Professional Documents
Culture Documents
JPN
PPD
GURU BESAR
1
1.2 CARTA ORGANISASI PENTADBIRAN < NAMA SEKOLAH >
GURU BESAR
2
CARTA FUNGSI
PENOLONG KANAN
PENDIDIKAN KHAS
Bertanggungjawab dalam
peningkatan kurikulum dan
kokurikulum murid Pendidikan
khas serta memastikan
pelaksanaan selaras dengan
dasar KPM
Bertanggungjawab dalam hal-
hal pengurusan, pentadbiran
dan sumber manusia bagi
pendidikan khas
Mewujudkan hubungan dua hala
dengan komuniti dan agensi-
sgensi luar
Mengajar mengikut pekeliling
berkuatkuasa
PENGURUSAN PENGOPERASIAN
3
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
PENGURUSAN ORGANISASI
a. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik, pengurusan
pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan mesyuarat, pengurusan
aduan, pengurusan perhubungan pelanggan, pengurusan program dan
pengurusan dokumen dan rekod kerajaan
b. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan Pentaksiran
Berasaskan Sekolah bagi murid pendidikan khas
c. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal pentadbiran pejabat
merangkumi pengurusan aset dan perolehan
d. Membantu merancang dan memantau urusan persekitaran dan kemudahan
fizikal
e. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan hubungan
dengan pihak luar
PENGURUSAN KURIKULUM
4
PENGURUSAN HAL EHWAL MURID
PENGURUSAN KOKURIKULUM
5
DESKRIPSI TUGAS
MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN Penolong Kanan Ketua Pengarah Pelajaran
PERKHIDMATA
JAWATAN Petang Malaysia
N
RINGKASAN KEDUDUKAN DI
PK Pendidikan
GELARAN WARAN Rujuk waran B63
Khas
JAWATAN PERJAWATAN
BIDANG
GRED JAWATAN DG32 Pendidikan
UTAMA
1. Pengurusan
GRED JD SUB-BIDANG
2. Pengoperasian
STATUS DISEDIAKAN < Nama PK Pendidikan
Tetap
JAWATAN OLEH Khas>
<Nama Pegawai Penilai 1>
HIRARKI 1
< nama sekolah> DISEMAK OLEH <Jawatan Pegawai Penilai
(BAHAGIAN)
1>
HIRARKI 2 <Nama Pegawai Penilai 1>
DILULUSKAN
(CAWANGAN/ <Jawatan Pegawai Penilai
OLEH
SEKTOR/UNIT) 1>
Pegawai
SKIM TARIKH
Perkhidmatan
PERKHIDMATAN DOKUMEN
Pendidikan
6
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Merancang, merangka dan 1. Membantu merancang dan melaksanakan pengurusan strategik,
menetapkan program/ aktiviti pengurusan pengumpulan dan penganalisisan data, pengurusan
pengurusan sekolah yang mesyuarat, pengurusan aduan, pengurusan perhubungan
komprehensif bagi pelanggan, pengurusan program dan pengurusan dokumen dan
memastikan kualiti sekolah rekod kerajaan
meningkat secara konsisten. 2. Membantu merancang dan menyelaras pelaksanaan Pentaksiran
Berasaskan Sekolah bagi murid pendidikan khas
3. Membantu merancang dan melaksanakan hal ehwal pentadbiran
pejabat merangkumi pengurusan aset dan perolehan
4. Membantu merancang dan memantau urusan persekitaran dan
kemudahan fizikal
5. Membantu merancang dan melaksanakan pembangunan sumber
manusia meliputi latihan personel dan penilaian prestasi bagi guru
pendidikan khas
6. Membantu merancang dan melaksanakan program lawatan dan
hubungan dengan pihak luar
7
DIMENSI
● Kategori Sekolah :
● Gred Sekolah:
● Bilangan Sesi Persekolahan:
● Bilangan Penolong Kanan:
● Bilangan Guru :
● Bilangan AKP:
● Bilangan Murid:
● Bilangan Kelas:
● Kelas PPKI:
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
● Sijil Perguruan / Diploma Pendidikan
KOMPETENSI
● Kemahiran kepimpinan
● Kemahiran merancang dan menganalisis
● Kemahiran membuat keputusan
● Kemahiran menyelia
PENGALAMAN
● Berkhidmat dalam pendidikan sekurang-kurangnya 8 tahun
● Berada dalam gred 29 sekurang-kurangnya 3 tahun
● Berada dalam gred 32 sekurang-kurangnya 3 tahun
8
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengeluarkan arahan
1. GB untuk mengumpul data PK(P)
yang diperlukan
PK(PTG) Mengumpul data dari GAB
2. GAB
yang berkaitan
Memasukkan data /
menggabungkan data
3. PK(PTG) GAB
yang dikumpul (sekiranya
perlu)
Melaksanakan verifikasi PK(P)/GAB
4. GB
dan validasi data
Membuat pengesahan ke
PK(P)/GAB
5. GB atas data yang telah
disemak dan dikemaskini
Menganalisis data dan
6. PK(PTG) menyediakan laporan GAB
berdasarkan keperluan
Membentangkan laporan GAB
7. PK(PTG)
dalam mesyuarat
Membuat tindakan susulan
(tindakan pembetulan,
PK(PTG)/ pencegahan dan
8. PK(P)
GAB penambahbaikan)
berdasarkan keputusan
mesyuarat.
Menyediakan laporan GAB
9. PK(PTG)
tindakan susulan
Membuat pengesahan ke
GPK/GAB/
10. GB atas laporan yang telah
PM
dikemaskini
11. AKP Rekod dan dokumentasi GB
9
CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
GB
PK(PTG)
PK(PTG)
GB
GB
PK(PTG)
PK(PTG)
10
K(P)/GAB
PK(PTG)
GB
AKP
Memasukkan data/menggabungkan
data yang dikumpul (sekiranya
perlu)
11
Membuat pengesahan ke atas data
yang telah disemak dan dikemaskini
Mula
12
at
Tamat
SENARAI SEMAK
13
Membuat tindakan susulan (tindakan
pembetulan, pencegahan dan
8.
penambahbaikan) berdasarkan
keputusan mesyuarat.
PROSES KERJA
Menubuhkan Jawatan
1 GB Kuasa Perancangan PK PEKELILING
Strategik KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
Mengenal pasti isu BILANGAN 2 TAHUN
2 GB PK
strategik sekolah 2005
14
dan Pelan Operasi
PK (PTG) Pelaksanaan Pelan
7 GB/ PK
/GAB Operasi
Melaksanakan kajian
8 GB semula dan menambah PK
baik
Mendokumentasikan
9 Jawatankuasa GB
Perancangan Strategik.
CARTA ALIR
MULA
GB
Mengenal pasti isu strategik 180 m
sekolah
GB
Menetapkan matlamat sekolah 180 m
15
Tidak lulus
Penambahbaikan
TAMAT
SENARAI SEMAK
16
merangkumi 5W1H)
Semakan dan kelulusan Perancangan Strategik,
6. Pelan Taktikal dan Pelan Operasi
● Rekod dan dokumen
Taklimat pelaksananaan Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi kepada semua guru dan Anggota Kumpulan
7. Sokongan
● Taklimat/ Bengkel/ Arahan
● Menubuhkan jawatan kuasa untuk setiap operasi
Pelaksanaan Pelan Operasi
8. ● Kertas kerja/ Kertas konsep/ Brosur/ Risalah
● Laporan/ Dokumentasi
Kajian Semula/ Penambahbaikan
● Surat arahan
9.
● Data/ Laporan/ Penilaian prestasi
● Keputusan penambahbaikan
PROSES KERJA
PEGAWAI
UNDANG-
LAIN YANG
TANGGUN UNDANG,
BIL PROSES KERJA ADA
G JAWAB PERATURAN DAN
HUBUNGAN
PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
Melantik Jawatankuasa
1. GB Pengurusan Kewangan dan PPD
Akaun (JPKA)
Menyedia agihan tugas dan A. Perintah Am
2. PK(PTG) tugas JK dan carta GB
B. Akta Acara
organisasi.
Kewangan
Menentukan anggaran C. Arahan
3. PK (PTG) GB
perbelanjaan tahunan Perbendahar
Mengesahkan anggaran aan
4. GB PPD D. Surat-surat
perbelanjaan tahunan
Melaksanakan Mesyuarat Pekeliling
5. GB JPKA sekurang-kurang 4 kali PPD berkaitan
setahun
Pengagihan waran
6. GB PPD
peruntukan
17
Menerima waran peruntukan
PK (PTG), dan membuat perancangan
7. GB
KP, KP perbelanjaan melalui
mesyuarat
Membuat pembelian
PK (PTG) ,
8. berdasarkan keputusan GB
KP, KP
mesyuarat
Mengawal dan menyemak
pemberian per kapita (PCG),
gaji guru dan staf sokongan,
9. PK (PTG) rekod akaun, laporan GB
penyata kewangan dan
punca-punca kewangan
SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang
PK (PTG),
10. laporan prestasi kewangan GB
KP, KP
dalam mesyuarat JPKA
GPK, KP,
11. Tindakan susulan jika perlu GB
KP
Merekod dokumen ke dalam
12. AKP GB
fail
CARTA ALIR
GB Mengesahkan perbelanjaan
18
PK (PTG), KP, KP Buat pembelian
SENARAI SEMAK
TANDA
BIL. TINDAKAN CATATAN
(/)
1 Melantik JPKA
19
TAMAT
penyata kewangan dan punca-punca
kewangan SUWA dan Kerajaan
Menyedia dan membentang laporan
10 prestasi kewangan dalam mesyuarat
JPKA
11 Tindakan susulan jika perlu
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB PUNCA KUASA
HUBUNGAN/
DIRUJUK
20
7. GB Mengesahkan laporan PK/KP/GAB
Menghantar keputusan
PK (PTG) siasatan aduan
8. bersama Borang GB
/KP/GAB
Maklum Balas kepada
pengadu
Menyediakan analisis
9. KP/GAB aduan setiap bulan PK
dan dilaporkan dalam
mesyuarat pengurusan
CARTA ALIR
MULA
21
TAMAT
GB
Pengesahan laporan 30 minit
GAB/PT 60 minit
Rekod dan dokumentasi
SENARAI SEMAK
22
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN
2.
Mengeluarkan surat akuan terima
(SAT) kepada pengadu.
3.
Menyalurkan aduan kepada pihak
berkaitan.
4. Menjalankan siasatan
6. Menyediakan ulasan.
PROSES KERJA
23
UNDANG,
YANG ADA
PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Melantik Jawatankuasa bagi
1. memastikan infratstruktur dan
GB PK (PTG)
1 persekitaran berada dalam
keadaan yang baik
Memberi arahan
PK (PTG)
1. GB melaksanakan pemantauan
/KP
secara berkala
Menyediakan jadual
2. PK HEM GB
pemantauan
Melaksanakan pemantauan
3. AJK PK (PTG)/KP
secara berkala
Sekiranya ada aduan/isu
tindakan segera perlu diambil Pegawai
4. AJK
bagi menyelesaikan Aduan
aduan/isu tersebut
Menyediakan laporan dan
PK (PTG)
5. AJK dibentangkan dalam
/KP
mesyuarat pengurusan
Membuat tindakan susulan
PK (PTG)
6. PK HEM berdasarkan laporan yang
/KP
telah dibentangkan
PK (PTG)
7. AKP Rekod dan dokumentasi
/KP
CARTA ALIR
MULA
24
Ya
Tindakan penyelesaian
GB Melantik Jawatankuasa
Menyediakan 60 minit
PK HEM jadual
pemantauan
Laksana 5850 minit
AJK pemantauan
berkala
AJK
120 minit
Tidak Laporan
AJK
Rekod dan
dokumentasi
SENARAI SEMAK
25
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
Melantik Jawatankuasa bagi
memastikan infratstruktur dan
1.
persekitaran berada dalam keadaan
yang baik
Memberi arahan melaksanakan
2.
pemantauan secara berkala
PROSES KERJA
26
UNDANG,
YANG ADA
PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
PK(P) / PK
1. GB Arahan pelaksanaan program
Petang
A. PERANCANGAN
2. PK(P)/ PK KP
Petang
Menyediakan kertas kerja/
pelan tindakan yang
mempunyai keperluan minimum
seperti berikut :
a) Tajuk,
b) Tarikh, Masa, Tempat
c) Kumpulan Sasaran
d) Objektif
e) KPI (Indikator Output dan
Outcome)
f) Implikasi Kewangan (Bajet)
g) Jawatankuasa Program
h) Strategi Pelaksanaan /
Jadual / Pengisian Program
3. PK(P) / PK Menentukan kaedah KP
Petang pemantauan berdasarkan salah
satu dari kaedah berikut :
a) Pelaporan Jawatan kuasa
Instrumen
b) Pengumpulan Data
c) Soal selidik
d) Temu bual
e) Semakan dokumen
4. GB Mendapatkan kelulusan PK(P)/ PK
daripada GB Petang
5. PK(P) / PK Melaksanakan mesyuarat / GAB / AKP
Petang perbincangan jawatan kuasa
B. PELAKSANAAN
6. GAB Melaksanakan program seperti KP / GAB / AKP
yang telah dirancang
C. PEMANTAUAN DAN
PENGUKURAN
Melaksanakan pemantauan dan
7. PK (P)/ PK pengukuran KP / GAB / AKP
Petang a) Pelaksanaan program
b) Pencapaian KPI
27
D. KEBERKESANAN
9. GB PK(P) / PK
Kajian semula; Petang / KP /
Menjalankan mesyuarat post GAB
mortem untuk mengenalpasti
kekuatan dan kelemahan
pelaksanaan program.
10. PK (P)/ PK Membuat tindakan susulan GAB
Petang berdasarkan keputusan
mesyuarat post mortem.
CARTA ALIR
28
Mula
PK (PTG)
Mendapatkan kelulusan 60 minit
Tidak lulus
GB
Lulus
Penambahbaikan
Ada isu
Tindakan
pembetulan
Tiada isu
GB Kajian semula
Tamat
SENARAI SEMAK
29
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
2. Mendapatkan kelulusan
3 Melaksanakan program
4. Melaksanakan pemantauan
pelaksanaan program
5. Kajian semula
6. Tindakan Susulan
7. Melaksanakan tindakan
penambahbaikan
PROSES KERJA
30
Aktiviti 7: Mengurus jaringan dan hubungan luar
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
Mengenal pasti agensi-agensi yang
1. GB dapat berkerjasama dengan pihak PK/KP
sekolah
Mengadakan mesyuarat awal bersama
GB dan PK agensi luar / PIBG untuk
2. PIHAK LUAR
(PTG) membincangkan program yang
memberi impak kepada sekolah
Memberi arahan untuk melaksanakan
3. GB PK
program
CARTA ALIR
31
60
MULA
Ya
Tindakan penambahbaikan
Mendapatkan kelulusan
Post Mortem
Mesyuarat awal
GB dan PK (PTG)
bersama agensi
Arahan melaksanakan
GB
tugas
TAMAT
120 minit
PK (PTG)
Laksana aktiviti
GAB
120 minit
GAB
32
SENARAI SEMAK
33
PROSES KERJA
34
CARTA ALIR
Mula
GAB
Penerimaan aset 60 minit
Laporan lengkap
GAB
Laporan 2
60
hari
penerimaan
hari 120 minit
GAB
Daftar aset 120 minit
GAB
Sediakan Daftar Aset 1920 minit
PT
Tanda pengenalan 180 minit
GAB
Penempatan aset 60 minit
GAB Lengkap
Kemaskini senarai aset 30 minit
GAB
Periksa kerosakan aset (jika ada) 30 minit
GB
Pemeriksaan aset 80 minit
Tamat
35
SENARAI SEMAK
36
Pemeriksaan aset sekurang-kurangnya sekali
dalam setahun dan mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Aset kepada Ketua Jabatan.
● Dokumen Laporan Pemeriksan
12. ● Laporan Tindakan hasil penemuan
pemeriksaan
● Sijil Tahunan Pemeriksaan
● Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut
Mengadakan Mesyuarat JK Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya 4
kali setahun atau sekali dalam tempoh tiga (3)
bulan.
13. ● Senarai Jawatankuasa
● Surat panggilan
● Senarai kehadiran
● Minit mesyuarat
● Maklum balas mesyuarat
Mengemukakan KEW. PA-10 dan KEW. PA-11
bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta
14. Modal Dan Aset Alih Bernilai Rendah KEW. PA-
12 kepada Pegawai Pengawal.
PROSES KERJA
37
Aktiviti 9 : Mengurus Pentadbiran Pejabat – Perolehan
(a) Perolehan Terus
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Membuat permohonan perolehan GPK/ GPK
1. PT 1PEKELILING
berdasarkan keperluan. Petang/ GAB
Meluluskan permohonan PERBENDAHARA
GPK/ GPK AN (1PP):
2. GB perolehan jika peruntukan
Petang Perolehan
mencukupi.
Memilih pembekal yang berdaftar Kerajaan
dengan organisasi atau pembekal
PT yang berkelayakan jika pembekal 1PEKELILING
3. GB PERBENDAHARA
berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan AN (1PP): Tadbir
tersebut. Urus Kewangan
Mengemukakan permohonan
4. PT GB
untuk kelulusan.
Membuat permohonan melalui
5. PT GB
sistem.
Mengeluarkan Pesanan
6. PT GB
Tempatan/ Inden.
Menerima dan mengesahkan GPK/ GPK
7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ Petang/
kerja. GAB/ PT
8. PT Memproses pembayaran. GB
GPK/ GPK
9. PT Menilai prestasi pembekal. Petang/
GAB/
GPK/ GPK
Menyediakan analisis prestasi
10. PT Petang/
pembekal.
GAB/
Melaporkan laporan prestasi
11. PT GB
pembekal.
Mengemaskini senarai pembekal
12. PT GB
berdasarkan prestasi semasa.
13 PT Rekod dan dokumentasi GB
CARTA ALIR
GB Kelulusan 30 minit
PT
Pemilihan pembekal 60 minit
PT
Permohonan kelulusan perolehan 20 minit
PT
Permohonan melalui sistem 40 minit
PT
Pesanan tempatan 30 minit
GB
Penerimaan dan pengesahan 60 minit
PT
Proses bayaran 20 minit
PT
Menilai prestai pembekal 10 minit
PT
Analisis prestasi pembekal 20 minit
PT
SENARAI SEMAK
39
keperluan.
Meluluskan permohonan perolehan jika
2. peruntukan mencukupi.
Memilih pembekal yang berdaftar dengan
organisasi atau pembekal yang berkelayakan
3 jika pembekal berdaftar tidak mempunyai
kemampuan membekal perolehan tersebut.
8. Memproses pembayaran.
PROSES KERJA
40
HUBUNGAN/
DIRUJUK
Mewujudkan permintaan sebut
harga seperti berikut: 1PEKELILING
a. Menyediakan dokumen PERBENDAHARA
sebut harga. AN (1PP):
1. GB
b. Membuat pelawaan sebut
PPD / JPN
Perolehan
harga. Kerajaan
c. Menerima tawaran sebut
harga. 1PEKELILING
Membuat keputusan pemilihan GPK / GPK PERBENDAHARA
2. GB AN (1PP): Tadbir
dan pengesahan sebut harga. Petang
GPK / Memaklumkan keputusan sebut Urus Kewangan
3. GPK harga kepada pembekal yang GB
Petang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan
4. PT Tempatan/ Inden/ Dokumen GB
Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
5. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PT
kerja.
Mengurus pembayaran. GB
6. PT
Menilai prestasi pembekal. GB
7. PT
Menyediakan analisis prestasi
8. PT pembekal. GB
CARTA ALIR
Mula
41
GB
GB
Wujud permintaan sebut harga 20 minit
SENARAI SEMAK
42
c. Menerima tawaran sebut harga.
Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan
sebut harga.
2.
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
3
pembekal yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/
4.
Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan perolehan
5.
bekalan/ perkhidmatan/ kerja.
6. Mengurus pembayaran.
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
1. GB Mewujudkan permintaan sebut harga PPD /JPN
seperti berikut: 1PEKELILING
● Menyediakan dokumen sebut
43
harga. PERBENDAHAR
● Membuat pelawaan sebut harga. AAN (1PP):
● Menerima tawaran sebut harga.
Meluluskan permintaan sebut harga
Perolehan
melalui mesyuarat pembukaan sebut Kerajaan
2. GB harga. PPD / JPN
● Surat lantikan jawatankuasa 1PEKELILING
● Dokumen PERBENDAHAR
Mendapatkan kelulusan teknikal dan
AAN (1PP):
kewangan seperti berikut:
a. perolehan bekalan dan Tadbir Urus
perkhidmatan: Kewangan
3. GB PPD/ JPN
i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu
penilaian sahaja dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan
pengesahan sebut harga. .
4. GB PPD/ JPN
● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga
5. GB PPD/ JPN
kepada pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/
6. GB GB
Inden/ Dokumen Kontrak.
Menerima dan mengesahkan
7. GB perolehan bekalan/ perkhidmatan/ PPD / JPN
kerja.
8. PT Mengurus pembayaran. GB
CARTA ALIR
Mula
44
Kelulusan sebut harga dan teknikal 40 minit
GB
GB
GB
GB
GB
GB
Tamat
PT
PT
PT
PT
PT
PT
SENARAI SEMAK
45
● Surat lantikan jawatankuasa
● Dokumen
Mendapatkan kelulusan teknikal dan kewangan
seperti berikut:
a. perolehan bekalan dan perkhidmatan:
3 i. penilaian teknikal
ii. penilaian Kewangan
b. perolehan kerja, hanya satu penilaian sahaja
dibuat.
Membuat keputusan pemilihan dan pengesahan
sebut harga. .
4. ● Surat lantikan jawatankuasa
● Minit mesyuarat pemilihan
Memaklumkan keputusan sebut harga kepada
5. pembida yang berjaya.
Mengeluarkan Pesanan Tempatan/ Inden/ Dokumen
6. Kontrak.
Menerima dan mengesahkan perolehan bekalan/
7. perkhidmatan/ kerja.
8. Mengurus pembayaran.
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN PUNCA KUASA
/ DIRUJUK
MAKLUMBALAS
PELANGGAN (Luar)
1. Akta Pendidikan
1. GB Menubuhkan jawatan kuasa PK / PK 1996 (Akta 550)
pengurusan maklum balas. Petang
46
2. Pelan
2. PK Petang Menyediakan borang maklum GAB Pembangunan
balas pelanggan Pendidikan
Malaysia 2013 –
3. GB Menyediakan Peti Cadangan/ GPK 2025
Maklum Balas Pelanggan di 3. Pekeliling
tempat yang sesuai dan Kemajuan
berkunci Perkhidmatan
Awam Bilangan 1
4. PK / PK Petang Menyemak dan menganalisis GAB Tahun 2008:
maklum balas pelanggan Panduan
setiap bulan Pengurusan
Perhubungan
5. PK / PK Petang Membentangkan analisis GB Pelanggan
dalam mesyuarat pengurusan
untuk tindakan susulan.
TAHAP KEPUASAN GURU
DAN STAF (Pelanggan
Dalam)
CARTA ALIR
MULA
Tiada isu
TAMAT
SENARAI SEMAK
MAKLUMBALAS PELANGGAN
48
Menyediakan borang maklum balas pelanggan
a) Mencetak borang maklum balas
b) Mengedar dan menempatkan borang
berdekatan dengan peti cadangan
49
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
● PEKELILING
1. Menentu dan mengeluarkan surat TRANSFORMASI
GB GPK/ GAB PENTADBIRAN
1 panggilan mesyuarat kepada ahli
AWAM
mesyuarat.
BIL. 2 TAHUN 2018
MyMESYUARAT -
2. Pelaksanaan mesyuarat berdasarkan GPK/ PK EKOSISTEM
GB
agenda yang ditetapkan Petang/ GAB PENGURUSAN
MESYUARAT
ERA DIGITAL
3.
GAB Mencatat minit mesyuarat. GB
● AKTA ARKIB
50
NEGARA
4.
GAB Menyediakan minit mesyuarat. GB
8.
GAB Rekod dan dokumentasi GB
CARTA ALIR
MULA
GB
Edar surat panggilan 240 minit
GB
Laksana mesyuarat
51
360 minit
TAMAT
SENARAI SEMAK
52
Aktiviti 11 : Pengurusan Mesyuarat
53
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
Mengarahkan guru untuk mengisi
Borang Matriks Kompetensi guru
secara online untuk mengenal pasti
1. GB
keperluan latihan dalam Sistem SPL
KPM.
PK Menyerahkan cadangan
(PTG) /SU perancangan latihan kepada
4. LADAP Pengetua/Guru Besar untuk
kelulusan.
Agensi
Merekod kehadiran kursus dalam Yang
GAB/ SU
11. SPL KPM Mengendali
LADAP
kan Kursus
Mengedarkan dan mengumpul
borang keberkesanan program
selepas 1 bulan kursus kepada guru
12. SU LADAP
untuk melaksana penilaian kendiri.
CARTA ALIR
55
Aktiviti 12 : Mengurus pembangunan sumber manusia
Latihan Personel
GB Mengarahkan guru untuk mengisi Borang 3900 min
MULA Matriks Kompetensi guru secara online
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH MASA
untuk mengenal pasti keperluan latihan
dalam Sistem SPL KPM.
GPK/SU
LADAP Mencetak Rumusan Analisis Matriks 390 min
Kompetensi dalam Sistem eSPLG
780 min
GPK/SU Menyerahkan cadangan perancangan
LADAP latihan kepada Pengetua/Guru Besar
untuk kelulusan. 20 min
SU LADAP
SENARAI SEMAK
TAMAT
56
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Anjuran Dalaman
i. Menyediakan Surat Jemputan
8. ii. Menyediakan Jadual Latihan
iii. Menyediakan Senarai Kehadiran
iv. Tempahan Tempat
v. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG
57
kepada Pengetua/Guru Besar/ Guru
Penolong Kanan selepas latihan untuk
disimpan dan tindakan..
iv. Mengisi kehadiran kursus secara
online dalam sistem eSPLG.
v. Mengumpulkan salinan sijil atau
maklumat kehadiran untuk kemas kini
Buku Rekod Perkhidmatan
PROSES KERJA
58
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUN ADA PERATURA
BIL. PROSES KERJA
G JAWAB HUBUNGA N DAN
N/ PUNCA
DIRUJUK KUASA
SEBELUM : Fail Am 435
Menerima Surat Arahan • Daftar
1. Pelaksanaan PBPPP daripada Urus Setia TERHAD
Guru Besar
KSU/ KPM
59
Membuat penetapan PP bagi setiap
11. JK PBPPP PYD
TAKLIMAT/ MAKLUMAN
PELAKSANAAN PBPPP
PERINGKAT ORGANISASI
17. JK PBPPP
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
semua warga baru organisasi.
60
JK PBPPP Menyerahkan Salinan Rekod
22.
& PP Borang Skor PP kepada PYD
Melalui
Memasukkan markah akhir PYD sistem e-
28. Guru Besar
yang diselaraskan.
Prestasi
Melalui
Menghantar markah akhir PYD sistem e-
29. Guru Besar
yang diselaraskan
Prestasi
CARTA ALIR
61
MULA
120 MINIT
Memastikan lantikan
Jawatankuasa PBPPP didaftarkan
GPK 1/SU dalam sistem e-Prestasi 390 MINIT
Menghantar pelantikan
Jawatankuasa PBPPP organisasi
untuk pengesahan oleh organsasi 390 MINIT
GPK 1/SU
yang menyelia
Mengadakan Mesyuarat
GB/ JK PBPPP
Jawatankuasa PBPPP
62
Memastikan maklumat PPP
JK PBPPP dikemaskini sebelum penetapan/
pertukaran PP
60 MINIT
JK PBPPP Senarai PP dan PYD diedarkan
Melaksanakan Taklimat/
Pemakluman PBPPP kepada
JK PBPPP semua warga baru organisasi.
120 MINIT
63
Memantau pelaksanaan Penilaian 21
JK PBPPP Pertama dan Akhir.
SENARAI SEMAK
64
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
SEBELUM :
1. Menerima Surat Arahan Pelaksanaan
PBPPP daripada KSU/ KPM
2. Mengarahkan pendaftaran Fail Pengurusan
PBPPP
3. Melantik Jawatankuasa PBPPP organisasi.
65
Melaksanakan Taklimat/ Pemakluman
PBPPP kepada semua warga baru
organisasi.
PROSES KERJA
66
PEGAWAI LAIN
UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/
PUNCA KUASA
DIRUJUK
Sebelum PdP
Semasa PdP
14. GB GPK
Memastikan suasana bilik darjah dalam
keadaan kondusif.
67
Melaksanakan PdP dan membimbing
murid seperti yang telah dirancang
16. GB dalam Buku Persediaan Mengajar GPK
(kecuali jika terdapat perkara yang tidak
dapat dielakkan)
68
CARTA ALIR
15 MINIT
Menyediakan Rancangan Mengajar atau Fail
GB
Rekod Persediaan Mengajar
GB 15 MINIT
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian
(KSSR ) mengikut format penulisan
3 MINIT
Memastikan suasana bilik darjah dalam
GB
keadaan kondusif
3 MINIT
Merekodkan pengambilan dan pemulangan
GB
peralatan dan bahan yang diperlukan
Mula
3 MINIT
GB
Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid
69
SENARAI SEMAK
70
PROSES KERJA
Menjalankan mesyuarat
4. KP/KP Jawatankuasa panitia mata KP
pelajaran sekurang-kurangnya 4
kali setahun.
10. KP PK
Rekod dan Dokumentasi.
71
CARTA ALIR
MULA
60 MINIT
GB Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia
bagi semua mata pelajaran.
2730 MINIT
120 MINIT
Memastikan dokumen berikut disediakan.
KP/KP a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS
b) Rancangan Pelajaran Tahunan
c) Anggaran perbelanjaan tahunan
390 MINIT
KPT/PT Menerima, menyemak perolehan, merekod
TAMAT dalam buku stok atau inventori dengan
kemaskini dari masa ke semasa.
72
KP
60 MINIT
Rekod dan Dokumentasi.
SENARAI SEMAK
73
9 Pemantauan dan pelaporan
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG PROSES YANG ADA
BIL. PERATURAN
JAWAB KERJA HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
A. JADUAL WAKTU INDUK DAN PERSENDIRIAN
Mengeluar
arahan untuk Peruntukan
1. GB PKP/PK Petang masa dalam
penyediaan
Jadual Waktu
Jadual Waktu (SPI Bil. 8/1990)
Melantik
Jawatankuasa Pekeliling
2. GB Pemberitahuan
Jadual Waktu
(JKJW) Undang-Undang
Am 531. ( PUA
3. PKP/PK Petang Mengenalpasti GAB
531)
mata pelajaran,
bilangan kelas,
bilangan guru,
jawatan dan
opsyen serta
mematuhi
peruntukan
masa untuk
74
setiap mata
pelajaran
Mematuhi
peruntukan
masa untuk
setiap mata
pelajaran:
PKP/PK i. Menetapkan
4. GB/JKJW
Petang/KP/GAB guru mata
pelajaran
ii. Agihan
jumlah minit
guru
mengajar
Menyedia
mengesahkan
Jadual Waktu
PKP/PK
5. Induk, GB/JKJW
Petang/JKJW
Persendirian
dan kelas
(sistem /manual)
Menyemak dan
mengesahkan
mengesahkan
6. GB Jadual Waktu JKJW
Induk,
Persendirian
dan kelas
Mengedarkan
Jadual Waktu
7. PKP/PK Petang Peribadi dan JKJW/ AKP
Kelas kepada
semua guru
Rekod dan
8. PKP/PK Petang JKJW
dokumentasi
CARTA ALIR
Aktiviti 16 : Mengurus Penyediaan Pengurusan Jadual Waktu Induk,
Persendirian dan Gantian
a) Jadual Waktu Induk dan Persendirian
75
MULA
TAMAT
SENARAI SEMAK
76
Mengeluar arahan untuk penyediaan
Jadual Waktu
1.
● Surat/ Buku Perancangan
Tahunan/ Minit mesyuarat
Melantik Jawatankuasa Jadual Waktu
2.
(JKJW)
Mengenalpasti mata pelajaran,
bilangan kelas, bilangan guru, jawatan
dan opsyen serta mematuhi
3.
peruntukan masa untuk setiap mata
pelajaran
● Rekod e-Operasi
Mematuhi peruntukan masa untuk
4. setiap mata pelajaran:
● Arahan/ pekeliling terkini
Menyedia mengesahkan Jadual
5. Waktu Induk / Peribadi/ Kelas
● (sistem /manual)
Menyemak dan mengesahkan Jadual
6.
Waktu Induk / Peribadi/ Kelas
Mengedarkan Jadual Waktu Peribadi
7.
dan Kelas kepada semua guru
Menguruskan simpanan rekod dan
8. dokumentasi
● (sistem /manual)
PROSES KERJA
77
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
B. JADUAL WAKTU GURU GANTI
Mengeluar arahan
untuk penyediaan
1. GB PKP/PK Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Mengenal pasti guru
2. AKP
Petang yang tidak hadir
Menentukan dan
PKP/PK
3. menyediakan Jadual GB
Petang
Waktu Guru Ganti
Menyemak dan
GB/PK
4. mengesahkan Jadual PKP/JKJW
Petang
Waktu Guru Ganti
Mengedar dan
menerima Akuan
PKP/PK
5. Penerimaan Slip AKP/JKJW
Petang
Jadual Waktu Guru
Ganti
PKP/PK Menyediakan Analisis
6. Petang/JKJ Guru Ganti setiap GB
W bulan
PKP/PK Rekod dan
7. JKJW
Petang dokumentasi
CARTA ALIR
MULA
78
GB Mengeluar arahan 10 minit
TAMAT
SENARAI SEMAK
79
Mengeluar arahan untuk penyediaan
1. Jadual Waktu.
● Surat/ Buku Perancangan
Tahunan/ Minit mesyuarat
Mengenal pasti guru yang tidak hadir
● Buku Daftar Kedatangan/
2. Perakam Waktu/ Surat
panggilan/ Sijil cuti sakit/
Permohonan cuti
Menentukan dan menyediakan Jadual
3. Waktu Guru Ganti
● Rekod guru tidak hadir
● Jadual guru ganti
Menyemak dan mengesahkan Jadual
4. Waktu Guru Ganti
● Kelulusan untuk edaran
Mengedar dan menerima Akuan
Penerimaan Slip Jadual Waktu Guru
5. Ganti
● Rekod edaran
● Rekod dan akuan penerimaan
Menyediakan Analisis Guru Ganti
6. setiap bulan
● Data
● Bentuk laporan
Menguruskan simpanan rekod dan
7. dokumentasi
• (sistem /manual)
PROSES KERJA
80
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. GB SPI Bil 6/1985,
Memaklumkan kepada SPI Bil 3/1987,
semua guru tentang SPI Bil 9/2000,
pencerapan dalam
SPI Bil 5 dan
mesyuarat kurikulum
9/2003, SPI Bil
3/1999, SPI Bil
Melantik jawatankuasa 8/2016, SPI Bil
2. GB
pencerapan 9/2016
Penurunan kuasa
pencerapan kepada
Guru Penolong
3. GB Kanan,Guru Kanan
Mata Pelajaran, Ketua
Panitia dan Guru
Cemerlang
Memberi
taklimat/bimbingan
kepada semua guru
4. GB tentang instrumen
pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2
Standard 4 )
Menyediakan jadual
pencerapan guru dan
mengagihkan tugas
GB/GPK/ pencerapan di antara
5. Pengetua/Guru Besar, .
KP/KP/GC
Guru-Guru Penolong
Kanan, Guru Kanan
Mata Pelajaran,Guru
Cemerlang.
6. GB/GPK/
KP/KP/GC Menjalankan proses
pencerapan.
7. GB/GPK/
KP/KP/GC Membincangkan
kekuatan dan
kelemahan PdP
81
dengan guru yang
dicerap. Pencerapan
susulan (jika perlu).
CARTA ALIR
82
Memaklumkan kepada semua guru 45 MINIT
GB
tentang pencerapan dalam
mesyuarat kurikulum
60 MINIT
GB Melantik jawatankuasa pencerapan
Memberi taklimat/bimbingan
GB kepada semua guru tentang 390 MINIT
instrumen pencerapan. (Rubrik
Penskoran SKPMg2 Standard 4 )
GB/GPK/KP/KP/
Membincangkan kekuatan dan
GC kelemahan PdP dengan guru yang 120 MINIT
Lemah dicerap.
Tindakan
Susulan
Dapatan perbincangan pencerapan 60 MINIT
Baik
GB/GPK/KP/KP/
Memfailkan dokumen dan rekod
GC pencerapan 240 MINIT
83
SENARAI SEMAK TAMAT
84
SENARAI SEMAK
Aktiviti 18 : Pengurusan Peperiksaan
85
dan mendapat
pengesahan P
14 PK(P) C. PENYEMAKAN
KERTAS JAWAPAN
Skrip jawapan murid GAB
diserahkan kepada guru
mata pelajaran setelah
peperiksaan selesai untuk
diperiksa mengikut skema.
86
Membentangkan analisis
peperiksaan dalam
mesyuarat panitia/
jawatankuasa kurikulum
CARTA ALIR
87
TANGGUNG PROSES KERJA TEMPOH
JAWAB
Mula
88
GAB Masukkan markah 30 minit
89
SENARAI SEMAK
Aktiviti 18 : Pengurusan Peperiksaan
Mengadakan Mesyuarat
Tamat Jawatankuasa Peperiksaan
1. pada awal tahun bagi merancang penilaian dan
peperiksaan.
90
Memeriksa skrip jawapan murid, merekod markah dan
15
menyerahkan kepada guru kelas.
D. LAPORAN MARKAH PEPERIKSAAN
16 Masukkan markah dalam Sistem Analisa Peperiksaan
Sekolah (SAPS) dan mencetak analisis laporan.
91
PROSES KERJA
PEGAWAI UNDANG-
LAIN YANG UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN
JAWAB
HUBUNGAN/ DAN PUNCA
DIRUJUK KUASA
92
9 GB/GPK
Menghantar surat peringatan
GPM kepada peminjam yang tidak
memulangkan buku seminggu
selepas tarikh yang
ditetapkan dengan cara;
a) Memaparkan nama
peminjam terlibat di papan
kenyataan
b) Pengawa Pusat Sumber
akan mengesan peminjam
di sekolah dan mereka
mesti memulangkan buku
pinjaman dalam masa
seminggu.
c) Surat peringatan
dikeluarkan
10 GPM
Mengambil tindakan terhadap
GB/GPK
peminjam yang melanggar
peraturan peminjaman
11 GPM Membuat analisis jumlah
murid yang membuat
pinjaman buku di Pusat GB/GPK
Sumber Sekolah 6 bulan
sekali
12 GPM PROGRAM-PROGRAM
PUSAT SUMBER (Rujuk
Pengurusan Program)
GB/GPK
Menentukan program dan
menyediakan kertas kerja
aktiviti yang hendak
dilaksanakan.
13 GPM Memberi taklimat tentang
GB/GPK
pelaksanaan program
14 GPM Menganjurkan program
peringkat sekolah dan
GB/GPK
memastikan program berjalan
lancar.
15 GPM Menyediakan data dan
laporan program yang GB/GPK
dijalankan
16 GPM/PT Merekod dan
GB/GPK
mendokumentasi
93
CARTA ALIR
Tamat
94
SENARAI SEMAK
BIL
TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
.
95
seminggu.
d) Selepas tarikh tersebut surat peringatan
akan dikeluarkan
9. Mengambil tindakan terhadap peminjam yang
melanggar peraturan peminjaman
Membuat analisis jumlah murid yang
10. membuat pinjaman buku di Pusat Sumber
Sekolah 6 bulan sekali
PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER
(Rujuk Pengurusan Program)
11.
Menentukan program dan menyediakan
kertas kerja aktiviti yang hendak
dilaksanakan.
13. Memberi taklimat tentang pelaksanaan
program
14. Menganjurkan program peringkat sekolah
dan memastikan program berjalan lancar.
15. Menyediakan data dan laporan program yang
dijalankan
16. Merekod dan mendokumentasi
96
PROSES KERJA
Mengeluarkan arahan
pelaksanaan semakan hasil
1. GB/GPK GPK/GK/GP/GAB
kerja murid kepada semua
guru
Mengenalpasti dan
membentangkan kekuatan dan
9. GPK/GK GAB
kelemahan semakan Hasil
Kerja Murid
Melaksanakan tindakan
10. GPK/GK/GAB penambahbaikan hasil GPK/GK
dapatan
11. GPK Menyediakan laporan penuh GK
CARTA ALIR
97
Aktiviti 20: Pengurusan Sumber Hasil Kerja Murid
TANGGUNGJAWAB
GB/GPK
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK/GK/GP/GAB
GB/GPK
GPK
98
GPK/GK
GPK/GK/GAB
GPK
GB
PT
99
Menyenaraikan hasil markah murid
mengikut kategori pencapaian
Menganalisis rekod
Mengesahkan laporan
100
SENARAI SEMAK
101
2. Melaksanakan semakan terhadap hasil kerja murid
8. Menganalisis rekod
PROSES KERJA
102
ADA
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Melantik guru disiplin
1. GB (dalam kalangan GAB) PK HEM
sekolah
Mengadakan mesyuarat
2. GB PK HEM
Pengurusan Disiplin
Menyenaraikan kesalahan
disiplin sekolah:
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
4. Ponteng sekolah
PK HEM
3. 5. Lucah PK HEM
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan
GAB pemeriksaan bagi
4. PK HEM
pencegahan disiplin
sekolah.
PK HEM Merekod kes-kes disiplin PK HEM
5.
dalam sistem
PK HEM Menganalisis kes-kes
6.
disiplin
Mengambil tindakan
berdasarkan prosedur
PK HEM ditetapkan bagi kes-kes
7
disiplin.sekolah sepertimana
garis panduan yang
berkuatkuasa
Melaporkan kes-kes disiplin
PK HEM sekolah sepertimana garis
8
panduan yang
berkuatkuasa.
CARTA ALIR
Tempoh masa
103
Tanggungjawab Proses Kerja
Mula
PK HEM
Merekod kes-kes disiplin 120 minit
sekolah
PK HEM
Menganalisis kes-kes disiplin sekolah 120 minit
2 hari
Mengambil tindakan bagi kes disiplin 60 hari
PK HEM 480 minit
berdasarkan garis panduan
Tamat
SENARAI SEMAK
104
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1. Jenayah
2. Buli
3. Rokok
3 4. Ponteng sekolah
5. Lucah
6. Kurang sopan
7. Tingkah laku
musnah
8. Kelakuan nakal
9. Tidak patuh masa
10. Kekemasan diri
Memantau dan melaksanakan
4. pemeriksaan bagi pencegahan disiplin
sekolah.
PROSES KERJA
105
HUBUNGAN/
DIRUJUK
Mengarahkan pelaksanaan
1. GB PKHEM
pengurusan bantuan
Menubuhkan dan melantik
2. PK HEM PK HEM
jawatankuasa bantuan
Membuat makluman kepada
3. PK HEM ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. PK HEM bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. GB layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
Menyediakan senarai murid
6. PK HEM
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7. GB murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama
8. PK HEM murid layak bantuan kepada
JPN/ PPD
Memastikan murid mendapat
9. PK HEM
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10. PK HEM penerimaan bantuan
CARTA ALIR
106
PK HEM Tubuh dan lantik jawatankuasa bantuan
TAMAT
SENARAI SEMAK
1. Mengarahkan pelaksanaan
pengurusan bantuan
2.
Menubuhkan dan melantik
jawatankuasa bantuan
107
Membuat makluman kepada
3 ibubapa dan murid tentang
bantuan
Menguruskan permohonan
4. bantuan secara manual atau
atas atas talian
Memperakukan murid yang
5. layak menerima bantuan dalam
mesyuarat panel
6
Menyediakan senarai murid
yang layak bantuan
Mengesahkan senarai nama
7 murid yang laya menerima
bantuan
Menghantar senarai nama murid
8 layak bantuan kepada JPN/
PPD
9
Memastikan murid mendapat
bantuan kebajikan
Menyediakan analisis dan laporan
10 penerimaan bantuan
11
Membuat pelaporan
PROSES KERJA
PEGAWAI
TANGG LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
BIL. UNG PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
1. GB Mengarahkan pelaksanaan PKHEM
aktiviti kesihatan murid
108
Menubuhkan dan melantik
2. GB Guru
jawatankuasa
PK Merancang pelaksanaan aktiviti
3. Guru
HEM kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4. Guru PK HEM
murid
PK Memantau aktiviti kesihatan
5. Guru
HEM murid
Membuat analisis dan
6. Guru Guru
pelaporan aktiviti
PK Membuat pelaporan aktiviti
7. Guru
HEM
Perekodan dan
8. Guru Guru
pendokumentasian
CARTA ALIR
109
PK HEM Membuat pelaporan aktiviti
TAMAT
SENARAI SEMAK
Mengarahkan pelaksanaan
1.
aktiviti kesihatan murid
Menubuhkan dan melantik
2.
jawatankuasa
Merancang pelaksanaan aktiviti
3
kesihatan murid
Melaksanakan aktiviti kesihatan
4.
murid
Memantau aktiviti kesihatan
5.
murid
6
Membuat analisis dan pelaporan
aktiviti
Perekodan dan
8.
pendokumentasian
110
PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. GB SPBT/Guru
selanjutnya setelah menerima
Kelas
Borang Maklumat Murid
(BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
GB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
7 Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris GPK Hem
111
Guru Kelas tentang kelulusan
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
10 pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
Mengesahkan borang GPK Hem /
11 GB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan
URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS
112
naskah yang telah rosak
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.
CARTA ALIR
Tempoh masa
113
Tanggungjawab Proses Kerja
Mula
CARTA ALIR
114
Tanggungjawab Proses Kerja
A
URUSAN PENERIMAAN BUKU
TEKS
G SPBT Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal
G SPBT / PT Mengisi invoice
30 minit
TAMAT
180 minit
30 minit
SENARAI SEMAK
115
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
116
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
PROSES KERJA
117
PEGAWAI LAIN UNDANG-
TANGGUNG YANG ADA UNDANG,
BIL. PROSES KERJA
JAWAB HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
Memerima Surat Setuju
Terima (SST) dan Dokumen
1. GB Kontrak daripada JPN/ PPD
Membuat pengasahan
7. GB laporan perkhidmatan dan
penilaian prestasi
Mengantar laporan
perkhidmatan dan penilaian
8. PT prestasi ke JPN/PPD untuk
proses pembayaran
Merekod dan
9. GPK HEM mendokumentasi
CARTA ALIR
118
Menerima Surat Setuju Terima
GB (SST) dan Dokumen Kontrak
daripada JPN/ PPD
GB
Melaksanakan pemantauan
berdasarkan keperluan kontrak
Tidak
GB patuh
Patuh Pematuhan kontrak
Tindakan
susulan
GPK HEM
Menyediakan laporan perkhidmatan
dan penilaian
Membuat prestasi laporan
pengesahan
GB perkhidmatan dan penilaian prestasi
PT
Merekod dan mendokumentasi
TAMAT
SENARAI SEMAK
119
BIL. TINDAKAN TANDA (/ ) CATATAN
Melaksanakan pemantauan
4.
berdasarkan keperluan kontrak
PROSES KERJA
120
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
YANG ADA
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA PERATURAN
HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
CARTA ALIR
MULA
5 Minit
PK HEM/ PT Mendapatkan salinan dokumen yang
diperlukan
Tidak
Lengkap?
TAMAT
Menyemak dan mengemaskini dokumen
Guru Kelas
fail peribadi murid 60 Minit
122
SENARAI SEMAK
123
9. Rekod dan dokumentasi
PROSES KERJA
UNDANG-
PEGAWAI LAIN
UNDANG,
TANGGUNG YANG ADA
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
JAWAB HUBUNGAN/
DAN PUNCA
DIRUJUK
KUASA
1. PK / PT Mengenal pasti murid yang akan Guru Kelas
bertukar keluar
124
Sekolah
3. Buku Rekod Kesihatan Murid
4. Kad Rawatan Perkhidmatan
Pergigian
5. Buku Rekod Pencapaian Murid
Program j-Qaf
6. Sijil-sijil Pengiktirafan
9. Guru data Mengeluarkan data murid dari sekolah Guru Kelas
melalui sistem APDM
CARTA ALIR
MULA
Selepas Kelulusan
PK / PT Mendapatkan 1 salinan kelulusan 2 Minit
TAMAT permohonan pertukaran murid
125
10 Minit
PT
Rekod dan dokumentasi 3 Minit
SENARAI SEMAK
126
Mengesahkan permohonan pertukaran
5.
murid keluar
Menyerahkan dokumen permohonan
6. yang lengkap kepada pemohon untuk
proses kelulusan
Selepas Kelulusan
7. Mendapatkan 1 salinan kelulusan
permohonan pertukaran murid
Penyerahan dokumen fail peribadi murid
kepada pemohon yang mengandungi:
7. Salinan Keputusan Peperiksaan Terakhir
8. 8. Buku Rekod Profil Pentaksiran Sekolah
9. Buku Rekod Kesihatan Murid
10. Kad Rawatan Perkhidmatan Pergigian
11. Buku Rekod Pencapaian Murid Program j-Qaf
12. Sijil-sijil Pengiktirafan
Mengeluarkan data murid dari sekolah
9.
melalui sistem APDM
SENARAI BORANG
127
KOD BORANG
BIL. BORANG
1.
2.
3.
4.
5.
128
1 AJK Panitia
5.
129