

Menyerahkan cadangan
GPK/SU perancangan latihan kepada
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.

Meneliti cadangan dan menentukan

5. GB jenis latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

GPK/ SU Latihan dalam takwim sekolah
6. selepas kelulusan Pengetua / Guru
LADAP
Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

7. GB menguruskan kursus / latihan yang
telah diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum ,

semasa dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM

9. 2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

GAB menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

GPK/ menghadiri latihan.
 SU
LADAP iii. Guru Akademik Biasa hendaklah
/GAB menyediakan minit curai dan
diserahkan kepada Pengetua/Guru
Besar/ Guru Penolong Kanan
selepas latihan untuk disimpan dan
tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

GAB /
online dalam sistem SPL KPM.
PENGANJ
UR v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

GPK/SU kepada peserta pada hari terakhir
10. kursus untuk menilai keberkesanan
LADAP
pelaksanaan latihan personel

Agensi
GAB/ SU Merekod kehadiran kursus dalam Yang
11. SPL KPM
LADAP Mengendali
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
SU selepas 1 bulan kursus kepada guru
12.
LADAP untuk melaksana penilaian kendiri.

SU
13. Rekod dan dokumentasi
LADAP

CARTA ALIR

Aktiviti 9 : Mengurus pembangunan sumber manusia

Latihan Personel
GB Mengarahkan guru untuk mengisi Borang 3900 min
MULA Matriks Kompetensi guru secara online
TANGGUNGJAWAB PROSES
untuk mengenal KERJA
pasti keperluan latihan
TEMPOH MASA
dalam Sistem SPL KPM.
GPK/SU LADAP
Mencetak Rumusan Analisis Matriks
Kompetensi dalam Sistem eSPLG 390 min
GPK/ SU
LADAP Mengkaji keperluan bidang latihan
berdasarkan Analisis Keperluan Latihan
GPK/SU LADAP 780 min
Menyerahkan cadangan perancangan
latihan kepada Pengetua/Guru Besar 20 min
untuk kelulusan.
GB
 SENARAI SEMAK TAMAT

Aktiviti 9 : Pengurusan Pembangunan Manusia

i) Latihan Personel

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan guru untuk mengisi Borang

Matriks Kompetensi guru secara online
1. untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem eSPLG.

Mencetak Rumusan Analisis Matriks

2. Kompetensi dalam Sistem eSPLG

Mengkaji keperluan bidang latihan

3 berdasarkan Analisis Keperluan Latihan

Menyerahkan cadangan perancangan

4. latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan.
 Meneliti cadangan dan menentukan jenis
5. latihan yang diperlukan

Menyediakan Jadual Perancangan

6. Latihan dalam takwim sekolah selepas
kelulusan Pengetua / Guru Besar.

Memberi arahan kepada GPK untuk

7. menguruskan kursus / latihan yang telah
diluluskan

Menguruskan latihan (Sebelum , semasa

dan selepas)

1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG

2. Anjuran Agensi Luar (sebelum ,

semasa dan selepas)

i. Menyediakan senarai calon dan

menghantar senarai tersebut kepada
penganjur latihan.

ii. Memaklumkan kepada calon untuk

menghadiri latihan.

iii. Guru Akademik Biasa hendaklah

9. menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..

iv. Mengisi kehadiran kursus secara

online dalam sistem eSPLG.

v. Mengumpulkan salinan sijil atau

maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan

Mengedar borang penilaian kursus

kepada peserta pada hari terakhir kursus
10. untuk menilai keberkesanan pelaksanaan
latihan personel
 Merekod kehadiran kursus dalam
11. eSPLKPM

Mengedarkan dan mengumpul borang

keberkesanan program selepas 1 bulan
12. kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri.

13. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 10: Penilaian Prestasi

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATUR
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA AN DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM : Fail Am 435
Menerima Surat Arahan • Daftar
1. Guru Besar Pelaksanaan PBPPP daripada Urus Setia
TERHAD
KSU/ KPM
 Mengarahkan pendaftaran Fail
2. Guru Besar Pengurusan PBPPP

Melantik Jawatankuasa PBPPP

3. Guru Besar organisasi.

Memastikan lantikan Jawatankuasa Melalui

4. GPK 1/SU PBPPP didaftarkan dalam sistem e- Sistem e-
Prestasi
Prestasi
Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi Melalui
5. GPK 1/SU untuk pengesahan oleh organsasi Sistem e-
yang menyelia Prestasi

Memastikan Jawatankuasa PBPPP Melalui

6. GPK 1/SU disahkan oleh organisasi yang Sistem e-
menyelia
Prestasi
Mencetak senarai nama
7. GPK/SU Jawatankuasa PBPPP organisasi.

Guru Mengesah dan mengedarkan

8. Besar / Urus senarai Jawatankuasa kepada AJK
Setia PBPPP

Guru Besar/ Mengadakan Mesyuarat

9.
JK PBPPP Jawatankuasa PBPPP organisasi
KEMASKINI MAKLUMAT PPP Sekolah
DAN PENETAPAN PEGAWAI
(eOperasi) •
PENILAI (PP)
Bahagian/
10. JK PBPPP
Memastikan maklumat PPP JPN/ PPD
dikemaskini sebelum penetapan/ (ePrestasi)
pertukaran PP 11

Membuat penetapan PP bagi setiap

11. JK PBPPP PYD

Memastikan penetapan dan Melalui

GB / pelantikan PP1 dan PP2 Sistem e-
12
Setiausaha didaftarkan
Prestasi

Memastikan pelantikan PP1 dan Melalui

GB / Sistem e-
13. PP2 disahkan oleh organisasi yang
Setiausaha
menyelia Prestasi
Mencetak, mengesah dan
14. JK PBPPP Melalui
mengedarkan senarai PP
 Sistem e-
Prestasi
Memaklumkan kepada PYD
15. JK PBPPP
pelantikan PP yang akan menilai

16. JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan

TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.

Merekodkan kehadiran peserta

18. Urus Setia Taklimat/ Pemakluman PBPPP

SEMASA PENILAIAN :
MEMANTAU
19. JK PBPPP
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Melalui
Mengemas kini status PYD yang tak sistem e-
20. JK PBPPP
dinilai
Prestasi
Melalui
sistem e-
Prestasi
(Laporan
Memantau pelaksanaan Penilaian Penilaian)
21. JK PBPPP
Pertama dan Akhir.
• Mengikut
takwim
yang telah
ditetapkan
JK PBPPP Menyerahkan Salinan Rekod
22.
& PP Borang Skor PP kepada PYD

JK PBPPP Menyerahkan Salinan Borang

23.
& PP Keberhasilan PP kepada PYD
Melalui
Memantau pelaksanaan penilaian sistem e-
24. JK PBPPP
guru baharu
Prestasi
SEMASA PENILAIAN : Diminitkan
25. JK PBPPP
PERTUKARAN dalam
 mesyuarat
JK dan
difailkan •
Mengemaskini sebarang maklumat Melalui
pertukaran gred / tempat bertugas /
jawatan / PP yang telah bertukar sistem e-
(jika ada) Prestasi
dicetak dan
difailkan
• Melalui
sistem e-
SELEPAS PENILAIAN : Prestasi •
26. JK PBPPP Jika YA, sila
Menyemak senarai PYD yang perlu
dibuat pelarasan markah (jika ada). selesaikan
perkara 27,
28,29
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa PBPPP bagi
27. JK PBPPP pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.

Melalui
Memasukkan markah akhir PYD sistem e-
28. Guru Besar
yang diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Menghantar markah akhir PYD sistem e-
29. Guru Besar
yang diselaraskan
Prestasi

CARTA ALIR

Aktiviti 10 : Penilaian Prestasi

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Menerima Surat Arahan

GB Pelaksanaan PBPPP 45 MINIT
 Mengarahkan pendaftaran Fail 60 MINIT
GB Pengurusan PBPPP

Melantik Jawatankuasa PBPPP

GB
120 MINIT
Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan 390 MINIT
GPK 1/SU
dalam sistem e-Prestasi

Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi 390 MINIT
GPK 1/SU untuk pengesahan oleh organsasi
yang menyelia

Memastikan Jawatankuasa PBPPP

GPK 1/ SU disahkan 120 MINIT

Mencetak senarai nama

Jawatankuasa PBPPP
GPK1/ SU

Mengesah dan mengedarkan

GB senarai Jawatankuasa kepada AJK
PBPPP

GB/ JK PBPPP Mengadakan Mesyuarat

Jawatankuasa PBPPP

Memastikan maklumat PPP

JK PBPPP dikemaskini sebelum penetapan/
pertukaran PP

JK PBPPP Membuat penetapan PP bagi

setiap PYD

Memastikan penetapan dan

GB/ SU pelantikan PP1 dan PP2
didaftarkan

GB/ SU Memastikan pelantikan PP1 dan

PP2 disahkan

JK PBPPP Mencetak, mengesah dan

mengedarkan senarai PP

JK PBPPP Memaklumkan kepada PYD

pelantikan PP yang akan menilai
60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan
 Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP
semua warga baru organisasi.
120 MINIT

Merekodkan kehadiran peserta

Urus Setia Taklimat/ Pemakluman PBPPP 390 MINIT

JK PBPPP Memantau pelaksanaan PBPPP

390 MINIT
Mengemas kini status PYD yang
JK PBPPP tak dinilai 120 MINIT

Memantau pelaksanaan Penilaian 21

JK PBPPP Pertama dan Akhir.

Menyerahkan Salinan Rekod

JK PBPPP & PP
Borang Skor PP kepada PYD
Menyerahkan Salinan Borang
JK PBPPP & PP Keberhasilan PP kepada PYD

Memantau pelaksanaan penilaian

JK PBPPP guru baharu

Mengemaskini sebarang maklumat

pertukaran gred / tempat bertugas /
JK PBPPP
jawatan / PP yang telah bertukar
(jika ada)
Menyemak senarai PYD yang
Tak perlu dibuat pelarasan markah (jika
ada).
Perlu
JK PBPPP Perlu

JK PBPPP Mengadakan Mesyuarat

Tindak Jawatankuasa PBPPP bagi
susul pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.
Memasukkan markah akhir PYD
GB yang diselaraskan.

Menghantar markah akhir PYD

GB yang diselaraskan

Aktiviti 10 : Penilaian Prestasi

SENARAI SEMAK

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan
PBPPP daripada KSU/ KPM
2. Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan
PBPPP

3. Melantik Jawatankuasa PBPPP organisasi.

4. Memastikan lantikan Jawatankuasa PBPPP

didaftarkan dalam sistem e-Prestasi
Menghantar pelantikan Jawatankuasa
5. PBPPP organisasi untuk pengesahan oleh
organsasi yang menyelia

6. Memastikan Jawatankuasa PBPPP

disahkan oleh organisasi yang menyelia

7. Mencetak Senarai nama Jawatankuasa

PBPPP organisasi.

8. Mengesah dan mengedarkan senarai

Jawatankuasa kepada AJK PBPPP

9. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa

PBPPP organisasi
KEMASKINI MAKLUMAT PPP DAN
PENETAPAN PEGAWAI PENILAI (PP)
10.
Memastikan maklumat PPP dikemaskini
sebelum penetapan/ pertukaran PP

11. Membuat penetapan PP bagi setiap PYD

12 Memastikan penetapan dan pelantikan PP1

dan PP2 didaftarkan

13 Memastikan pelantikan PP1 dan PP2

disahkan oleh organisasi yang menyelia

14 Mencetak, mengesah dan mengedarkan

senarai PP

15. Memaklumkan kepada PYD pelantikan PP

yang akan menilai

16. Senarai PP dan PYD diedarkan

 TAKLIMAT/ MAKLUMAN PELAKSANAAN
PBPPP PERINGKAT ORGANISASI

17. Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman

PBPPP kepada semua warga baru
organisasi.

18. Merekodkan kehadiran peserta Taklimat/

Pemakluman PBPPP
SEMASA PENILAIAN : MEMANTAU
19.
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi

20. Mengemas kini status PYD yang tak dinilai

21. Memantau pelaksanaan Penilaian Pertama

dan Akhir.

22. Menyerahkan Salinan Rekod Borang Skor

PP kepada PYD

23. Menyerahkan Salinan Borang Keberhasilan

PP kepada PYD

24. Memantau pelaksanaan penilaian guru

baharu
SEMASA PENILAIAN : PERTUKARAN

25. Mengemaskini sebarang maklumat

pertukaran gred / tempat bertugas /
jawatan / PP yang telah bertukar (jika ada)
SELEPAS PENILAIAN :
26.
Menyemak senarai PYD yang perlu dibuat
pelarasan markah (jika ada).
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
27. PBPPP bagi pelarasan markah akhir PYD
yang terlibat.

28. Memasukkan markah akhir PYD yang

diselaraskan.

29. Menghantar markah akhir PYD yang

diselaraskan

PROSES KERJA
Aktiviti 11: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK

Sebelum PdP

Menyediakan dokumen-dokumen yang

9. GAB
perlu serta disahkan oleh Pentadbir
Sekolah

Menyediakan Rancangan PdP atau

Fail Rekod Persediaan Mengajar
iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan
b) Huraian Sukatan Pelajaran
c) Rancangan Pelajaran
10. GAB GPK
Tahunan
d) Jadual Waktu Peribadi dan
e) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
f) Senarai Nama Murid
g) ‘Headcount’

Menyediakan Rancangan Pelajaran

Harian (KSSR) mengikut format
penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
11. GAB GPK
b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

Semasa PdP
12. GAB Memastikan suasana bilik darjah dalam GPK
keadaan kondusif.

Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan

13. GAB GPK
Disiplin Murid.

14. GAB GPK

Melaksanakan PdP dan membimbing
 murid seperti yang telah dirancang
dalam Buku Persediaan Mengajar
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)

Di dalam Bilik Makmal/Bilik

Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan
peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk PdP
sebelum kelas bermula (jika
15. GAB berkaitan) GPK
b) Merekodkan penggunaan
PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan
peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP

Pemeriksaan Latihan dan Tugasan

Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
b) Memulangkan tugas murid
yang telah diperiksa.
16. GAB c) Memastikan murid membuat GPK
pembetulan.
d) Menganalisis hasil
pembelajaran
e) Membuat refleksi dan
penambahbaikan.

CARTA ALIR

Aktiviti 11: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu

GAB 150 MINIT
serta disahkan oleh Pentadbir Sekolah

Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail 15 MINIT

GAB
Rekod Persediaan Mengajar

GAB Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian 15 MINIT

(KSSR ) mengikut format penulisan
 GAB Mula Memastikan suasana bilik darjah dalam 3 MINIT
keadaan kondusif

Merekodkan pengambilan dan pemulangan 3 MINIT

GAB
peralatan dan bahan yang diperlukan

GAB Melaksanakan PdP dan bimbingan

3 MINIT
GAB
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid

SENARAI SEMAK

Aktiviti 11: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan

1.
oleh Pentadbir Sekolah
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan
Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
2.
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
 Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak

4. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif.

5. Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid.

Melaksanakan PdP dan membimbing murid seperti yang telah

6 dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
a) Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan
yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas
bermula (jika berkaitan)
7
b) Merekodkan penggunaan PdP di bilik-bilk khas
(jika berkaitan)
c) Merekod pemulangan peralatan yang telah digunakan
selepas tamat PdP
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid:
a) Memeriksa hasil kerja murid.
8
b) Memulangkan tugas murid yang telah diperiksa.
c) Memastikan murid membuat pembetulan.
d) Menganalisis hasil pembelajaran
e) Membuat refleksi dan penambahbaikan.

PROSES KERJA

Aktiviti 12 : Mengurus disiplin murid

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik guru disiplin (dalam
1. GB PK HEM
kalangan GAB) sekolah
Mengadakan mesyuarat
2. GB PK HEM
Pengurusan Disiplin
 Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
3. PK HEM 5. Lucah PK HEM
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan pemeriksaan
4. GAB bagi pencegahan disiplin PK HEM
sekolah.
PK HEM Merekod kes-kes disiplin dalam
5. PK HEM
sistem

6. PK HEM Menganalisis kes-kes disiplin

Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
PK HEM ditetapkan bagi kes-kes
7
disiplin.sekolah sepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin
8 PK HEM sekolah sepertimana garis
panduan yang berkuatkuasa.

CARTA ALIR

Aktiviti 12 : Mengurus disiplin murid

Tempoh masa
 Tanggungjawab Proses Kerja
Mula

GB Melantik guru disiplin sekolah 120 minit

GB Mengadakan mesyuarat pengurusan 120 minit

disiplin

PK HEM Menyenaraikan kesalahan 390 minit

disiplin sekolah

GAB Memantau dan melaksanakan

pemeriksaan pencegahan 1920 minit
disiplin sekolah

PK HEM
Merekod kes-kes disiplin 120 minit
sekolah

PK HEM
Menganalisis kes-kes disiplin sekolah 120 minit

2 hari
Mengambil tindakan bagi kes disiplin 60 hari
PK HEM 480 minit
berdasarkan garis panduan

PK HEM Melapor kes disiplin sekolah

120 minit

Tamat

SENARAI SEMAK

Aktiviti 12 : Mengurus disiplin murid

 BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

1. Melantik guru disiplin sekolah

2. Mengadakan mesyuarat Pengurusan

disiplin
Menyenaraikan kesalahan disiplin
sekolah:

1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
3 5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.

5. Merekod kes-kes disiplin dalam sistem SSDM

6. Menganalisis kes-kes disiplin

Mengambil tindakan berdasarkan Merujuk kepada
7. prosedur ditetapkan bagi kes-kes buku peraturan
disiplin.sekolah sepertimana garis disiplin sekolah
panduan yang berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin sekolah
8. sepertimana garis panduan yang
berkuatkuasa.

PROSES KERJA

Aktiviti 13 : Mengurus aspek bantuan murid

 PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. GB pengurusan bantuan
PKHEM

Menubuhkan dan melantik

2. PK HEM PK HEM
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3. PK HEM ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. PK HEM bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. GB layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid
6. PK HEM
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7. GB murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama
8. PK HEM murid layak bantuan kepada
JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat
9. PK HEM
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10. PK HEM penerimaan bantuan

11. PK HEM Membuat pelaporan

12. PK HEM Perekodan dan pembuatan

CARTA ALIR

Aktiviti 13: Mengurus aspek bantuan murid

 TANGGUNG MULA TEMPOH
PROSES KERJA
JAWAB MASA

GB Keluar arahan pelaksanaan

PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan

Maklum kepada ibubapa dan murid tentang

PK HEM bantuan

PK HEM Uruskan permohonan

GB Peraku murid layak dalam mesyuarat panel

PK HEM Sedia senarai murid yang layak bantuan

GB Sahkan senarai nama murid yang layak

Menghantar senarai nama murid layak

PK HEM bantuan kepada JPN/ PPD

Memastikan murid mendapat bantuan

PK HEM kebajikan

Menyediakan analisis dan laporan

PK HEM penerimaan bantuan

PK HEM Membuat pelaporan

PK HEM Perekodan dan pembuatan

TAMAT

SENARAI SEMAK

Aktiviti 13 : Mengurus aspek bantuan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

 1. Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan

2.
Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3 ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel

6
Menyediakan senarai murid
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7 murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama
8 murid layak bantuan kepada
JPN/ PPD

9
Memastikan murid mendapat
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10 penerimaan bantuan

11
Membuat pelaporan

12 Perekodan dan pembuatan

PROSES KERJA

Aktiviti 14: Mengurus aspek kesihatan

 PEGAWAI
TANGGU LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. NG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK

Mengarahkan pelaksanaan
1. GB PKHEM
aktiviti kesihatan murid

Menubuhkan dan melantik

2. GB Guru
jawatankuasa

PK Merancang pelaksanaan aktiviti

3. Guru
HEM kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru PK HEM
murid

PK Memantau aktiviti kesihatan murid

5. Guru
HEM

Membuat analisis dan pelaporan

6. Guru Guru
aktiviti

PK Membuat pelaporan aktiviti

7. Guru
HEM
Perekodan dan
8. Guru Guru
pendokumentasian

CARTA ALIR

Aktiviti 14 : Mengurus aspek kesihatan

TANGGUNG MULA TEMPOH

PROSES KERJA
JAWAB MASA

Mengarahkan pelaksanaan aktiviti

GB kesihatan murid
 Menubuhkan dan melantik
GB jawatankuasa

Merancang pelaksanaan aktiviti

PK HEM kesihatan murid

GAB Melaksanakan aktiviti kesihatan murid

PK HEM Memantau aktiviti kesihatan murid

GAB Membuat analisis dan pelaporan aktiviti

PK HEM Membuat pelaporan aktiviti

GAB Perekodan dan pendokumentasian

TAMAT

SENARAI SEMAK
Aktiviti 14 : Mengurus aspek kesihatan

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Mengarahkan pelaksanaan
1.
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2.
jawatankuasa
 Merancang pelaksanaan aktiviti
3
kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4.
murid
Memantau aktiviti kesihatan
5.
murid

6
Membuat analisis dan
pelaporan aktiviti

7. Membuat pelaporan aktiviti

Perekodan dan
8.
pendokumentasian

PROSES KERJA

Aktiviti 15 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS GPK Hem/Guru
1. GB SPBT/Guru
Mengeluarkan arahan untuk Kelas
tindakan SPBT yang selanjutnya
 setelah menerima Borang Maklumat
Murid (BMM)
Guru
Menerima arahan serta menyelaras
PK HEM SPBT/Guru
2. percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM kepada
GPK Hem
3. Kelas murid / waris
Mengumpul Borang BMM yang GPK Hem/Guru
Guru Kelas
4. telah dilengkapkan murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan
GPK Hem/Guru
Guru Kelas dokumen sokongan dan
5. SPBT
menyediakan enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat
GB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk
Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris tentang
7 GPK Hem
Guru Kelas kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen GPK Hem /
8 Guru SPBT
murid yang layak Guru Kelas

9 Guru SPBT Mengisi borang keperluan SPBT Guru Kelas

Membuat semakan borang pesanan Guru SPBT/

10 PK HEM
BTBTR 190 dan Buku Stok Guru Kelas
GPK Hem /
Mengesahkan borang pesanan
11 Guru SPBT /
GB BTBTR 190 dan Buku Stok
Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR 190 ke
PK HEM / Guru
12 Unit SPBT Jabatan Pendidikan Guru Kelas
SPBT

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS

Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah betul GPK Hem /

13
Guru Kelas
Guru SPBT
b) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam
BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan dalam

keadaan baik

14 Mengisi invois berdasarkan; GB/GPK Hem

a) Menurunkan tandatangan dan
kad pengenalan
Guru SPBT / PT b) Menulis tarikh penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois /
SAP
 Menghantar pelaporan penerimaan
15 PK HEM / Guru buku teks ke Unit SPBT Jabatan GB
SPBT Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU
TEKS
16 PT
Mengasing dan mengikat buku teks
Guru SPBT
yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang
17 telah rosak menggunakan borang GPK Hem
Guru SPBT / PT
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18 selaras dengan keperluan Akta GPK Hem
Guru SPBT / PT
Arkib yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan
19 Guru SPBT / PT GPK Hem
dokumentasi.

CARTA ALIR

Aktiviti 15 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

Tempoh masa
 Tanggungjawab Mula Proses Kerja

PINJAMAN BUKU TEKS

GB Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT seterusnya 30 minit

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid

(BMM)
390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid /
waris
30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh
murid / waris 390 minit

GK Menyediakan senarai enrolmen murid

yang layak
30 minit

GB/GPK HEM/ G Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa

SPBT/ GK SPBT
180 minit

Memaklumkan murid / waris keputusan 60 hari

GK
permohonan SPBT
30 minit

G SPBT Menyediakan rumusan enrolmen murid

yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT

G SPBT
BTBTR 190
30 minit

GPK HEM Membuat semakan borang

BTBTR 190
15 minit
Mengesahkan borang BTBTR
GB 190
15 minit

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190

ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan 60 minit

CARTA ALIR

Aktiviti 15 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

 Tanggungjawab A Proses Kerja
URUSAN PENERIMAAN BUKU
TEKS
G SPBT Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal

G SPBT / PT Mengisi invoice

Menghantar pelaporan penerimaan

PK HEM / G
buku teks ke Unit SPBT Jabatan
SPBT
Pendidikan Negeri

G SPBT / PT URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

390 minit
Mengasing dan mengikat buku teks yang
rosak
Merekod buku pinjaman murid
G SPBT / PT Menyediakan bilangan naskah yang 30 minit
telah rosak

G SPBT /PT Melaksanakan proses pelupusan

G SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. 60 hari

30 minit

TAMAT
180 minit

30 minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 15: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan SPBT yang selanjutnya.
2. Menerima arahan serta menyelaras percetakan BMM

3 Mengedarkan Borang BMM kepada murid / waris

4. Mengumpul Borang BMM yang telah dilengkapkan murid /

waris

5. Membuat semakan BMM dan dokumen sokongan dan

menyediakan enrolmen yang layak

6. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa SPBT untuk meluluskan

murid yang layak menerima SPBT

7. Memaklumkan murid / waris tentang kelulusan permohanan

SPBT

7. Menyediakan rumusan enrolmen murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

9. Membuat semakan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

10. Mengesahkan borang pesanan BTBTR 190 dan Buku Stok

Menghantar borang BTBTR 190 ke Unit SPBT Jabatan

11. Pendidikan

URUSAN PENERIMAAN BUKU TEKS

a) Menerima bekalan buku teks daripada pembekal. Melalui

invois, sila pastikan bahawa;
13. b) Kod dan nama sekolah betul
c) Judul buku dan bilangan buku adalah sama seperti dalam
BTBTR Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam keadaan baik

Memastikan invois diisi berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
15. Menghantar pelaporan penerimaan buku teks ke Unit SPBT
Jabatan Pendidikan Negeri
16. URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

Mengasing dan mengikat buku teks yang rosak. Buku

 Pendidikan Islam hendaklah diasingkan.
17. Menyediakan bilangan naskah yang telah rosak menggunakan
borang Kew.300 V
18. Melaksanakan proses pelupusan selaras dengan keperluan
Akta Arkib yang sedang berkuatkuasa.
19. Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

PROSES KERJA

Aktiviti 16 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

 PEGAWAI LAIN UNDANG-
TANGGUNG YANG ADA UNDANG,
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA

Memerima Surat Setuju

Terima (SST) dan Dokumen
1. GB Kontrak daripada JPN/ PPD

GB Menyemak Dokumen Kontrak

2.

GB Membuat penurunan kuasa

3. pemantauan keperluan
kontrak kepada GPK HEM
GB
Melaksanakan pemantauan
4.
berdasarkan keperluan
kontrak
GB Sekiranya berlaku
5. ketidakpatuhan, tindakan
susulan perlu diambil
Menyediakan laporan
perkhidmatan dan penilaian
6. GPK HEM prestasi .
.

Membuat pengasahan
7. GB laporan perkhidmatan dan
penilaian prestasi

Mengantar laporan
perkhidmatan dan penilaian
8. PT prestasi ke JPN/PPD untuk
proses pembayaran

Merekod dan
9. GPK HEM mendokumentasi

CARTA ALIR

Aktiviti 16 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

 TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

GB Menerima Surat Setuju Terima

(SST) dan Dokumen Kontrak
daripada
MembuatJPN/
Menyemak PPD Kontrak kuasa
penurunan
Dokumen
GB pemantauan keperluan kontrak
kepada GPK HEM
GB
GB Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan kontrak

GB Tidak Pematuhan kontrak

patuh
Tindakan Patuh
susulan
GPK HEM Membuat pengesahan laporan
Menyediakan laporan perkhidmatan
perkhidmatan dan penilaian prestasi
dan penilaian prestasi
GB

GPK HEM Mengantar laporan perkhidmatan

dan penilaian prestasi ke JPN/PPD
untuk proses pembayaran
Merekod dan mendokumentasi

PT
TAMAT

SENARAI SEMAK
Aktiviti 16 : PENGURUSAN PERKHIDMATAN SUMBER LUAR

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

Memerima Surat Setuju Terima (SST)

dan Dokumen Kontrak daripada JPN/
1. PPD

2. Menyemak Dokumen Kontrak

i. Biodata
ii. Tapisan Keselamatan
 iii. Laporan Kesihatan
iv. Senarai Bahan

Membuat penurunan kuasa

pemantauan keperluan kontrak
3. kepada GPK HEM

Melaksanakan pemantauan
4. berdasarkan keperluan kontrak

Sekiranya berlaku ketidakpatuhan,

5. tindakan susulan perlu diambil

Menyediakan laporan perkhidmatan

6. dan penilaian prestasi

Membuat pengasahan laporan

perkhidmatan dan penilaian prestasi
7.

Mengantar laporan perkhidmatan dan

penilaian prestasi ke JPN/PPD untuk
8 proses pembayaran

Merekod dan mendokumentasi

9

PROSES KERJA

Aktiviti 17 : Pengurusan Pendaftaran Murid

PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA

1. Mengenal pasti murid yang yang akan

PK HEM/PT PK
mendaftar masuk
Mendapatkan dokumen kelulusan
2. PK HEM/ PT GB
kemasukan murid
 Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa /
3. PK HEM/ PT penjaga PK
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
Bil air/letrik/cukai pintu
Menetapkan kemasukan murid ke kelas
4. PKP Guru Kelas
bersuaian
Menguruskan pendaftaran murid masuk
5. Guru Data Guru Kelas
melalui sistem APDM
Memastikan data murid yang lengkap dan
6. Guru Kelas Guru Data
tepat melalui sistem APDM
Menyemak dan mengemaskini dokumen
fail peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
(jika berkaitan)
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
7. Guru Kelas 3. Buku Rekod Kesihatan Murid PK
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-
Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

Mendaftar murid ke dalam buku daftar

8. Guru Kelas PK
rasmi sekolah
PK
Guru Kelas
9. Rekod dan dokumentasi
/PT

CARTA ALIR

Aktiviti 17 : Pengurusan Pendaftaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA

Mengenal pasti murid yang yang akan

PK HEM/PT
mendaftar masuk 2 Minit
Mendapatkan dokumen kelulusan 2 Minit
PK HEM/ PT
kemasukan murid
 Tidak
Lengkap?

Ya

5 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan

PKP Menetapkan kemasukan murid ke kelas 10 Minit

bersuaian
TAMAT
Guru Data Menguruskan pendaftaran murid masuk 5 Minit
melalui sistem APDM

Memastikan data murid yang lengkap dan 10 Minit

Guru Kelas
tepat melalui sistem APDM

Menyemak dan mengemaskini dokumen

Guru Kelas 60 Minit
fail peribadi murid

Mendaftar murid ke dalam buku daftar

Guru Kelas
rasmi sekolah 5 Minit

Guru Kelas /PT Rekod dan dokumentasi

3 Minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 17 : Pengurusan Pendaftaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1.
Mengenal pasti murid yang yang akan mendaftar
masuk

2.
Mendapatkan dokumen kelulusan kemasukan
murid
 Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
3. b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu

4. Menetapkan kemasukan murid ke kelas bersuaian

5.
Menguruskan pendaftaran murid masuk melalui
sistem APDM

6.
Memastikan data murid yang lengkap dan tepat
melalui sistem APDM
Menyemak dan mengemaskini dokumen fail
peribadi murid yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir (jika
berkaitan)
7. 2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

8.
Mendaftar murid ke dalam buku daftar rasmi
sekolah

9. Rekod dan dokumentasi

PROSES KERJA

Aktiviti 18 : Pengurusan Pertukaran Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BIL TANGGUNG YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
. JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PK / PT Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar Guru Kelas
2. PK / PT Menyerahkan borang pertukaran kepada pemohon Guru Aliran

3. PK /GAB/PT Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat GB

tepat sebanyak 5 salinan

4. GAB/PT Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan PK HEM

seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu

5. GB Mengesahkan permohonan pertukaran murid PK HEM

keluar

6. PK / PT Menyerahkan dokumen permohonan yang lengkap PK

kepada pemohon untuk proses kelulusan

7. PK / PT Selepas Kelulusan GB
Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan
pertukaran murid

8. PK /GAB/PT Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada PK/Guru Aliran

pemohon yang mengandungi:
1. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
2. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan

9. Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui Guru Kelas
sistem APDM

10. PT Rekod dan dokumentasi PK HEM

CARTA ALIR

Aktiviti 18 : Pengurusan Pertukaran Murid

TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH

MULA
 Mengenal pasti murid yang akan bertukar
PK / PT
keluar 5 Minit
Menyerahkan borang pertukaran kepada 2 Minit
PK / PT pemohon

Memastikan borang lengkap diisi dan 2 Minit

PK /GAB/PT maklumat tepat sebanyak 5 salinan

Mendapatkan salinan dokumen yang 3 Minit

GAB/PT diperlukan

Mengesahkan permohonan pertukaran

GB
murid keluar 2 Minit
TAMAT
Menyerahkan dokumen permohonan yang
PK / PT lengkap kepada pemohon untuk proses 2 Minit
kelulusan

Selepas Kelulusan
PK / PT Mendapatkan 1 salinan kelulusan 2 Minit
permohonan pertukaran murid

Penyerahan dokumen fail peribadi murid

PK /GAB/PT
kepada pemohon 10 Minit

Mengeluarkan data murid dari sekolah

Guru data
melalui sistem APDM 5 Minit

PT
Rekod dan dokumentasi 3 Minit

SENARAI SEMAK

Aktiviti 18 : Pengurusan Pertukaran Murid

BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN

1. Mengenal pasti murid yang akan bertukar keluar

2.
Menyerahkan borang pertukaran kepada
pemohon

3.
Memastikan borang lengkap diisi dan maklumat
tepat sebanyak 5 salinan
Mendapatkan salinan dokumen yang diperlukan
seperti berikut:
a. Salinan surat beranak
4. b. Salinan kad pengenalan ibu bapa / penjaga
c. Salinan surat nikah
d. Surat hak penjagaan anak (jika berkaitan)
e. Surat anak angkat (jika berkaitan)
f. Bil air/letrik/cukai pintu

5.
Mengesahkan permohonan pertukaran murid
keluar

6.
Menyerahkan dokumen permohonan yang
lengkap kepada pemohon untuk proses kelulusan
Selepas Kelulusan
7.
Mendapatkan 1 salinan kelulusan permohonan
pertukaran murid
Penyerahan dokumen fail peribadi murid kepada
pemohon yang mengandungi:
7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
8. 8. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
12. Sijil-sijil Pengiktirafan

9.
Mengeluarkan data murid dari sekolah melalui
sistem APDM

10. Rekod dan dokumentasi

 PROSES KERJA

Aktiviti 19 : Lawatan Murid

UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Menyediakan kertas cadangan
PKI HEM dan mendapatkan kelulusan GB
1. daripada Guru Besar

2. Mengedar dan mendapatkan

PK HEM IBU BAPA
kebenaran daripada waris.
Mengadakan mesyuarat
3. PK HEM PK
penyelarasan.
Menyediakan dokumen bagi
mendapatkan kelulusan aktiviti
4. PK HEM JPN/PPD
daripada JPN/PPD (35 Hari
sebelum tarikh lawatan).
Mengesahkan permohonan
5. GB GAB
lawatan murid
Memberi taklimat kepada peserta
6. PK HEM PK
lawatan dan waris
Menyediakan arahan dan
7. PK HEM PK
peraturan secara bertulis.
Memaklumkan pergerakan
HOSPITAL
kepada hospital/pusat kesihatan,
BALAI POLIS
8. PK HEM balai polis dan JPN/PPD yang
JPN
berhampiran dengan tempat
PPD
lawatan.
Memastikan Kotak Pertolongan
Cemas diperiksa,peralatan
9. GAB PK
mencukupi serta sentiasa ada
bersama sepanjang aktiviti
Mencatat pergerakan dalam buku
10. GAB PK
log
Membuat dan menghantar
laporan lawatan dan laporan
11. GAB P
perbelanjaan secara bertulis
kepada pelulus
Perekodan dan
12. GAB PK
pendokumentasian
 CARTA ALIR

Aktiviti 19 :Pengurusan Lawatan murid

Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh Masa

PK HEM Menyediakan kertas cadangan dan 2880 minit

mendapatkan kelulusan daripada P

1440 minit

PK HEM Mengedar dan mendapatkan kebenaran 120 minit

daripada waris

60,480 minit/ 6 minggu

PK HEM Mengadakan mesyuarat penyelarasan

1440 minit

PK HEM Menyediakan dokumen bagi mendapatkan

kelulusan aktiviti daripada JPN (35 hari
sebelum tarikh lawatan) 20 minit

1440 minit
GB Mengesahkan permohonan lawatan murid

PK HEM Memberi taklimat kepada peserta lawatan

dan waris

Menyediakan arahan dan peraturan secara

PK HEM Memaklumkan
bertulis pergerakan kepada
hospital/pusat kesihatan, balai polis dan
JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat
PK HEM lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan 4320 minit

GAB
sentiasa ada bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log

GAB 4320 minit

Membuat dan menghantar laporan lawatan

GAB dan laporan perbelanjaan secara bertulis
kepada Pengetua atau Guru Besar 1440 minit

GAB Perekodan dan pendokumentasian 20 minit

 SENARAI SEMAK

Aktiviti 19 : Lawatan murid

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

Menyediakan kertas cadangan dan mendapatkan kelulusan

1. daripada GB

Mengedar dan mendapatkan kebenaran daripada waris

2.

Mengadakan mesyuarat penyelarasan

3.

Menyediakan dokumen bagi mendapatkan kelulusan aktiviti

4. daripada JPN (35 hari sebelum tarikh lawatan)

Mengesahkan permohonan lawatan murid

5.

Memberi taklimat kepada peserta lawatan dan waris

6.

Menyediakan arahan dan peraturan secara bertulis

7.

Memaklumkan pergerakan kepada hospital/pusat kesihatan,

balai polis dan JPN/PPD yang berhampiran dengan tempat
8.
lawatan

Memastikan peti kecemasan diperiksa dan sentiasa ada

9. bersama sepanjang aktiviti

Mencatat pergerakan dalam buku log

10.

11. Membuat dan menghantar laporan lawatan dan laporan

perbelanjaan secara bertulis kepada Pengetua atau Guru Besar

12. Perekodan dan pendokumentasian

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

1.0 Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

 2.0 Falsafah Pendidikan Kebangsaan

3.0 Arahan Pegawai Pengawal

SENARAI BORANG

KOD BORANG
BIL. BORANG

1.

2.

3.

4.

5.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

BIL. NAMA JAWATANKUASA

1 AJK Panitia

5.