Professional Documents
Culture Documents
JPN
PPD
GURU BESAR
1
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >
GURU BESAR
2
CARTA FUNGSI
PENOLONG KANAN
PENTADBIRAN
Bertanggungjawab dalam
peningkatan kurikulum serta
memastikan pelaksanaan
selaras dengan dasar KPM
Bertanggungjawab dalam hal-
hal pengurusan, pentadbiran,
sumber manusia dan kewangan
sekolah.
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-
sgensi luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa
PENGURUSAN PENGOPERASIAN
PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan Pentaksiran
Berasaskan Sekolah
c. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal pentadbiran pejabat
merangkumi pengurusan aset dan perolehan
d. Membantu merancang dan memantau urusan persekitaran dan kemudahan
fizikal
e. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber manusia
meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
f. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar
PENGURUSAN KURIKULUM
4
DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Pentadbiran Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
GELARAN PK (P) WARAN Rujuk waran B63
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG32 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN
Tetap < Nama PK(P)>
JAWATAN OLEH
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 2>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 2>
Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan
5
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Merancang, merangka dan 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan
menetapkan program/ aktiviti strategik, pengurusan pengumpulan dan penganalisisan
pengurusan sekolah yang data, pengurusan mesyuarat, pengurusan aduan,
komprehensif bagi memastikan kualiti pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan
sekolah meningkat secara konsisten. program dan pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
2. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
Pentaksiran Berasaskan Sekolah
3. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal
pentadbiran pejabat merangkumi pengurusan aset dan
perolehan
4. Membantu merancang dan memantau urusan
persekitaran dan kemudahan fizikal
5. Membantu merancang dan melaksanakan
pembangunan sumber manusia meliputi latihan
personel dan penilaian prestasi bagi guru
6. Membantu merancang dan melaksanakan program
lawatan dan hubungan dengan pihak luar
7.
Merancang dan mentadbir pelaksanaan 1. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
kurikulum kepada guru bagi PdP
memastikan murid menerima 2. Membantu merancang dan melaksanakan program
pembelajaran berdasarkan dasar panitia bagi meningkatkan tahap profesionalisme guru
kurikulum kebangsaan dan pencapaian murid
3. Membantu merancang dan menyelaraskan jadual waktu
PdP bagi kelas dan guru supaya PdP dilaksanakan
dengan terancang dan berkesan
4. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan
pencerapan dan tindakan susulan bagi peningkatan
kualiti guru
5. Membantu merancang dan mengesahkan semakan
hasil kerja murid
6. Membantu merancang dan mengelola pengurusan
pusat sumber sekolah
7. Melaksanakan PdP mengikut pekeliling berkuatkuasa
6
DIMENSI
● Kategori Sekolah :
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Guru :
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
● Kelas PPKI:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran pedagogi
● Kemahiran membimbing
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun
●
PROSES KERJA
7
Aktiviti 1: Pengurusan Data
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. GB untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK(P) Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK(P) GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB
4. GB
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. GB atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK(P) menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK(P)
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
pencegahan dan
8. PK(P)/GAB PK(P)
penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan GAB
9. PK(P)
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. GB atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi GB
CARTA ALIR
GB
PK(P)
PK(P)
GB
GB
PK(P)
PK(P)
K(P)/GAB
9
PK(P)
GB
AKP
Memasukkan data/menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya
perlu)
10
Menganalisis data dan
menyediakan laporan berdasarkan
keperluan
Mula
11
at
Tamat
SENARAI SEMAK
12
Membuat pengesahan ke atas laporan
10.
yang telah dikemaskini
PROSES KERJA
Menubuhkan Jawatan
12. GB Kuasa Perancangan PK PEKELILING
Strategik KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
Mengenal pasti isu BILANGAN 2 TAHUN
13. GB PK
strategik sekolah 2005
13
CARTA ALIR
MULA
GB 180 m
Mengenal pasti isu strategik
sekolah
Tidak lulus
Penambahbaikan
Lulus
14
SENARAI SEMAK
15
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BI TANGGUNG
PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
L. JAWAB PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
Menghantar keputusan
PK/GKMP/ siasatan aduan
8. bersama Borang GB
GAB
Maklum Balas kepada
pengadu
9. Menyediakan analisis PK
GKMP/GAB aduan setiap bulan
dan dilaporkan dalam
mesyuarat pengurusan
16
10. GAB/PT Rekod dan GB
dokumentasi
CARTA ALIR
MULA
GB TAMAT
Pengesahan laporan 30 minit
17
PK/GKMP/GAB Menghantar keputusan siasatan aduan bersama 390 minit
Borang Maklum Balas kepada pengadu
SENARAI SEMAK
2.
Mengeluarkan surat akuan terima
(SAT) kepada pengadu.
3.
Menyalurkan aduan kepada pihak
berkaitan.
4. Menjalankan siasatan
18
5. Melaporkan hasil siasatan .
6. Menyediakan ulasan.
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
GB PK
persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
2. GB melaksanakan pemantauan PK/GKMP
secara berkala
19
Menyediakan jadual
3. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
4. AJK PK/GKMP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
5. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. AJK dibentangkan dalam PK/GKMP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. PK HEM berdasarkan laporan yang PK/GKMP
telah dibentangkan
CARTA ALIR
MULA
Ya
Tindakan
penyelesaian
GB Melantik Jawatankuasa
Menyediakan
PK HEM 20 jadual
pemantauan
Laksana
AJK pemantauan
berkala
AJK
Aduan/Isu
AJK
Laporan
60 minit
AJK
Tindakan
5850 minit
susulan
AJK
Rekod dan TAMAT
dokumentasi 120 minit
120 minit
Tidak
180 minit
SENARAI SEMAK
21
Melaksanakan pemantauan secara
4.
berkala
Sekiranya ada aduan/isu tindakan
5. segera perlu diambil bagi
menyelesaikan aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
6. dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan
Membuat tindakan susulan
7. berdasarkan laporan yang telah
dibentangkan
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang
22
A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK GKMP
Petang
Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :
a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah GKMP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. GB Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada GB Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti GKMP / GAB /
yang telah dirancang AKP
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran GKMP / GAB /
Petang a) Pelaksanaan program AKP
b) Pencapaian KPI
23
11. GAB Penilaian prestasi;
PK (P)/ PK
Melaksanakan penilaian Petang / GKMP
prestasi ke atas kumpulan
sasar untuk melihat
keberkesanan pelaksanaan
program.
12. PK(P) / PK Membentangkan laporan GKMP / GAB
Petang penilaian prestasi dalam
mesyuarat.
CARTA ALIR
24
Mula
PK
Mendapatkan kelulusan 60 minit
Tidak lulus
GB
Lulus
Penambahbaikan
PK Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program 60 minit
Ada isu
Tindakan
pembetulan
Tiada isu
GB Kajian semula
Tamat
SENARAI SEMAK
25
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
2. Mendapatkan kelulusan
3 Melaksanakan program
4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
5. Kajian semula
6. Tindakan Susulan
7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
PROSES KERJA
26
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/GKMP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar / PIBG untuk
2. GB dan PK PIHAK LUAR
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. GB PK
program
CARTA ALIR
MULA
Ya
27
60
120
Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem
Mesyuarat awal
GB dan PK bersama agensi
Arahan melaksanakan
GB
tugas
120 minit
PK
TAMAT
Laksana aktiviti
GAB
120 minit
GAB
SENARAI SEMAK
28
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. dapat berkerjasama dengan pihak
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
agensi luar/PIBG untuk
2.
membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3.
program
Menerima arahan untuk melaksanakan
4.
program
Menyediakan kertas kerja bagi setiap
5.
program yang dirancang
Mendapatkan kelulusan kertas kerja
6.
daripada GB
Melaksanakan aktiviti mengikut
7.
prosedur
Menyediakan laporan setiap aktiviti
8.
yang dilaksanakan
Mengadakan mesyuarat post mortem
9. bagi mengenal pasti keberkesanan
aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan
PROSES KERJA
29
LAIN YANG
NG ADA PERATURAN DAN
BIL. JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mengurus pelantikan Pegawai Aset,
1. GB Pegawai Pemeriksa Aset dan PPD 1PEKELILING
Lembaga Pemeriksa Pelupusan. PERBENDAHARA
Pegawai Penerima Aset menerima AN (1PP):
2. GAB aset bersama dokumen lain dan PT Pengurusan Aset
menyemak butiran dalam dokumen.
Memeriksa, mengira, menimbang,
mengukur dan menguji aset seperti
GAB dalam senarai bagi memastikan aset
3. GB
menepati spesifikasi. (Pemeriksaan
teknikal oleh pegawai bertauliah jika
perlu).
Menyediakan laporan penerimaan
4. GAB jika terdapat perkara yang tidak GB
memenuhi spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu
5. GAB GAB
dari tarikh penerimaan.
Menyediakan senarai daftar aset
6. GAB (Harta Modal / Aset Alih Bernilai PT
Rendah).
Menanda pengenalan aset (melabel/
7 PT mengecat/ mencetak timbul) dengan GAB
“Hak Kerajaan Malaysia”
Menempatkan Aset / Mengemaskini
8 GAB PT
penempatan aset.
Merekod dan mengawal pergerakan
9 PT GAB
aset.
30
Proses Kerja Tempoh
Tanggungjawab
Masa
Mula
Laporan lengkap
Lengkap
GAB Kemaskini senarai aset 30 minit
SENARAI SEMAK
GB
Tamat
31
Mengurus pelantikan Pegawai Aset, Pegawai
Pemeriksa Aset dan Lembaga Pemeriksa
1. Pelupusan.
● Permohonan Pelantikan
● Surat Lantikan
Pegawai Penerima Aset menerima aset
bersama dokumen lain dan menyemak butiran
dalam dokumen.
2. ● Dokumen berkaitan
● Borang Penerimaan Aset Alih
● Borang Penolakan Aset Alih
Memeriksa, mengira, menimbang, mengukur
dan menguji aset seperti dalam senarai bagi
memastikan aset menepati spesifikasi.
(Pemeriksaan teknikal oleh pegawai bertauliah
3 jika perlu).
● Lantikan pegawai penerima
● Dokumen pemeriksaan penerimaan
● Surat lantikan teknikal (jika perlu)
Menyediakan laporan penerimaan jika terdapat
4. perkara yang tidak memenuhi spesifikasi.
Daftar aset dalam tempoh 2 minggu dari tarikh
penerimaan.
5. ● Dokumen pendaftaran
● Nombor siri pendaftaran aset
Menyediakan senarai daftar aset (Harta Modal /
6. Aset Alih Bernilai Rendah).
● Rekod daftar aset
Menanda pengenalan aset dengan “Hak
Kerajaan Malaysia”
● Tanda pengenalan aset;
7. - melabel, atau
- mengecat
- cetak timbul
Menempatkan Aset / Mengemaskini
penempatan aset.
8. ● Dokumen penempatan aset di lokasi
● Pamerkan
● Kemaskini
Merekod dan mengawal pergerakan aset.
9. ● Dokumen pergerakan aset
32
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Membuat permohonan perolehan GPK/ GPK
1. PT 1PEKELILING
berdasarkan keperluan. Petang/ GAB
33
Meluluskan permohonan PERBENDAHARA
GPK/ GPK
2. GB perolehan jika peruntukan AN (1PP):
Petang
mencukupi. Perolehan
Memilih pembekal yang berdaftar Kerajaan
dengan organisasi atau pembekal
PT yang berkelayakan jika pembekal 1PEKELILING
3. GB
berdaftar tidak mempunyai PERBENDAHARA
kemampuan membekal perolehan AN (1PP): Tadbir
tersebut. Urus Kewangan
Mengemukakan permohonan
4. PT GB
untuk kelulusan.
Membuat permohonan melalui
5. PT GB
sistem.
Mengeluarkan Pesanan
6. PT GB
Tempatan/ Inden.
Menerima dan mengesahkan GPK/ GPK
7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ Petang/
kerja. GAB/ PT
8. PT Memproses pembayaran. GB
GPK/ GPK
9. PT Menilai prestasi pembekal. Petang/
GAB/
GPK/ GPK
Menyediakan analisis prestasi
10. PT Petang/
pembekal.
GAB/
Melaporkan laporan prestasi
11. PT GB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT GB
berdasarkan prestasi semasa.
13 PT Rekod dan dokumentasi GB
CARTA ALIR
Mula
GB Kelulusan 30 minit
PT 34
Pemilihan pembekal 60 minit
PT
Permohonan kelulusan perolehan 20 minit
Tamat
SENARAI SEMAK
Aktiviti 8 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus
35
5. Membuat permohonan melalui sistem.
8. Memproses pembayaran.
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut
harga seperti berikut: 1PEKELILING
a. Menyediakan dokumen PERBENDAHARA
sebut harga. AN (1PP):
1. GB PPD / JPN
b. Membuat pelawaan sebut Perolehan
harga. Kerajaan
c. Menerima tawaran sebut
harga. 1PEKELILING
Membuat keputusan pemilihan GPK / GPK PERBENDAHARA
2. GB
dan pengesahan sebut harga. Petang AN (1PP): Tadbir
36
GPK / Memaklumkan keputusan sebut Urus Kewangan
3. GPK harga kepada pembekal yang GB
Petang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan
4. PT Tempatan/ Inden/ Dokumen GB
Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
5. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PT
kerja.
Mengurus pembayaran. GB
6. PT
Menilai prestasi pembekal. GB
7. PT
Menyediakan analisis prestasi
8. PT pembekal. GB
CARTA ALIR
Mula
GPK/ GPK
Petang
Pemakluman keputusan 10 minit
PT
SENARAI SEMAK
Aktiviti 8 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi
RM20,000 hingga RM50, 000)
38
Lengkap
7. Menilai prestasi pembekal.
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut harga
seperti berikut: 1PEKELILING
● Menyediakan dokumen sebut
1. GB
harga.
PPD /JPN PERBENDAHAR
● Membuat pelawaan sebut harga. AAN (1PP):
● Menerima tawaran sebut harga. Perolehan
Meluluskan permintaan sebut harga Kerajaan
melalui mesyuarat pembukaan sebut
2. GB harga. PPD / JPN
● Surat lantikan jawatankuasa
1PEKELILING
● Dokumen PERBENDAHAR
Mendapatkan kelulusan teknikal dan AAN (1PP):
kewangan seperti berikut: Tadbir Urus
a. perolehan bekalan dan Kewangan
perkhidmatan:
3. GB PPD/ JPN
i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu
penilaian sahaja dibuat.
4. GB Membuat keputusan pemilihan dan PPD/ JPN
39
pengesahan sebut harga. .
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga
5. GB PPD/ JPN
kepada pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
6. GB GB
Inden/ Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PPD / JPN
kerja.
8. PT Mengurus pembayaran. GB
CARTA ALIR
Mula
40
PT Menilai prestai pembekal 120 minit
Tamat
SENARAI SEMAK
Aktiviti 8 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(b) Perolehan melalui sebut harga (Perolehan bernilai melebihi RM50,000
hingga RM500, 000)
41
8. Mengurus pembayaran.
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
MAKLUMBALAS
PELANGGAN (Luar)
1. Akta Pendidikan
1. GB Menubuhkan jawatan kuasa PK / PK 1996 (Akta 550)
pengurusan maklum balas. Petang 2. Pelan
Pembangunan
2. PK / PK Petang Menyediakan borang maklum GAB Pendidikan
balas pelanggan Malaysia 2013 –
2025
3. GB Menyediakan Peti Cadangan/ GPK 3. Pekeliling
Maklum Balas Pelanggan di Kemajuan
tempat yang sesuai dan Perkhidmatan
berkunci Awam Bilangan 1
Tahun 2008:
4. PK / PK Petang Menyemak dan menganalisis GAB Panduan
maklum balas pelanggan Pengurusan
setiap bulan Perhubungan
Pelanggan
5. PK / PK Petang Membentangkan analisis GB
dalam mesyuarat pengurusan
untuk tindakan susulan.
TAHAP KEPUASAN GURU
DAN STAF (Pelanggan
Dalam)
42
Borang Tahap Kepuasan
guru dan Staf sekurang-
kurangnya 1 kali setahun.
PENGURUSAN MAKLUM
BALAS MURID (Pelanggan
Dalam)
43
CARTA ALIR
Aktiviti 9 : Pengurusan Perhubungan Pelanggan
MULA
Tindakan
Pembetulan dan Ada isu
Penambahbaikan
Tiada isu
TAMAT
44
SENARAI SEMAK
MAKLUMBALAS PELANGGAN
45
c) Pengumpulan dan analisis
46
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
11. GB GPK/ GAB PENTADBIRAN
panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK EKOSISTEM
12. GB
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
13. GAB Mencatat minit mesyuarat. GB
● AKTA ARKIB
NEGARA
47
CARTA ALIR
MULA
GB
Edar surat panggilan 240 minit
360 minit
GAB
Catatan minit mesyuarat.
TAMAT
48
SENARAI SEMAK
49
7. Mengumpul dan menyatukan dapatan
maklum balas.
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.
Menyerahkan cadangan
perancangan latihan kepada
GPK/SU
4. Pengetua/Guru Besar untuk
LADAP
kelulusan.
50
Menyediakan Jadual Perancangan
Latihan dalam takwim sekolah
GPK/ SU
6. selepas kelulusan Pengetua / Guru
LADAP
Besar.
1. Anjuran Dalaman
GPK/ SU i. Menyediakan Surat Jemputan
8. LADAP ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem SPL KPM
51
Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.
CARTA ALIR
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
ii. Menyediakan Jadual Latihan
53
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG
54
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM :
Fail Am 435
Menerima Surat Arahan • Daftar
1. Pelaksanaan PBPPP daripada Urus Setia TERHAD
Guru Besar KSU/ KPM
55
Memastikan Jawatankuasa PBPPP
disahkan oleh organisasi yang Melalui
6. GPK 1/SU menyelia Sistem e-
Prestasi
Melalui
Mencetak, mengesah dan
14. JK PBPPP Sistem e-
mengedarkan senarai PP
Prestasi
56
16. JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan
TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.
SEMASA PENILAIAN :
MEMANTAU
19. JK PBPPP
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Melalui
Mengemas kini status PYD yang tak
20. JK PBPPP sistem e-
dinilai
Prestasi
Melalui
sistem e-
Prestasi
(Laporan
Memantau pelaksanaan Penilaian
21. JK PBPPP Penilaian)
Pertama dan Akhir.
• Mengikut
takwim yang
telah
ditetapkan
57
Diminitkan
SEMASA PENILAIAN : dalam
PERTUKARAN mesyuarat
JK dan
difailkan •
25. JK PBPPP
Mengemaskini sebarang maklumat Melalui
pertukaran gred / tempat bertugas / sistem e-
jawatan / PP yang telah bertukar Prestasi
(jika ada) dicetak dan
difailkan
• Melalui
SELEPAS PENILAIAN : sistem e-
Prestasi •
26. JK PBPPP Jika YA, sila
Menyemak senarai PYD yang perlu selesaikan
dibuat pelarasan markah (jika ada). perkara 27,
28,29
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa PBPPP bagi
27. JK PBPPP pelarasan markah akhir PYD yang
terlibat.
Melalui
Memasukkan markah akhir PYD
28. Guru Besar sistem e-
yang diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Menghantar markah akhir PYD
29. Guru Besar sistem e-
yang diselaraskan
Prestasi
CARTA ALIR
Aktiviti 12 : Penilaian Prestasi
TANGGUNGJAWAB CARTA ALIR PROSES KERJA TEMPOH
MULA
58
Menerima Surat Arahan
GB Pelaksanaan PBPPP 45 MINIT
120 MINIT
Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan
GPK 1/SU dalam sistem e-Prestasi 390 MINIT
Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi
untuk pengesahan oleh organsasi 390 MINIT
GPK 1/SU
yang menyelia
Mengadakan Mesyuarat
GB/ JK PBPPP
Jawatankuasa PBPPP
59
Memastikan penetapan dan
GB/ SU pelantikan PP1 dan PP2
didaftarkan
60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP semua warga baru organisasi.
120 MINIT
60
Memantau pelaksanaan penilaian
JK PBPPP guru baharu
SENARAI SEMAK
Aktiviti 12 : Penilaian Prestasi
SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan
PBPPP daripada KSU/ KPM
Mengarahkan pendaftaran Fail
2.
Pengurusan PBPPP
61
Melantik Jawatankuasa PBPPP
3.
organisasi.
Memastikan lantikan Jawatankuasa
4. PBPPP didaftarkan dalam sistem e-
Prestasi
Menghantar pelantikan Jawatankuasa
5. PBPPP organisasi untuk pengesahan
oleh organsasi yang menyelia
Memastikan Jawatankuasa PBPPP
6.
disahkan oleh organisasi yang menyelia
62
Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman
PBPPP kepada semua warga baru
organisasi.
19.
Memantau pelaksanaan PBPPP di
organisasi
Mengemas kini status PYD yang tak
20.
dinilai
26.
Menyemak senarai PYD yang perlu
dibuat pelarasan markah (jika ada).
Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa
PBPPP bagi pelarasan markah akhir
27. PYD yang terlibat.
63
Menghantar markah akhir PYD yang
29.
diselaraskan
PROSES KERJA
64
Aktiviti 13 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP
Semasa PdP
22. GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.
65
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)
CARTA ALIR
66
TANGGUNGJAWAB Mula PROSES KERJA TEMPOH
15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GPK
Rekod Persediaan Mengajar
GPK 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan
3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GPK
keadaan kondusif
3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GPK
peralatan dan bahan yang diperlukan
Mula
3 MINIT
GPK
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid
SENARAI SEMAK
67
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
Menyediakan dokumen-dokumen yang perlu serta disahkan
1.
oleh Pentadbir Sekolah
Menyediakan Rancangan PdP atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar iaitu:
a) Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan
Pelajaran
a) Rancangan Pelajaran Tahunan
2.
b) Jadual Waktu Peribadi dan
c) Jadual Waktu Kelas bagi
Guru Kelas.
d) Senarai Nama Murid
e) ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian (KSSR)
mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
(Rujuk Panitia Mata Pelajaran)
a) Tema/Tajuk
3. b) Standard Kandungan
c) Standard Pembelajaran
d) Objektif
e) Aktiviti
f) BBM
g) Refleksi/Impak
PROSES KERJA
68
PEGAWAI LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
JAWAB
DIRUJUK PUNCA KUASA
Menjalankan mesyuarat
4. GKMP/KP Jawatankuasa panitia mata KP
pelajaran sekurang-kurangnya 4
kali setahun.
10. KP PK
Rekod dan Dokumentasi.
CARTA ALIR
69
Aktiviti 14 : Pengurusan Panitia
MULA
60 MINIT
GB Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia
bagi semua mata pelajaran.
120 MINIT
390 MINIT
KPT/PT Menerima, menyemak perolehan, merekod
dalam buku stok atau inventori dengan
kemaskini dari masa ke semasa.
KP
280 MINIT
Pemantauan dan pelaporan
KP
70
60 MINIT
SENARAI SEMAK
71
9 Pemantauan dan pelaporan
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BI TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
A. JADUAL WAKTU INDUK DAN PERSENDIRIAN
Mengeluar arahan
1. GB untuk penyediaan PKP/PK Petang Peruntukan masa
Jadual Waktu dalam Jadual
Waktu (SPI Bil.
Melantik 8/1990)
2. GB Jawatankuasa Jadual
Waktu (JKJW) Pekeliling
Mengenalpasti mata Pemberitahuan
pelajaran, bilangan Undang-Undang
Am 531. ( PUA
kelas, bilangan guru,
531)
PKP/PK jawatan dan opsyen
3. GAB
Petang serta mematuhi
peruntukan masa
untuk setiap mata
pelajaran
4. PKP/PK Mematuhi peruntukan GB/JKJW
Petang/GK masa untuk setiap
MP/GAB mata pelajaran:
72
i. Menetapkan guru
mata pelajaran
ii. Agihan jumlah minit
guru mengajar
Menyedia
PKP/PK mengesahkan Jadual
5. Petang/JKJ Waktu Induk, GB/JKJW
W Persendirian dan kelas
(sistem /manual)
Menyemak dan
mengesahkan
6. GB mengesahkan Jadual JKJW
Waktu Induk,
Persendirian dan kelas
Mengedarkan Jadual
PKP/PK Waktu Peribadi dan
7. JKJW/ AKP
Petang Kelas kepada semua
guru
PKP/PK Rekod dan
8. JKJW
Petang dokumentasi
73
CARTA ALIR
MULA
74
TAMAT
SENARAI SEMAK
75
● (sistem /manual)
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
BI TANGGUN YANG ADA
PROSES KERJA PERATURAN
L. G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
B. JADUAL WAKTU GURU GANTI
Mengeluar arahan
untuk penyediaan
1. GB PKP/PK Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Mengenal pasti guru
2. AKP
Petang yang tidak hadir
Menentukan dan
PKP/PK
3. menyediakan Jadual GB
Petang
Waktu Guru Ganti
Menyemak dan
GB/PK
4. mengesahkan Jadual PKP/JKJW
Petang
Waktu Guru Ganti
Mengedar dan
menerima Akuan
PKP/PK
5. Penerimaan Slip AKP/JKJW
Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
6. PKP/PK Menyediakan Analisis GB
Petang/JKJ Guru Ganti setiap
W bulan
76
PKP/PK Rekod dan
7. JKJW
Petang dokumentasi
CARTA ALIR
MULA
TAMAT
77
SENARAI SEMAK
78
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUN YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
G JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik jawatankuasa
2. GB
pencerapan
Penurunan kuasa
pencerapan kepada
Guru Penolong
3. GB Kanan,Guru Kanan
Mata Pelajaran, Ketua
Panitia dan Guru
Cemerlang
4. GB
79
Memberi
taklimat/bimbingan
kepada semua guru
tentang instrumen
pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2
Standard 4 )
Menyediakan jadual
pencerapan guru dan
mengagihkan tugas
GB/GPK/ pencerapan di antara
5. GKMP/ Pengetua/Guru Besar, .
KP/GC Guru-Guru Penolong
Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran,Guru
Cemerlang.
GB/GPK/
Menjalankan proses
6. GKMP/
pencerapan.
KP/GC
Membincangkan
kekuatan dan
GB/GPK/
kelemahan PdP
7. GKMP/
dengan guru yang
KP/GC
dicerap. Pencerapan
susulan (jika perlu).
9. GB/GPK/
GKMP/
Memfailkan dokumen
KP/GC
dan rekod pencerapan
80
CARTA ALIR
MULA
81
60 MINIT
GB/GPK/GKMP/KP/
GB/GPK/GKMP/KP/
Menyediakan analisis dan laporan 240 MINIT
GC pencerapan
82
GB/GPK/GKMP/KP/
Memfailkan dokumen dan rekod 240 MINIT
GC pencerapan
TAMAT
SENARAI SEMAK
Aktiviti 16 : Mengurus Pencerapan Guru
2.
Melantik jawatankuasa pencerapan
83
6.
Menjalankan proses pencerapan.
SENARAI SEMAK
Aktiviti 17 : Pengurusan Peperiksaan
84
5. GKMP Menyemak dan GAB
meluluskan JSU, draf
soalan dan skema
jawapan serta
mengadakan
perbincangan dengan guru
mata pelajaran
14 PK(P) C. PENYEMAKAN
KERTAS JAWAPAN
Skrip jawapan murid GAB
diserahkan kepada guru
mata pelajaran setelah
peperiksaan selesai untuk
diperiksa mengikut skema.
85
PEPERIKSAAN PK(P)
Masukkan markah dalam
Sistem Analisa
Peperiksaan Sekolah
(SAPS) dan mencetak
analisis laporan.
86
CARTA ALIR
Mula
87
pengawasan peperiksaan
A
PK(P) Penyediaan tempat peperiksaan 25 minit
88
A
SENARAI SEMAK
Mengadakan Mesyuarat
Jawatankuasa Peperiksaan pada
1. awal tahun bagi merancang
penilaian dan peperiksaan.
89
9 Menerima dan menyimpan kertas-
kertas soalan di tempat selamat .
B. PENGENDALIAN
PEPERIKSAAN
10.
Menyediakan Jadual Pengawasan
Peperiksaan dan mendapat
pengesahan P
Memastikan susun dan atur meja
murid dalam kelas/dewan
11. peperiksaan mengikut susunan dan
jarak yang sesuai.
Menyerahkan Buku/Kad/Slip
Pelaporan murid kepada ibu
18 bapa/penjaga untuk disemak dan
ditandangani serta dikembalikan
untuk disimpan
E. TINDAKAN SUSULAN
Membentangkan analisis
19 peperiksaan dalam mesyuarat
panitia/ jawatankuasa kurikulum
90
Merekod dan mendokumentasi
21
91
92
PROSES KERJA
Aktiviti 18 : Pengurusan Pusat Sumber
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
9 GB/GPK
Menghantar surat peringatan
GPM kepada peminjam yang tidak
memulangkan buku seminggu
93
selepas tarikh yang ditetapkan
dengan cara;
a) Memaparkan nama peminjam
terlibat di papan kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber akan
mengesan peminjam di sekolah
dan mereka mesti
memulangkan buku pinjaman
dalam masa seminggu.
c) Surat peringatan dikeluarkan
10 GPM
Mengambil tindakan terhadap
GB/GPK
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
11 GPM Membuat analisis jumlah murid
yang membuat pinjaman buku di
GB/GPK
Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
12 GPM PROGRAM-PROGRAM PUSAT
SUMBER (Rujuk Pengurusan
Program)
GB/GPK
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja aktiviti
yang hendak dilaksanakan.
13 GPM Memberi taklimat tentang
GB/GPK
pelaksanaan program
14 GPM Menganjurkan program peringkat
sekolah dan memastikan program GB/GPK
berjalan lancar.
15 GPM Menyediakan data dan laporan
GB/GPK
program yang dijalankan
16 GPM/PT
Merekod dan mendokumentasi GB/GPK
94
CARTA ALIR
Tamat
95
SENARAI SEMAK
BIL
TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
.
96
9. Mengambil tindakan terhadap peminjam yang
melanggar peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid yang membuat
10. pinjaman buku di Pusat Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER
(Rujuk Pengurusan Program)
11.
Menentukan program dan menyediakan kertas
kerja aktiviti yang hendak dilaksanakan.
13. Memberi taklimat tentang pelaksanaan program
97
PROSES KERJA
Mengeluarkan arahan
pelaksanaan semakan hasil
1. GB/GPK GPK/GK/GP/GAB
kerja murid kepada semua
guru
Mengenalpasti dan
membentangkan kekuatan dan
9. GPK/GK GAB
kelemahan semakan Hasil
Kerja Murid
Melaksanakan tindakan
10. GPK/GK/GAB penambahbaikan hasil GPK/GK
dapatan
11. GPK Menyediakan laporan penuh GK
CARTA ALIR
98
Aktiviti 19: Pengurusan Sumber Hasil Kerja Murid
TANGGUNGJAWAB
GB/GPK
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK
GPK
99
GPK/GK
GPK/GK/GAB
GPK
GB
PT
100
mengikut kategori pencapaian
Menganalisis rekod
Mengesahkan laporan
101
SENARAI SEMAK
102
Memberikan ulasan yang membina terhadap hasil
3.
kerja murid yang disemak
8. Menganalisis rekod
103
3.0 Arahan Pegawai Pengawal 2018
SENARAI BORANG
KOD BORANG
BIL. BORANG
1.
2.
3.
4.
5.
104
BIL. NAMA JAWATANKUASA
1 AJK Panitia
5.
105